Los dispositivos móviles de empresa pueden acumular gran cantidad de datos. No sólo archivos que nos descargamos en el propio smartphone, sino también imágenes que hemos tomado con el móvil o incluso documentos con los que estamos trabajando desde un tablet con Android.
Si quieres mantener el control de los datos que se hace con los tablets y smartphone de tu empresa, es importante que tengas claro cómo poner tus datos en la nube con seguridad.
Protege la seguridad de tus móviles y tablets de empresa
Android es sin duda uno de los sistemas operativos más habituales en los teléfonos inteligentes y tablets de los usuarios. Hoy día, la inmensa mayoría de nosotros llevamos un pequeño ordenador en el bolsillo.
De hecho, ya es una tendencia desde hace años que algunas empresas presten no ya sólo ordenadores portátiles, sino móviles o tablets de empresa a los trabajadores. Estos pueden disponer de ellos para hacer tareas cuando estén en casa o en movimiento, lo que facilita la gestión del trabajo.
Pero para poder aprovechar estos dispositivos móviles, tenemos que utilizar la nube. Y es ahí donde fallan muchas empresas a la hora de almacenar los datos.
Aprovechando que tenemos un sistema Android, lo normal es que nos venga pre-instalada una aplicación de Gmail y también de Google Drive, donde podemos incluso sincronizar los datos del móvil para que la información se almacene directamente ahí.
Entonces, las empresas suelen crear cuentas de Google con Gmail y empezar a utilizar su Google Drive para guardar archivos, o enviar por defecto archivos muy pesados. Aquí la información queda por tanto en la nube de Google y utilizamos esta herramienta para auto-enviarnos mails y para almacenar documentos y ficheros que incluso podrían contener datos de terceros.
Cometemos un error, sin embargo, si ésta es la manera en la que nuestra empresa piensa utilizar la nube; usando los servicios de un sincronizador de archivos, sin tener en cuenta que por ejemplo cualquier persona que tenga acceso a ese teléfono, puede entrar en Google Drive sin que se le pida introducir un usuario y contraseña y acceder a todos los datos a los que se le ha concedido permiso a esa persona.
Almacena tus datos en la nube desde Android, pero de manera segura
No hay nada de malo en utilizar Android para los móviles y tablets de empresa, pero sí que debemos hacer configuraciones de seguridad. Y sobre todo, es importante que almacenemos los datos en un software de gestión documental al que podamos acceder con una app en la que se nos pida usuario y contraseña.
Una app de almacenamiento donde además no haya una sincronización de archivos, sino que los datos no se repliquen. Tiene que ser una herramienta enfocada al mundo de la empresa, donde podamos conectarnos y trabajar desde cualquier parte, pero asegurándonos de que nuestros datos siempre están a salvo.
Ya sabemos lo que pasa cuando no usamos los dispositivos móviles con prudencia y seguridad:
Miradas indiscretas que pueden colarse en el sistema de almacenamiento de archivos mientras estamos hablando o tomándonos el café.
Teléfonos que se pueden caer del bolsillo o quedarse en el asiento del tren.
Tablets que los empleados se llevan a casa y utilizar
Aparte de implementar medidas de seguridad a nivel de software y mantener ciertas de uso, los dispositivos móviles de la empresa con acceso a la nube deben utilizar una herramienta que les garantice seguridad y protección de la privacidad.
Desde el momento en el que cientos o miles de empleados pueden irse por ahí con dispositivos móviles llenos de datos de la empresa, hay que ser responsables a la hora de usar la nube.
Utiliza una herramienta como Dataprius, que dispone de app móvil para Android, y te permite trabajar con documentos, procesarlos y almacenarlos de manera segura. Tú controlas lo que hace cada usuario, tú gestionas los permisos, los datos quedan grabados y los usuarios tienen que conectarse con un usuario y contraseña asignado.
Dataprius, la herramienta en la nube que necesitas en tu Android
Si te preguntabas cómo guardar datos en la nube con Android, la respuesta la tienes en Dataprius. Un sistema de gestión documental perfectamente adaptado a la empresa. Puedes descargarte la aplicación en los Android de los móviles y tablets de la compañía, de modo que los empleados puedan utilizarlos.
No te hará falta crear una cuenta de Google, con Gmail o Google Drive, para poder almacenar tus archivos. Bastará con que te descargues Dataprius para Android y puedas gestionar desde ahí todos los documentos a los que tu usuario tenga acceso.
Como empresario, Dataprius te ayuda a garantizar el control de la nube de la empresa de manera más profesional y sin asumir riesgos, ni incidencias.
A partir del viernes 25 de octubre de 2019 se realizarán actualizaciones automáticas.
En esta versión el equipo de desarrollo ha realizado un gran esfuerzo para la mejora del dinamismo del sistema. Los cambios y mejoras no sólo se han realizado a nivel de la aplicación, también a nivel de nuestras infraestructuras en Cloud.
Existen muchos cambios a nivel de servidores que no son visibles directamente en la aplicación de escritorio pero que mejoran sensiblemente la velocidad e interacción de las aplicaciones.
Sencillez, fiabilidad y seguridad del sistema siguen siendo nuestros objetivos.
Continuamos perseverando en ofrecer una solución única apropiada para las empresas. Una solución independiente, en evolución y que al contrario de otras siempre se ha financiado con fondos propios y por las suscripciones de sus usuarios. Nuestro sistema nació con el fin de proteger la información, no manipularla ni comerciar con ella tal y como estamos viendo con muchas plataformas populares.
Comprometidos con el servicio en un ambiente en ocasiones adverso.
Hay antivirus que siguen bloqueando la aplicación: Avast, MacAfee y Panda. Podemos calificarlos como los peores antivirus del mercado y decenas de informáticos de empresas con los que trabajamos en la implantación de Dataprius nos lo confirman. Cualquier otro antivirus de mediana calidad no bloquea la aplicación y funcionará a la perfección. Empresa y software certificados 100% libre de virus (VirusTotal)
Cambios y mejoras de la versión 7.0
BUSQUEDA DE ARCHIVOS Y CARPETAS
Se ha implantado un nuevo sistema de búsquedas. Ahora las búsquedas se hacen desde una ventana independiente. Se ha dotado al sistema de los medios para que sea mucho más rápido, haciendo pruebas sobre unos 6 millones de archivos se obtienen resultados en menos de medio segundo.
Las búsquedas han cobrado relevancia en nuestro sistema a petición de nuestros clientes. Al acumular una gran cantidad de archivos se vuelven más necesarias.
Nueva ventana de búsquedas.
VISUALIZACION DE VIDEOS Y REPRODUCCION DE ARCHIVOS DE AUDIO
La reproducción de vídeos era una asignatura pendiente desde hace bastante tiempo. Hemos incorporado nuevos servicios Media a nuestro sistema. Ahora podemos visualizar vídeos de hasta 200Mb con gran calidad y tras un corto procesamiento.
Reproductor de vídeo Dataprius
Esperamos que los usuarios entiendan que el sistema de vídeo de Dataprius debe ser privado y propio, no podemos usar los populares servicios de vídeo que son públicos y no garantizan la privacidad. Para reproducir vídeos de mayor tamaño será necesario contactar con soporte técnico solicitando ampliación de características.
SUBIDAS Y DESCARGAS DE ARCHIVOS
Los procesos de subidas y descargas han sido renovados totalmente. Ahora estos procesos son más rápidos y dinámicos. Hemos eliminado los tiempos de espera cuando el sistema tenía que recopilar archivos y carpetas. Ahora las subidas y descargas se inician al instante.
Ventana subiendo archivos
El sistema ha sido optimizado para cargar muy altas de cientos de miles de archivos.
AVISOS DE CORREOS NO ENTREGADOS
Hemos incorporado un nuevo sistema de detección de correos no entregados.
Hay ocasiones en las que se han introducido mal las direcciones de correo de los destinatarios, los servicios de correo destino no funcionan o simplemente se produjo un problema de entrega. Ahora el sistema nos avisará mediante un email y la ventana de Correos Enviados nos marcará estos emails fallidos.
CADUCIDAD DE LOS ENLACES ENVIADOS POR EMAIL
Se ha incorporado la posibilidad de determinar la caducidad de los enlaces enviados por email. Se pueden configurar por días.
Esto se puede hacer en la ventana de Configuración.
INTEGRACIÓN CON DATAPRIUS MAPDRIVE
Por el momento son solo un reducido grupo de empresas las que están usando de forma experimental Mapdrive.
Desde hace cuatro meses MapDrive proporciona la posibilidad de disponer de Unidades Mapeadas para casos específicos. La nueva versión ahora integra esta funcionalidad mostrando iconos en al escritorio que permiten acceder a esas unidades.
Acceso a unidades Mapdrive desde el escritorio Dataprius.
Guardar los archivos en la Nube y disponer de un almacenamiento central para los documentos de la empresa. Esa es la finalidad de Dataprius.
Pero hay diferencias fundamentales con los discos virtuales, unas diferencias que lo hacen 100% business.
La gran diferencia de Dataprius respecto a plataformas muy conocidas como Dropbox y Drive es que no se basa en la sincronización con archivos locales. La plataforma proporciona en entorno compartido de archivos a modo de Intranet o como las redes corporativas de las grandes empresas.
Es evidente cuando se ve que la aplicación de escritorio. No consiste en una web y los ficheros no están en una carpeta local sino dentro de una ventana.
Almacenar los documentos en Dataprius no impone la necesidad de tener copias locales de los archivos.
Al guardar los archivos en Dataprius, el almacenamiento se convierte en una especie de disco duro central y compartido con los empleados de la empresa. Por supuesto también permite compartirlos con los clientes controlando los accesos mediante permisos.
Hay grandes diferencias entre el uso particular de los documentos y el que necesita una empresa. Aunque existan versiones business de algunos almacenamientos, estos están a medio camino de una plataforma empresarial.
Al contrario que los discos virtuales que fueron diseñados para el público en general, Dataprius fue diseñado para sustituir los servidores de ficheros de las empresas.
Dataprius permite editar y modificar los archivos directamente desde la aplicación. No se trata de un proceso de sincronización.
Todos los miembros de la empresa pueden actuar con los documentos como si estuviesen en su ordenador. El trabajo con los archivos es directo, sin dejar huella en el ordenador, esto es un entorno de red, ya vemos que no solo sirve para guardar los ficheros.
En la empresa no basta con guardar archivos
El solo hecho de guardar los documentos en un lugar externo y accesible desde cualquier lugar ya ha llevado a cientos de miles de empresas a utilizar almacenamientos en la Nube.
De alguna manera, muchas empresas comenzaron a usar esas plataformas de almacenamiento que las personas usaban de forma particular. Simplemente se utiliza lo conocido, ya sabemos que «Si tu única herramienta es un martillo, tiendes a tratar cada problema como si fuera un clavo.»
Tras un tiempo se descubre que esas aplicaciones carecen de características apropiadas para su utilización en entornos empresariales.
Un sistema para almacenar los ficheros de la empresa debe venir dotado de ciertos elementos básicos.
Unas garantías de seguridad y de protección de datos. Cumplir RGPD sin dudas y con contratos.
Un sistema de permisos para gestionar el acceso de los empleados a las carpetas de la empresa.
Poder trabajar y gestionar los documentos de forma directa.
Disponer de un soporte técnico real y con respuesta.
Disponer de trazabilidad de las acciones realizadas por los diferentes usuarios.
Evitar pérdidas y conflictos con los ficheros.
Proporcionar backups de los archivos guardados en el sistema.
Guardar los documentos en la Nube no implica sincronizar
Tengamos en cuenta que ninguna red de datos de ninguna empresa del mundo necesitó nunca sincronizar. El modo correcto de usar los datos en una empresa es que se trabaje con ellos desde una aplicación.
Los empleados de un banco no sincronizan los datos de sus clientes en sus ordenadores cada vez que hay que acceder a estos. Las aplicaciones permiten acceder a los datos de forma segura sin dejar nada en esos ordenadores.
La seguridad de la información es una prioridad para las empresas. Por ello un almacenamiento de documentos no debe nunca hacer copias de los archivos de los clientes en los ordenadores individuales de los empleados. Por lo menos, el sistema debe permitir trabajar y leer los documentos sin dejar huella en innumerables ordenadores o dispositivos.
Un entorno de trabajo en Nube está a otro nivel respecto al sólo almacenamiento de archivos.
Almacenar los archivos es una cosa. Hacer que esos archivos estén protegidos y accesibles por el personal para el trabajo diario es otra cosa.
Tradicionalmente las empresas han solventado esta necesidad mediante carpetas compartidas en la red interna de la empresa. Normalmente instalando un Windows Server o un NAS.
Al centralizar los archivos en un lugar de la red ya permitía:
Poder hacer copias o backups de todos los documentos de la empresa en un solo lugar.
Poder establecer claves de acceso a carpetas compartidas. Solo entran los usuarios que tienen que trabajar con esos documentos.
Poder pasar antivirus a los ficheros de esas carpetas.
Organizar las carpetas en función de la actividad y los procesos de la empresa.
Mantener actualizados los documentos sin errores de diferentes versiones y archivado.
Como vemos la necesidad no viene del almacenamiento, lo importante son las prestaciones que se obtienen alrededor de ese almacenamiento. Se sustituye el desorden generado por el almacenamiento individual en el ordenador de cada empleado por un repositorio central organizado.
Trasladar las estructuras de carpetas y los archivos para guardarlos en un sistema en la Nube aporta además unas ventajas muy importantes:
Protección de los ficheros ante incidentes físicos. Roturas de los equipos, incendios o robos.
Eliminar tareas de mantenimiento como actualizaciones, reparaciones, auditorías de seguridad.
No depender de un software que puede quedar obsoleto en poco tiempo.
Eliminar la dependencia de una estructuras físicas y de hardware de la empresa.
Acceso del personal y de los clientes a los documentos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
Conciliación laboral y flexibilidad de horarios.
Seguridad frente a ataques y virus. De otra forma siempre se depende del estado de seguridad de los elementos locales.
Usar características extras que proporciona ese sistema como backups, envío de emails seguros, trazabilidad, control de acceso, personalización, etc.
¿Como saber si el sistema está realmente orientado a empresas y profesionales? ¿Es business?
Si una plataforma en la Nube dispone de mecanismos para:
Ser inmune a ataques de virus Ransomware y Cryptolocker.
No producir conflictos de archivos.
Gestionar los permisos sobre las carpetas y los roles de los usuarios.
Saber quien se conecta al sistema.
El cifrado de los archivos en tránsito. No se necesitan programas externos.
Cumplimiento legal y RGPD.
Además, si esa plataforma nos permite el trabajo directo y desde cualquier lugar conectados al repositorio de documentos de la empresa, entonces estamos hablando de un Entorno Compartido de Archivos en Cloud como Dataprius.
Para muchos puede suponer un problema organizar las carpetas y los archivos.
Cuando se comienza a usar un sistema de archivos centralizado como Dataprius, una buena organización es vital para el correcto desarrollo del trabajo en grupo.
El grado de satisfacción de los usuarios es directamente proporcional a la simplicidad y orden de las carpetas en el sistema.
Un buen amigo, que es un profesional del marketing, me comentaba que en el uso de un producto, hoy en día no es suficiente que el producto sea bueno, se necesita además que el producto proporcione sensaciones satisfactorias.
Aquí podemos aplicar este principio. Si una empresa decide montar un
sistema de carpetas compartidas, el éxito depende de las sensaciones de
los trabajadores y de los usuarios.
Si las personas que acceden a las carpetas, invierten mucho tiempo en encontrar los archivos, porque están mal organizados, entonces se produce la sensación de frustración y el sistema se percibe como algo negativo.
Si el usuario encuentra sus archivos en unos segundos y además puede trabajar con ellos desde cualquier sitio entonces se produce un alto grado satisfacción que se traduce en una gran valoración del sistema.
Más adelante vamos a ofrecer unas pautas generales para organizar las carpetas.
Aprovechar la organización ya existente.
Normalmente, en aquellas empresas que ya disponen de un sistema centralizado, el cambio no supone un gran esfuerzo. Hay muchas que ya disponen de carpetas compartidas bien sea porque tienen servidores Windows o dispositivos NAS.
En estos casos basta con replicar la estructura de archivos y carpetas sobre la que se trabaja a diario. Estas empresas ya tienen costumbres y criterios bien asentados.
Existen grandes diferencias en la forma en que cada empresa ordena los archivos y carpetas, tantas como para los particulares. Esto depende de su actividad, su tamaño y de la organización interna de las tareas.
Los dos extremos en la organización de los archivos.
Esto es o blanco o negro. Hablando desde la experiencia, se observa, y esto no deja de ser curioso, que existen pocos términos medios en esto.
Desorden significa tiempo en encontrar carpetas.
La mayoría de los usuarios se encuentran en uno de los extremos:
Descontrol, desorden y falta de criterios.
Las carpetas son un cajón desastre dónde se echan las cosas simplemente para guardarlas. Se suele mantener un cierto optimismo en que cuando algo haga falta se encontrará y si algún día se tiene tiempo se organizará, normalmente ese día nunca llega.
Es una situación muy fácil de detectar. Encontrar un archivo cuesta
mucho tiempo y esfuerzo. En el peor de los casos conlleva la revisión de
muchas carpetas y archivos, incluso abriendo los archivos para ver qué
contienen.
Organización con ciertos criterios establecidos.
Los archivos son localizados en cuestión de segundos. Nunca se tarda más de un minuto en encontrar un archivo. En la mayoría de los casos observados, la estructura de carpetas está organizada según la actividad de la empresa o según los procesos que tienen lugar en la empresa o el grupo de trabajo.
La centralización por si sola no resuelve el desorden.
Para sacarle partido a un software que centraliza los documentos y permite el acceso a todos los usuarios, es necesario realizar un pequeño esfuerzo inicial. Se hace necesario organizar de forma eficiente los archivos y carpetas de la empresa o del grupo de trabajo.
De otra forma, los único que se conseguirá es trasladar el desorden desde los ordenadores de los usuarios hacia un lugar centralizado y la única ventaja será que los archivos estarán disponibles en Cloud. Trasladar los problemas de un sitio a otro no es la solución.
En Dataprius, la organización es una de las razones fundamentales para utilizar nuestro sistema.
Al contrario que otros medios de almacenamiento en Cloud basados en discos virtuales como DropBox, Google Drive, OneDrive, etc, que incrementan el desorden y el desconcierto en el trabajo en grupo.
Dataprius, obliga en cierta forma, a definir una mínima estructura lógica para el trabajo con los archivos, una estructura común que agiliza la forma de trabajar con los archivos y que proporciona un mayor nivel de eficiencia.
Definir una buena estructura de archivos y carpetas para una empresa o grupo de trabajo no debería llevar más de 2 horas.
Una vez definida existe un pequeño período de adaptación de los usuarios a esta estructura. Superados estos pasos, el resultado será espectacular y supondrá, a medio plazo, el ahorro de cientos de horas perdidas en la búsqueda de los archivos.
Hacer un diagnóstico de la situación actual.
Para algunos puede resultar clara la necesidad de centralizar y organizar los archivos, más aún si se trata de colocar dicha estructura para el trabajo compartido en Cloud.
Para aquellos que no lo tienen claro, recomendamos hacer un auto-diagnóstico que le permita saber si realmente necesita organizar sus archivos y carpetas.
Lo único que debes hacer es contestarte tu mismo a las siguientes preguntas:
Cuando creas un nuevo archivo. ¿Sabes en que carpeta debes colocarlo?
Cuando necesitas un archivo. ¿Lo encuentras en menos de un minuto?
¿Evitas tener duplicados los archivos en varios lugares?
Si tu respuesta es negativa a las tres preguntas entonces debes plantearte seriamente la organización de tus archivos y carpetas.
Recomendaciones Generales
Para crear una estructura organizada y eficiente deberíamos seguir unos criterios fundamentales:
No crear estructuras de carpetas de más cuatro niveles.
Las estructuras de carpetas con más niveles nos dificultan la búsqueda de archivos y la percepción de la organización general. Está demostrado que las estructuras de más de cuatro niveles son tediosas de manejar. Una estructura de como máximo cuatro niveles debería bastar a cualquier tipo de organización por grande o compleja que sea.
No duplicar archivos.
Esto debería ser ley en nuestra organización. Un archivo siempre debe permanecer en su lugar y sólo duplicarse como copia de seguridad o si queremos mantener una «foto» de como estaba el archivo en un momento determinado. Los archivos duplicados, sólo deben ser aquellos que pensamos que no vamos a usar nunca más. La carpeta o el propio nombre el archivo debe indicarnos sin lugar a dudas que este archivo no es de uso corriente.
Imitar el orden de trabajo de nuestra organización.
Si ya se dispone de algún tipo de organización de los archivos en papel, este debería determinar la organización de nuestras carpetas. Si no, la estructura debería seguir lo más fielmente posible el orden del trabajo y los archivos generados en cada fase. En relación con el apartado anterior, una estructura de archivos en papel nunca tiene más de cuatro niveles: mueble archivador, archivador, carpeta, subcarpeta.
Determinar quién debe acceder a las carpetas.
En el mundo real de la empresa, no todos los usuarios deben tener acceso a todas las carpetas y archivos. Por un lado nunca es necesario que todo el mundo acceda a todo, como ocurre con los discos virtuales como DropBox y demás aplicaciones del mercado.
Cualquier organización seria, necesita de ciertas parcelas privadas y otras compartidas teniendo en cuenta el trabajo que desarrolla cada usuario que accede al sistema. Hay que recordar que compartir los archivos, ya sea en Cloud o en una red local no significa «barra libre» para el acceso a esos archivos y carpetas. Es tan necesario definir una estructura centralizada coherente, como determinar quién debe tener acceso a la información.
Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos.
En la organización de las carpetas debemos distinguir qué archivos van a ser usados en un futuro inmediato y cuales no.
Lo más sencillo es crear subcarpetas de almacenamiento que contendrán esos archivos que no prevemos usar en el futuro. La solución es muy sencilla, basta con crear carpetas por períodos de tiempo. Si tenemos una carpeta llamada «Informes» , almacenaremos en ella los informes más recientes.
Para los que ya no se van a usar crearemos subcarpetas que podrían ir por meses por ejemplo «Enero-2019», «Febrero-2019», etc. Todos los informes que no pertenezcan al més actual serán copiados a estas carpetas.
Criterios para organizar las carpetas
Proponemos tres formas fundamentales para organizar las carpetas.
Según los departamentos o subdivisiones de la empresa o grupo de trabajo.
A partir del flujo de trabajo del grupo.
A partir del acceso de los clientes o usuarios.
1) Organizar las carpetas según departamentos.
Esta es la forma más evidente, sobre
todo para empresas y grupos de trabajo de cierto tamaño. En toda
organización existe una división de tareas, cada miembro del grupo está
especializado y trabaja sobre una parte de los procesos de la empresa.
Se trata de construir la estructura de las carpetas en función de los departamentos de la empresa. Pongamos como ejemplo el de una Agencia de Viajes. La estructura podría ser la siguiente:
Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por departamentos.
2) Organizar las carpetas según el flujo de trabajo.
Esta metodología consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa.
Para nuestra empresa de ejemplo, al tratarse de una agencia de viajes podemos identificar de forma sencilla el proceso de ventas: Presupuestos, Presupuesto aceptados, Reservas, Cancelaciones, Facturas, Reclamaciones.
Para este sencillo ejemplo la estructura de las carpetas podría ser la siguiente:
Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por flujo de trabajo.
3) Organizar las carpetas según el acceso de los usuarios.
Este método es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en función de proyectos o servicios a clientes.
Para nuestro ejemplo de la Agencia de Viajes una posible estructura de este tipo conlleva la creación de una carpeta para cada cliente. Entonces la persona encargada de las gestiones será la que tenga acceso a esta carpeta.
Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por clientes.
Usar bases de datos Microsoft Access está suponiendo un problema para todas las empresas que quieren usar un almacenamiento de archivos en la Nube.
Muchas empresas y profesionales basan parte de su organización y operativa en Access. Se trata de archivos que han venido manteniendo durante años y que han ido adaptando a sus necesidades de gestión.
Sin duda podemos decir que esta herramienta ha sido uno de los mejores productos de Microsoft de todos los tiempos. ¿Podrán seguir usando esta fantástica herramienta en la Nube?
Muchos ya han desistido. Durante años han estado compartiendo sus ficheros Access en la red de la empresa. Ahora parece que tener esos archivos en la Nube supone un problema porque los usuarios ya no se pueden conectar a la base de datos y trabajar directamente sin que se produzcan conflictos o sobrescrituras del fichero.
Por qué no funciona Access en la Nube
Decir que no funciona sin matices no es cierto.
Si que hay formas que permiten su uso en la Nube pero no son las que el usuario espera.
Todo el mundo espera subir el fichero de Access a la Nube y usarlo de la misma forma en que lo hecho durante los últimos años.
Si el archivo está compartido, los usuarios esperan poder abrirlo , guardar sus cambios y que la base de datos se actualice con los cambios.
Las bases de datos Access están diseñadas para trabajar en las redes locales, en las redes internas de las empresas. Funcionan en entornos LAN (Local Area Network).
La red interna de la empresa usa un protocolo SMB ( Server Message Block ) que permite compartir archivos o impresoras. No importa que estemos conectados por cable o por Wifi, este protocolo no tiene nada que ver con Internet.
Access no puede funcionar en Internet de la misma forma en que se comparte en una carpeta de la red interna de la empresa. Ninguna plataforma de almacenamiento en la Nube funciona igual que la red de la empresa.
A efectos prácticos, compartir una carpeta en una red interna proporciona un acceso directo al archivo como si estuviera en tu disco duro, es casi equivalente. Esto no ocurre sobre Internet, los protocolos de comunicación internos de una red son muy diferentes.
Primer intento. Usar un sincronizador como Dropbox o Drive
Obviando todos los problemas de seguridad, protección de datos o de que sea una solución adecuada para empresas. Muchos prueban lo que conocen. Intentan manejar Access con los populares sincronizadores como Dropbox o Drive.
Si se prueba de forma particular, un solo usuario, aparentemente funcionará. Se abre el fichero se hacen cambios y se subirá a la Nube.
En cuanto se comparte con otro usuario, pues aparecen los problemas propios de los sincronizadores. Se producen conflictos de archivo o copias en conflicto.
Los cambios realizados en Access nunca se guardarán sobre el propio fichero y producirán un conflicto en los siguientes casos:
Cuando dos o más usuarios hagan cambios a la vez.
Si se hacen modificaciones sin conexión y otro usuario ha trabajado con el archivo.
Si simplemente el archivo está abierto en el ordenador de otro usuario. Cualquier cambio introducido por los demás provocará esta situación.
En cualquier caso, este experimento de probar Access en un sincronizador, no lo vemos como tiempo desperdiciado, se aprende a que la sincronización no es para entornos con varios usuarios.
Puede que alguien te recomiende separar las tablas de Access y poner esta parte como compartida en el sincronizador. Inicialmente parecerá que funciona pero llegará el momento en que pierdas registros y se produzca el conflicto.
Conclusión: Los sincronizadores como Dropbox, Drive no sirven para tener una base de datos Access compartida con varios usuarios.
Posibles soluciones para compartir Access en la Nube
[1] Usar Dataprius
Dataprius no es un sincronizador, es un sistema multi-usuario, como tal no generará conflictos de archivos. La cuestión es que no permitirá que dos personas al mismo tiempo editen la base de datos.
Si un usuario abre el archivo de base de datos y está en uso por parte de otra persona, se muestra la típica ventana de que el archivo está en uso.
Ventana Dataprius de archivo en uso.
[2] Usar Dataprius con MapDrive
Cuando se monta una unidad mapeada MapDrive, esta funcionará igual que una carpeta de red compartida sobre la red interna de la empresa, es SMB.
Antes explicamos que las bases de datos Access estaban diseñadas para múltiples usuarios que se conectan en la red local y que por eso no funcionaban en Internet. Pero esto es otra cosa, funciona sobre Internet pero es como si estuviera en nuestra LAN.
Pero ojo, no todo es color de rosas, aquí podemos tener un problema de velocidad. Con archivos pequeños y una muy buena conexión a Internet esta puede ser una solución magnífica. Es cuestión de probar y los chicos de Dataprius podrán ayudarte a comprobar si es la solución definitiva.
[3] Montar una VPN
Una VPN (Virtual Private Network) o red privada virtual es una solución que permite extender la red local. Es una solución costosa en cuanto a su implantación y los medios necesarios.
Mencionamos esta posible solución porque podría ser sugerida por algunos y debemos incluirla para que el artículo sea completo.
Una unidad mapeada de Dataprius no requerirá de instalaciones ni configuraciones, las comunicaciones con la Nube están cifradas de igual forma que en la VPN. La unidad mapeada proporciona la misma funcionalidad que una carpeta compartida con VPN.
Al final el problema podría ser el mismo. Hay que disponer de una muy buena conexión a Internet, la lentitud de Access al actualizarse puede hacer que estas soluciones no sean viables.
Por temas de seguridad nunca vamos a recomendar que esto se haga con un servidor local de la empresa ni con un NAS.
Abrir servidores locales para permitir conexiones desde Internet es una temeridad y puede tener consecuencias catastróficas para la empresa, es cuestión de tiempo. Solo las grandes empresas que cuentan con un personal de seguridad permanente pueden atreverse, no sin exposición y riesgos continuos.
Servidores Internet. Separarlos de red local.
Dicho lo anterior. Ha de montarse un servidor en un proveedor que cuide de la seguridad del servidor por nosotros.
La idea entonces, es que podemos contratar un servidor Windows en la Nube para tener acceso a los ficheros de Access de varias formas. Hay proveedores que cumplen RGPD y dónde contratar un servidor Windows:
Sharepoint es un sistema de Microsoft que permite usar documentos de Office en la Nube y otras funcionalidades de empresa. Por supuesto se tiene la posibilidad de compartir bases de datos Access aunque hay que realizar ciertas transformaciones, no es un uso directo.
En la actualidad hay dos formas de tener un servidor Sharepoint en la empresa.
Comprar las licencias e instalarlo en un servidor Windows que ya se tiene.
Contratar el servicio SAS que Microsoft ofrece ya en la Nube.
Esta solución consiste en mantener los formularios de Access y que las tablas se almacenen en SQL Server.
Hay que migrar las tablas a SQL Server y luego vincularlas. Suele ser un proceso sencillo porque Access es compatible con SQL Server.
Aspecto de tablas vinculadas a SQL Server
En cuanto al servidor SQL hay dos opciones:
Contratar un servidor Windows en Cloud con SQL Server
Contratar Servidor SQL en Azure.
Usando el servicio que proporciona Microsoft Azure te liberas de todo el mantenimiento y de los temas de seguridad de un servidor Windows. El inconveniente puede ser el precio. Una base de datos única sale desde 200$ al mes aproximadamente.
Esta es sin duda una de las soluciones más potentes y viables.
Con esta solución se produce un salto cualitativo muy importante. La base de datos ahora soportará miles de conexiones y ofrecerá un alto rendimiento. Se podrá ampliar y se dispone de un mantenimiento y posibilidades dignos de las grandes empresas.
En Resumen:
Las bases de datos Access pueden conectarse a distintos orígenes de datos, no están limitadas tan solo a sus propias tablas. Se procede a migrar las tablas a SQL Server y vincular estas tablas en Access.
Los siguientes enlaces describen como se hace esto:
Esta es una solución muy parecida a la anterior. La ventaja es que es más económica y versátil. Habrá que contratar un servicio de base de datos en la Nube como el de Azure o un hosting de servidor dónde instalar ese MySQL, preferiblemente un servidor Linux.
Vincular Access a MySQL
Se obtendrá un muy alto rendimiento y prestaciones, casi sin límites de usuarios y conexiones. Además, si la base de datos está en MySQL se han establecido las bases para futuras ampliaciones o desarrollos. Podemos decir que se ha realizado un importante paso de estandarización. Con MySQL se podrán montar aplicaciones mucho más fácil, por ejemplo con PHP que es uno de los lenguajes de servidor más usados del mundo.
Para vincular tablas de MySQL en Access hará falta un elemento intermedio, un conector ODBC. Este conector permitirá tener las tablas de MySQL vinculadas en Access como si de propias tablas se tratara.
Por supuesto antes de vincular las tablas hay que migrarlas a MySQL.
Puede que lo mejor, al final, sea encargar una aplicación basada en el modelo de gestión de la vieja base de datos Access.
Tomando en cuenta la dinámica de la base de datos una empresa de desarrollo puede construir una aplicación que cumpla con las expectativas y que esté por fin en la Nube.
Esto no es tan raro. Las empresas se encuentran con la necesidad de tener sus bases de datos en la Nube tras crecer en su modelo de negocio. Al final todas esas hojas de Excel y las bases de datos terminarán convirtiéndose en aplicaciones o creciendo hacia aplicaciones más integradas en la Nube.
Para el que tenga nociones de programación existe esta herramienta que permite integrar Access directamente y en Cloud: ScriptCase
Otras soluciones
Navegando hemos encontrado empresas que ofrecen otro tipo de soluciones para tener Access en la Nube. Casi siempre se trata de sistemas que convierten las tablas en un sistema propio sobre el que funciona una aplicación con formularios.
La mayoría de estas plataformas las ofrecen empresas de los Estados Unidos. Si las bases de datos contienen información sensible o datos personales se incumple el Reglamento General de protección de Datos RGPD.
Todo el mundo sabe que subir ficheros es mucho más lento que descargarlos de Internet.
Cuando se trabaja en la Nube se convierte en un experiencia diaria. A menudo, en Dataprius, recibimos consultas dónde los usuarios nos preguntan por esta diferencia de velocidad. Esta situación se hace muy patente cuando se manejan archivos continuamente.
La asimetría de las conexiones
La razón fundamental, es que la inmensa mayoría de nuestras conexiones a Internet son asimétricas, esto quiere decir que tienen una velocidad de envío o subida a la Red diferente de la de recepción o descarga.
«Hoy en día los proveedores venden conexiones simétricas pero cuando todas eran asimétricas nunca lo mencionaban.»
Cuando navegas por una página Web estás descargando contenidos y tu conexión va rápida, pero cuando subes una foto a FaceBook, estás enviando a la Red y va mucho más lenta.
Es fácil pensar que las conexiones a Internet son como tuberías de agua. Por una tubería ancha puede pasar más agua que por una estrecha.
Caudal de Internet es como tuberías.
Las conexiones a Internet de los usuarios tienen un tubo grueso para descargar y uno estrecho para subir.
Cuando descargas, el tubo es hasta cuatro veces más ancho que cuando subes. El agua, es decir los datos, circulan de forma diferente. Al subir archivos, van por la tubería estrecha, al descargar van por la ancha.
Ahora se va imponiendo la fibra pero cuando todas las conexiones eran ADSL la propia naturaleza de la conexión era asimétrica.
ADSL= Asymmetric Digital Subscriber Line
Motivo de la asimetría de las conexiones a la Nube
La asimetría tiene su origen en dos causas:
Por cuestiones técnicas, cuando se diseñaron las conexiones ADSL se estableció este sistema, priorizar y proporcionar mucha más velocidad de descarga que de subida. Las líneas de comunicación de esta tecnología son cables de cobre, técnicamente existía un problema de modulación de señales de datos en la banda de frecuencias.
Por políticas de comercialización de la conectividad a Internet que han venido manteniendo la operadoras durante años.
La industria de la conectividad a Internet
Este mercado consiste en comprar caudal y venderlo a trocitos, llevando conectividad a la casa de los usuarios mediante sus Routers. Es un mercado de mayorista a minorista, igual que si compras un camión de naranjas y luego las vendes en cajitas en el supermercado.
Podemos decir que las operadoras de conexión a Internet compran «enchufarse» a un cable que va de un punto a otro. Por ejemplo MoviStar puede comprar la conexión a un cable de fibra que va desde Conil a Florida, este es un cable real no un ejemplo inventado.
La conexión a ese cable, es decir, el caudal de Internet que compran las compañías proveedoras de conexión es simétrico, tiene la misma capacidad de subida y de descarga.
Las compañías que te ofrecen conexión te «enchufan» mediante sus Routers a estos cables. Lo que ocurre, es que en su política de ventas se regula la capacidad que llega a las conexiones individuales de los usuarios finales.
Estos cables se denominan «Backbone». Estos cables tienen capacidades muy altas, los hay de hasta 160 terabits por segundo.
La alta velocidad existe y es simétrica. El problema es que llegue a las casas y a las empresas.
Hemos visto que el ADSL imponía unas restricciones técnicas para ofrecer una conexión simétrica, una conexión en la que las subidas pudieran tener la misma velocidad que las descargas.
Ahora estamos en la época de la Fibra y viene la tecnología 5G. Ya no existen las limitaciones del pasado para ofrecer conexiones de alta velocidad en ambos sentidos de transferencia de datos.
Subir y descargar archivos puede ser muy rápido, casi tan rápido como en tu propio ordenador. Las limitaciones las establecen las empresas que proporcionan la conectividad. Ofrecen un caudal ridículo a los usuarios, el negocio y los márgenes van en ello. Si técnicamente pueden darte 1000, te darán 10, pasado un tiempo te ofrecerán 100 pagando un poco más.
Hoy en día las infraestructuras de comunicaciones de Internet afectan directamente al desarrollo económico de un país. Podemos decir que más que las carreteras. Con el Cloud Computing la necesidad se torna más importante.
Hay países como en España dónde la situación es extrema. Yo lo llamo la regla de 4×4. Conexión asimétrica, 4 veces más lenta y 4 veces más cara.
Las diferencias entre países es enorme. Depende mucho de sus infraestructuras de conectividad y sobre todo de las empresas que comercializan la conexión.
Hace unos días le pedimos a un amigo que nos enviara una captura subiendo un fichero de 100Mb a Dataprius con su portátil en Amsterdam. Su conexión es una tarifa plana básica, que por supuesto es simétrica. Te quedas absolutamente sorprendido cuando ves la velocidad de subida.
Las compañías de conectividad está ahora ofreciendo conexiones simétricas pero ¿qué velocidades reales obtienes?
Si desconfiabas del Cloud de los gigantes de los Estados Unidos como Dropbox, Google, Amazon o Apple, ya no estás sólo.
Ocurre que los gobiernos de muchos países de la UE nunca se fiaron de las nubes públicas de Estados Unidos y desde hace tiempo se planteaban buscar soluciones. Ahora las autoridades de Alemania y Francia toman la iniciativa para llevar el asunto a la Unión Europea.
Ahora están más decididos a hacerlo, después de las amenazas a Francia del Presidente Donald Trump por la tasa de servicios digitales, o tasa Google, además de por los continuos conflictos legales por la privacidad entre la RGPD y la Ley Cloud.
El Ministro de Economía alemán, Peter Altmaier, quiere que se ponga en marcha una nube europea como alternativa a los competidores estadounidenses.
Ministro de economía alemán. Peter Altmaier
«A la luz de los desarrollos actuales en la economía global de datos y digital, requerimos una supervisión más estricta de las prácticas abusivas para mantener la competencia (dijo el Sr. Altmaier en una carta vista por el Financial Times).
Se trata de redoblar esfuerzos para que se creen y desarrollen compañías dedicadas a la computación en la nube nacidas en el seno de la Unión Europea.
Altmaier planteó la cuestión de cómo impulsar la tecnología europea en una cumbre en Dortmund el mes pasado, cuando dio a conocer los planes para una iniciativa europea de computación en la nube, denominada Gaia-X. Tanto Francia como Alemania están dispuestos a romper el control de las empresas de computación en la nube de EE. UU.
Altmaier ha dicho que no piensan «dejar Alemania a los grandes. Si los políticos se implican y el público se conciencia más, podemos contrarrestar el dominio del mercado que tienen los grandes. Tanto Alemania como Europa tienen la experiencia suficiente para desarrollar estos servicios»
Hablamos de soberanía digital
Cualquiera puede entender que las empresas no pueden seguir depositando sus datos en proveedores de los Estados Unidos. Todo el mundo sabe ya que «Los datos son el petróleo del siglo XXI».
Más o menos todo el mundo conoce las leyes europeas de protección de datos, el Reglamento General de Protección de Datos RGPD. Para empresas Cloud localizadas en la Unión Europea es de obligado cumplimiento, con unas sanciones que pueden llegar a los 6 millones de euros.
Cuando los datos cruzan el Atlántico ya no se puede tener la certeza de lo que ocurre con ellos. En esta ocasión la preocupación va más allá de los datos personales, estamos hablando de datos de empresas.
Muchos dirán, que no pasa nada, que todo está controlado. Amigos, las autoridades de Alemania y Francia no son estúpidas.
Algunos dirán que las transferencias de datos están reguladas por el Privacy Shield , (la supuesta regulación compatible con RGPD), se ve en muchos artículos por la red. Pues lo primero es decirles que: «En el Parlamento Europeo hay continuas dudas sobre su cumplimiento hasta el punto de que su suspensión siempre está sobre la mesa.»
Aparte de eso. Debemos aplicar un poco de sentido común. Nadie ha visto todavía a ningún fiscal, ni a la gendarmería francesa, personarse en la sede de ninguna empresa de California tras denuncia de incumplimiento RGPD (su compatible Privacy Shield). Sencillamente es muy infantil pensar que esto funciona así.
Voy a ir un poco más allá. El Privacy Shield o cualquier otro instrumento jurídico que inventen las empresas de los Estados Unidos carece de una funcionalidad real. Mientras los proveedores Europeos, con sede social en Europa, tienen que cumplir RGPD, las empresas en Estados Unidos hacen lo que les da la gana con los datos. Grandes y pequeños, aquí tenemos el último caso:Google recolecta datos médicos de millones de estadounidenses.
Pongamos el ejemplo de una empresa que almacena sus facturas en Dropbox. Pongamos que esos datos se guardan en California. En los Estados Unidos cada estado puede tener sus propias normativas. Supongamos que esa empresa, la que guarda archivos en Dropbox, vende lentejas.
Si eres alguien interesado en buscar clientes para tu futura multinacional de las lentejas podrás ir a California y pedir a alguien de Dropbox que te pase las facturas de los proveedores de lentejas. Cuando te los den, no habrán incurrido en ningún delito, porque en California la cesión de datos no lo es, en Europa si, pero no allí ¿Ves como el Privacy Shield no vale para nada?
¿Eres programador y quieres ser millonario con los datos?
Nota: Además de programador se requiere ausencia de escrúpulos y de ética.
Aquí tienes la receta:
Crea una aplicación de éxito. Que mucha gente se registre y que suban la mayor cantidad de datos posible.
No hagas ningún plan de negocio. No necesitas nada que genere ingresos. Céntrate en que muchos se suscriban y aporten datos.
Jamás tengas la empresa en Europa. Los Estados Unidos es el lugar ideal y la sede podrás colocarla en Delaware o cualquier otro paraiso fiscal.
Procura que la estructura legal de la empresa no esté sometida a regulaciones de protección de datos.
Demuestra un crecimiento en suscriptores de tu aplicación.
Busca inversores y apunta alto, pide millones de dólares y te los ofrecerán, cada usuario se cotiza a unos 150$. Hazles saber el valor de los datos que guardas y tu disponibilidad para venderlos.
Invierte en un campaña publicitaria el 80% de los millones que te dieron los del fondo de inversión. Tras esto, haz una segunda ronda de inversión, pagando a los primeros inversores y que entren otros con más dinero fresco.
Sigue dándole a la rueda mientras puedas. Quizá llegues a la bolsa.
Cual es el objetivo del plan Europeo. Gaia-X
Pues en definitiva un Cloud no basado en la economía del comercio de los datos. Basado en proveedores de servicios que se financian en exclusiva por estos servicios y venta de software.
El concepto se basa en dar un servicio en la nube (Cloud) que permita a las empresas europeas guardar y almacenar sus datos evitando a los líderes estadounidenses, como puede ser Amazon Web Services (AWS), Google o asiáticos, como Alibaba.
Proyecto Gaia-X
En principio, la nueva plataforma Gaia-X podría estar operativa en algún momento de 2020. Será una plataforma abierta tanto para empresas europeas como extranjeras, con la premisa de que quieran operar dentro de la Unión Europea y seguir las normas establecidas.
Uno de sus cometidos será afianzar la soberanía de datos dentro de Europa, poniendo el foco en las malas prácticas de muchas empresas y organizaciones estadounidenses.
Será un sistema, basado en los valores europeos, que debe sobre todo respetar las normas europeas de protección de datos y utilizar tecnologías seguras y abiertas. Debe permitir las sinergias y reforzar la competitividad de los operadores europeos.
El servidor de archivos ha venido siendo el modelo de gestión de documentos más implantado en las empresas. Ha cubierto la necesidad de disponer de un almacenamiento de ficheros centralizado al que los empleados pueden acceder para compartir carpetas y ficheros.
En la actualidad, estas infraestructuras digitales de la empresa, han cobrado protagonismo por dos factores fundamentales:
Por un lado, la necesidad de cumplir con las leyes de protección de datos como RGPD.
Por otro, por la necesidad de proteger la información almacenada frente a ataques Ransomware y de otros tipos.
Servidores de archivos
En un mundo dónde el tema de la seguridad se ha convertido en una prioridad para todas las empresas, podemos comprobar cómo los servidores de archivos siguen siendo vulnerables incluso en empresas muy conocidas:
En su mayoría se trata de Servidores Windows con carpetas compartidas a las que acceden los empleados de la empresa.
En segundo lugar, en un menor porcentaje, también están los Servidores Linux cumpliendo con la misma funcionalidad aunque con mayor nivel de seguridad.
En tercer lugar, en los últimos tiempos, ha habido un auge en la instalación de dispositivos NAS.
Este tipo de soluciones son las que se denominan «On Premise» (en casa), instalaciones locales de máquinas o dispositivos conectados a la red interna de la empresa.
Tradicionalmente estas soluciones cumplían muy bien con su cometido. Pero en cierto momento aparecieron necesidades adicionales.
Se impuso la necesidad de compartir los archivos fuera de los límites físicos de la empresa, por Internet, eso ocurrió a raíz de la expansión de los Smartphones de los últimos años. Además de compartir los archivos con los empleados, ahora era necesario compartirlos con los clientes, facilitar el teletrabajo, la conciliación y la flexibilidad de horarios. Se necesita acceso remoto y con diferentes dispositivos.
Después se necesitaba cumplir con la legislación en protección de datos, en nuestros días el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Ahora, se suma la necesidad de mantener esos archivos seguros frente a virus y ataques externos, además de mantener copias de seguridad en otras localizaciones geográficas.
Las soluciones «On Premise» que durante años habían sido muy adecuadas se han convertido en costosas y problemáticas. Mantener abiertos a Internet estos sistemas para compartir ficheros es lo más arriesgado, se necesita un mantenimiento continuo en medidas de seguridad.
Alternativas actuales. El salto desde la solución local hacia la Nube
Desde sus inicios, el Cloud supuso un cambio de paradigma para solucionar las nuevas necesidades de almacenamiento de ficheros y para establecer servidores de archivos.
Sistemas Híbridos. Dispositivos NAS.
Como alternativa a medio camino entre el servidor local y el Cloud, aparecieron los discos o dispositivos NAS que permiten el acceso externo.
Este tipo de soluciones, en las que la empresa monta su propio Cloud, también se denominan soluciones híbridas.
Con un NAS, el servidor de archivos sigue estando en las dependencias de la empresa, conectado a la red local (LAN). La diferencia respecto a otros sistemas, es que ahora estos permiten el acceso remoto a través de Internet.
Frente a una solución Cloud externa, sin instalaciones locales, se siguen planteando una serie de problemas:
Mantener la seguridad frente al acceso externo.
Vulnerabilidad en cuanto a ataques de virus del tipo Ransomware o Cryptolocker
Cuello de botella de conexiones externas hacia el dispositivo local.
Incidentes físicos como roturas, robos, incendios, etc.
Problemas de continuidad del servicio por cortes de Internet o suministro eléctrico.
La ventaja de un sistema NAS es que se dispone de un servidor de archivos pagando una sola vez, no es necesario el pago periódico de un almacenamiento externo. En esto no se contempla instalación , securización, auditorías de seguridad o de protección de datos, hablamos solo del dispositivo.
También supone una ventaja la velocidad de transferencia interna de los ficheros, osea dentro de la red de la empresa, por el momento suele ser bastante mayor que la que aporta el Cloud. La fibra y el incipiente 5G ya están cambiando esto.
A día de hoy, la solución que se impone es la del Cloud puro.
Simplificando, se trata de no tener servidores ni dispositivos dentro de la empresa y sacar esas infraestructuras a un lugar externo.
Ha sido el camino elegido por todas las grandes empresas en todo el mundo y es el que se impone ahora en la Pymes.
Los motivos son ampliamente conocidos, lo que ha variado en los últimos tiempos es el orden y la importancia que se les otorga a las tradicionales ventajas de la Nube:
Seguridad y cumplimiento legal.
Acceso a los archivos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
Ahorro en costes de mantenimiento, evitar incidencias locales, prescindir de infraestructuras.
Escalabilidad. Que el sistema pueda crecer y no quede pequeño u obsoleto.
Pago por consumo. Justo por lo que se necesita en cuanto a capacidades de almacenamiento y de licencias de usuarios.
Características complementarias como herramientas de Office, búsquedas de documentos, backups o envío de documentos por email.
Establecer un servidor de ficheros en la Nube
El salto hacia el establecimiento de un servidor de archivos en la Nube puede realizarse de varias formas. No vamos a mencionar los almacenamientos en Nube populares de tipo Dropbox o Drive porque no cumplen características propias de los servidores de archivos.
Vamos a proponer 4 formas de trasladar esta infraestructura a la Nube.
No perdamos de vista nuestro objetivo: Se trata de tener un repositorio de ficheros, en un entorno privado, que permita a la empresa seguir almacenando los documentos y compartirlos con los empleados mediante roles o permisos de acceso.
Trasladar el servidor físico a la Nube
Entre la diversidad de servidores que pueden tener las empresas vamos a centrarnos en los populares Windows Server.
Montar el servidor Windows en Cloud puede ser cuestión de minutos. Configurar la forma en que los usuarios van a acceder a las carpetas es ya otra cosa.
Las dos formas de proporcionar un acceso compartido a las carpetas suelen ser: mediante sesiones remotas o mediante una VPN. La velocidad de transferencias de los archivos dependerá mucho del proveedor elegido.
Se trata de una solución que elimina el hardware de la empresa y proporciona un mayor nivel de seguridad. Adolece de seguir siendo una solución muy básica que no ofrece prestaciones adicionales como el acceso web o mediante dispositivos móviles, la edición online de documentos, la integración del correo, la trazabilidad de las acciones y otras características.
También puede resultar costosa, si se opta por el trabajo en sesiones remotas, estamos hablando de unos 200€ al mes para 10 usuarios, se recomienda un cpu por cada usuario. El mantenimiento requiere de personal informático.
Ejemplos de proveedores y precios de servidor Windows en Cloud:
Es un sistema usado por miles de empresas alrededor del mundo.
Desde luego no se trata de un servidor de documentos básico, entra más bien en la categoría de sistema de Gestión Documental o Gestor de contenidos. Es muy completo y con muchas características adicionales que se integran con herramientas de Office.
Puede que no se necesiten muchas de las características que ofrece y que el entorno resulte complicado o complejo de usar.
Hasta hace poco, era necesaria la instalación de un servidor y la compra de licencias. Ahora el servicio está disponible en la Nube.
El precio puede ser de los más altos que podemos encontrar. Planes Sharepoint en la web de Microsoft: Opciones de SharePoint Online
Montar una Nube propia como NextCloud
Una solución de software libre que permite a las empresas montar su Cloud privado de documentos.
Nace como una alternativa privada ante Dropbox y Drive, aquí tenemos que subrayar lo de «privado» porque el sistema será gestionado por la empresa y dispondrá de su propio almacenamiento, los archivos no circulan hacia lugares desconocidos de empresas USA. (The issue with Public Cloud). Por tanto , permite cumplir RGPD si se instala en un proveedor europeo.
Requiere, por tanto, de la instalación de un servidor en la Nube. Se necesita personal técnico para la instalación y mantenimiento que se suele realizar sobre plataformas Linux que junto con su diseño aportan gran seguridad. Dependiendo de la necesidades habrá que comprar la licencia empresarial:
No se ajusta a la clásica definición de servidor de archivos, pero es un alojamiento que permite compartir documentos y un acceso remoto de calidad. Puede ser el sustituto ideal a cualquier implantación On-premise.
Desde luego, esta alternativa elimina todas las excusas en cuanto a privacidad y protección de datos de aquellos que piensan que Dropbox es un sistema de archivos apropiado para las empresas.
La solución que proporciona un completo servidor de archivos con la máxima simplicidad. Basta con descargar la aplicación y ya tenemos un Cloud privado que supera en prestaciones a cualquier servidor de archivos .
Permite moverse por los archivos y carpetas con suma facilidad al estilo Windows.
Los precios se ajustan al número de usuarios y capacidad necesaria: Precios Dataprius.
Los permisos de acceso a las carpetas son los más sencillos del mercado.
Permisos de carpetas en dataprius.
Algunas de las características más importantes son:
Trabajo diario con archivos y carpetas sin tener que sincronizar y sin dejar huella (Zero footprint)
Inmune a virus Ransomware o Cryptolocker.
Cumplimiento RGPD con entrega de contrato firmado a sus clientes.
Sencillez de uso e integración con herramientas de Office.
Extras como backups y redundancia de los ficheros.
Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus miembros.
Para no ser demasiado formales con las definiciones, podríamos decir a modo de ejemplo: que WhatsApp es una Intranet que permite compartir mensajes entre sus miembros. Esto es una simplificación que permite entender la idea.
Las empresas usan las Intranets para que los empleados de los diferentes departamentos accedan la información necesaria para el desarrollo de su actividad.
La información compartida puede variar según la empresa, son muy habituales las redes para compartir documentos y bases de datos de gestión. Muchas aplicaciones corporativas pueden considerarse dentro de esta definición.
El origen de la Intranet
La Intranet existe en las empresas prácticamente desde los propios inicios de Internet.
De hecho, lo primero que existía era una Intranet privada montada por ciertas universidades con el fin de compartir información académica y artículos científicos. La apertura de esta Intranet al resto del mundo provocó el nacimiento de lo que hoy en día llamamos Internet.
La Intranet basada en Web
Un modelo de Intranet que ha tenido mucho éxito en los últimos años aunque ya ha quedado obsoleto es el de la Intranet basada en Web, caracterizada por que se trata de un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía.
Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet es que la Intranet es privada. En ella la información que se almacena tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la empresa.
El Cloud Computing provoca la evolución.
Con el paso del tiempo y el Cloud Computing, las Intranets basadas en web están pasando a un segundo plano porque la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.
El manejo de los archivos en la empresa requiere de cierta agilidad que una Intranet basada en web de ninguna manera puede proporcionar. El motivo es su propia tecnología, ya que al estar basadas en el formato web los archivos han de ser subidos y descargados continuamente. Esta tecnología tiene serias limitaciones y no es posible disponer de mecanismos que permitan operaciones con los archivos en el ordenador del usuario que se conecta.
En nuestros días las Intranets se basan en la disruptiva tecnología Cloud y son aplicaciones que usan estas tecnologías.
Se impone el modelo de aplicaciones Intranet
En definitiva, en una Intranet de tipo web nos encontramos con las limitaciones propias de cualquier aplicación web, por eso el modelo actual es el de las aplicaciones. Este modelo consiste en programas que han de instalarse en nuestros dispositivos.
Este modelo, que es el de todas las aplicaciones móviles, se ha impuesto precisamente por superar todas las limitaciones propias de la web, que fue diseñada para compartir información pero no para la ejecución de aplicaciones complejas.
Con el Cloud Computing o Nube, el uso de las Intranets se ha generalizado aunque no se denomine de esta forma a los formatos de aplicaciones utilizados. Parece que incluso la denominación está quedando obsoleta.
Para las empresas, todas aquellas aplicaciones dónde se gestiona información interna y accesible solo por los trabajadores puede considerarse un trabajo a modo de Intranet.
Intranet de documentos. La eficiencia en la operativa de la empresa
Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria.
Si la información NO está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet corporativa pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.
Un tipo de Intranet ampliamente extendido es el que proporciona acceso a los documentos de la empresa.
Los motivos para utilizar una Intranet de documentos en la empresa:
Pérdida de tiempo para localizar información
Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
Excesivo uso del correo electrónico
Falta de automatización de procesos de negocio
Duplicidad de archivos y falta de control
Las motivaciones para implantar una Intranet son muy parecidas a las de un sistema de Gestión Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo mismo. Entonces hay que explicar que hasta hace poco no existían sistemas de Gestión Documental en la Nube como Dataprius o Microsoft Sharepoint.
Hasta hace nada, los Softwares de Gestión Documental se instalaban en las empresas sin posibilidad de acceso ni uso desde fuera de la red interna de la empresa.
Hasta entonces y como sigue ocurriendo en muchas empresas en la actualidad, se usa un sistema de Gestión Documental interno y aparte una Intranet corporativa. En la actualidad se puede disponer de ambas funcionalidades en un solo sistema.
Si se dispone de un Gestor Documental que cumpla con las expectativas mencionadas anteriormente, es decir, que cumple punto por punto los motivos que llevan a una empresa a instalar una Intranet, entonces podemos decir que Dataprius se trata de una Intranet que además supera en prestaciones, usabilidad y seguridad a las Intranets tradicionales.
Las Intranet o sistemas en red privados para empresas o cualquier tipo de organizaciones van a seguir evolucionando y su denominación como «Intranet» puede desaparecer a medio plazo.
Todos estos sistemas que funcionan en Internet adoptarán la coletilla de «en Cloud» o «en la Nube» para distinguirlos de aquellos sistemas que solo funcionan en la red privada interna, que ciertamente ya están en proceso de extinción.
Los duplicados de archivos y datos en general, crearán siempre muchos problemas.
En un mundo inmerso en la Transformación Digital de las empresas conviene recordar conceptos sencillos como el de evitar la duplicidad de documentos.
Se trata de asumir el problema, ver sus causas y aplicar soluciones que permitan aumentar la eficiencia de la operativa de la empresa.
¿Cuando se produce duplicidad de documentos en la empresa?
Cuando los empleados tienen copias de los archivos en sus ordenadores, dispositivos o pendrives.
Cuando se envían y reenvían archivos adjuntos por email.
Cuando se usan almacenamientos en la nube inadecuados como Dropbox o Drive. El problema se traduce en «Conflictos de archivo».
Simplemente, si en una determinada actividad de la empresa intervienen varias personas y varios archivos.
Tener varias copias o versiones de un documento lleva a la situación de no saber si esa copia es la definitiva.
Cada empleado puede interpretar que su copia es la vigente, esto provoca que se envíen archivos no válidos a los clientes o que el propio personal realice cambios sobre ficheros que no correspondan. Al final se general errores que lleva tiempo corregir.
La duplicidad de ficheros solo tiene sentido en las copias de seguridad o en los sistemas redundantes.
En informática a la duplicidad de las cosas se la denomina Redundancia.Los backups o las copias redundantes no son los archivos a los que nos referimos cuando hablamos de los documentos duplicados en la empresa.
Por supuesto mantener este tipo de copias, no es solo recomendable, sino más bien una necesidad.
Existe una ley que dice que «La redundancia genera inconsistencia» y se refiere al simple hecho de que si tienes una información repetida en varios lugares, es muy posible que en alguno de ellos esa cosa cambie y ya no sea igual en todos los sitios.
Por tanto, la inconsistencia es el efecto de que una información, que se supone igual, no sea la misma en varios sitios. Lo peor de esto es no saber que información es la correcta.
Archivos de uso frecuente e históricos.
En la empresa según su uso existen dos formas de clasificar un archivo.
Tenemos los de uso frecuente y los archivados. Esta es una distinción que ya aporta mucha agilidad en el tratamiento de los documentos.
En el problema de los archivos duplicados, por supuesto nos referimos a los de uso frecuente pues los ya archivados corresponden al histórico de la empresa. Nunca deberíamos mezclar ambos en las mismas ubicaciones.
Centralizar la información evitando duplicidades
Cuando aparecieron las redes surgió de inmediato la solución al problema.
La empresa podía disponer de un almacenamiento centralizado y así los archivos estarían en un lugar único y accesible de la red.
Esto funcionaría siempre que los usuarios fuesen cuidadosos y mantuviesen actualizado el repositorio de archivos. De esta forma, las redes dieron lugar a las bases de datos centrales, para aumentar la eficiencia y eliminar la inconsistencia de los datos (duplicidades).
La idea de mantener un repositorio centralizado
Se trata de que para un archivo sólo exista una versión vigente para toda la empresa, un único fichero en un único lugar. Por eso, ese lugar debe estar accesible por todos los empleados. Nadie debe mantener copias externas de los documentos fuera del sistema.
Todos los empleados saben que la versión válida del archivo es la que está en el repositorio central. El archivo con el que trabajar será ese.
Es un concepto antiguo y simple.
Un banco no mantiene varias fichas para la cuenta de un cliente. Existe solo una. Cuando hay una operación sobre esa cuenta corriente está garantizado que no hay redundancia (excepto la copias de seguridad que haga el banco).
Accediendo a la cuenta desde Internet, un cajero o desde la propia oficina nunca hay duplicados de los datos. A nadie se le ocurre pensar que existen diferentes copias en diferentes dispositivos, esto llevaría a una inconsistencia de no saber cuanto dinero hay en la cuenta, las diferentes copias podrían terminar con diferentes cantidades.
Existen varias formas de conseguir centralizar los archivos de la empresa, servidores, carpetas compartidas, dispositivos NAS, aplicaciones de Gestión Documental, etc.
Hoy en día, se imponen soluciones en Cloud que permiten el almacenamiento y el acceso a los documentos por parte del personal de la empresa. Ojo no hablamos de los sincronizadores que generan problemas , su modo de funcionamiento produce redundancias locales, duplicidades que generan conflictos y distribuyen la información.
Una solución como Dataprius proporciona este entorno accesible desde cualquier lugar y centralizando los documentos.
Para guardar los archivos en la Nube existen diferentes opciones. Conviene distinguir si la Nube de almacenamiento es privada o pública.
No solo se trata de subir tus documentos, imágenes y vídeos a Internet. Eso básicamente lo hacen todos los servicios. Existen alternativas más allá de todos los discos virtuales que todo el mundo conoce como: Dropbox, Drive, OneDrive, PCloud, etc.
Esos almacenamientos, todos basados en la sincronización son conocidos como Nubes Públicas. Millones de personas de todo el mundo guardan ficheros con estas aplicaciones.
La denominación de públicas proviene del hecho de que los recursos de la plataforma son compartidos con el resto de usuarios y son masivos, digamos que son una especie de Facebook pero para guardar archivos y carpetas.
Ya conoces algunas plataformas públicas muy populares, pero existen alternativas menos conocidas que pertenecen a otra clase de almacenamiento que se denomina privado.
Una plataforma para el almacenamiento de ficheros puede aportar un entorno mucho más privado, hasta el punto de ser equivalente o muy superior a un almacenamiento local. Se trata de sistemas que asignan unos recursos a los usuarios y mantienen un control más férreo sobre el acceso a los datos. Aportan garantías ausentes en otros sistemas.
¿Cómo elegir la forma en que queremos guardar los ficheros?
Es sencillo, la elección del almacenamiento viene determinada por el tipo de ficheros que queremos enviar a la Nube.
Archivos personales.
Archivos personales privados.
Archivos de una empresa.
Para uso personal ya existen las aplicaciones convencionales conocidas y que ya hemos mencionado: Dropbox, Drive, OnDrive y PCloud.
Las plataformas públicas están orientadas a ofrecer la máxima facilidad a la hora de guardar y compartir los ficheros. Apenas disponen de mecanismos de control sobre la seguridad y privacidad del repositorio guardado. De hecho es evidente que por ejemplo Dropbox nace sin ellas: Dropbox hackeado Más de 68 millones de cuentas comprometidas.
Hay que entender que estas Nubes están pensadas para proporcionar un almacenamiento a la gran masa de usuarios. Facilitan compartir archivos con suma facilidad. Hay que renunciar a características de protección de los datos, permiten que los usuarios modifiquen la estructura de carpetas, que borren y hasta que cualquiera tenga copias locales de lo almacenado.
Si quieres almacenar tus archivos particulares para que estén disponibles desde cualquier lugar, estas Nubes son la solución. Insistimos, todo ello siempre y cuando se tenga en cuenta que no guardamos datos sensibles o privados.
Si los documentos pertenecen a una empresa o contienen información sensible entonces hay que utilizar una plataforma privada. Realmente la decisión la determinan tus propias carpetas, seguro que hay algunas que no te importa compartir y otras que han de permanecer con un grado de privacidad determinado.
La empresa guardando archivos en la Nube
La empresa no solo maneja y almacena archivos propios de su actividad también lo hace con los archivos de sus clientes.
Según algunas encuestas, el 90% de los clientes desconfían de que sus datos sean almacenados en plataformas masivas que al final relacionan con gigantes de la Nube como Amazon o Google. La desconfianza es creciente y el conocimiento de las normativas de protección de datos como RGPD aportan un plus que les permite establecer criterios.
Conviene recordar que al contrario de lo que piensan muchos, los datos de los clientes no son propiedad de la empresa. Los ficheros suelen ser facturas, presupuestos, contrataciones. Suelen contener datos del cliente, su localización, números de cuenta e información relativa a su actividad.
Por otra parte, para el empresario tampoco es apetecible que la información relativa a su actividad se encuentre en archivos almacenados en algunas de esas Nubes tan populares.
Tres almacenamientos privados a tener en cuenta
Dispositivo NAS
Nube NextCloud
Dataprius Cloud
Dispositivo NAS. Para guardar archivos en la Nube manteniéndolos en red local.
Se trata de un dispositivo que normalmente va conectado mediante cable de red al router y que permite guardar y compartir archivos tanto en la red local como por Internet.
La instalación es muy sencilla y en pocos pasos se dispone de un pequeño servidor dónde todos los dispositivos y ordenadores de la red podrán conectarse para almacenar y compartir los ficheros.
Usar un NAS es recomendable cuando se almacenan archivos de gran tamaño y se requiere un uso frecuente. Por ejemplo, archivos pesados de vídeos e imágenes, aunque siempre hay que recordar que no es seguro guardar los archivos en un único lugar ya que el dispositivo físico puede estropearse y esto puede ser una catástrofe si no se realizan copias de seguridad.
Frente a una solución Cloud externa, sin instalaciones locales, se siguen planteando una serie de problemas:
Mantener la seguridad frente al acceso externo.
Vulnerabilidad en cuanto a ataques de virus del tipo Ransomware o Cryptolocker
Cuello de botella de conexiones externas hacia el dispositivo local.
Incidentes físicos como roturas, robos, incendios, etc.
Problemas de continuidad del servicio por cortes de Internet o suministro eléctrico.
La ventaja de un sistema NAS es que se dispone de un almacenamiento de archivos pagando una sola vez, no es necesario el pago periódico de un almacenamiento externo.
Puede ser recomendable cuando se tienen conceptos de seguridad y se realiza una mantenimiento serio. En cualquier caso funcionará bien si son pocas las personas que accederán al almacenamiento.
Este software es similar a Dropbox con la diferencia que éste es de código abierto permitiendo a quien lo desee instalarlo en un servidor privado.
Como hemos dicho, es una alternativa privada, ante Dropbox y Drive, aquí tenemos que subrayar lo de «privado» porque el sistema será gestionado de forma autónoma para disponer de un almacenamiento propio, los archivos no circulan hacia lugares desconocidos de empresas USA. (The issue with Public Cloud). Por tanto , permite cumplir RGPD si se instala en un proveedor europeo.
La cantidad de ficheros a guardar estará determinada por el espacio de disco contratado para el servidor en Cloud.
Requiere, por tanto, de la instalación de un servidor en la Nube.
Se necesita personal informático para su instalación y mantenimiento. Se suele instalar sobre plataformas Linux que junto con su diseño aportan gran seguridad. Dependiendo de la necesidades habrá que comprar la licencia empresarial:
Dataprius. Guardar documentos en la Nube a modo de Intranet.
Más que guardar archivos permite el trabajo diario con ellos. Los ficheros residen en la Nube y no es necesario sincronizarlos con copias locales. Dispone de todas las características de un sistema en la Nube privado y corporativo pero con extrema sencillez de uso.
La instalación consiste en descargar la aplicación desde su sitio web: Descargas Dataprius
Algunas de las características más importantes son:
Trabajo diario con archivos y carpetas sin tener que sincronizar y sin dejar huella (Zero footprint)
Inmune a virus Ransomware o Cryptolocker.
Cumplimiento RGPD con entrega de contrato firmado a sus clientes.
Sencillez de uso e integración con herramientas de Office.
Extras como backups y redundancia de los ficheros.
Como buen sistema privado, existe una gestión del acceso a las carpetas que permite establecer permisos de forma sencilla y práctica: Vídeo: Permisos de carpetas Dataprius
Se trata de un sistema de almacenamiento y gestión de documentos con el que las empresas y los profesionales pueden acceder a los ficheros y trabajar con ellos desde cualquier lugar. Incluso lo podemos definir como una Intranet que actúa como repositorio central de acceso a los documentos y que cuenta con una gran simplicidad en la organización de la información, los datos y permisos.
Dispone de mecanismos de protección de los ficheros. Evita borrados accidentales y los conflictos de archivos cuando varias personas trabajan sobre el mismo documento. Video: Almacenamiento en la Nube sin conflictos de archivos
Se ajusta a las necesidades de almacenamiento y número de usuarios en cada momento, dispone de soporte técnico para cualquier tipo de incidencia todos los días del año.
En qué consiste el trabajo colaborativo facilitado por las plataformas en la Nube, cuáles son sus características y las ventajas para las empresas. Esperamos poder aclarar conceptos a los lectores y sobre todo ayudar a las empresas y profesionales a ganar productividad en su trabajo diario.
Trabajo colaborativo entre los empleados de la empresa.
¿Qué es el trabajo colaborativo?
En primer lugar el trabajo colaborativo es aquel que por realizarse en grupo obtiene mejor resultado del que tendría la suma individual del trabajo de cada miembro.
Consiste en un grupo de personas que colaboran para la consecución de un objetivo común. Cada miembro se involucra y coopera en la tarea. Las empresas más dinámicas e innovadoras buscan perfiles con habilidades para el trabajo en equipo, quedando esta capacidad por encima de los títulos o de la experiencia laboral.
El trabajo colaborativo en la empresa
Hoy en día, el trabajo en equipo es una de las claves del exito y las tareas colaborativas pueden abarcar a muchas personas, distintos departamentos, incluso varias organizaciones e instituciones.
Es por ello que es de gran importancia contar con una plataforma colaborativa multiusuario con la que trabajar de manera segura. Las herramientas de trabajo en Cloud son las que facilitan desde siempre y ahora más que nunca, este modelo de colaboración.
Una plataforma colaborativa en cloud
Es una herramienta informática o espacio virtual de trabajo que centraliza y almacena la información. Al ser un entorno multiusuario, podrán trabajar o colaborar entre empleados, departamentos, clientes, etc.
Trabajo colaborativo en plataforma multiusuarios.
Ventajas y beneficios del trabajo colaborativo en la empresa.
Equipo multidisciplinar
Contar con un equipo cuyos miembros tienen distintos perfiles, diversos puntos de vista e ideas, pero en el que todos ellos persiguen un objetivo común, hará sin duda que el proyecto obtenga resultados extraordinarios.
Mejora de la productividad
Sin lugar a dudas la productividad de la empresa se verá muy favorecida gracias a la combinación de dos factores importantes; el que este tipo de sistema organizativo suele motivar bastante a los trabajadores a conseguir los objetivos propuestos, y la eficacia y agilidad que se consigue en el trabajo diario cuando se dispone de una buena herramienta colaborativa.
Interacción e interdependencia del equipo
Con el trabajo colaborativo, las relaciones sociales entre compañeros de trabajo tiende a mejorar cuando predomina el clima de la cooperación y colaboración. A su vez, se necesitan entre si para conseguir su objetivo común, por lo que se verá favorecida la comunicación y confianza entre ellos.
Grado de satisfacción
Con el trabajo colaborativo, los empleados se sentirán mucho más valorados y satisfechos por su labor en la empresa ya que cada uno de ellos es fundamental y esto hace que se sientan felices con su trabajo realizado.
En conclusión, la empresa ganará en eficacia y eficiencia en muchos y diferentes aspectos con el trabajo colaborativo.
Diferentes herramientas según la actividad desarrollada.
Dependiendo de su actividad las empresas disponen de una amplia gama de aplicaciones en la nube que permiten el trabajo colaborativo.
Algunas de las herramientas más usadas son :
CRM (Customer Relations Management). Para gestionar información relacionada con los clientes.
ERP ( Enterprise Resource Planning ). Son sistema de planificación de recursos empresariales. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa. Muchas áreas de la empresa pueden trabajar de forma colaborativa.
Almacenamiento en la Nube. Centraliza y permite la gestión de los documentos de la empresa.
Almacenamiento en la Nube
Es importante destacar que la plataforma que escojamos no ocasione conflictos de archivos al trabajar varios usuarios sobre un mismo documento ya que esto ocasionaría el efecto contrario al deseado, dando lugar a errores, pérdida de tiempo y gran confusión sobre cuál es la última versión correcta del fichero.
Al centralizar los documentos, la mejora será perceptible desde el mismo momento en que se comience a utilizar una aplicación informática adecuada para ello. Un sistema que no cause errores de archivos, que no sincronice y distribuya la información por múltiples dispositivos, que tenga mecanismos de protección y seguridad de la información, y que permita trabajar con un gran volumen de archivos y de usuarios compañeros, clientes, proveedores, etc.
La seguridad de la Nube es un tema de creciente interés. Existe gran confusión porque se mezclan las ideas sobre de seguridad y privacidad. Son conceptos muy relacionados pero diferentes, vamos a verlo con claridad en este artículo.
El origen del problema viene de que el mundo de Internet se mueve por modas. Esas modas las imponen las grandes empresas de Internet. Mediante grandes campañas publicitarias, una característica puede convertirse en un argumento para promover el uso de un determinado sistema.
El resultado es que confundir seguridad y privacidad es habitual. Intencionadamente se siembra el desconcierto en cuanto al significado de estos conceptos.
Como la seguridad es algo demandado para cualquier servicio en la Nube, las grandes empresas lanzan campañas sobre cierta medida de seguridad. Lo que ocurre es que que el público acepta esta medida como prueba de que la totalidad del sistema es seguro y que además preserva la privacidad de los datos.
Los historiales de seguridad de algunos grandes son lamentables y por ello no extraña que intenten limpiar la imagen con enormes y permanentes campañas:
Puede resultar tan simple como infantil. Imaginemos el coche más inseguro de todos los fabricados en el mundo. Un coche no pasa ni los más mínimos test de seguridad, con una escasa protección ante colisiones, con un motor que se incendia. Bastará con hacer una campaña publicitaria masiva en la que decimos que el coche tiene 6 airbags. Enseguida el público dará por hecho que el coche es muy seguro.
Que un sistema disponga de una medida de seguridad en concreto, no supone que el sistema sea seguro en su totalidad y tampoco que cuide de la privacidad de los datos.
En la actualidad hay dos conceptos sobre seguridad en los servicios en la Nube que corresponden a esta dinámica publicitaria:
Los que se exponen como seguros por ofrecer autenticación en dos pasos o multifactor.
Los que disponen de cifrado de datos o archivos.
Veamos el caso de Google Drive y Dropbox que disponen de autenticación en dos pasos.
Para empezar, decir que es una estupenda medida de seguridad que protege de accesos no autorizados mucho mejor que una autenticación convencional.
Pero: ¿hace esto que estos sistemas sean seguros en su totalidad?
Veamos un momento. La seguridad en la autenticación tiene efecto si todos los usuarios entran al sistema y ven la información almacenada una vez verificadas sus claves. Es efectiva 100% si usamos en sistema de forma directa online, como cuando nos conectamos a nuestro banco tras introducir las claves.
Pero, cuidado, porque si de alguna forma esta información acaba copiada en ordenadores o dispositivos entonces es de nula utilidad. Esa seguridad pasa ahora a depender de la de esos dispositivos.
Resulta que tanto Drive como Dropbox son sincronizadores de archivos. Esto significa que tras un acceso seguro, el sistema copia los archivos almacenados en la Nube en nuestro ordenador. Si usamos tres ordenadores, pues tendremos tres copias de los ficheros almacenados. Cada usuario que se conecta también copia los ficheros en su disco.
Pongamos por caso una empresa que contrata una cuenta de 5 usuarios. No es exagerado pensar que cada usuario use su acceso desde el ordenador de la oficina, desde casa y con el portátil o la tablet. Tendremos los archivos de la empresa copiados en 15 lugares diferentes.
Es fácil llegar a una conclusión razonable. El acceso al sistema puede ser muy seguro, pero esa seguridad acaba en el momento en que todos los datos pasan a estar en dispositivos individuales que pueden tener nula seguridad.
Nadie en su sano juicio puede apostar por la seguridad y la privacidad de unos datos que pueden terminar copiados en inumerables dispositivos. Nadie que use un sistema de este tipo puede garantizar que los datos no terminarán en algún ordenador totalmente accesible para alguien interesado en la información. (Tomen nota los expertos RGPD)
Un sistema puede ser seguro pero no garantizar la privacidad.
En el caso anterior, el acceso a los datos no se produce por un problema de seguridad como tal, es realmente una carencia de privacidad. Nadie fuerza la seguridad del sistema, el sistema en si mismo coloca los datos en un lugar inseguro.
Tenemos que tener muy claro que seguridad no implica privacidad. Un sistema puede disponer de un alto grado de seguridad pero apropiarse de la información de los usuarios para uso propio, compartirla o comerciar con ella.
Vamos a continuar con Drive y con Dropbox. Aunque es mucho suponer, supongamos que son sistemas invulnerables con el máximo nivel de seguridad alcanzado por el ser humano.
Si luego resulta que la información almacenada de los usuarios es compartida con terceros diremos que no existe privacidad. Esto es real y en este Blog lo hemos publicado: Adiós a tu privacidad: Dropbox comparte tus datos con Google y Amazon (Tomen nota los expertos RGPD creyentes del Escudo de Privacidad)
El cifrado de los datos. Seguridad y privacidad.
Que un sistema realice un cifrado de la información para su almacenamiento se está convirtiendo en un argumento importante para demostrar seguridad.
Como hemos expresado anteriormente, el cifrado puede ser un componente de seguridad muy bueno, pero una vez más se transmite la idea de que con esta característica se cumple con todo.
El cifrado de los datos tiene por objetivo proteger la información fundamentalmente en dos casos:
La información en tránsito. Cuando circula por Internet.
La información en reposo. Cuando está en algún medio de almacenamiento.
Cifrado o encriptación de la información en tránsito.
Cuando los datos o los archivos viajan por Internet desde tu ordenador a un servicio en la Nube corren el riesgo de ser leídos por alguien.
Esto no es tan complicado ni extraño como puede parecer. En su viaje los datos pasan por redes que nos conectan al servicio en la Nube. Puede ser tan simple como que los datos viajen por el aire con una conexión Wifi.
La solución a esto es muy antigua. Se trata de hacer que los datos viajen cifrados de extremo a extremo. Son las conexiones SSL con certificado. Es el candadito que aparece en la barra de navegación cuando entras en una web.
Este tipo de cifrado se da por hecho en cualquier servicio en la Nube. Esta medida de seguridad es condición indispensable para la privacidad.
Las normas de privacidad como RGPD obligan a que los sistemas realicen un transmisión de los datos de esta manera.
Cifrado o encriptación de la información en reposo.
El almacenamiento en la Nube consiste en guardar datos y archivos en algún lugar de Internet. Que los datos se almacenen cifrados consiste en que se encripten estos datos cuanto la información se almacena en la plataforma de la Nube.
De nuevo tenemos que reflexionar sobre esta característica. Depende mucho de cómo se almacenan los archivos y los datos en el proveedor del servicio en la Nube. Las plataformas pueden guardar la información de formas muy diferentes. Si hablamos de almacenamiento de archivos, no tienen por qué guardarse en el formato habitual que manejamos en nuestros ordenadores. Por ejemplo Dataprius no guarda los archivos como tal y lo hace por bloques de bytes que son el código interno de dichos archivos.
La principal utilidad del cifrado de los datos en reposo consiste en impedir su lectura si existe un acceso no autorizado al corazón del almacenamiento en la Nube.
Más claro, sin un hacker consique llegar al lugar de almacenamiento de una plataforma se encontraría con información encriptada que no le sirve de nada.
La teoría es esa y está muy bien. Pero el hacker no es idiota, en todo sistema que tenga cifrado hay un mecanismo de descifrado. Esto es imperativo en un sistema en la Nube, siempre que haya un cifrado habrá algo que lo descifre para enviar los archivos sin cifrar al usuario y que los pueda descargar o usar. El hacker buscará extraer información pasando por el mecanismo de descifrado.
El cifrado de la información almacenada será bueno siempre que lo que está alrededor impida el acceso no autorizado. Conclusión: no es la panacea.
En cuanto a privacidad tenemos los mismo de siempre. Un almacenamiento cifrado no garantiza que ese servicio en la Nube no haga uso de esos mecanismos de descifrado para apropiarse de la información, comerciar con ella o cederla a terceros. Si el servicio cumple con RGPD y firma los contratos entonces existe la garantía de que si hace esto podrían sufrir fuertes sanciones.
Conclusiones. ¿Qué es la Seguridad y que es privacidad de un sistema en la Nube?
La seguridad tiene por objetivo evitar accesos no autorizados a la información y daños al sistema.
La seguridad no implica necesariamente privacidad.
Una vulnerabilidad de seguridad puede permitir accesos indebidos a la información por parte de terceros, entonces el problema de seguridad implica un fallo de privacidad.
La falta de privacidad de un sistema no implica que sea inseguro.
La privacidad es el concepto relacionado con la protección de los datos de los usuarios frente a terceros. Un proveedor muy seguro podría apropiarse los datos de sus clientes. El cumplimiento normativo como RGPD es fundamental, el proveedor nos da garantías si firma los contratos RGPD.
La privacidad sí implica seguridad.
Por fuerza un sistema que garantiza la privacidad debe disponer de mecanismos de seguridad que al menos impidan el acceso a la información por parte de terceros.
Si existe un cumplimiento RGPD el proveedor debe tomar las medidas de seguridad que dictaminan las normas.
Firmar los contratos RGPD por escrito y con copias para ambas partes puede ser fundamental, demuestra que el proveedor está comprometido a mantener la seguridad, mucho más allá que los cifrados, los accesos o cualquier otra característica publicitada.
En Europa, el cliente puede exigir estos contratos para cualquier servicio en la Nube. En muchos países de américa latina también porque existen normas compatibles.
La edición de documentos de Word en la Nube es una necesidad. Hace años que Microsoft Office 365 ofrece esta funcionalidad y todo el mundo conoce Google Docs. Pero no son las únicas plataformas que permiten el trabajo online con nuestros archivos de Word.
Documentos de word. Edición online.
El procesador de texto de Microsoft Office es Word y para poder editar en línea es necesario disponer de Office 365. A pesar de su alto coste, tiene una legión de usuarios que lo usan dentro de la plataforma en la Nube de Microsoft. Sobre todo se trata de aquellos que quieren algo muy parecido al editor de escritorio y que quizá no conocen otra alternativa.
Existen otras plataformas para editar documentos de Word en la Nube. Quizá no tan conocidas pero a un coste más reducido, con unas prestaciones y un grado de sencillez que permiten no echar de menos el editor de Microsoft.
En muchos casos la edición se realiza siempre online y sin la necesidad de tener Office instalado en su ordenador o dispositivo.
Alternativas populares para Word online.
Google Docs
Sin duda, Google Docs es de las aplicaciones más populares y conocidas para editar documentos gratis, pero para su uso en la empresa, no es recomendable ya que siempre está el trasfondo de la seguridad y de la protección de datos que queda descubierta con el uso de esta herramienta.
Tiene un problema del que muchos usuarios se quejan. En esta herramienta de Google hay que convertir los archivos a Word al formato propio de la aplicación. Esta conversión dificulta el trabajo con formato Word en cualquier momento en el que queramos tener los archivos en el formato tradicional.
Es una utilidad totalmente orientada al trabajo online, la única forma de integrarla en nuestro disco duro será mediante Google Drive. De nuevo el problema de la seguridad y la privacidad, muchos no quieren que sus documentos anden por Google.
Disponen de aplicación para iOS y Android. En este último sistema operativo viene preinstalada por defecto, lo cual le aporta una interesante cuota de mercado.
OnlyOffice
El gran desconocido, Only Office es una suite de ofimática gratuita y alternativa potencial a las versiones web de la suite Google Docs y Microsoft Office, también para los usuarios de Linux.
Su versión gratuita está orientada a pequeñas empresas y a consumidores individuales. Para empresas de mayor tamaño dispone de una versión de pago.
Crea documentos, hojas de cálculos y presentaciónes, pudiendo añadir a éstos, comentarios y chat en vivo.
Destaca por tres enormes ventajas:
Privacidad. Tanto el software como el desarrollo son europeos (RGPD).
Admite multitud de formatos, no solo los propios de Word, también OpenOffice y LibreOffice.
Sencillez y velocidad. La sencillez de los editores es muy apreciada entre sus usuarios.
La gran ventaja es que podemos editar en multitud de formatos teniendo en cuanta que no habrá conversiones de los archivos.
Siempre conservaremos nuestro archivo de Word, independientemente de que lo editemos online, luego podremos hacerlo con nuestro Office de escritorio usando el propio archivo.
Libre Office Online
Se trata de la versión online de la conocida suite de software libreLibre Office. Permite la edición de Word y de otros formatos.
Para usar Libre Office Online Se necesita instalar un servidor propio en la Nube. Entonces se podrá disponer de toda la capacidad de este entorno de Office.
Se trata de un servicio de servidor construido a partir del código principal del proyecto LibreOffice que proporciona visualización y edición visual colaborativa de una gran variedad de tipos de documentos.
Como hemos dicho, no se proporciona un servicio en Cloud. La propia empresa desarrolladora declara que no tiene previsto desarrollar y financiar una solución de nube similar a los productos existentes de Google y Microsoft
Collabora Office
Se trata de una versión de Libre Office Online.
Collabora Office está pensada para entornos colaborativos y se trata de una suite ofimática que soporta la mayoría de formatos de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Se considera la versión corporativa de Libre Office.
Dispone de funcionalidad de edición colaborativa y se puede integrar por ejemplo con NextCloud.
Dataprius como solución integrada de almacenamiento y edición de Word.
Diseñado para empresas, el sistema Dataprius tiene la finalidad de proporcionar no sólo un almacenamiento seguro para el archivo digital de la compañía sino un espacio de trabajo donde la facilidad de uso es una de sus grandes cualidades.
Gracias a la integración con OnlyOffice se puede trabajar de manera rápida y fluida con los archivos tanto en su versión web como en la aplicación de escritorio. Se pueden crear y editar documentos directamente en Cloud en un entorno multiusuario y desde cualquier tipo de dispositivo.
Al disponer de funcionalidades como las auto copias o auto guardado cada 20 segundos, de los archivos en los que se trabaja o se realizan cambios, sumado a los backups autómáticos que realiza la aplicación y el registro o historial de acciones, el trabajo realizado y en general la documentación de la empresa se encuentra protegida ante amenazas externas y errores humanos.
A diferencia de otras aplicaciones de almacenamiento y trabajo en cloud, Dataprius ofrece este servicio por sesiones simultáneas realizadas, en vez de licencias de suscripción individualizada por usuario, como ocurre en la mayoría de casos.
Esto se traduce en un importante ahorro ya que por regla general, si una empresa tiene por ejemplo 50 usuarios, podrá contratar 20 sesiones de edición activa y no necesariamente 50, lo cual significa que, puede haber 20 usuarios editando distintos archivos a la vez y esto suele significar una diferencia importante del precio final de la cuenta, abaratándolo considerablemente.
La finalidad de la edición online. Trabajar en la nube.
Es común el trabajar con distintos dispositivos y desde distintas ubicaciones u oficinas, y es por ello que el almacenamiento en la Nube de los documentos de trabajo es más que conveniente para el flujo de trabajo diario, convirtiéndose realmente en una necesidad para muchos.
Trabajando en la Nube, podrás crear y editar documentos, compartirlos con compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc. , podrás organizar los archivos, almacenarlos y encontrar tu información con una gran agilidad y rapidez, aportando productividad a tu empresa desde el primer momento.
El mecanismo ya no consiste en trabajar en local para después subirlo a la nube, ahora se trata de realizar el trabajo directamente en cloud para evitar conflictos de archivos, duplicidades en los documentos e incluso pérdidas del trabajo realizado.
El trabajo diario se vuelve más productivo y ágil, ya que con cada mejora que realizan las aplicaciones de almacenamiento y trabajo en la nube, nos ahorran pasos y se automatizan tareas que antes conllevaban más tiempo de implicación.
Recordar que en la mayoría de los casos, sin el trabajo en la Nube no hay movilidad de los empleados, flexibilidad de horarios o conciliación familiar. Los tiempos en que había que desplazarse a la oficina para editar unos Word o cualquier tipo de documentos hace tiempo que quedaron atrás.
Próximamente se lanza la nueva versión Dataprius 7.2. Entre las mejoras, destaca la nueva ventana de gestión de los clientes, lo que en la aplicación se denominan Usuarios Web.
Compartir archivos o repositorios con los clientes es ya una necesidad para las empresas de todos los sectores y todos los tamaños.
La idea fundamental es sin duda: Agilizar la relación documental de las empresas con sus clientes.
La nueva versión ya está disponible en la zona de descargas. Próximamente mediante actualización automática.
Los comentarios y las sugerencias de nuestros usuarios han sido determinantes para el desarrollo de esta mejora. Hay una frase de Mark Zuckerberg, el creador de Facebook que sintetiza muy bien nuestra idea de evolución del sistema: «Desarrollamos la aplicación y los usuarios deciden para que sirve y cómo usarla«.
Reconocemos que, en ocasiones, quedamos sorprendidos por la forma en que nuestros clientes usan el sistema. Existen varios sectores que hacen un uso intensivo de las capacidades de Dataprius para compartir documentos con los clientes.
Ahora, la aplicación separa más los roles de Compañeros y de Usuarios Web.
Recordar que, desde los inicios del sistema esta división evita errores y problemas de seguridad cuando se comparten los archivos y las carpetas, nunca queremos que los documentos internos y privados de la empresa queden visibles por confusiones al compartir.
La versión 7.2 incorpora un nuevo icono en el escritorio.
Ahora la visión de la lista de nuestros Usuarios Web es más completa y dinámica.
Enseguida, comprobamos que desde una misma ventana podemos gestionar todo los relativo a los usuarios.
Este nuevo panel de usuarios permite:
Una navegación rápida por los usuarios comprobando datos de un vistazo.
Incluye nuevos campos que serán de gran utilidad como: Teléfonos, Etiquetas e Info.
Búsquedas rápidas por todos los campos de datos de cada usuario.
A parte del clásico botón de «Enviar Invitación» se incluye uno nuevo de «Solicitar Archivos»
El Nuevo botón de Solicitar Archivos
Permite enviar un email con un enlace de subida de archivos al usuario. El usuario solo tendrá que hacer click en el enlace para acceder. Los archivos subidos por el usuario entrarán como siempre en nuestra Bandeja de Entrada.
El enlace de subida de archivos caducará pasado un tiempo o cuando el destinatario haga uso de él y suba sus documentos.
Nuevos campos para los usuarios
Los usuarios de Dataprius demandaban ampliar la información almacenada para los clientes. Se han agregado nuevos campos.
Las etiquetas sirven sobre todo para agilizar las búsquedas o clasificar los usuarios bajo cierto tipo que decida la empresa. Aunque el sistema ya dispone de la posibilidad de formar grupos de usuarios las etiquetas pueden ser de gran utilidad.
Mejoras en la asignación de permisos
Se simplifica la ventana de asignación de permisos y se acelera la carga de las carpetas.
La carga de las carpetas permitidas es mucho más rápida. Ahora, cuando se hace click sobre la carpeta para otorgar o denegar permisos se muestra la opción de hacerlo: solo sobre esa carpeta o también con las subcarpetas. Antes la opción aparecía separada del árbol de carpetas y resultaba incómoda.
Visión de Carpetas y archivos de los clientes integrada
Navegando por la lista de los usuarios podemos ver las carpetas compartidas con ellos.
De la misma forma se incuyen pestañas para:
Editar notas sobre el registro del usuario
Ver los emails que hemos enviado al usuario
Las notas sobre cada usuario son de gran utilidad, esto lo hemos comprobado en nuestras pruebas con algunas empresas.
Nuevo panel de control de Archivos Recibidos desde la Web
Ahora es mucho más fácil gestionar los archivos que los clientes han subido desde la Web. Se visualizan los envíos atendidos.
Cuando algún cliente (Usuario Web) sube archivos a nuestro sistema y algún compañero gestiona los archivos recibidos, ese envío se clasifica como Atendido.
Panel de Acciones Predefinidas
Se trata de ejecutar acciones sobre todos los Usuarios Web. Por el momento se dispone de dos acciones:
Enviar invitación a todos los usuarios.
Crear carpetas para todos los usuarios.
Cuando se importan gran cantidad de Usuarios Web al sistema muchas empresas necesitan que esos usuarios tengan ya carpetas predefinas y permitidas para estos usuarios.
Antes, la única forma de asignar permisos automáticamente sobre una carpeta consistía en enviarla por email al usuario.
Compatibilidad con nombres de archivos y carpetas en cualquier codificación de cualquier idioma.
Ahora dataprius admite múltiples cdificaciones para los nombres de archivos y carpetas, entre ellas:
Chino
Hebreo
Cirílico
Muchas empresas clientes de Dataprius desarrollan su actividad a nivel internacional, no es extraño que manejen documentos en distintas codificaciones.
Firma digital de documentos PDF.
Se ha agregado al sistema la funcionalidad de firmar digitalmente archivos PDF.
Los documentos pueden firmarse con cualquier firma que tengamos en el Almacén de Firmas de Windows. Cuando firmamos un fichero, éste se guarda automáticamente en el sistema.
Las firmas pueden incluir marcas de imagen y la aplicación permite definir su posición y la página dónde queremos colocarla.
Guardar archivos descargados desde el navegador de Internet.
Ahora Dataprius detecta automáticamente aquellos archivos que descargamos de Internet con nuestro navegador. Se controla la carpeta por defecto de Windows de Descargas. Al producirse una descarga en ella, se muestra una ventana que nos permite guardarlos en Dataprius seleccionando la carpeta dónde queremos hacerlo.
Mejora en las descargas de los Backups
Se ha optimizado el proceso de descarga de archivos de Backups, con una conexión de mediana calidad se podrá observar que la velocidad de descarga es hasta el doble.
Implantar RGPD. Para las empresas que quieren cumplir con la ley y proteger los datos de sus clientes ha sido un esfuerzo. Todo esto parece no servir para nada cuando vemos que para algunas tecnológicas existe total impunidad en el manejo y venta de los datos.
Cualquier empresa europea tiene todo el derecho del mundo a pensar que el Reglamento de Protección de Datos es una patraña para imponerle unas normas bajo fuertes sanciones mientras que otros andan exentos de reglas e imposiciones.
Supuestos especialistas en protección de datos, nunca han advertido a las empresas sobre los traficantes de datos que hay tras esas aplicaciones tan populares y muchas veces gratuitas que miles de usuarios tienen instaladas.
Se suceden los casos, para colmo todos estos traficantes de datos muestran páginas web dónde dicen cumplir.
Hace unos días hemos visto como quedaba demostrado que Avast ha estado vendiendo los datos de sus usuarios.
Pues a una empresa europea esto le puede traer sanciones de hasta 6 millones de euros e incluso el cierre. A estos seguramente no les va a pasar nada.
Esta es la realidad que estamos viviendo con el RGPD.
Mientras cada país de la Unión Europea tiene su Agencia de Protección de Datos, en España AGPD, que pueden imponer enormes sanciones a las empresas de su país, otras aplicaciones solo responden ante las leyes de sus países de origen o dónde tengan su domicilio.
Si el RGPD funcionase de verdad, los jueces deberían haber bloqueado los pagos a cuentas de Avast, en España y en toda Europa.
Resumiendo, si tienes una empresa en Europa, come y calla. Alguien piensa que la AEPD va a imponer alguna sanción a Avast, sinceramente no creo que ocurra. Es más sencillo ir a por otros de tu país que meterte en ese jardín. Algunos ingenuos siempre hemos pensado que la ley estaba para proteger a los débiles, todavía recuerdo como la AEPD reculó con Drive y Dropbox.
¿A quién ha beneficiado hasta ahora el RGPD?
Algunos colectivos beneficiados hasta el momento:
Consultores y abogados que han cobrado por adaptación RGPD en las empresas.
Funcionarios dedicados al cumplimiento RGPD.
Todas las empresas de Estados Unidos que asimilan RGPD a Privacy Shield.
Los usuarios de servicios legales y éticos que cumplen la norma.
Cientos de consultores han cobrado bastante bien por la «Adaptación RGPD» a las empresas. Los funcionarios encargados del cumplimiento RGPD en las administraciones públicas tienen trabajo y consolidan su puesto. A todas las tecnológicas de Estados Unidos les ha bastado con el Privacy Shield para competir con las empresas Europeas y luego hacer negocio con los datos de los usuarios.
Por ser positivos, el RGPD beneficia a los clientes de empresas que lo cumplen. Con ellas tienen garantías de que sus datos no serán cedidos o vendidos. Como usuario no es difícil pensar que depositamos nuestra confianza en empresas que manejan: teléfonos, domicilios, tarjetas, números de cuenta … información de la que extraer nuestros hábitos, nuestra situación económica y hasta nuestro estado de salud.
¿A quienes está perjudicando gravemente el RGPD?
Pues hay que seguir un razonamiento sencillo y vemos como indirectamente el RGPD es un torpedo en la línea de flotación de todas las Startups europeas del sector de las tecnologías.
Lo primero que hay que dejar claro es que los emprendedores y las empresas tecnologícas europeas no están formadas por idiotas que no puedan competir con las Empresas de Estados Unidos a nivel técnico. Hay programadores e ingenieros mucho más capaces que los norteamericanos, también hay muchas innovaciones en aplicaciones y servicios que ni siquiera se llegan a conocer.
El problema está en la financiación, existe una situación disfuncional con el RGPD.
Cuando una Startup con sede en los Estados Unidos busca financiación para un proyecto es fácil que encuentre inversores dispuestos a poner millones de dólares para lanzar la empresa. Hablamos de esas aplicaciones tan populares que tienes instaladas, muchas son gratuitas.
Todos sabemos que en Europa no existe la misma disponibilidad de inversores para un proyecto tecnológico, lo que ocurre es que no se llega al fondo del asunto.
Cuando se dice que «Los datos son el petróleo del siglo XXI» se está describiendo una realidad, aunque esta realidad es oculta. Los fondos de inversión en Estados Unidos, valoran la cantidad de usuarios y los datos que pueda obtener un proyecto determinado. Ese proyecto tecnológico vale tanto como los datos de sus posibles usuarios.
Los proyectos tecnológicos de los Estados Unidos nacen con millones de dólares de inversión, aunque solo se hayan presentado con un Powerpoint y aunque no tengan un plan de negocio sostenible. Muchas grandes tecnológicas viven de rondas y rondas de financiación. El último en invertir compra las acciones de los anteriores, los primeros se retiran con millones en beneficios, la patata caliente pasa ahora a otros que esperan colocar las acciones a los siguientes, esto se llama Sistema Ponzi. Ojo porque entre rondas de financiación hay comercio de datos oculto que producen grandes ingresos.
Esto no es una teoría de la conspiración. Es una realidad. Whastapp fue comprado por Facebook por 22.000 millones de dólares. Nadie paga por WhastApp, pero si se paga por los datos y como vemos no es barato. Que alguien haga las cuentas con Dropbox y verán que tampoco cuadran.
¿Tu experto RGPD no tiene ni idea de esto verdad? Ese que dice que con Privacy Shield está todo solucionado.
Las empresas tecnológicas Europeas no obtienen financiación porque con RGPD están fuera del mercado de inversión. Los inversores saben que si esa empresa tiene sede en europa no podrán vender ni comerciar con los datos de sus clientes. ¡No pueden ser valoradas por datos!
Los millones obtenidos por las tecnológicas de Estados Unidos se destinan en gran parte a publicidad. Que todo el mundo las conozca genera una confianza irracional, es un fenómeno bien conocido desde los tiempos de los nazis.
También machacan los precios de los productos tecnológicos, bien merece la pena darlo todo gratis con el fin de tener millones de usuarios, que aportarán datos ¡por supuesto!
Lo bueno del RGPD para las tecnológicas de Europa
La parte buena es que las tecnológicas de Europa han de ser empresas sostenibles que no basan sus ingresos en rondas de financiación de estilo Ponzi ni en la venta de datos.
En una futura explosión de las burbujas de Silicon Valley, las Europeas sobrevivirían. Lo que no sabemos es cuantas desaparecen todos los días fruto de esa competencia desleal respecto a las de Estados Unidos. Un buen servicio cuesta dinero y no tienen más ingresos que los pagos de los clientes.
Lo peor del RGPD para las tecnológicas de Europa.
No tener inversores. No es nuevo que muchos fondos de inversión solo buscan rentabilidad sin ningún tipo de consideraciones morales o éticas. Tus datos, los datos de tus clientes son mercancía que da valor a un determinado producto tecnológico.
La mayoría de la inversión se marcha a tecnológicas de los estados Unidos. Esto crea un retraso digital en la industria tecnológica europea.
Cumplir, tener ética o moral está saliendo muy caro. Encima de todo, el público tiene una buena imagen esas tecnológicas tan famosas.
¿Que significa RGPD para Dataprius?
El compromiso expresado por escrito y entregado a nuestros clientes en formato PDF de que se cumplen las normas de protección de datos.
Mientras en Alemania es habitual, Datapriuses la única empresa Cloud de España que firma los contratos RGPD en formato de documento entregado y firmado a sus clientes.
Todo el almacenamiento de datos de los clientes y todos los servidores están en Europa. No reducimos costes usando proveedores baratos como Google o Amazon.
No podemos garantizar que no se produzca un fallo en el sistema, no podemos garantizar el no ser victimas de un ataque de seguridad. Lo que si podemos garantizar, porque es voluntad y compromiso por escrito es que : Jamás vamos a vender o traficar con los datos de nuestros clientes. Esta es la mayor fuerza y prestigio que podemos tener frente a las tecnológicas de Estados Unidos.
Es lógico que no temamos firmar los contratos RGPD con los clientes.
Nos interesa tu opinión: Envíanos un comentario indicando por qué piensas que otras tecnológicas no firman el contrato previsto en RGPD.
Los backups en la Nube están de plena actualidad. Muchas empresas han sufrido o temen ataques de tipo Ransomware o Cryptolocker. Otras empresas se ven obligadas por ley a mantener una copia de sus datos en otra localización. También se interpreta como un modo de tener los archivos disponibles desde otro lugar.
Por estas razones, los backups o copias de seguridad en la Nube gozan de una amplia y creciente demanda.
¿Qué es un Backup o copia de seguridad en la Nube?
Como hemos indicado, este modelo de Backup responde a la necesidad de mantener la copia de seguridad en otro lugar diferente a dónde residen nuestros documentos, los datos se almacenan en Cloud.
Lo que se busca es que el sitio de almacenamiento esté libre de incidentes locales que podrían provocar la pérdida de nuestros archivos. Además que esa copia esté disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento, es la característica que sólo la Nube nos puede proporcionar.
Debido a este incremento de la demanda, en los últimos años ha aumentado considerablemente el número de proveedores en cloud de copias de seguridad o backups en el mercado, los cuales responden a la necesidad creciente de proteger nuestra información ante posibles amenazas locales como roturas, robos, incendios, virus o más.
Previamente a la contratación del servicio de copias de seguridad, es importante diferenciar la información que se va a almacenar en ellas, para poder distinguir el tipo de proveedor que se adecúa mas a nuestras necesidades. No es lo mismo un Backup particular que uno para la empresa.
Backups o copias de seguridad en cloud para la empresa.
En este artículo nos centramos en las copias de seguridad para información sensible, como ocurre con las empresas.
Backups en cloud para la prevención de pérdida de datos.
En estos casos, la información a almacenar es siempre delicada pues contiene el trabajo diario de la organización, información de clientes, números de cuentas bancarias, de domicilios, documentos de identidad y muchos más datos privados, que de hecho, dependiendo de la actividad desarrollada, puede contener información mucho más delicada aún, como es el caso de clínicas, hospitales, bancos, etc.
Por tanto es fundamental tener confianza en la empresa proveedora del servicio de backups en la nube, y para ello, hemos de comprobar que cumple ciertos requisitos básicos de seguridad.
Además, deberán firmarnos RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Este es un contrato previsto por la ley, se suele denominar Contrato de Prestación de Servicios por Parte de Terceros.
En relación la infraestructura donde se alojarán los archivos, es aconsejable cotejar que el centro de datos tenga unas medidas mínimas de seguridad tanto físicas como técnicas.
También es recomendable que los servidores del proveedor se encuentren localizados en Europa para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Importancia de realizar copias de seguridad
La realidad actual es que generamos una gran cantidad de archivos digitales, siendo esta documentación especialmente vulnerable a los siguientes sucesos:
1- Infección por virus y secuestro de la información.
2- Pérdida por errores humanos, borrados accidentales o mal uso de los archivos.
3- Daños sufridos en los ficheros que los convierten en ilegibles.
Ante cualquiera de estas soluciones, con los Backups podremos recuperar nuestros datos en unos minutos sin afectar así al desarrollo normal de la actividad de la empresa.
Backups periódicos
Es importante en la empresa realizar copias de seguridad con frecuencia o incluso a diario, convirtiéndose ésto en una tarea más de la que no nos podemos olvidar, por lo que es de gran comodidad elegir un proveedor que ofrezca este servicio de backups automáticos.
Algunos proveedores de backups en la Nube
Datos 101
Datos101 está orientado a empresas y autónomos y se pueden adquirir las copias de seguridad desde 20€/mes por usuario. Disponen de plataforma web que permite compartir archivos mediante la sincronización, para lo cual existen otras vías más seguras.
Acronis
Existen diferentes versiones del software de Acronis empezando por uno de bajo coste para un sólo ordenador y una versión empresarial para un número más elevado de ordenadores y servidores. Su sede se encuentra en Estados Unidos y tienen oficinas en E.E.U.U, Europa y Asia.
Copianube
Ofrecen una solución de copias de seguridad en línea enfocado a las empresas. Copianube consiste en un programa de respaldo y restauración que cumple protección de datos y tiene un precio muy asequible.
Sync
Sync es un sistema de almacenamiento en la nube que dispone de distintos planes en función de si es para uso individual o para equipos. Entre sus características dispone de backups y cumple con la normativa RGPD .
¿Y si lo vemos todo al revés?
¿Puede que estés buscando un backup en la Nube cuando realmente podrías trabajar en la Nube y que los backups se hagan solitos?
Se trata de un entorno de trabajo en Cloud para empresas y profesionales, el cual dispone de múltiples funcionalidades para agilizar trabajo diario en la Nube con los documentos y su archivado digital. Cumple normativa vigente RGPD y firma los correspondientes contratos de protección de datos.
Backups o copias de seguridad con Dataprius.
Ofrece a sus clientes, un backup automático semanal de manera gratuita.
La copia de seguridad se hace de forma automática en sus servidores europeos. Además la copia se almacena en otra zona geográfica.
De esta forma aunque no tengamos la costumbre de realizar copias, podremos disfrutar de la tranquilidad que supone tener un respaldo de nuestros archivos digitales.
Por otro lado, para aquellos que realizan con mayor frecuencia sus copias de seguridad, pueden solicitar backups bajo demanda, es decir, que cada compañía podrá realizar tantas copias manuales como desee con un coste realmente bajo.
Además con Dataprius es posible descargar el backup en su totalidad o sólo una parte, es decir, que podrá elegir si descargar una sola carpeta, varias o el total de sus documentos.
Recuperando datos con Dataprius. Eligiendo carpetas del backup a descargar.
También disponen de una aplicación llamada Dataprius Recovery, la cual permite crear y acceder a los backups para su descarga.
El sistema es redundante y la información se almacena por duplicado en dos ubicaciones distintas pero siempre cumpliendo con la normativa europea de protección de datos.
La Nube puede servir para trabajar directamente sobre los documentos, en este caso el Backup está integrado con el sistema.
El almacenamiento en la Nube está sustituyendo al tradicional almacenamiento físico en todas las empresas. En este artículo describimos los puntos fuertes y débiles de cada una de las opciones. Descubrimos las razones de esta migración masiva al Cloud.
Inconvenientes del almacenamiento físico en la empresa.
Seguridad
Nadie duda de que mantener sistemas de almacenamiento en la propia empresa supone un alto riesgo de seguridad para los datos almacenados.
Las grandes empresas que aún continúan manteniendo sus propios sistemas se ven obligadas a contratar servicios externos de seguridad informática.
Las Pymes, normalmente no disponen de recursos para esto. Son además, en los últimos tiempos el objetivo de hackers y de virus Ransomware o Cryptolocker.
La mayoría de las Pymes no disponen de un departamento IT. Actualmente el 85% de los ataques se realizan sobre servidores de empresas y los ciberdelincuentes van a lo fácil.
Se sabe que estos servidores locales están desactualizados y carecen de las medidas de seguridad adecuadas. De hecho, los propios routers que instalan las compañías de telecomunicaciones son un punto de debilidad.
Dependencia software y hardware
Tras realizar la inversión, es muy difícil dar marcha atrás, quedando la empresa esclavizada por una infraestructura y un mantenimiento.
Como decía Richard Brandson: «El objetivo de mis empresas no es mantener unas infraestructuras informáticas, hay que centrarse en nuestros productos y servicios, no somos una empresa informática«.
Por otro lado, hay que considerar que los cambios en la tecnología se producen a gran velocidad, es habitual que la dependencia de estructuras físicas provoque obsolescencia en los medios de tratamiento de la información de la empresa.
Vulnerabilidad a incidentes locales.
No son pocos los casos de empresas que usando un almacenamiento local han tenido que cerrar debido a incidentes locales como: robos, incendios o inundaciones.
Esa lección quedó bien aprendida tras los atentados del 11 de Septiembre. Solo las empresas residentes en las Torres Gemelas que disponían de un almacenamiento de datos externo sobrevivieron y pudieron continuar con su actividad.
También existen muchos casos más comunes en que la información se pierde simplemente por la rotura de discos.
Costes de instalación y mantenimiento
En el coste de instalación han de incluirse la compra de servidores, del software, elementos de red, su instalación y puesta en marcha.
A esto habrá que añadirle el mantenimiento e incidencias que puedan surgir.
Además, los servidores son ruidosos y generan bastante calor por lo que es necesario adecuar una ubicación bien refrigerada y que además no sea accesible fácilmente.
Los cortes en el suministro eléctrico o las subidas de tensión pueden provocar graves fallos en los sistemas y para evitarlos será necesario asumir también el coste de los elementos de protección eléctrica necesarios y su instalación.
Movilidad y acceso a los datos.
En plena era de la movilidad tanto los empleados como los clientes consideran natural el acceso externo a la información. Un almacenamiento físico local dificulta mucho proporcionar esa ubicuidad en la disponibilidad de los archivos o datos.
En la actualidad incluso existen argumentos sociales para exigir esa movilidad:
Proporcionar posibilidad de teletrabajo para evitar desplazamientos reduciendo el impacto ecológico.
Disponer de flexibilidad de horarios, es necesario disponer de acceso a datos y documentos.
Conciliación laboral
Escasa flexibilidad y escalabilidad de los medios.
El almacenamiento físico se encuentra limitado a la capacidad de los medios locales.
Es por ello que cuando se adquieren estos medios, ya sean servidores o dispositivo de almacenamiento como discos NAS se tiende a sobredimensinar sus capacidades para no quedarse corto a medio plazo.
La cuestión no es tanto la capacidad de espacio como la de computación. Agregar más usuarios requiere más capacidad de conectividad e incluso la adquisición de licencias para las que la infraestructura no está preparada.
Interrupciones del servicio
Las interrupciones del servicio por problemas en las instalaciones locales pueden provocar la paralización de la actividad de la empresa.
Al centralizar los datos en un almacenamiento local no se dispone de otra alternativa de acceso a la información más que las que proporcionan los medios físicos internos.
Posibles fallos en los sistemas detienen la actividad de la empresa dependiendo de que el personal informático realice las reparaciones. Cortes en el suministro eléctrico o de la conexión a Internet pueden provocar los mismos efectos.
Dificultad de cumplimiento legal en protección de datos.
Un dato, el 98% de las Pymes carece de un almacenamiento de datos cifrado. Esto es un requerimiento del Reglamento General de Protección de datos RGPD.
Si los archivos que almacena la empresa contienen datos personales no se deberían guardar sin cifrado o encriptación. Esto deja fuera de la ley a la práctica totalidad de las Pymes.
Por otro lado, tenemos todas esas empresas que han realizado un proceso de adaptación RGPD dejando de lado el almacenamiento digital de la información. El almacenamiento local debe incluirse con las medidas de seguridad y protocolos que describen las normas. Sin medidas de protección de la información o auditorías externas la propia empresa asume la responsabilidad.
Ventajas del almacenamiento físico en la empresa.
Velocidad de acceso a datos y ficheros.
Cuando la conectividad a Internet es escasa o deficiente, la diferencia de velocidad en las transferencias de datos o archivos en un almacenamiento local son muy grandes.
Existen sectores especialmente sensibles a la velocidad de transferencia de los ficheros. Son todos aquellos que manejan archivos de gran tamaño.
No contar o no poder contar con una apropiada conexión de fibra penaliza en posibilidades a las empresas. Esto va a adquirir aún más importancia con el advenimiento de las conexiones 5G.
Sentimiento de pertenencia.
Se trata de percepción basada en las emociones, entramos en un terreno que roza la psicología.
Está demostrado que tener cerca aquellos objetos de valor crea un sentimiento de control y tranquilidad. Mantener unos dispositivos físicos localizados y disponibles al tacto crean esa sensación de seguridad.
Mantener algo valioso como la información de la empresa en otro lugar provoca incertidumbres. Esto es cuestión de tiempo, pensemos que en el pasado el ser humano ya cambió la forma de almacenar el dinero físico, lo hizo por sistemas digitales que están en servidores de los bancos.
Gasto de una sola vez.
Los precios del almacenamiento físico son extraordinariamente económicos.
Los dispositivos o soportes proporcionan cada vez mayor capacidad y a un precio más reducido. Esta situación lleva a pensar que el gasto en almacenamiento sólo ha de realizarse una vez, disponiendo de gran capacidad.
La compra de estos dispositivos debe también considerar otros factores, el más importante es el uso que se le dará y las garantías que nos aportan en durabilidad, seguridad y persistencia de los datos.
Adecuado para las aplicaciones clásicas instaladas.
Tener aplicaciones clásicas o muy antiguas que requieren de instalaciones locales y almacenamiento local impide en muchos casos la migración a otros medios.
En cualquier caso, todas las estructuras clásicas que crean esa dependencia pueden ser sustituidas o modificadas.
Inconvenientes del almacenamiento en la Nube o Cloud Computing.
Desconfianza en los proveedores.
Es cierto que existe un número creciente de personas que desconfían no solo del almacenamiento, también de los servicios en la Nube en general.
La privacidad y la seguridad de las grandes tecnológicas ofrecen un historial lamentable:
Pero existen otros tipos de empresas, otras no tan populares, que desde hace años ofrecen servicios de almacenamiento en la Nube con privacidad y seguridad. Miles de empresas trabajan a diario con otras Nubes que no son esas tan conocidas. Son almacenamientos con la misma calidad que puede proporcionar la banca o la industria.
Desconocimiento de los medios y de la dinámica de los datos.
Si preguntamos la público en general sobre el almacenamiento en la Nube, el 90% hará referencia a plataformas como Drive, Dropbox o Onedrive.
Las mismas búsquedas de Google no arrojan resultados sobre otras alternativas porque discriminan otros tipos de productos.
Como hemos dicho, el almacenamiento en la Nube es una industria mucho más extensa. Más allá de Google y Amazon existen proveedores de primer nivel que proporcionan almacenamientos fiables, legales y seguros, por ejemplo IBM o Microsoft Azure.
Miedo a la pérdida de conexión.
Hoy en día, cualquier empresa depende de la conexión a Internet, al menos para realizar parte de su actividad.
La propia Nube proporciona la solución para las pérdidas de conexión. Ante esta circunstancia hoy en día todos los empleados y clientes de la empresa podrán usar sus dispositivos móviles bien conectando por datos o desplazándose a cualquier lugar con Wifi.
Ventajas del almacenamiento en la Nube.
Seguridad
El proveedor del almacenamiento en la Nube dispone de medidas de seguridad excepcionales. Un proveedor Cloud dispone de equipos y personal que se dedican en exclusiva a esta labor.
En
pocos casos, una empresa o individuos puede disponer de las
infraestructuras y del personal necesario dedicado a la salvaguarda y
protección de los archivos almacenados.
Las empresas delegan y se liberan de estas tareas.
Ahorro
En la empresa. El uso de la Nube para el almacenamiento online permite ahorros de hasta el 40% en hardware y software, del 31% en costes laborales de informática y del 80% en el consumo energético de equipos.
El mantenimiento de los equipos, la seguridad y las Infraestructuras son delegadas o subcontratadas al proveedor de almacenamiento en la Nube.
Movilidad
Todo el mundo maneja varios dispositivos como ordenadores, portátiles o móviles.
No se depende de un ordenador o un dispositivo para tener un documento a mano.
Cada archivo está en la Nube y por tanto disponible en cualquier lugar dónde tengamos conexión a Internet.
Nuestros archivos y carpetas residen en un sitio central y accesible. Evita estar copiando archivos de un lugar a otro.
Independencia
Antes, cuando se compraba un determinado software y un hardware se era cautivo de un sistema durante años.
Antes, se almacenaba en servidores y discos duros que nos vendían y quedaban en casa.
El
almacenamiento en Cloud proporciona la libertad de poder cambiar de
sistema cuando se quiera. Tan solo habrá que descargar los archivos
almacenados y pasarlos a otro proveedor.
La esclavitud y la dependencia son eliminados con el uso de la Nube.
Productividad
El almacenamiento en la Nube o Cloud proporciona un entorno colaborativo tanto para los individuos como a las empresas.
Los documentos almacenados en la Nube están disponibles para los equipos de trabajo y el desarrollo de proyectos.
Cuando la información está disponible y actualizada aumenta la productividad.
Ya nadie tiene que andar buscando archivos y documentos desperdigados en diferentes lugares. La Nube es el lugar central dónde reside la información.
Flexibilidad
El almacenamiento en la Nube se adapta a las necesidades de cada individuo y empresa.
El Cloud permite el pago por uso y como servicio.
Cuando
se necesita almacenar más datos podemos ampliar la cuenta. Si se
necesitan más capacidades una Nube para empresas crece en función de
estas.
Los recursos son utilizados de forma eficiente y hasta ecológica, evitando desplazamientos innecesarios, favoreciendo conciliación ,trabajo remoto y flexibilidad de horarios. Se elimina la necesidad de adquirir dispositivos y discos duros.
CONCLUSIONES
La nube ha cambiado la forma de conocer y adquirir el software para la empresa.
Con los servidores locales, es habitual la visita de un comercial para realizar la compra y la instalación del sistema. Esto ha cambiado muchos y ahora comienza a verse como algo anacrónico.
Con el Cloud, las empresas pueden ver y probar las soluciones ellas mismas y sin necesidad de visitas en la oficina.
Las empresas ya no tienen que montar sus propias instalaciones para disponer de aplicaciones o servicios. Además el acceso a los archivos proporcionado por la nube permite tenerlos en cualquier momento, lugar y dispositivo.
Un buen proveedor de servicio en Cloud almacena los datos en lugares similares a los de un banco y tienen monitorizado el sistema 365 días al año.
La nube es flexible respecto a las necesidades de las empresas en cada momento, pudiendo ampliarse o reducirse las capacidades contratadas respetando el principio de pago por uso.
Además los precios son mucho mas competentes que el de la adquisición de servidores locales, ahorrando también en espacio y en pérdidas de tiempo ocasionada por visitas de técnicos.
Si leemos un poco sobre Privacy Shield, la primera impresión que nos llega es que todo está muy bien regulado y que nuestros datos están seguros.
Sin embargo, al investigar un poco más sobre el tema, aunque esta tarea pueda convertirse en un verdadero infierno de aburrimiento, uno empieza a descubrir ciertas lagunas legales e intereses comerciales millonarios dignos de tener en cuenta si buscamos la seguridad de nuestros datos.
Si usamos un almacenamiento en Cloud que guarda los datos en Estados Unidos, la plataforma que presta el servicio estará adherida al Privacy Shield que es el pretendido equivalente a RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
RGPD vs Privacy Shield.
Banderas de humo de U.E y E.E.U.U.
Un aspecto a tener muy en cuenta es que cualquier tipo de actividad realizada en una empresa, supone el trato de datos de clientes, proveedores, empleados, etc.
Es por ello que toda empresa, autónomo o profesional que ejerza en Europa, ha de adaptarse a la normativa RGPD y en caso contrario se exponen a sanciones de hasta 20 millones de € o el 4% de la facturación bruta anual (el importe mayor sería el aplicable).
Una de las obligaciones principales de RGPD es la firma del correspondiente contrato de protección de datos a terceros. Además ambas partes deberán tener una copia firmada de éste y es aquí donde aparece la primera incertidumbre.
¿Con Privacy Shield basta con hacer click en una casilla de acepación de términos que nadie lee? ¿Y mi copia del contrato donde está? ¿Alguien alguna vez ha leído todas las cláusulas de ese acuerdo autoregulado por las propias empresas que almacenan y gestionan dichos datos?
Estas son algunas de preguntas que me surgen al empezar a investigar sobre el tema pero esto es sólo el inicio ya que a partir de aquí solo me salen nuevas dudas.
¿No sabías que el Privacy Shield es autoregulado?
Pues esta es una de sus características más llamativa.
Las compañías redactan sus normas de protección de datos y se adhieren al listado de empresas de Privacy Shield. Comenzamos a pensar que esto puede ser una tomadura de pelo sin adjetivos para calificarla.
Voy a autoregularme en cuanto a las normas de tráfico. Ahora me monto en el coche, cuando vea una señal de limitación a 80 voy a acelarar hasta 180. En mi autoregulación que puedo redactar sin problemas y llevarla conmigo, dice que puedo exceder en 100Km/h lo que marquen las señales.
Eso es autoregulación y metafóricamente así funciona Privacy Shield.
Self-Certify. Auto-certificación en Privacy Shield.
Las compañías redactan sus normas de protección de datos y debemos tener fe en el cumplimiento de sus propias normas sin que medien regulaciones de un nivel superior.
Los datos. El petróleo del S.XXI.
Resulta que el comercio transatlántico de datos, mueve unos 260.000 millones $ al año lo cual significa que aunque existan lagunas legales o de seguridad, su interrupción significaría grandes consecuencias tanto para empresas que propocionan servicios cloud a sus clientes como para este comercio y el impacto económico que supondría.
Otra cuestión que me hace desconfiar es que si por mala suerte, tienes un problema de seguridad y trabajas con empresas como Google Drive, Dropbox u otras aheridas al acuerdo Privacy Shield, tendrías que acudir al denominado «defensor del pueblo».
Esta figura de «defensor del pueblo» es creada y puesta a dedo por el Departamento de Estado de los E.E.U.U. por lo que no puede considerarse independiente ni una garantía ni respaldo a las reclamaciones de los ciudadanos y/o empresas de la Unión Europea.
Otro aspecto interesante en el que detenerse, es que el RGPD exige que se elijan solo colaboradores que ofrezcan las máximas garantías en el tratamiento de sus datos.
Esta parte me hace gracia ya que es una manera muy sutil de decir que si colaboras con empresas externas a la UE y tienes algún problema, ya tienen la excusa perfecta lavarse las manos y no ayudar. En lenguaje coloquial sería un perfecto: ¡ah!, no haber metido tus datos en «…..», ahora búscate la vida y si puedo, te sanciono también.
En fin, que para que ofrezcan la máxima garantía, han de entregar una copia firmada del contrato de protección de datos y llegado a este punto retorno al inicio del artículo respecto al hacer click en la casilla de aceptar términos y condiciones.
¿Las empresas en Europa estamos obligadas a un sin fin de requisitos y papeleo y a las norte americanas les basta con una casilla en la cual todos hacen click pero nadie lee sus eternas cláusulas?
¡Qué injusto me resulta!
Además, en Europa estamos expuestos a sanciones millonarias si se te escapa un pequeño detalle que mencionaba la ley y no llevaste a cabo. Sin embargo si una empresa estadounidense vende tus datos y tienes problemas, ¿has de acudir al defensor del pueblo?
Mejor dicho será el defensor de su pueblo. El suyo y ninguno más.
Bueno pues concluyo comentando que en mi opinión, ninguno de estos gobiernos que comentamos van a mirar por nosotros ni por nuestras empresas.
Los de E.E.U.U. ganan millones con los datos y eso no va a dejar de ser así, al menos de momento.
En Europa, la normativa es contundente siempre y cuando se actúe dentro de su territorio pero como por mala suerte te pillen en cualquier cosita… ¡A sancionar!.
Es por ello que en conclusión, la mejor opción es que cada uno investigue un poco sobre el asunto y si le interesa que sus datos estén protegidos, busque un proveedor de confianza que le entregue su correspondiente contrato RGPD, que su domicilio se encuentre en la UE y sus servidores también.
En caso contrario recomendaría leer los términos y condiciones de aquella casilla en la que se hace click cuando trabajas con aplicaciones, en la mayoría de los casos estadounidenses.
En caso de ser capaz de leer todo el documento y su normativa, o tener más información sobre el tema le estaría muy agradecida de que comentasen y nos contasen algo al respecto, ya que yo confieso que no pude.
Coronavirus. Dataprius ofrece teletrabajo gratuito mientras dure la epidemia.
Previniendo que pueda extenderse aún más y que muchas empresas se vean obligadas a cerrar sus oficinas temporalmente, Dataprius ofrece el uso gratuito de su plataforma de archivos en la Nube.
Desde la empresa queremos aportar nuestro granito de arena ante esta contingencia facilitando el trabajo remoto o teletrabajo en aquellas empresas que se vean forzadas a continuar con su actividad de forma no presencial.
No queremos alarmar sobre los efectos, esperamos que no se llegue a este nivel y expansión de la epidemia.
Simplemente, aportamos nuestros recursos para paliar en lo posible los efectos económicos y operativos que pueden causar en la empresa el no disponer de un sistema de trabajo remoto en estas circunstancias.
CONDICIONES DE LAS CUENTAS
Todas las cuentas solicitadas dispondrán de 1Tb de almacenamiento durante 2 meses prorrogables. Las cuentas serán de tipo Premium que incluye: Integración con Office, Backup, uso de complementos como MapDrive o BlueSync. Se firmarán los contratos RGPD.
¿COMO SOLICITARLAS?
Hay dos formas de hacerlo:
Descargar la aplicación “Dataprius Free”. Desde la aplicación enviar un mensaje a soporte indicando que se desea el uso gratuito por Coronavirus. Descargas
