Muchas empresas actualmente se están planteando la digitalización de documentos. Durante años hemos trabajado acumulando papel y más papel, carpetas y archivadores de todo tipo, haciendo que la gestión documental de los datos de nuestra empresa se vuelva mucho menos accesible y más compleja.

En este artículo queremos hablarte de la importancia de digitalizar los documentos de la empresa, es decir, convertir documentos en papel en un formato digital que podamos utilizar más cómodamente.

Si tienes muchos papeles en tu empresa y no sabes ya qué hacer con ellos, sigue leyendo.

¿Qué es la digitalización de documentos? Definición

Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como Dataprius.

A lo mejor tienes miles y miles de archivos con documentos diferentes, años y años de conocimiento y datos acumulados a lo largo de la trayectoria de tu empresa. Algunos de esos documentos son útiles, y otros se han quedado obsoletos, aunque forman parte de tu historia y pueden aportarte valor y conocimiento si pudieras consultarlos, o incluso si te plantearas desarrollar en el futuro algún proyecto de análisis de datos o Big Data.

La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.

En este sentido, el riesgo de no digitalizar ha llegado a ser mayor que los inconvenientes de digitalizar.

Ventajas de tener tus archivos en formato digital

Digitalizar los datos de tu empresa te puede permitir:

• Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos.
• Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.
• Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro.
• Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).
• La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.
• Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.
• Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te llevarías las manos a la cabeza si vieras las cifras de gasto anual!

En definitiva, no hay por qué seguir haciendo las cosas mal, cuando se pueden hacer bien. Cada paso que das para mejorar la forma en que organizas la información, tu empresa se vuelve más eficaz, más moderna y se adapta mejor a la realidad de hoy.

Y todos sabemos que la supervivencia de un negocio depende de su capacidad de adaptarse.

¿Por qué es importante la digitalización?

Tu empresa pierde una gran cantidad de oportunidades debido a:

• Pérdida de documentos
• Imposibilidad de localizar documentos cuando hacen falta
• Imposibilidad de extraer conocimiento útil de toda esa información acumulada
• Riesgo de que dicha información caiga en malas manos
• Riesgo de que los datos se borren o deterioren, porque el papel y la tinta no son infinitos
• Procesos de trabajo complejos porque tus empleados pierden mucho tiempo intentando localizar los datos.
• Mala organización u organización desestructurada de los documentos.

Normalmente no somos muy conscientes de esta serie de problemas; simplemente, los asumimos como un gaje del oficio, pero no nos damos cuenta de que nuestra productividad se disuelve como un azucarillo cuando trabajamos con documentos en papel.

¿Cómo abordar la digitalización de los documentos?

Siempre hay varias objeciones que las empresas dan cuando se plantean la digitalización documental.

1. Lleva demasiado tiempo.
2. No nos aporta un buen retorno de la inversión.

Ante la primera objeción, lo único que te podemos decir es que a lo mejor estás pensando en que tienes que escanear documento por documento y esta labor te puede llevar muchísimo tiempo.

La realidad es que hay empresas que se dedican a la digitalización de documentos y que pueden hacer esta labor por ti de manera mucho más rápida y profesional. De hecho, existen escáneres y maquinaria especial para abordar los proyectos de digitalización de gran envergadura, por lo que no pienses que es algo tan extraño.

La segunda opción suele ser el retorno de la inversión, algo que lleva a veces a las empresas a postergar en el tiempo esta labor. Esto nos recuerda que tu empresa no es realmente consciente de todo el tiempo, productividad y oportunidades que está perdiendo debido a una mala organización de los documentos, pero que te pasará factura en los próximos años.

Ventajas competitivas

La digitalización y la transformación digital implican conseguir una ventaja competitiva para las empresas. Si no actualizas ahora tus procesos de gestión documental, no lo harás nunca.

El tiempo pasará y tu empresa será cada vez más antigua. En el mundo que viene, donde las empresas van a poder gestionar y recolectar una gran cantidad de datos, seguir trabajando con documentos en papel tiene un altísimo riesgo, y ya está teniendo consecuencias hoy.

No es obligatorio gestionar los documentos en digital para cumplir con la ley, pero es muy posible que, si no lo haces de la manera adecuada, estés incumpliendo también la RGPD, lo que te llevaría a posibles sanciones.

Lee el post: «La Excelencia de una empresa también implica un tratamiento adecuado de los datos de sus clientes«.

Se trata también de aportar confianza y mostrar que tu empresa es responsable en la gestión de sus datos y que cuida la seguridad de sus documentos a nivel interno y externo.

¿Dónde almacenar los documentos en tu empresa?

Dataprius nace para mostrar a las empresas que pueden gestionar tus documentos en la nube de manera segura y ahorrar costes:

• Ahorro de costes en papel, tecnología y espacio disponible; no necesitas servidores internos, ni tener que estar almacenando la información en el ordenador de cada empleado. Menos costes, más productividad, podrás disfrutar de una mejor forma de localizar tus ficheros y controlarlos cuando los necesitas.

• Máxima seguridad en la nube: por que a lo mejor te da miedo la nube, pero no eres consciente de que los documentos en papel plantean numerosos peligros. Con nosotros puedes contar con copias de seguridad diarias para que tus datos siempre estén a salvo.

Tu empresa necesita dar este paso para mejorar su competitividad y optimizar sus procesos internos. Es hora de tomar la decisión y dar el paso a la digitalización de documentos. Muchas empresas como la tuya ya lo han conseguido y ahora es tu turno.

Si quieres gestionar tus documentos en la nube, te invitamos a plantearnos tus preguntas a través de nuestro teléfono +34 951 085 186 o escribirnos un mensaje. ¿Hablamos?

La entrada Digitalización de documentos: qué es y por qué es importante se publicó primero en Blog de Dataprius..

Durante los últimos años seguramente has oído hablar mucho del cloud computing, o computación en la nube. Se trata de una de las transformaciones más interesantes de las últimas decadas para mejorar la gestión y tratamiento de datos, que muchos directivos están considerando a la hora de gestionar el paso hacia la transformación digital.

Lee el post: «El cloud demanda profesionales. Renovación informática de las empresas«

Tu empresa ya no está obligada a conservar y tratar sus datos a nivel interno, adquiriendo costosos servidores y dándoles el mantenimiento necesario, además de comprar software bajo licencia para instalar en los propios equipos de la empresa.

El cloud computing es una manera cómoda y eficaz de facilitar la gestión de datos dentro de la empresa, a través de un tipo de software adecuado.

¿En qué consiste el cloud computing?

El cloud computing, también llamado software en la nube, consiste en aprovechar la conectividad de Internet para compartir recursos de manera masiva para llegar a más usuarios.

Cada vez que te conectas a Internet y te registras en una alguna aplicación web que te ofrece un programa como servicio (SaaS, software as a service), estás utilizando la nube.

Esto te ofrece una comodidad y una flexibilidad a la hora de gestionar tus datos o realizar determinadas operaciones que no se puede comparar con el software tradicional.

Ahora bien, existen diferentes tipos de software en la nube y no todos son adecuados para el uso que se quiere dar. O no tienen la suficiente escalabilidad. O, por su naturaleza y enfoque, no son el tipo de programa que aporte la alta seguridad que necesitan las empresas.

¿Qué ventajas tiene el cloud computing para una gran empresa?

El cloud computing no está enfocado únicamente en las pequeñas y medianas empresas, que no pueden mantener una infraestructura que les permita gestionar su información.

Por el contrario, ofrece soluciones también para las empresas de tamaño mediano y grande, por varias razones:

• Generas muchísima más cantidad de datos y más complejos que una pequeña empresa, lo que te obliga a invertir en infraestructura y mantenimiento informático.
• Necesitas tener un modelo de gestión de la información escalable y flexible, que te permita obtener el máximo rendimiento y atender a los cambios y oscilaciones en el mercado.
• Tu organigrama de empleados es mucho más amplio y complejo, lo que requiere sin duda una mejor organización a la hora de gestionar los datos.
• Hoy día las plantillas han cambiado, tenemos que hacer frente al fenómeno de la movilidad, el teletrabajo y otros que hacen la nube más necesaria que nunca.

Si te das cuenta, el cloud computing ofrece grandes ventajas a las empresas con cientos de trabajadores, que necesitan coordinarse y poner datos en común. No es lo mismo, por otra parte, gestionar un servidor central a nivel interno, a tener que mantener decenas de servidores, y controlar al mismo tiempo que la seguridad de tus datos está a salvo.

Lee el artículo: «Discos NAS vs. Dataprius Cloud: almacenamiento en disco frente a cloud«.

Cloud computing y seguridad, el gran reto para las empresas

Algunas empresas no han dado el salto al cloud computing porque consideran que no es viable desde el punto de vista de la seguridad. Poseen una gran cantidad de datos sensibles, que no quieren que estén en la nube, a pesar de las medidas de seguridad que se puedan establecer para que su información quede completamente protegida y puedan cumplir con la legislación de protección de datos.

En muchos casos, sin embargo, las empresas recurren a soluciones híbridas, trasladando a la nube parte de la información que gestiona la empresa, pero al mismo tiempo manteniendo parte de su infraestructura de servidores.

Sea cual sea el caso de vuestra compañía, es muy importante tener claro qué servicios en la nube son útiles para nuestro negocio y cuáles en cambio comportan riesgos que la dirección de la empresa no quiere asumir. Es decir, elegir el tipo de solución adecuado de software de gestión de documentos en la nube os ayudará a:

• Tener un alto nivel de seguridad en la nube, con backups externos y sistema de recuperación de datos
• Conseguir una flexibilidad y escalabilidad adecuadas para vuestro negocio
• Facilitar el proceso de migración de datos e implementación
• Llevar un control exhaustivo de permisos y contraseñas para que la información no salga nunca del software
• Poder acceder a la información cómodamente desde el móvil o tablet.

¿Cómo elegir un servicio de cloud computing para almacenamiento de datos?

Si tu empresa quiere dar el paso para gestoniar sus datos a través del cloud computing, debe tener en cuenta algunos aspectos.

1. Utilizar software en la nube con servidores ubicados en España y que cumplan con la normativa europea y española de protección de datos.
2. Trasladar a la nube tan sólo la información de uso diario que deben manejar los empleados, dejando los datos más sensibles para gestionarlos a nivel interno si así se desea. No se trata de todo o nada.
3. Evitar los sincronizadores de datos tipo Dropbox, One Drive o Google Drive, ya que no todo servicio de cloud computing te ofrece las mismas garantías. Los servicios en la nube que sincronizan documentos replican estos en diferentes ordenadores, aumentando así los riesgos de seguridad.
4. Llevar un buen protocolo de seguridad y de gestión de contraseñas y permisos, de manera que la información quede siempre protegida. La seguridad de los datos no debe depender de la seguridad del ordenador de cada empleado.
5. Disponer de tantas cuentas de usuarios como empleados vayan a utilizar el servicio de almacenamiento en la nube. De esta manera, facilitamos la gestión de los procesos internos y mejoramos la productividad.

Lee el artículo: «Asegúrate de que no estén distribuyendo tus archivos en Dropbox. La inconsistencia de las empresas«.

Conclusión

Los servicios de software de almacenamiento en la nube como Dataprius ayudan a:

• Gestión de trazabilidad de tus documentos: sabrás en todo momento quién ha modificado, borrado o creado un nuevo archivo.
• Externalizar el almacenamiento de archivos: facilitando las tareas de mantenimiento informático interno, ahorrando costes en adquisición y mantenimiento de servidores, y disponiendo de un espacio en disco escalable.
• Facilitar el trabajo en equipo y la movilidad: para que incluso en una compañía como la tuya, la información y las contraseñas no acaben en muchos sitios a la vez y la seguridad sea más fácil de gestionar, pero sin perder las ventajas de la nube para la movilidad.

Se trata de un tipo de software cloud que permite una gestión de datos más inteligente y la reducción al máximo de riesgos y costes a la hora de usar a la nube. Te invitamos a que te des de alta gratis en Dataprius Free y descubras por ti mismo todas sus ventajas para tu negocio.

La entrada Qué es el cloud computing y cómo ayuda a tu compañía se publicó primero en Blog de Dataprius..

Con las aplicaciones en la Nube, por primera vez en la historia, los directivos tienen control sobre los sistemas informáticos que usa la empresa.

Las aplicaciones en la Nube no solo ofrecen conectividad desde cualquier lugar del mundo a los datos de la empresa , también ofrecen unas interfaces sencillas diseñadas para que cualquiera pueda usarlas.

Los directivos de las empresas, ahora pueden acceder a esos sistemas que antes le quedaban un tanto ocultos por ser una parcela privada de los informáticos de la compañía.

Esto no es del agrado de muchos informáticos, temen por su permanencia en la empresa y perder protagonismo. En muchos casos muestran su hostilidad hacia el Cloud Computing.

La realidad es que un directivo ya no depende totalmente del personal informático del departamento IT. El mismo puede tomar el control de muchas herramientas de la compañía que antes le resultaban inaccesibles. Incluso el mismo puede implantar un completo sistema para la empresa.

Se enfrentan dos mundos dentro de la empresa

Hoy en día, cualquier directivo está plenamente involucrado en los medios digitales de la empresa. Todos saben que la informática es un valor fundamental para cualquier negocio, cada día más.

En la actualidad y con la llegada del Cloud Computing se está produciendo un enfrentamiento por el cambio de paradigma.

El directivo necesita tomar el control de los medios informáticos de la empresa. Mientras, los viejos departamentos IT quieren mantener la dependencia que ha tenido la empresa respecto a ellos durante los últimos años.

No es ningún invento. El lector sabe que esto es una situación real que se vive todos los días en muchas empresas con departamentos IT o con informáticos en la plantilla. En todas las profesiones hay que estar al día, en tecnología mucho más, acomodarse durante años en un departamento de IT de una compañía sin evolucionar tiene estas consecuencias.

En defininiva, la buena noticia para los directivos es que: con los sistemas en Cloud podrán tomar mucho más control de las dinámicas digitales de la empresa y de sus datos. Ya no serán absolutamente dependientes de los informáticos.

Otra buena noticia para los directivos es que esta batalla está ganada y es solo cuestión de tiempo. El Cloud Computing no es solo una tendencia de moda, es la norma a implantar en todo tipo de organizaciones. Todas las grandes empresas del mundo ya han migrado al Cloud.

Los argumentos del departamento IT para oponerse al Cloud Computing.

• La falta de seguridad
• Problemas por conectividad a internet
• Falta de control de los recursos.
• Ausencia de soluciones adecuadas.

La falta de seguridad

Asumir que el máximo grado de seguridad en una empresa se obtiene cuando los informáticos de la propia empresa son los encargados de mantenerla o porque los datos residen en discos duros propios es una falacia.

Es tanto como asumir que es mejor tener el dinero bajo la cama porque es más seguro que tenerlo en el banco (al que accedes por la Nube, por cierto).

Problemas por conectividad a internet

Se argumenta que si la empresa se queda sin conexión ya no se podrá acceder a los datos.

¡Claro que puede ocurrir esto! Por eso la Nube es más una solución que un problema, porque no depende de unas instalaciones o de una conexión en concreto. Bastará con usar el teléfono o ir a un lugar con Wifi para poder seguir trabajando.

Si en cambio se depende totalmente de servidores o de infraestructuras locales puede haber problemas mayores.

Falta de control de los recursos

Los recursos involucrados en un servicio Cloud Computing no solo pueden ser controlados con facilidad, además pueden ser ajustados en todo momento a las necesidades de la empresa.

No hace falta adquirir sistemas con gran margen operativo en prevención de posible crecimiento, los sistemas en la Nube nunca se quedan pequeños y se pueden reducir si se estima conveniente.

Además, recordemos que con las debidas claves de acceso estos sistemas permiten su control y supervisión desde cualquier lugar del planeta.

No tener los sistemas en dispositivos o servidores «en casa» no significa perder el control, además los recursos Cloud no se quedan obsoletos y si lo hacen será posible migrar rápidamente a otro sistema más moderno o apropiado.

Ausencia de soluciones adecuadas.

Se dice que no existen aún soluciones en la Nube. Puede ser cierto en algunos casos, pero hay muchos sistemas locales que pueden ser llevados a la Nube con total garantía:

• Almacenamiento de archivos.
• Redes locales. Redes VPN.
• Bases de datos
• Controladores de dominios.
• Gestión de contenidos.
• Sistemas de gestión: Fiscal, Contabilidad, Recursos Humanos, CRM, ERP, etc.

Los argumentos del directivo para migrar al Cloud Computing

• Mayor seguridad
• Ahorro de costes
• Ganancia en independencia del sistema.
• Acceso ubicuo
• Control de los medios.

Mayor seguridad

Los sistemas en Cloud vienen dotados de medidas de seguridad excepcionales y de personal especializado que trabaja en los centros de datos en exclusiva para estas labores. Las garantías de seguridad y protección de datos son desde luego mucho mayores que las de cualquier sistema local.

Delegar estas responsabilidades en una empresa que presta el servicio Cloud aporta unas grantías deseables para cualquier directivo responsable de estas áreas.

Ahorro de costes

Los sistemas en Cloud no necesitan más infraestructuras que las de conexión a Internet de la empresa. Sin infraestructuras, se eliminan todos los costes de mantenimiento. Desaparecen los gastos en harware, licencias, dispositivos de almacenamiento. No hay que hacer mantenimientos períodicos de servidores, parches de seguridad o actualizaciones. Se gana el espacio de los servidores, se ahorra en consumo eléctrico, de aire acondicionado y de camino somos más ecológicos.

Ganancia en independencia del sistema

El directivo aprecia esta ventaja del Cloud Computing. Sabe que con los sistemas informáticos tradicionales instalados en la empresa se era dependiente de un software durante años.

El Cloud Computing es un modelo de pago por consumo que también permite prescindir de un sistema y migrar a otro en cuanto se estime conveniente.

Acceso Ubicuo

Allí dónde estemos podremos acceder a las aplicaciones y sistemas de la empresa. En compañías con varias sedes se eliminan de un plumazo todos los inconvenientes de la interconexión. Una localización determinada ya no limita las opciones de trabajo. Ahora además es posible proporcionar libertad de horarios, trabajo remoto y conciliación laboral.

Control de los medios

Es el argumento con el que empezamos este artículo. El poder de controlar los sistemas mediante claves de Administrador. Algo que aporta el Cloud, de gran valor para que los directivos pudan involucrarse en el desarrollo digital de la empresa.

El presente de los departamentos IT

La adaptación a los nuevos medios garantizará la proyección laboral de los miembros de estos departamentos.

Ahora más que nunca se trata de integrar el Cloud en la empresa, dejando más tiempo para labores creativas y de búsqueda de soluciones. Nada de dedicar tiempo a mantenimiento de infraestructuras.

Se abren nuevas perspectivas laborales y nuevas profesiones. Hablamos de ello es este artículo. (El Cloud demanda profesionales. La renovación informática de las empresas).

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Eres gerente, CEO o directivo de una empresa y estás impulsando el cambio desde dentro para aprovechar las ventajas del cloud. Ahora lo que necesitas es elegir un buen gestor documental que te permita controlar el workflow de tu empresa y te ha llamado la atención que existen soluciones gratis de almacenamiento. Pero, ¿es seguro utilizar un gestor documental open source?

Para que veas lo que se encuentra detrás de esa expresión, open source (recursos abiertos), queremos mostrarte los riesgos que implica para la empresa enfocarse en soluciones gratuitas que, sin embargo, no se adaptan realmente a tus necesidades en cuanto a capacidad de almacenamiento, seguridad y protección de datos.

Lee el artículo Seguridad en la nube. Lo que has de saber.

Qué es un software documental de código abierto

Un sistema de gestión documental open source es un software que está basado en el código abierto. Eso significa que los usuarios pueden colaborar para ampliar, modificar, usar y distribuir de forma gratuita ese software, que no está sujeto a la licencia de ninguna empresa en particular.

¿Qué queremos decir con esto?

• Te puedes descargar el software de gestión documental gratis de Internet y ver cómo está hecho por dentro.
• Puedes implementar los cambios que quieras, siempre que tengas un buen programador.
• Lo puedes implementar en tus propios servidores de manera gratuita.
• No estás sujeto a los cambios que pueda hacer el proveedor de software, ya que puedes usar el programa a tu antojo.

Aparentemente, el software documental open source tiene muchas ventajas, pero también presenta otros enormes riesgos de los que muchas veces no se habla y hacen que no resulte de hecho más seguro que utilizar un software privado en la nube.

Las desventajas del software documental free

Los programas de gestión documental, ya sean open source o de código restringido, son un tipo de software de gran relevancia. Es por eso que la decisión de elegir uno es altamente sensible.

En ellos vamos a introducir información privada de la empresa, datos de clientes que estamos obligados a proteger por la RGPD y documentos financieros y estratégicos de nuestra compañía.

Cuando hablamos de un programa open source, significa que ese software:

• Bajo nivel de seguridad. Es de código abierto, por lo que cualquier persona con un conocimiento de programación suficiente puede descargárselo y buscar vulnerabilidades. No es lo mismo que un software privado, cuyo código no lo conoce ni lo puede descargar todo el mundo.
• La adaptación y modificación implica costes. Es gratuito, sí, pero eso significa que cualquier modificación y adaptación que quieras hacerle para que se adapte a tus necesidades tendrá que costearla la empresa. Probablemente necesites contratar más personal, ya que posiblemente tu Departamento de IT no cuente con los conocimientos, el tiempo disponible y la experiencia necesaria para este tipo de acciones.
• Requiere una infraestructura de servidores. Si no es un software en la nube, significa que requiere que tengas tu propia infraestructura de servidores en las dependencias de tu empresa, o contratar un servidor dedicado en un centro de datos. Esto aumenta también la complejidad del proceso, porque te reduce la flexibilidad. Si en algún momento requieres de más o menos espacio de almacenamiento, tendrás que comprar más espacio en tus servidores, o bien adquirir nueva infraestructura.
• Mantenimiento y actualización no están incluidos. Al ser un software de uso libre, el mantenimiento del mismo tampoco estará incluido. Tendrás que disponer del personal informático adecuado para llevar a cabo estas tareas, lo cual lleva tiempo.
• Mayor tiempo de implementación. El tiempo de implementación de los programas open source optimizados y adaptados es mucho mayor. Tu estrategia cloud tendrá que dilatarse mucho en el tiempo si de verdad quieres utilizar un software open source de manera adecuada.

En definitiva, si quieres proteger tus datos y optimizar los costes de tu estrategia de digitalización, es mucho mejor que aproveches las ventajas del software documental en la nube, donde la seguridad es mayor y se reducen los costes y los tiempos de implementación.

Lee el post: Por qué las empresas se están pasando a la nube

El software de gestión documental en la nube, una alternativa segura

Hay muchos empresarios y directivos que pueden sentirse atraídos por las ventajas de personalizar y modificar su SaaS de almacenamiento.

Y sin embargo, es importante entender que esto implica sus riesgos, porque al final pasa lo siguiente:

• Tus costes son más altos en infraestructura y personal, aparte de que probablemente también necesites asumir costes externos en consultoría.
• El riesgo es mucho mayor; es decir, que a diferencia de un software en la nube ya testado y actualizado, con tareas de mantenimiento periódicas y medidas de seguridad, vas a tener que controlar todo esto desde cero y con el riesgo de equivocarte.

Todo esto acaba teniendo consecuencias para la seguridad de tu gestor documental. Y es que para reducir costes, acabamos muchas veces dejando de lado aspectos fundamentales sin los cuales el open source resulta un peligro, con lo cual nuestros datos acaban siendo una presa fácil para los ciberdelincuentes.

En resumen

¿Vas a arriesgarte a utilizar un gestor documental open source e implementarlo en tu empresa, cuando no tienes todavía una estrategia para mantenerlo y garantizar la seguridad de los datos de tu empresa?

Si eres un empresario inteligente, estamos seguros de que apostarás por la mejor solución de almacenamiento en la nube.

Un software en la nube con mantenimiento, actualización y máxima seguridad, donde no tendrás que asumir los costes, ni los riesgos de un software de código abierto.

Mucho más flexible que un software propietario tradicional, pero mucho más seguro que un gestor documental open source.

Nosotros te presentamos la alternativa Dataprius, un software que ya están utilizando cientos de empresas como la tuya y que está perfectamente optimizado para compañías de tamaño medio-grande.

Puedes añadir los usuarios que necesites y organizar tu workflow de manera eficiente y profesional. El software cloud Dataprius está orientado a organizar documentos, preservarlos y deslocalizarlos para que no tengas que depender más de servidores locales.

Una solución mucho más racional, mucho más acertada y mucho más segura que un open source. ¿Quieres conocer más sobre esta alternativa? Descarga ahora nuestra versión free y descubre todas sus ventajas.

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Una de las preocupaciones de los departamentos de informática cuando quieren almacenar datos en la nube es sin duda la protección de la privacidad. Subir datos sensibles a la nube hace más importante que nunca que dispongamos de un buen sistema de seguridad para evitar que nuestros datos caigan en malas manos.

Como siempre ocurre, el flanco más débil de la seguridad online acaba siendo el usuario, por lo que una de las claves para proteger tus datos en la nube y garantizar la privacidad es sin duda controlar los permisos de usuario, pero eso no quiere decir que para ti como empresario la nube no sea la mejor solución.

Los errores que muchos cometen al subir datos en la nube 

Muchas empresas que utilizan servicios en la nube acaban muchas veces cometiendo el mismo error:

• Darle la contraseña de acceso a un empleado o a una persona externa, en lugar de crearle un usuario con los permisos correspondientes.
• Enviar contraseñas por correo electrónico a otros ordenadores, de cuyas medidas de seguridad no tenemos noticia, ni tampoco si el usuario es responsable.
• Compartir un documento con otra persona que tiene otra cuenta en el mismo software (tipo Dropbox) y que puede acceder a ésta desde el ordenador de su casa, o a través de Internet con un portátil en una cafetería conectado a una red pública.
• No terminar la sesión de su programa de almacenamiento en la nube, con lo que al final cualquiera que entra en ese ordenador puede subir y descargar archivos.
• No leer las políticas de privacidad de las empresas de almacenamiento en la nube, ya que muchas de ellas de hecho no se encuentran localizadas en Europa y pueden no estar adaptadas a las exigencias de la normativa europea.

Si te das cuenta, el peligro no está en la nube, sino en lo que hacemos con ella y en la manera de usarla.

Muchas medidas de seguridad informática hay que implementarlas a nivel interno, como simplemente el hecho de no estar enviando nuestras contraseñas a todas partes, porque no se sabe dónde pueden acabar.

Los riesgos que afectan a tu privacidad tienen que ver con el usuario

Un empleado decide llevarse trabajo a casa para terminarlo antes del lunes. Y en consecuencia, él ya tiene acceso a un programa de almacenamiento en la nube, al que accede desde su portátil en su ordenador personal.

Sin embargo, ese ordenador no cuenta con las mínimas medidas de seguridad. Puede tener un troyano o un software espía instalado, sin que el usuario sea consciente de ello, y que otra persona a kilómetros de distancia pueda tener acceso a tus datos privados, e incluso datos de terceros que estás obligado a proteger en cumplimiento de la RGPD.

En definitiva, siempre que das contraseñas por Internet y siempre que gestionas de manera inadecuada la nube, aumentas los riesgos de que tus datos y tu privacidad se puedan ver afectados.

Porque muchas veces no tiene nada que ver con nosotros mismos, sino con otros usuarios en los que hemos confiado ciegamente.

La consecuencia es que no medimos bien las consecuencias y el alcance que tendría para nuestro negocio. Si en una PYME con unos pocos empleados ya puede ser complejo, imagínate si eres director de una empresa de gran tamaño. Es una locura para proteger la privacidad.

Para usar la nube, necesitas:

• No estar multiplicando los archivos en decenas o cientos de ordenadores, portátiles, tablets y móviles, y que luego todo esté sincronizado, como pasa con Dropbox o Google Drive.
• En lugar de tener una sola cuenta e ir enviando la contraseña a diestro y siniestro a los que la necesiten, que haya una sola herramienta de almacenamiento como Dataprius, pero con muchos usuarios, según el n.º de empleados que necesite acceder.
• Gestionar correctamente los permisos de cada usuario. No todo el mundo tiene por qué acceder a todo lo que tienes almacenado, y más en una gran empresa, donde la información es enorme y los datos están en continuo crecimiento.
• No depender de la seguridad informática de los dispositivos desde los que los usuarios se conectan. Es decir, tus datos tienen que estar a salvo en un software en la nube donde el usuario tenga que iniciar sesión con un usuario y una contraseña seguras, y que cuando se vaya de la página, la sesión expire por defecto.
• Evitar descargar archivos de la nube en ordenadores, ya sean de la propia oficina o externos. Es mejor trabajar directamente sobre el software en la nube, lo que libera tus ordenadores de espacio, pero también facilita mucho más coordinación y es mil veces mejor para la privacidad de tus datos.

En pocas palabras, simplificar. Controlar la seguridad de un equipo informático es muchísimo más fácil que gestionar la seguridad de cientos de equipos y dispositivos sobre los que no tenemos control.

En una empresa de tamaño mediano o grande, controlar tantos dispositivos no sólo es una locura para cualquier Departamento de Informática, es totalmente improductivo. Porque, como decíamos antes, el eslabón más débil de la seguridad informática siempre es el usuario y el exceso de confianza.

¿Cómo te ayuda Dataprius?

Dataprius es un programa de almacenamiento en la nube en el que puedes almacenar toda la información que necesites y gestionar los permisos de usuario.

Entrar aquí para descargar Dataprius.

La información está en la nube, en una ubicación externa a tu empresa, pero no es un sincronizador de documentos. Te conectas al software a través de Internet con un usuario y contraseña y podrás ver y modificar archivos en tiempo real, sin necesidad de descargarte ficheros, ni de subirlos.

Tu software Dataprius tiene también integrados programas como el paquete de Office, para que puedas trabajar con documentos de Word, Excel o presentaciones Powerpoint sin necesidad de que tengas la suite de Microsoft instalada en tus ordenadores.

Trabajas en la nube con la máxima privacidad, gestionas permisos y contraseñas de los usuarios y no tienes necesidad de poner en riesgo tus datos porque no tienes que enviar contraseñas y sólo das permiso para que los usuarios vean lo que tú quieres que vea cada uno.

¿Está tu empresa buscando una solución de almacenamiento en la nube? Te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros si tienes cualquier pregunta.

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Cuando las empresas van en busca de un servicio de nube de almacenamiento para empresas, es porque los empresarios son conscientes de que es la forma más adecuada de organizar la información y compartirla. Sin embargo, no todas las nubes son iguales, ni estar en la nube es sinónimo de que se estén gestionando bien los datos.

Por eso el paso a la nube no debería ser fruto de una decisión espontánea y rápida, sino un proceso meditado en el que se tengan en cuenta todas las necesidades de almacenamiento de la empresa y se establezca una estrategia que ayude a resolverlas.

¿Qué tener en cuenta cuando se busca un servicio cloud de almacenamiento?

Todos estamos más o menos familiarizados con el concepto de «la nube» o el cloud, ya que las empresas lo utilizan a diario para resolver múltiples necesidades. Hay todo tipo de software como servicio en Internet que nacen para resolver las necesidades de las empresas.

El problema viene muchas veces de saber cómo organizamos nuestros datos en la nube. Es decir, cuál es la mejor forma de distribuir los datos con los recursos que tenemos disponibles para conseguir:

• Alta seguridad
• Más privacidad
• Menos latencia
• Más productividad
• Un buen nivel de escalabilidad

En este sentido, de la misma manera que un proveedor de hosting no es igual a otro, no todos los servicios de nube de almacenamiento para empresas te ofrecen las mismas ventajas, ni son siempre la solución más adecuada a las necesidades de gran empresa o una empresa de tamaño mediano.

1. Alta seguridad

La seguridad que te ofrezca un servicio de almacenamiento en la nube es fundamental porque ahí datos de gran relevancia para tu empresa.

Contratos, facturas, documentos de trabajo, albaranes, bases de datos de clientes, etc. Información que debes conservar y que debe ser fácilmente accesible para que los usuarios autorizados puedan consultarla o modificarla si es necesario.

En este sentido, el servicio de almacenamiento que te ofrece más seguridad es el que reduce las posibilidades de que tus datos puedan desaparecer, o ser consultados por personas ajenas a la empresa.

Si tu empresa tiene un departamento de informática, con el servicio de almacenamiento en la nube de Dataprius podrás establecer un protocolo para otorgar diferentes niveles de permisos a los distintos tipos de usuarios, según lo que quieras que puede consultar cada cual, así como establecer un sistema para realizar copias de seguridad periódicas, en una ubicación externa a donde se localizan tus archivos.

Lee el artículo: 7 consejos de seguridad en la nube

2. Más privacidad

Los servicios de nube de almacenamiento para empresas no siempre te ofrecen el nivel de privacidad que te gustaría. Eso sí sueles leer las políticas de privacidad, porque muchas veces la tendencia es dar todo esto por supuesto y luego llevarnos la sorpresa de que nuestros datos no son del todo privados.

Dataprius es un servicio de almacenamiento en la nube que cumple a rajatabla con las normativas de protección de datos, algo de lo que no pueden presumir en muchos servicios de este tipo, donde este asunto simplemente se ignora.

Lee el artículo «Datos en la nube: cómo garantizar la privacidad«

3. Menos latencia

En las pequeñas empresas, que no requieren de amplio espacio de almacenamiento ni potentes servidores, la latencia no es un asunto demasiado grave. Cuando trabajas con servicios en la nube, más o menos te encontrarás con las mismas circunstancias en muchos sitios: tareas de mantenimiento programado, algunos retrasos en la sincronización de tus archivos o incluso a veces la lentitud del servicio.

Pero si tienes servidores dedicados a especialmente al almacenamiento de tus datos, y gestionas un gran volumen de información, hasta el punto de que estás creciendo sin prácticamente darte cuenta de cuánto espacio necesitarás mañana, entonces la latencia se convierte en asunto de vida o muerte.

Necesitas un buen proveedor de almacenamiento en la nube, que no haga perder el tiempo a tu compañía, porque un retraso de unas horas puede incluso suponer una pérdida de ingresos en miles de euros, una reducción drástica de la productividad. A tu empresa le hace falta un servicio flexible, solvente y escalable.

Los servicios de almacenamiento en la nube te permiten reducir la latencia, para que siempre puedas acceder a la información cuando lo necesites.

4. Más productividad

Se pierden cantidades enormes de tiempo cuando no podemos trabajar en equipo. Cuando nos estamos enviando toda la información por e-mail, o tenemos montones de archivos duplicados de un mismo trabajo en no sé cuantas versiones. ¿Y al final qué pasa? Confusiones, errores, empleados que no saben cómo aclararse entre tanto fichero sin una nomenclatura clara… Lo mejor es fijar protocolos y estándares para estas cosas de antemano.

Y sobre todo, tener un servicio de almacenamiento cloud sobre el que trabajemos directamente. No te hará falta enviar ningún documento por e-mail a nivel interno, ni estar siquiera usando Gmail o Google Drive o Dropbox para almacenar tus ficheros… porque todos los empleados del Departamento al que les afecte dicha información podrán acceder con su usuario y crear, visualizar o editor el documento cuando sea necesario.

5. Un buen nivel de escalabilidad

Otro de los factores fundamentales es la escalabilidad del sistema cloud. Si pudieras visualizar con tus ojos la enorme cantidad de información que tu empresa genera por día, por hora o incluso por minuto, serías consciente de que de aquí a un año probablemente esa fórmula de almacenamiento que hoy usas a nivel interno mañana puede no ser tan escalable como imaginabas.

Lo que necesitas es un servicio de almacenamiento cloud, un entorno compartido de datos en el que puedas pagar por el uso que haces, sin que eso afecte a la velocidad, lo cual hace que todo resulte más previsible y no tengas que estar invirtiendo grandes cantidades de dinero en hardware o mantenimiento.

Por cierto, que incluso si creas tu propia nube de almacenamiento con servidores NAS, vas a tener que enfrentarte al problema de la escalabilidad. Y es que todo al final supone unos costes y nuestras previsiones no siempre coinciden con el hardware que ya hemos adquirido y que en poco tiempo puede resultar insuficiente.

¿Estás teniendo estos aspectos en cuenta a la hora de escoger tu nube de almacenamiento para empresas? Te invitamos a probar Dataprius. Descárgalo gratis aquí.

La entrada Nube de almacenamiento para empresas: qué tener en cuenta se publicó primero en Blog de Dataprius..

Según estudios recientes, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas están subestimando seriamente su vulnerabilidad a los ataques cibernéticos.

Los ataques cibernéticos a menudo se consideran un problema solo para las grandes organizaciones. Pero un estudio realizado por Ponemon Institute, muestra que las pequeñas empresas enfrentan cada vez más los mismos riesgos de ciberseguridad que las grandes.

La cuestión es realmente importante si consideramos que 6 de cada 10 Pymes víctimas de un ciberataque no lo superan y tienen que cerrar en los seis meses siguientes, como constata el informe de Kaspersky Lab.

Un problema de la Pyme, pensar que su información no es relevante

Resulta habitual escuchar el argumento de que los piratas informáticos van a preferir entrar en una gran empresa, antes que en mi Pyme, por el simple hecho de que la información que guardo en mis ordenadores es irrelevante.

La realidad se impone cuando recordamos lo que ocurrió en muchas pequeñas y medianas empresas el paso de Wannacry, un ataque tipo Ransomware, que tras infectar miles de ordenadores dejó un rastro económicamente cuantificable en muchas empresas. Los 250 euros en bitcoins que exigían los hackers para la liberación de cada ordenador infectado.

El Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) hizo un estudio sobre el coste de los ciberataques y afirma que el impacto medio está entre los 20.000 y los 50.000 euros, explica Jordi Serra, profesor de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC, quien señala que uno de los objetivos de estos ciberataques es cifrar los datos del PC y pedir dinero a cambio esperando que se ceda al chantaje.

Los ciberdelincuentes saben que las empresas necesitan recuperar rápidamente sus sistemas o dejan de facturar o producir, por lo que serán seguro más propensas a pagar para que se les solucione el problema.

La Pyme es un objetivo prioritario para los cibercriminales

Para entender esto de una vez por todas debemos olvidar esa imagen, un tanto romántica, que todos tenemos del hacker en un garaje con una pantalla en negro centrado en vulnerar la seguridad de nuestra empresa.

Los ataques están automatizados y las Pymes han de entenderlo.

El hacker no se entretiene caso por caso. Lanza una serie de programas que al mismo tiempo atacan a cientos de empresas. Cuando se detectan las vulnerabilidades aplica otros programas para reventar la seguridad, ahora si se puede entretener con esa Pyme.

¿Y por qué las Pymes?

Porque sencillamente son mucho más vulnerables que las grandes empresas.

Los ciberdelincuentes prefieren actuar a lo más fácil y que les reporte los mayores beneficios lo antes posible. Es como si un ladrón en lugar de atracar un banco, con buenas medidas de seguridad, para obtener 100.000€, ahora prefiere atracar 10 farmacias y obtener 10.000€ por cada una.

La ciberseguridad en España

Las Pymes españolas tienen entre sus principales prioridades la ciberseguridad. Durante el pasado año 2018, el número de incidentes se incrementó en un 47%, lo que se traduce en 38.000 casos.

En la actualidad, España es el séptimo país en la lista de ciberseguridad a nivel mundial, pero tanto las Pymes como las Startups son las empresas que más expuestas se encuentran ante los ciberataques. Esto se debe, indudablemente, a que cuentan con recursos más escasos.

La situación a nivel Mundial

Según el estudio Global Information Security Survey 2018-19 consultando a más de 1.400 directivos, sus mayores temores son la pérdida de información de clientes, de datos financieros y de planes estratégicos.

Para evitarlo, diversos informes calculan que el gasto en ciberseguridad empresarial alcanzará los 124.000 millones de dólares en 2019 en todo el mundo.

Las grandes corporaciones son conscientes de lo que se juegan e invierten, y mucho, en prevención, pero, ¿qué puede hacer una empresa de reducido tamaño para protegerse? Lo primero es concienciarse y extender su importancia a toda la organización, y luego seguir con interés los consejos de los expertos.

En la Pyme lo primero sería conocer en qué situación estamos

Conocer los riesgos. Todas las empresas, incluso las de menor tamaño, están expuestas a ataques desde el momento en que gestionan algún tipo de datos, dependen de sistemas informáticos y redes y contratan u ofrecen servicios a terceros y en la nube.

Así que lo mejor es hacer una auditoría para conocer el grado de vulnerabilidad de la información con la que trabajas y el riesgo de desprotección frente a un ataque.

INCIBE propone la evaluación inicial del riesgo de seguridad de tu negocio en función de cómo utilizas la tecnología. Puedes hacer este test en pocos minutos para saber por dónde empezar a mejorar. Además, es recomendable realizar un estudio de riesgos que identifique los sistemas más importantes y los más vulnerables.

Fuentes:

EL PAIS: Las pymes sufren casi la mitad de los ciberataques. ¿Cómo protegerme?

CINCO DIAS: El 50% de pymes fueron ciberatacadas, aunque muchas de ellas lo esconden

TICPYMES: La Pyme, principal objetivo de los ciberataques

La entrada El 66% de las Pymes no se ven vulnerables a un ciberataque se publicó primero en Blog de Dataprius..

A lo mejor en tu empresa has estado trabajando hasta ahora con un servidor central, donde se almacenaban todos los datos. Esto no te ofrece la misma flexibilidad, escalabilidad y ahorro de costes que la nube, sobre todo ahora que los datos de las empresas están creciendo exponencialmente y cada vez es más complejo trabajar de esta forma sin una gran inversión y planificación. A menos que tengas una buena estrategia cloud.

El paso a la nube debe por tanto nacer de una buena estrategia para la nube, que defina claramente qué documentos e información se va a pasar a la nube, si se va a pasar todo, o si se sólo se va a migrar una parte de los datos y el resto se va a mantener a nivel interno.  

¿Qué tener en cuenta en esta estrategia cloud para pasarte a la nube? ¿cuáles son los aspectos fundamentales que debe tener claros tu compañía? Vamos a darte una serie de consejos para que los directivos y CEOs de empresas puedan liderar el cambio hacia la digitalización.

Claves para definir una estrategia cloud

La mayoría de empresas ya están utilizando algún servicio en la nube, como algunos servidores de correo o herramientas online. De lo que se trata ahora es de acelerar el camino hacia la transformación digital, poniendo el foco en los documentos y datos de la empresa.

A la hora de definir tu estrategia cloud, deberás tener en cuenta diferentes elementos que son determinantes para hacer una buena implementación de un servicio de almacenamiento en la nube.

1. Decide qué vas a pasar a la nube

Hay empresas que apuestan por modelos híbridos. Utilizan servidores internos para almacenar los datos históricos que ya no se utilizan, y trasladaban a la nube los documentos con los que van a trabajar en el día a día, por ejemplo del último año. O se deja la información más sensible en los servidores internos y los datos menos delicados pasarlos a la nube.

Ésta puede ser una buena forma de empezar, de acelerar el proceso para empezar a gestionar la información de tu negocio en la nube, sin que tengas que encabezar un largo proceso de implementación a largo plazo, lo que demoraría todavía más la digitalización de tu empresa.

2. Encuentra un buen entorno de datos compartidos

Para liderar el cambio hacia la transformación digital, necesitas elegir un buen software de gestión documental. La elección del programa con el que trabajes es una de las decisiones más importantes; éste debe ser intuitivo, tener una buena escalabilidad, no tener una curva de aprendizaje demasiado larga y poder adaptarse a los requerimientos del marco legal en materia de protección de datos.

3. Establece una adecuada configuración

La configuración de tu software de gestión documental es también un aspecto esencial. El control de las copias de seguridad automatizadas, la creación de contraseñas, el uso del correo electrónico… al principio tendrás que establecer una serie de configuraciones para sacarle el máximo partido a tu programa de gestión documental.

El objetivo es que la implementación de este tipo de software se ajuste plenamente a las necesidades de tu empresa, asegurando que la información se almacena correctamente y que todos los aspectos de seguridad están bajo control.

Especialmente, debes tener especial cuidado en no utilizar servicios en la nube que no se ajusten a las normas actuales en la RGPD, ya que tu empresa está obligada a proteger los datos de clientes, proveedores y socios con los que trabajes. Subir tus bases de datos a servicios en la nube que no se han adaptado a estos requerimientos supone un riesgo, ya que podría implicar sanciones. Es tu empresa la que se hace responsable de dónde almacena los datos de terceros.

4. Elige personas y establece procesos

Cuando empezas a trabajar con un entorno cloud de almacenamiento, debemos elegir responsables y establecer procesos. Esos responsables deberán tener usuarios asignados y los permisos correspondientes para gestionar los datos de su área. Así, por ejemplo, el Departamento de Marketing podrá sólo acceder a los ficheros relacionados con su Departamento, y el Departamento de Atención al Cliente, a la información a la que están autorizados a ver.

Además de crear varios usuarios y gestionar los permisos de acceso, también deberías implementar procesos. Es decir, definir los procedimientos que van a seguir los empleados a la hora de generar un documento. Esto se puede hacer, por ejemplo, creando diversas plantillas de documentos (para informes de ventas, facturas, etc.), estableciendo carpetas según los meses del año.

Puedes leer el post: Almacenamiento en la nube individual frente al multi-usuario

5. Lidera el cambio en tu empresa

Cuando se va a trabajar con un nuevo software, hay que establecer protocolos y coordinar a los equipos que van a utilizarlo. Tengamos en cuenta que esto va a suponer un cambio en los procesos que se seguían hasta ahora, que se va a empezar a utilizar un nuevo software de almacenamiento y a trabajar en equipo, con lo que debemos motivar y transmitir las ventajas de este modelo de trabajo en un entorno compartido a nuestros empleados.

Esto permitirá que se cambian tareas antiguas que ahora ya no son necesarias, mejorando así la productividad de los empleados, que podrán acceder más fácilmente a la información y no tendrán que continuar desarrollando determinadas acciones que la tecnología ha vuelto innecesarias. La informática evoluciona y tus empleados deben evolucionar con ella.

Lee el artículo Usar software local desde la nube

En resumen

Para pasarte a la nube, tener una estrategia cloud hará que el proceso de implementación sea mucho más ágil y, antes de lo que pienses, puedas ya estar recibiendo los beneficios directos de trabajar en la nube de forma compartida.

Cuanto mayor sea el nivel de complejidad de tu empresa, generalmente más complicado es el proceso de migración a la nube. Sin embargo, si ya trabajas con un software de almacenamiento, utilizar un programa que resulte intuitivo y sencillo te ayudará a simplificar muchas tareas y trabajar de manera más adecuada.

Dataprius es un programa intuitivo, con una interfaz sencilla de aprender y las herramientas necesarias para que puedas disponer de tu propio entorno virtual, sin necesidad de invertir en nuevo hardware constantemente. Empieza a conocer cómo funcionando descargándote la versión gratuita.

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¿Cuantos datos de personas y empresas dependen a día de hoy de las decisiones de una administración dirigida por Donald Trump? ¿Tu empresa almacena o usa servicios de Google, Dropbox o Amazon? ¿Crees todavía que no pueden cambiar las normas de un día para otro?

En menos de lo que tardo en escribir este párrafo, Donald Trump puede cancelar un acuerdo que firmó ayer mismo, amenazar a varios países con los aranceles, exigir una segunda, tercera o cuarta negociación, cambiar una ley para hacer un nuevo decreto…

Cantidades ingentes de datos personales y de empresas se encuentran almacenados en Nubes de empresas tecnológicas de Estados Unidos. Esos datos están bajo «la custodia» de empresas como Dropbox, Amazon, Google o iCloud de Apple.

Podemos suponer que todos esos datos se almacenan bajo unas escrupulosas normas de seguridad y de protección de datos. Por supuesto cumpliendo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), incluso mejor que en la propia Europa, origen de la norma. Eso es al menos lo que declaran en sus páginas web.

Suponiendo todo esto, mucho suponer, ¿quién puede asegurar que mañana Donald Trump no va cambiar las normas y limitar o bloquear el acceso a esos datos?

A parte de las sanciones económicas, los aranceles y los portaviones frente a las costas. Resulta que una amenaza para un país también puede ser: Cortar por lo sano con los servicios de Internet o el acceso a los datos de la Nube y aplicaciones de las empresas.

¿Sabe la gente y las empresas dónde residen sus datos en la Nube?

Por decirlo de forma sencilla. A muchas empresas les ha importado un pimiento saber dónde están sus datos almacenados y en qué lugar residen sus aplicaciones.

Es normal, dada la escasa atención prestada al RGPD que aún no ha sido entendido. Se ha concedido mucha importancia al papel y poca al mundo digital.

La realidad es que miles de empresas guardan su información en los servidores de grandes empresas de los Estados Unidos.

Muchos, nunca han escuchado las insistentes recomendaciones de usar servicios cuyo lugar de almacenamiento estuviese en Europa o países de América Latina (con leyes equivalentes).

Es hora de reflexionar un poco y poner la duda sobre esas empresas de California, sin considerar otras dudas referentes a la privacidad. Se trata de esas grandes compañías, que con sus servicios gratuitos y casi sin que nadie se de cuenta, han otorgado poder sobre los datos al país de Donald Trump.

Insisto en que ya no decimos que puedan cambiar de nuevo las leyes de privacidad. La cosa sería mucho más grave. Se trata de que simplemente y de alguna manera todos esos ficheros o datos de las empresas no estuvieran accesibles.

La información es poder, ese poder se puede ejercer con el simple hecho de bloquear la actividad económica de muchas empresas, una forma de hacerlo es cortando temporal o totalmente el acceso a los datos.

Personalmente, me horrorizo cuando veo empresas informáticas españolas que revenden servicios como Google Suite o Amazon para otras empresas y ni siquiera ellos saben dónde demonios se están almacenando los datos.

Me horrorizo aún más, cuando hace poco, hablaba con un responsable de una multinacional española del acero y usaban intensamente muchos servicios de Google. Insisto, ya no es cuestión de seguridad, ni de privacidad, es una cuestión de estrategia, ¿Están en manos de una administración dirigida por Trump? ¿Y si en lugar de imponer aranceles le da por bloquear las cuentas de esas empresas?

Nota: Declarar el lugar de residencia de los datos está contemplado en RGPD. Otra cosa es que se quiera cumplir. Nosotros lo hacemos en esta página: https://dataprius.com/dataprius-proveedores.html además de firmar los contratos en PDF y no con un click en una casilla y otro en el botón de siguiente.

¿Ha pensado en esto alguna empresa que utilice Dropbox o Drive?

Por desgracia o por ignorancia, muchas de ellas o la mayoría, ni se lo han planteado.

No se han cuestionado el lugar de almacenamiento de los datos y si alguna lo ha hecho ya sabe que los datos y los archivos transitan por servidores localizados en los Estados Unidos.

¿A quién preocupa esto en Europa?

A nivel europeo tenemos a Alemania que parece ser de los pocos países dónde si se piensa en estas cosas y de hecho hay mucho movimiento al respecto.

En Alemania llevan muchos años insistiendo en que las empresas deben usar servicios en la Nube con localización en Europa. En una economía altamente industrializada, la computación, las aplicaciones y el Cloud son vitales para el funcionamiento del sistema económico.

En general, las leyes europeas de protección de datos como RGPD y muchas otras normas, han sido impulsadas por Alemania. El tema preocupa y mucho desde hace tiempo.

Existe incluso un caso insólito, Microsoft Azure que es un grande del Cloud, con origen en Estados Unidos, tiene una sede en Alemania con domicilio social allí y cumpliendo normas europeas. También en Irlanda.

Por ejemplo, nosotros, en nuestro servicio usamos ese almacenamiento, en definitiva, un proveedor elegido por muchas empresas europeas.

• https://news.microsoft.com/es-es/2014/06/06/aepd-servicios-cloud-microsoft/

Cuando almacenamos archivos puede que estén junto a los servidores de las líneas aéreas que usarás en tu próximo viaje, los datos de tu banco o los de tu compañía de seguros.

Azure Alemania (Europa) : https://azure.microsoft.com/es-es/global-infrastructure/germany/

En España, hace tiempo que la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) también recomienda tener un almacenamiento y hacer uso de aplicaciones y servicios Cloud localizados en Europa.

Hay que decir que la AEPD es muy cauta en sus comunicaciones, tanto que denota cierto temor por no molestar a los grandes de Internet. Ahora con Donald Trump deben estar bastante temerosos de enfadarlo.

El mundo digital y los datos son importantes para las economías de los países.

Europa tiene un grave problema que puede convertirse en una oportunidad de oro.

Las leyes europeas no cambian cada cinco minutos por decisiones interesadas de un individuo como Donald Trump.

A nivel mundial países como China, Japón o Rusia enfrentan este problema de diferentes formas y cada uno por su cuenta.

En el tema de los datos, Europa siempre se ha encontrado en muy buena sintonía con América Latina. Muchos países han adoptado normativas de protección de datos compatibles. Los acuerdos se realizan con proyección a largo plazo y consensuando lo básico.

La economía es global y digital, esto es evidente y no hay ni que mencionarlo. El mundo depende de las redes, de los datos y de las transacciones con ellos.

Europa debe hacerse independiente en la Nube respecto a los datos y los servicios para empresas. En esto debe incluir a los países de América Latina porque el trabajo de consensuar las legislaciones ya está hecho.

Lo ideal para crear esa independencia Cloud Computing sería:

• Un modelo estándard de centros de datos independientes de cualquier servicio o almacenamiento en los Estados Unidos.
• Ese modelos basado en normas estables y con garantías jurídicas puede ser implemendado por los diferentes países
• Que ese modelo fuera además ecológico, basado en renovables, dándo vida a zonas desérticas o desocupadas.

Mientras tanto sólo cabe preguntarse ¿Dónde residen realmente mis datos y mi ficheros?

Referencias:

Subir a ‘la nube’ un servicio público pone datos críticos al alcance de Donald Trump

La entrada Almacenamiento de datos en la Nube y el imprevisible Donald Trump. se publicó primero en Blog de Dataprius..

El gestor documental es una tecnología necesaria para optimizar los procesos de gestión internos. A veces, los empresarios están demasiado ocupados para tomar decisiones que les permitan mejorar los procesos internos y ahorrar costes. Sin embargo, es precisamente el hecho de que se lleve un mal sistema en el control del flujo de documentos lo que conduce a que muchas veces en muchos departamentos tengan una sobrecarga de trabajo o se cometan errores que lastran la productividad de la empresa.

Como directivo o CEO de una compañía, seguramente ya tienes muy claro que las tareas administrativas en sí mismas no son rentables, sino un mal necesario que tienes que gestionar de la manera más óptima, eficaz y rápida posible. Es mejor emplear los recursos en otro tipo de iniciativas que permitan a tu empresa obtener más rentabilidad.

En este sentido, lo mejor que puede hacer una empresa es empezar a utilizar tecnologías que permitan aligerar la carga de trabajo y mejorar la gestión. En este artículo te mostraremos las ventajas que tendría para tu empresa empezar a trabajar con un gestor documental, reduciendo la sobrecarga de trabajo y reduciendo costes innecesarios.

El problema de los costes derivados del workflow 

Muchas veces no somos conscientes de que el nivel de costes que un mal sistema para la gestión de documentos nos puede acarrear.

Costes de los procesos de trabajo

Uno de los primeros handicaps que está aumentando tus costes son los procesos laboriosos, lentos y complicados que afectan a los diferentes departamentos de la empresa.

Tanto en Recursos Humanos, como en Ventas, Contabilidad o Atención al Cliente, se producen toda una serie de deficiencias que lastran la productividad de los empleados, y por tanto, suponen un coste para la empresa.  Para poder poner orden el workflow, necesitas optimizar los procesos y garantizar que los procedimientos sean rápidos y eficaces.

Para eso necesitas disponer de la tecnología de software adecuada, ya que no todos los programas de almacenamiento de datos en la nube son apropiados para la gestión del workflow en la empresa.

En Dataprius te damos la oportunidad de que puedas disponer de un gestor documental intuitivo, eficaz y profesional que facilita la gestión de documentos y el trabajo en equipo al proveer de un entorno en la nube común para la gestión de documentos. Ya no tendrás que estar mandando decenas de mails, haciendo copias de seguridad manuales, mantener servidores costosos, ni utilizando servicios de almacenamiento externos que no te dan totales garantías de seguridad.

Costes del papel

Aunque en el libro de cuentas el gasto de oficina no parece una cifra muy elevada, si miras los datos anuales te llevarás la sorpresa de que estás haciendo gasto elevadísimo en papel, cuando estamos en plena era de la transformación digital.

Pensemos a gran escala en los gastos que implica la impresión de documentos, la compra de tóners o tinta de impresora, el mantenimiento y reposición de las propias impresoras y fotocopiadoras…

A esto tienes que sumarle todo el tiempo que pierden tus empleados en:

• Buscar documentos en archivos que se han perdido
• Digitalizar documentos en papel
• Corregir errores de documentos que no se han compartido con las personas adecuadas
• Veriificar que no se han modificado o deteriorado documentos

Más todos los costes que implica el alojamiento físico de los documentos en las dependencias de tus oficinas. Un material que está ocupando un espacio, que requiere también de unos conocimientos técnicos de clasificación para que luego sea fácil identificar y localizar documentos… A ello, súmale otros productos de oficina inevitablemente vinculados al papel, lo que implica unos costes innecesarios en la era digital.

La impresión de documentos no es tampoco la estrategia más adecuada para asegurar su conservación, ya que también estos pueden sufrir un deterioro, o se pueden producir accidentes o incendios que afecten a su integridad. Hoy día, a través de software como servicio como Dataprius, vas a poder almacenar copias de seguridad automatizadas en ubicaciones externas en un entorno cloud, a las que siempre podrás acceder y restaurar.

Entra en la transformación digital y reduce tus costes

Cuando un porcentaje sustancial de tu liquidez y tus ingresos se está yendo en material de oficina, hay algo que está fallando en tu empresa. Y también cuando, como consecuencia de una mala praxis en la gestión documental, se están produciendo errores humanos y confusiones constantemente que ralentizan los procesos o enfadan a tus clientes.

Si eres un empresario con visión empresarial, sabes que vas a tener que establecer un sistema eficaz que te permita gestionar el workflow de manera adecuada. Más ahora todavía, cuando las empresas están creciendo cada vez más a nivel internacional a través del comercio electrónico o tendencias como la movilidad, que están promoviendo equipos de trabajo en remoto y en los que la nube es imprescindible.

Leer el post: Nube de almacenamiento para empresas, qué tener en cuenta

En resumen: ¿cómo te ayuda un gestor documental?

No sigas reduciendo el potencial competitivo de tu empresa. Da el paso para transformar los procesos internos en la gestión de documentos. Necesitas un gestor documental que te permita aligerar los costes y transformar los procesos de tu negocio. Muchas empresas ya lo están haciendo, y si no nos adaptamos, nos vamos a quedar atrás.

Muchas veces estamos tan enfocados en el corto plazo, que no miramos las consecuencias que tiene para nuestra competitividad estar asumiendo costes innecesarios. Y seguimos adelante para no dar este paso. Pero lo que no hacemos hoy nos pasa factura en el futuro, y el futuro está a la vuelta de la esquina.

Dataprius es un entorno cloud de gestión documental especialmente enfocado para empresas. Para que puedas compartir documentos con tus empleados, con tus proveedores o con tus clientes, de manera segura, fácil, cómoda e intuitiva. Cumple a rajatabla con la RGPD y te garantiza la máxima protección de tus datos.

Te ofrecemos también un servicio técnico dinámico y enfocado a tus necesidades, ya que nuestro foco son las empresas. No somos un sincronizador de archivos, vas a poder disponer de tus ficheros en un entorno cloud con la máxima conectividad, escalabilidad y estabilidad, para que puedes gestionar el workflow de tu empresa a largo plazo y puedas mejorar los procesos internos que influyen en el ahorro de costes y la productividad..

Probar Dataprius es el primer paso antes de adoptarlo en tu compañía. Te invitamos a que te descargues Dataprius gratis en tu escritorio y nos envíes un mensaje con cualquier duda o pregunta que tengas.

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La gestión del workflow de una empresa es indicador de su grado de rendimiento y organización. Si una empresa crece, el flujo de documentos aumentará, y también las tareas administrativas, los fallos y errores humanos que dan lugar a multitud de situaciones que lastran la productividad de la empresa. La automatización del flujo de documentos es vital para que nuestra empresa pueda ser eficiente.

En la era de la transformación digital, a ti como CEO o directivo de una empresa te interesa automatizar el flujo de trabajo al máximo. No sólo disponer de un espacio centralizado y compartido en el que todos los responsables puedan acceder a su área, sin necesidad de duplicar documentos, sino establecer unos procesos que ayuden a estandarizar la gestión.

Qué es el workflow documental y por qué es importante

El workflow documental consiste en el conjunto de secuencias y metodologías que ayudan a conseguir un objetivo de gestión documental.

Eso implica:

• Estructurar las tareas documentales: crear documentos, validarlos, enviarlos, corregirlos…
• Determinar cómo se hace el control de documentos: lectura, verificación, actualización, registro de actividad…
• Orden de tareas: en función de cómo se ordenen las tareas administrativas, el proceso podrá ser más o menos ágil.
• Establecer un espacio de almacenamiento centralizado: la única forma de que se pueda trabajar en equipo y reducir los errores humanos.

Suele ser responsabilidad de los directivos ayudar y coordinar a los equipos que van a gestionar el workflow, de manera que se consigan una serie de ventajas competitivas que ayuden a tu empresa a prestar un buen servicio a los clientes.

Lee el artículo «Compartir documentos es básico en la relación digital con clientes«

¿Qué ventajas tiene llevar una buena gestión del workflow documental?

El workflow documental es vital para conseguir una serie de objetivos en tu empresa.

• Reducir el tiempo invertido en tareas administrativas: cuando mejor trabaje la maquinaria administrativa de tu negocio, más eficiente y productivo será tu equipo de trabajo y podrás dedicar más tiempo a tareas más creativas.
• Mejorar la productividad de la empresa: del ahorro de tiempo se deriva una mejora de la productividad, que implica también una reducción de costes y una maximización de la eficiencia.
• Reducir errores humanos: porque un worflow documental claro y definido ayudará a todas las áreas de tu empresa, desde tesorería hasta contabilidad, para que todo el mundo disponga de información en tiempo real y actualizada y no se estén duplicando tareas, y se pueda llevar un mejor control de los documentos para evitar errores y que tus clientes y proveedores estén satisfechos.
• Facilitar la movilidad: cuando se desarrolla un buen control del flujo de trabajo en la gestión documental, podemos trabajar y coordinarnos mejor en equipos remotos. Hoy día, muchas empresas disponen de personal en diferentes espacios físicos, sedes y delegaciones en otras ciudades… En definitiva, una buena gestión del workflow facilitará el trabajo de toda la organización.
• Determinar los responsables de cada área: cuando fijamos unos responsables de cada área de gestión documental, se pierde mucho menos el tiempo. Cada responsable sabe las tareas que tiene que hacer, cómo acceder a los datos en tu software de gestión documental, dispone de los datos de acceso para poder acceder desde cualquier parte de manera segura…

Como empresario, fijar los workflow de cada área de trabajo es de gran importancia para que no haya que tomar pequeñas decisiones constantemente.

Los sistemas nos ayudan a ganar tiempo, a mejorar la productividad y a que puedas disponer también de más tiempo para dedicarlo a liderar, coordinar y dirigir tu empresa, ya que el trabajo del empresario debe estar ligado a construir sistemas eficientes que no requieran de su presencia física para que funcionen.

La automatización del flujo de documentos en tu empresa

Si el flujo de trabajo tiene sentido, es en la medida en que podemos estandarizar y automatizar tareas. No hay un buen workflow sin automatización del flujo de documentos.

De esta forma, por ejemplo, si todos los empleados tienen acceso a la información que les corresponde a través de un entorno cloud, no necesitarás que se estén enviando correos electrónicos constantemente.

Si se automatiza el proceso de creación de backups o copias de seguridad de tus documentos, no tendrás que estar pendiente de crear copias de seguridad manuales, ni de manejar dispositivos externos, y tendrás siempre la información y datos que necesites a mano.

En definitiva, vas a reducir enormemente el trabajo que se realiza en el Departamento de Informática porque se han hecho una serie de configuraciones en tu entorno compartido de documentos para que toda la información esté a salvo, los usuarios tengan los permisos correspondientes y las tareas se puedan llevar a cabo de manera estandarizada y controlada.

La automatización de documentos pasa también por establecer procesos de seguimiento y revisión para que todo se realice correctamente. Esto te permitirá disponer de información ordenada y fácil de localizar, susceptible de utilizarse en tareas que requieren de la máxima organización y clasificación de los datos. Cuando hablamos de cientos y miles de documentos, se requiere que todo el mundo siga unos protocolos establecidos en el uso y gestión de la información de tu empresa.

Lee el artículo: Qué es un software multiusuario en el almacenamiento en la nube

Hacia un software documental seguro y eficiente

Trabajar con un entorno cloud facilita enormemente la automatización de los flujos de trabajo. Con el software Dataprius vas a poder disponer de un sistema sencillo, seguro y eficiente donde los empleados podrán subir, modificar, descargar y eliminar documentos de acuerdo con los procedimientos que hayas marcado.

• Se pueden establecer permisos de acceso para que cada área o responsable tenga ya acceso a las carpetas que le corresponden, de modo que haya una buena comunicación entre departamentos.
• Cuentas con un calendario de trabajo para que puedas definir y marcar las tareas que corresponden a cada cual.
• Puedes enviar emails a los proveedores o clientes sin necesidad de descargar los archivos en los ordenadores, ni que tengas que esperar a que se adjunten los archivos.
• Puedes disponer de toda la información actualizada en tiempo real, sin que tengas que depender de la sincronización de documentos, y utilizar los datos en cualquier lugar.

Dataprius es tu software de gestión documental seguro y eficiente, la mejor opción para que puedas avanzar en la automatización del flujo de documentos y llevar una buena gestión y control de los datos de tu empresa. Máxima coordinación para que puedas lograr la máxima productividad y los mejores resultados.

Descarga gratis Dataprius en tu ordenador y descubre todas sus ventajas.

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¿Sabes dónde se almacena la información y los archivos?

Para aquellos preocupados por saber dónde terminan guardándose sus datos y sus archivos cuando se utiliza una aplicación en la Nube.

¿Usas aplicaciones en la Nube y no sabes dónde se guardan tus datos?

No te preocupes. Según las últimas estimaciones perteneces a ese 80% de la población que nunca se ha planteado esta cuestión.

Además habrás llegado a este Blog tras haber utilizado aplicaciones como WhatsApp, Facebook, Drive o Dropbox. Estas son aplicaciones en la Nube, por supuesto.

Estar en la Nube o Cloud significa que los datos y la propia aplicación están en Internet. Al contrario que las aplicaciones clásicas que guardaban la información localmente.

Tus datos y tus archivos se guardan en discos duros enormes a miles de kilómetros de distancia.

Es muy fácil de entender. Seguramente has usado un cajero electrónico de un banco.

En cuanto introduces la tarjeta y pones tu clave, el cajero se conecta a la «Nube del Banco» un sistema que almacena tus datos de cliente y el dinero que tienes en tu cuenta.

¿Los datos estaban en el cajero? No, claro.

Se ha traído la información de algún sitio.

Ese sitio dónde están tus datos, la Nube del banco, es en realidad un lugar con muchos ordenadores o discos duros que están funcionando 24 horas la día 365 días al año. Ese sitio se denomina un Datacenter (Centro de Datos).

Una de las enormes ventajas de la Nube es que la información reside en otro lugar independiente del dispositivo con el que te conectas. Un acto vandálico puede destruir el cajero, pero no te preocupes, los datos de tu cuenta corriente están en el centro de datos del banco.

¿Entonces cuando subo una foto o un archivo dónde termina guardándose?

Pues esto depende de la aplicación y de la empresa que ofrece el servicio.

De lo que si puedes estar seguro, es que con toda seguridad, empresas de California tienen datos o archivos tuyos guardados en los discos duros de sus grandes ordenadores en sus centros de datos.

¿Has usado Facebook o Whastapp?

Pues ya puedes estar seguro de que tus datos están en los Estados Unidos, en los discos duros de sus servidores (los ordenadores de sus centros de datos).

¿Has usado Drive o Dropbox?

Pues tus archivos están guardados en lugares poco conocidos de los Estados Unidos. En el caso de Dropbox se sabía que usaban los centros de datos de Amazon, la siguiente pregunta es dónde están esos discos de Amazon, pues no son muy transparentes en esto, Amazon tiene centros de datos en todo el mundo, lo que hacen los de Dropbox no se sabe.

¿Por qué existe tanta ignorancia respecto a la localización de los datos?

Aquí hemos llegado a la pregunta controvertida. Las propias empresas que ofrecen los servicios no están muy interesadas en que lo sepas.

Los datos de los usuarios son el «Petroleo» del siglo XXI. Muchas empresas que amablemente te ofrecen sus servicios gratuitos desde su web o desde sus aplicaciones móviles están almacenando tus datos. Sin entrar en detalles, debes saber que son negocios de miles de millones. En muchos casos los datos son la mercancía de esta lucrativa industria.

En Europa existen leyes que protegen los datos de los usuarios, en concreto el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). También en América Latina hay muchos países con reglamentos similares.

Si usas un servicio en Cloud cuya empresa proveedora está en Europa o en un país de América Latina con leyes equivalentes, entonces la ley obliga a que la empresa publique en su web dónde se guardan los datos. Han de decirte el lugar o la empresa que usan para el almacenamiento de la información.

Por ejemplo en Dataprius dedicamos una página a esto:

https://dataprius.com/dataprius-proveedores.html

Para saber más incluimos referencia a un antiguo artículo en el que hablábamos también de dónde se almacenan los archivos en la Nube.

¿Donde demonios se guardan los archivos en la Nube?

La entrada Software en la Nube. ¿Dónde se guardan los datos? se publicó primero en Blog de Dataprius..

Si no tienes una forma fácil, segura y eficaz de compartir documentos entre empleados, trabajar en equipo puede convertirse en una auténtica locura.

No puedes dejar esto a la espontaneidad en tu empresa, que es lo que muchos empresarios suelen hacer.

Es malo tanto para la productividad como para la seguridad de los datos. A lo mejor incluso ya has tenido problemas por esto.

Tu misión es empezar a facilitar las cosas para que compartir información a nivel interno sea más fácil y más ágil.

En este artículo te vamos a mostrar cuál es la mejor forma de que tus empleados puedan enviar archivos de Word, de Excel, informes y bases de datos o de lo que te da la gana y sin complicarte la vida.

Los 3 errores típicos que cometemos cuando queremos enviarle un archivo a otros empleados que trabajan en la misma oficina

Olvídate de los métodos antiguos y obsoletos para compartir ficheros entre usuarios/empleados:

• Enviar mails. Usamos el e-mail para enviarnos documentos adjuntos, que poco a poco van ocupando espacio en nuestro servidor, hasta que tenemos la bandeja de correo de nuestro servidor con un miles de mails internos que ya no sirven para nada.
• Usar discos duros externos o memorias USB. Nos pasamos los documentos con un dispositivo físico, por ejemplo un USB o un disco duro externo, con los riesgos que esto implica porque son dispositivos físicos que pueden estropearse. Aún peor; hay quienes guardan ahí las copias de seguridad.
• Imprimir papel… cuando no hace ninguna falta. Imprimimos todo y se lo damos a la persona que corresponde, lo que supone un coste de papel absurdo hoy día, porque probablemente esa persona podía consultar el documento en el ordenador, sin que hiciera ninguna falta imprimirlo. Estamos gastando dinero y no ayudamos nada al medio ambiente.

Ninguna de estas fórmulas es la más adecuada en una oficina, donde lo lógico es tener una red informática de área local, de manera que podamos compartir documentos.

Una alternativa muy cómoda y segura, pero no suficiente: crear una red local

En la empresa, puede que necesites compartir documentos con otros usuarios que utilizan el mismo ordenador. O con otros empleados de la empresa que usan otros ordenadores, pero necesitan tener acceso a tus archivos.

Si tienes los ordenadores conectados en red, compartir los documentos es muy fácil en Windows 10.

1. Le das al botón derecho sobre la carpeta que quieres compartir
2. Haces clic en «Conceder acceso a» y marcas la opción «usuarios específicos»
3. Indica los usuarios a los que quieres conceder acceso, o quítale el acceso a quien no quieras que pueda visualizarlo y modificarlo.

Sin embargo, depender únicamente de tu red interna no es la mejor forma hoy día de trabajar. Porque las empresas ya no funcionan como antes.

Ahora nos estamos moviendo constantemente. Necesitamos poder acceder a los datos desde cualquier parte.

Es posible que incluso tengas trabajadores a distancia, o en otras sedes o delegaciones en otras ciudades o países que necesitan acceder a los mismos datos.

El problema n.º 1 cuando compartes tus archivos en una red local

¿Cuál es el problema de compartir documentos y archivos de esta forma en Windows?

Pues principalmente, que estás trabajando con una red local

Solamente puedes visualizar y modificar esos archivos cuando estás en las dependencias de tu empresa y con los ordenadores encendidos.

Si tú estás de viaje, en tu casa o en la calle, y necesitas consultar documentos de tu empresa que están almacenados en los ordenadores, no puedes hacerlo.

Tienes que desplazarte físicamente al lugar en el que está el equipo informático, encenderlo y visualizar y modificar, borrar o editar el archivo que te interesa.

La nube es la solución que necesitas: accede a tus archivos desde donde quieras

Es mucho mejor utilizar la nube, más eficaz y más seguro, con un servicio que además esté pensado especialmente para empresas.

Como Dataprius, tu software de almacenamiento cloud para empresas:

• Un software de almacenamiento en la nube, que podrás consultar desde el móvil, el tablet o el ordenador, estén o no estén tus ordenadores encendidos.
• Puedes crear, modificar y borrar archivos en tiempo real. Los datos NO estarán sincronizados en múltiples ordenadores, como pasa con la mayoría de este tipo de software (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc), dando a lugar a verdaderos líos con los permisos de acceso y la actualización de los archivos. Aquí te conectas, haces lo que quieras y te vas.
• Tendrás siempre tus datos a salvo y contarás con copias de seguridad automatizadas, para que incluso si explotan tus ordenadores o hay un incendio en tu empresa, tu información siempre esté a salvo.

¿Quieres probar Dataprius gratis y compartir archivos de manera mucho más fácil? Es muy sencillo. Descárgatelo ahora desde nuestra web para instalarlo en tu ordenador.

La entrada Cómo compartir archivos con otros usuarios de tu empresa y dejar de complicarte la vida se publicó primero en Blog de Dataprius..

En tu empresa, puede que necesites con frecuencia mandar ficheros pesados o demasiado grandes por correo.

Da igual que uses Outlook, Gmail o Yahoo, que siempre te va a pasar lo mismo. Hay determinados archivos que pesan mucho y no puedes enviarlos sin usar la nube porque las plataformas de correo te ponen un límite de peso o tamaño de archivo. En herramientas como Gmail, cuando quieras enviar un archivo muy grande lo que va a pasar es que lo vas a compartir usando Google Drive.

Pero es que aunque pudieras, lo que pasa con muchos de estos archivos es que necesitas la nube sí o sí para poder compartirlos. Gmail te acaba metiendo en Google Drive por defecto los archivos pesados que no puede adjuntar. Aparte de esto, también te puedes encontrar con que el archivo tarde mucho tiempo en subirse y adjuntarse, con lo que al final no resulta nada ágil trabajar así.

Di adiós a la fiebre de los e-mails; hay alternativas a mandar correos con archivos adjuntos pesados

A lo mejor no quieres enviar ficheros continuamente usando Wetransfer, Dropbox y herramientas por el estilo, lo cual te lleva a poner en riesgo datos personales y no es lo más recomendable en el ámbito de la empresa porque no se ajustan a la normativa de protección de datos.

Tampoco resulta nada práctico estar cortando archivos pesados y enviarlos por partes, o comprimir cientos de archivos que te gustaría poder enviar a otros empleados de tu empresa, algo que te va a llevar mucho tiempo hacer.

Tú lo que quieres es un método eficaz y fácil para poder compartir ficheros de gran tamaño (80 MB, 150 MB, 200 MB…)  con otros empleados de tu compañía.

En tu caso, lo mejor es no utilizar el e-mail para este tipo de tareas, ya que esta herramienta está más pensada para la comunicación entre personas, que para compartir archivos grandes. ¿Por que no usar el mail para esto?

• Porque tanto tu bandeja de entrada como la de él van a tener el mismo archivo
• Vais a tener un lío enorme de correos tanto si los empleados se están enviando mails a diario para compartir información
• Siendo sinceros, las cuentas de correo electrónico se acaban convirtiendo en un cajón desastre. Incluso con un buen buscador, resulta a veces complicado encontrar lo que te han enviado.
• La gente no escribe el «asunto» del correo de manera clara, lo que hace más abstracto todo y a veces tienes que entrar en el mail para ver de qué se trataba. Cuando hablamos de cientos o miles de mails, es una locura.

En lugar de enviar mails para todo, te proponemos una idea mejor. Puedes compartir información en una nube segura, optimizada para las empresas y de uso sencillo para tus trabajadores, a la que podáis tener acceso tanto tú como tus empleados, con los permisos asignados que quieras darle.

De esta forma, en el momento en el que subes el archivo a la nube, puedes modificarlo sobre ésta, sin necesidad de estar enviándolo a otra persona, y que esta persona tenga que volver a adjuntarlo y enviarlo, lo que al final es el cuento de nunca acabar y al final vais a tener un jaleo enorme de correos en la bandeja de entrada.

Dataprius, la herramienta que necesitas para compartir información de gran tamaño

En el interior de la empresa, tenemos que mejorar los canales de comunicación para que sean más eficaces y ágiles. Si tus propios empleados, que están a veces en la misma oficina, necesitan comunicarlo todo por correo y compartir toda la información por correo, es que algo no estás haciendo bien.

Las herramientas en la nube como Dataprius reducen la cantidad de mails que mandan. Porque los usuarios sólo necesitan conectarse a la nube para ver los archivos que has compartido con ellos, pudiendo modificar esos ficheros ahí mismo. No tienes necesidad de estar subiendo y bajando ficheros continuamente.

Si tienes problemas para enviar ficheros grandes por correo, es hora de empezar a trabajar de otra manera. Date de alta gratis en Dataprius, sube tu archivo a la nube y compártelo con quien quieras. Todo de manera segura, con servidores ubicados en España y cumpliendo con la RGPD para que los datos personales que manejes estén a salvo.

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Se repite frecuentemente la frase de que: Lo más seguro es el disco duro frente a la opción de almacenar en la Nube. Empecemos por demostrarte que llevas la mayoría de tu vida confiando en la Nube y no lo sabías.

¿Tienes una cuenta bancaria? Pues amigo, ya estás confiando en la Nube

No estamos hablando de ficheros, no se trata de almacenar archivos, estamos hablando de tu dinero.

Tu dinero no es más que un número anotado en la Nube del banco junto a algunos datos más. No le pidas al banco que almacene los datos en tu disco duro porque seguramente pondrán en duda la seguridad. Bromas aparte, en la realidad es así.

Todo esto de la Nube no es nuevo, las grandes empresas y los gobiernos usan la Nube desde los años 60. Lo realmente nuevo, es que la Nube o el Cloud Computing ponen estos recursos al alcance de los usuarios y de todas las empresas.

La Nube de nuestros días y el almacenamiento pueden ser tan seguros como el de tu banco. Sencillamente, pueden usar los mismos medios.

La seguridad del almacenamiento depende del proveedor, que es el que guarda tus datos.

Posibles responsables de arruinar la reputación de seguridad en la Nube.

Todas las Nubes no son iguales. Hay muchos casos de hackeos de aplicaciones.

Lo que podemos afirmar, es que muchas de esas aplicaciones nacieron sin darle la debida importancia al tema de la seguridad. Más bien, el tema de la seguridad les importaba un pimiento.

Son sistemas muy conocidos y su mal proceder arruinan la reputación de todo un sector de la industria del software.

Caso de Dropbox. El 2016 reconocen el hackeo de 60 millones de cuentas:

• https://elpais.com/tecnologia/2016/08/31/actualidad/1472642567_500051.html

Anteriormente, en 2015 también había noticias que alertaban sobre el hackeo de Dropbox, Drive y OneDrive:

• https://computerhoy.com/noticias/internet/hackean-dropbox-google-drive-onedrive-saber-contrasenas-32607

¿A que no conoces ningún banco al que le pasen estas cosas?

Eso es porque los sistemas de los bancos son seguros. Más que tu disco duro.

La Nube del banco no es la misma, ni mucho menos que la de Dropbox. Puedes estar tranquilo, no vas a encontrar que tu cuenta está a cero mañana.

El negocio del banco es la seguridad, el de los discos duros virtuales es más bien el de los datos de los usuarios. Es muy diferente, es un tema aparte…

¿Qué grado de seguridad puede aportar el disco duro?

En cuanto a roturas

Depende de la calidad del disco. Un disco duro barato no puede tener la misma durabilidad que uno más caro y de mayor calidad.

La calidad del almacenamiento en la Nube también determina el grado de protección ante roturas. Los buenos sistemas están replicados y ni siquiera notarás que algo se ha roto porque entra en funcionamiento una copia automática. Esto se llama redundancia.

Si se rompe tu disco duro, podrías intentar recuperarlo llevándolo a un servicio de reparación y encomendarte a la suerte.

En cuanto a hackeos

Un hackeo directo al disco duro de un particular es extremadamente raro. A menos que seas un gobernante, una celebrity o alguien con información muy valiosa.

El peligro para un disco duro son los ataques de tipo Ransomware y Cryptolocker. También los virus en general. Muchos de estos se pueden producir sin que el antivirus lo detecte porque es una variante para la cual no están preparados.

Para evitar los Ransomware, lo mejor es tener conectado el disco a un Linux. Esto protege también contra ataques convencionales.

En la Nube los ataques son constantes, esto no te lo había contado nadie.

Lo que pasa es que si la empresa proveedora ofrece calidad almacenará en condiciones de seguridad excepcionales, parecidas o iguales a las de tu banco.

Hay personal de seguridad trabajando 24 horas al día 365 días al año. El propio hardware va dotado de medidas de protección.

Copias de seguridad

Esta es la medida de seguridad más básica.

Hay muchas formas de hacer copias de seguridad, para ello lo más conveniente es tener otro disco o disponer de un sistema de varios discos en espejo.

De nuevo, la Nube hay que valorarla según sus características. En Dataprius por ejemplo se tiene una copia de seguridad semanal en un almacenamiento de máxima calidad como Azure Alemania.

¿Entonces qué es más seguro?

Lo más seguro del mundo quizá sea un disco duro, desconectado de todo y guardado en una caja fuerte.

Como sabemos que quieres usar los ficheros no contemplamos la opción anterior.

Si no se necesita compartir información y no se requiere que los archivos estén disponibles desde cualquier lugar, entonces es como el dinero, guárdalo debajo del colchón. Lo más seguro sería un disco duro de calidad conectado a un Linux.

Si se busca seguridad en la Nube, entonces hay que pensar en un proveedor que proporcione un almacenamiento seguro.

Esas aplicaciones tan populares y que ofrecen gran cantidad de espacio no suelen dar estas garantías. Las cosas cuestan dinero, aunque como decimos, puedes encontrar la misma seguridad que tu banco por precios muy asequibles.

¿Se puede comparar una cosa con otra?

El hecho de comparar la seguridad del disco duro respecto de la Nube puede ser por si mismo un acto erróneo. Puede que estemos comparando tomates con manzanas.

Al comparar, se olvida una característica, la más importante. Es que la Nube aporta UBICUIDAD.

El almacenamiento en la Nube no es gran invento si solo se considera su capacidad de guardar información. Eso lo hace cualquier disco duro.

Lo realmente importante del almacenamiento en la Nube es que los archivos están allí dónde estés.

En la vida diaria hay dos formas de pagar. Vas a todos los sitios con tu monedero y pagas en efectivo o usas la cuenta del banco y haces transacciones electrónicas. ¿Como pagas la mayoría de las cosas?

Ninguna empresa del mundo puede mandar a una persona cargando con un disco duro para que los clientes y los trabajadores guarden sus archivos. Pueden trabajar en red con un disco duro, eso sí, pero recuerda que la Nube puede ser como el banco, sacas fuera los documentos y los gestionas desde cualquier lugar.

¿Cómo puedo saber que calidad de almacenamiento se ofrece en la Nube?

Pues simplemente hojeando que garantías te ofrece el proveedor del servicio.

En Europa el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) obliga a los proveedores de servicios en la Nube a declarar dónde residen los datos.

No te preocupes por buscar, que ni Dropbox ni Drive lo declaran. Verás que tienen páginas web dónde juran que son los más cumplidores y casi llegan a la santidad ¡impresionante! Una cosa es lo que se pone en la web y otra lo que hacen realmente. Yo puedo declarar mi santidad en una página web y seguro que muchos creerán que estoy en el Vaticano.

La inmensa mayoría de los servicios en la Nube usan los recursos de un gran proveedor. Es fundamental fijarse en esto.

Hubo un tiempo en que Dropbox declaraba que su almacenamiento lo hacía en Amazon. No entro a comentar esto porque Amazon nunca se ha caracterizado por la seguridad.

Dos proveedores de confianza a nivel mundial son IBM y Azure.

Digamos que son los discos duros de muchos servicios en la Nube. Estos dan una calidad de almacenamiento digna de la confianza de tu banco. Puede que tu cuenta esté en uno de estos.

Si el servicio de almacenamiento usa estos proveedores, entonces la seguridad y la protección de datos está muchos niveles por encima de otras Nubes, cientos de veces por encima de un disco duro.

Dataprius ofrece un almacenamiento redundante en Azure Irlanda y Azure Alemania.

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Uno de los grandes problemas cuando trabajamos con software de almacenamiento en la nube es cómo algunos servicios se aprovechan de sus clientes. La información que subes a la nube es una gran fuente de datos y de ingresos para las grandes compañías como Google, Facebook, Amazon o el propio Dropbox, que Edward Snowden llegó a definir como «un programa hostil para la vida privada».

Cuando tu empresa sube sus datos a sistemas de almacenamiento en la nube como Dropbox, no está guardando sus datos en un espacio privado, cifrado y seguro donde la información no va a ser compartida con «terceros de confianza» para «mejorar el servicio».

El problema es que muchos empresarios no se dan cuenta de esto, pero si no te lo crees, ellos mismos te lo cuentan en esas políticas de privacidad que aceptamos sin leernos. Tú mismo lo puedes leer en la prensa.

• https://www.vozpopuli.com/economia-y-finanzas/Dropbox-comparte-usuarios-Amazon-Google_0_1272773238.html.

¿Es Dropbox seguro y privado para los datos de mi empresa?

Si quieres guardar tus datos con total privacidad, no los subas a Dropbox. No queremos decir con esto que tus datos los vaya a ver todo el mundo, pero sí que tengas claro dónde estás metiendo tus datos.

Cuando subes tus datos con Dropbox, no sólo le estás confiando tus datos sólo a Dropbox. Se los estás confiando también a Salesforce, Oracle, Teleperformance, Zendesk, Serenova, la suite de servicios de Google y la nube de Amazon AWS.

Como ya sabes, ha habido y sigue habiendo un largo debate sobre la forma en que las grandes compañías utilizan tus datos. Tal y como se suele decir, cuando un servicio es gratuito, el problema es que el producto eres tú y tus datos. Si no tienes posibilidad de encriptar tus datos (lo cual complica y ralentiza el proceso de acceder a tu información), lo que supone un coste extra, dependes de cómo Dropbox quiera tratar tus datos, y eso es lo que vas a encontrar en su política de privacidad.

Aunque Dropbox pueda tener unos altos niveles de seguridad. lo cierto es que no es lo más recomendable si te preocupa la seguridad de la información. Primero, porque Dropbox comparte información de los usuarios, que puede ser accesible para robots y algoritmos que extraen la información que les interesa. Y segundo, porque en realidad no es un simple sistema de «cloud storage», sino un sincronizador de archivos.

La sincronización de datos, el punto más débil de Dropbox

Esto en lo que respecta a las grandes compañías, pero espérate, porque aún hay más.

Cada vez que compartes un archivo con otro usuario de Dropbox, ese archivo se está replicando en el Dropbox de esa persona. Persona que puede replicarlo a su vez con otros empleados o con quien quiera, lo que hará que dicho archivo esté a su vez replicado en otros ordenadores, con lo que pierdes el control del mismo.

Esto es una gran desventaja para las empresas, porque el primer principio de la seguridad de la información es tener el control sobre tus ficheros, no depender de sincronizaciones que hacen que personal ajeno a la empresa pueda acceder a los datos.

Por una sencilla razón; porque tú puedes controlar y trabajar por la seguridad de tu empresa en tus propias redes informáticas, implementando sistemas de seguridad para tus archivos. Pero en el momento en el que subes datos a Dropbox y compartes, ya empiezas a depender del grado de seguridad que haya en otros ordenadores de otros usuarios, desde el portátil de un empleado en casa, hasta de un smartphone, que te pueden robar, o caerse del bolsillo.

Trabaja con un cloud privado, seguro y en la nube

Al trabajar con un software de almacenamiento cloud como Dataprius, no te vas a encontrar con estos problemas.

• Los datos no se comparten con nadie, solamente tú tienes acceso a ellos.
• No es un sincronizador, puedes dar permisos y gestionarlos, pero esa persona no podrá compartir dicho documento con nadie más, ni se replicará en otros ordenadores.
• Tu información está segura almacenada en la nube, en data centers localizados en España.
• Los archivos no se guardan directamente, sino fragmentados, aunque son totalmente accesibles desde tu usuario y contraseña.

En definitiva, una alternativa profesional, seria, segura y de fácil gestión para que no tengas que usar este tipo de servicios como Dropbox en la empresa y puedas garantizar que tu información es privada y tus datos no se comparten con nadie.

Descarga Dataprius aquí.

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¿Sabías que 232.292 usuarios se han visto afectados por este ransomware, y eso sólo en el segundo trimestre de 2019? Pues muchas empresas siguen sin estar preparadas para un WannaCry y no tienen un plan de copias de seguridad que les permitan recuperar sus datos rápidamente.

Muchos empresarios sólo se acuerdan del WannaCry cuando estaba en los medios. Pero quizás ignoran que este problema, el Ransomware, el secuestro de datos y la exigencia de un rescate para descifrar tus datos, es una amenaza a la seguridad que sigue afectando a cientos de miles de usuarios de manera habitual.

¿Está preparada tu empresa para hacer frente a un ataque informático de este calibre? ¿Cómo evitar que esto le ocurra a tu empresa, aunque el problema no salga en la tele?

El riesgo del WannaCry no ha terminado; protege ya tus sistemas informáticos

Los datos son de Kaspersky, y nos cuentan que hay 16.017 nuevas variaciones de este malware, y su incidencia ha aumentado en un 46% con respecto al año pasado.

Por si lo desconoces, este tipo de malware consiste en un secuestro de datos. De pronto, dejas de tener acceso a los datos de tu ordenador, que están cifrados con contraseña. Cuando enciendes tus ordenadores, te aparece un cartel indicándote que tienes que pagar un rescate para recibir la contraseña que te permitirá quitar el cifrado de tus datos y recuperarlo.

¿Cuál es el problema con esto? Pues además del coste de esta extorsión y chantaje (que no debemos pagar), tenemos un problema muy grave para recuperar los datos.

Si no estabas haciendo copias de seguridad, o no las estabas haciendo bien, entonces vas a perder una gran cantidad de información, si te ves obligado a formatear tus ordenadores.

Cómo evitar que te afecte un ataque Ransomware

Da igual que seas una empresa grande o pequeña, que tengas 1 ordenador o 500. El ransomware no distingue entre grandes compañías o compañías medianas o pequeñas. Si no estás haciendo los deberes, te puede llegar a afectar.

Uno de los grandes riesgos es no tener tus equipos actualizados, ya que estos ataques pueden aprovechar las vulnerabilidades de los sistemas operativos antiguos o incluso obsoletos. Pero el problema va mucho más allá de que tengas tus equipos preparados; debes tener siempre un plan B, un espacio que te permita tener tus datos a salvo y poder utilizarlos sin problemas, sin que pierdas tus datos y tengas un problema bien grande en la empresa.

Para evitar que esto te ocurra, lo mejor es trabajar con un software de almacenamiento en la nube, un entorno cloud en el que puedas tener tus datos a salvo y trabajar directamente sin que tengas que tener tus datos en tus propios ordenadores.

De esta forma, tus datos están en la nube y fragmentados, de modo que nadie pueda acceder a ellos, e incluso si lo hace, no pueda afectar a tu privacidad; solamente tú y los usuarios que tú autorices pueden acceder a la información. Además, nuestros sistemas cuentan con potentes medidas de seguridad y están actualizados y preparados para defenderse ante cualquier ataque informático.

Incluso si sufrieras un ataque ransomware en los sistemas informáticos, tus datos seguirían a salvo en tu entorno cloud. No tendrías que pagar ningún rescate, ni perder datos, ya que tus datos no están en tus ordenadores, sino en el software de gestión documental en el que están tus datos.

Tus datos son un activo esencial de tu empresa; no te la juegues

El WannaCry famoso afectó a más de 200.000 ordenadores en más de 150 países, así que el asunto no es ninguna tontería. La información y los datos de tu negocio son uno de tus principales activos. ¿Tiene sentido estar invirtiendo miles de euros en tu negocio, pero tus datos sigan almacenados en múltiples ordenadores con sistemas vulnerables?

Cuanto más repartidos estén tus datos en múltiples equipos, mayor es el riesgo. Si en cambio utilizas la nube para que tus datos sean accesibles para tus empleados desde cualquier parte, pero protegidos con un usuario y contraseña y con un nivel de seguridad mucho más elevado que tener un antivirus instalado, entonces estarás haciendo tus deberes.

Se estima que el WannaCry, en su momento, tuvo unos costes de hasta 5 millones de euros para las empresas españolas. No te confíes, porque estás cosas no pasan con previo aviso. Empieza a gestionar tus datos desde un sistema de gestión documental como Dataprius.

Dataprius es un entorno cloud en la nube, seguro, intuitivo, con servidores ubicados en centros de datos Europeos certificados, y donde tu información está a salvo porque está bien distribuida y cuenta con la redundancia conveniente.

Los usuarios de tu empresa se conectan con un usuario y contraseña a tu sistema cloud. Creas los archivos en este software, y aunque haya un terremoto o tus ordenadores exploten, tus datos continuarán a salvo. Es como pensárselo, ¿no?

Descarga Dataprius aquí y descubre todas sus ventajas.

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Algunos empresarios se hacen esta pregunta cuando alguien les propone que dejen de imprimir tanto papel y empiecen a usar la nube. «Pero, ¿es seguro guardar los datos en la nube?». Y cada vez que sale una noticia sobre tal o cual brecha de seguridad, vienen un poco a reafirmarse en su posición inicial.

En el fondo, sin embargo, muchos empresarios ignoran que sus propios equipos informáticos y discos duros pueden ser una bomba de relojería para la seguridad. Con toda tu información guardada en un único lugar, el riesgo es mucho mayor que cuando se reparte entre múltiples servidores en un centro de datos.

Guardar tus datos en tus ordenadores es mucho más peligroso que en la nube

Supongamos que tienes una serie de equipos informáticos en tu empresa conectados a Internet. Los empleados trabajan en esos ordenadores.

A lo mejor incluso tienes una red informática, que te permite compartir archivos entre ordenadores, con lo que a nivel operativo no tienes problemas para enviar y recibir información.

Ahora bien, si estás almacenando los datos en tus propios discos duros, corres una serie de riesgos que pueden afectar a la privacidad e integridad de la información.

¿Cuáles?

• Si hay un incendio en tu oficina y se queman tus ordenadores, como tienes toda la información guardada en un único lugar, la pierdes.
• La seguridad de tus datos depende de los sistemas de seguridad que implementes en tus ordenadores y de la responsabilidad de los usuarios. Un fallo de seguridad en un ordenador y ya tienes el lío montado.

En serio, ¿qué razón nos lleva a pensar que los equipos informáticos de una empresa de tamaño medio pueden tener un mayor nivel de seguridad que potentes centros de datos llenos de servidores, que siguen unos estándares legales y están especialmente pensados para que la información no se pierda?

Sin embargo, simplemente un error humano en el uso de los ordenadores conectados a Internet puede provocar un problema informático. Por ejemplo, descargarse un programa que lleva malware y que acabe infectando tu ordenador y tus datos. Aunque creas que a ti no te puede pasar, cuantos más empleados y menos control haya en el uso de la informática, más riesgos estás corriendo.

La seguridad de la nube, muy por encima de tus equipos informáticos

La nube es una red de servidores remotos donde se reparte la información que almacenas en ella. Esos servidores no contienen toda la información, sino que se reparte para que haya una mayor seguridad.

A diferencia de un servidor remoto, tú no estás simplemente guardando tus datos en un único espacio físico, sino en muchos, que luego a través del software en la nube que utilizas te permite acceder directamente.

La seguridad información que guardas en la nube, por tanto, depende de los servidores en los que ésta se localiza. Y esos servidores, localizados en data center, cumplen con los estándares de seguridad que deben tener este tipo de espacios, desde las amenazas físicas (como desastres naturales, incendios, terremotos…), problemas locales (como fugas de agua, fallos eléctricos…), como amenazas virtuales (malware, ataques informáticos, etc.).

En definitiva, no hay motivos para pensar que la nube es menos segura que el sitio donde estás almacenando la información de tu negocio actualmente. Un ordenador normal y corriente conectado a Internet ya implica algunos riesgos, con lo que imagínate si no estás tomando medidas de seguridad eficaces para proteger tus datos.

Asustarse de guardar los datos en la nube, viene a ser algo así como el miedo a volar, cuando los aviones son el medio de transporte estadísticamente más seguro. Es completamente irracional, porque hay mucho menos riesgo usando la nube que guardando tus datos en un disco duro en las dependencias de tu empresa.

El usuario, el eslabón más débil

Ahora bien, no es oro todo lo que reluce en la nube, y ahí te damos la razón. El usuario es el eslabón más débil en lo que se refiere al almacenamiento de datos.

Es por eso por lo que cuando el sistema de almacenamiento en la nube que utilizamos no es el adecuado para una empresa, se producen riesgos relacionados con la falta de control a la hora de compartir la información.

Insistimos, esto no es un fallo de seguridad de la nube, sino de la naturaleza y características del software que estemos usando. Necesitamos un software de almacenamiento en la nube que:

• Te permita mantener el control absoluto sobre los usuarios con los que se comparten tus archivos.
• Un programa que no replique la información en otros ordenadores, sino que sea un punto de conexión al que puedan acceder los usuarios con los permisos gestionados por ti.

En definitiva, un software en la nube como Dataprius, que está especialmente pensado para la empresa, que cumple a rajatabla con todas las normativas de seguridad y que te proporciona un alto nivel de seguridad contra cualquier peligro que puedan tener tus datos.

No dependas más del papel, que se puede destruir fácilmente; ni de los equipos físicos que hay en tu empresa, que pueden correr idéntica suerte (Dios no lo quiera). Confía en la herramienta que más garantías te da para que tus datos estén a salvo.

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Una de las malas costumbres que hay en las empresas es utilizar las memorias USB para trasladar datos de un lado a otro. Estos dispositivos físicos, en apariencia inofensivos, pueden ser portadores de «enfermedades informáticas» si no tenemos cuidado.

¿A quién no le ha pasado que lleva un pendrive a la imprenta o la copistería, o le pasan unos datos en el USB del amigo de un amigo, y al final de te encuentras con un problemón en el ordenador?

Cuando hablamos de grandes empresas y organizaciones, el riesgo se multiplica por mil si no establecemos un protocolo a la hora de compartir datos entre miembros de la plantilla. Hay que evitar todo lo que de algún modo no podamos controlar y pueda verse infectado por virus. Sólo la nube profesional te ayuda a estar tranquilo y a salvo de malware.

¿De verdad que las memorias USB con tan peligrosas?

En la era del teletrabajo y la movilidad, este tipo de dispositivos se ha convertido en un auténtico problema.

El empleado se lleva documentos a casa en una memoria USB, luego lleva esa memoria USB a no sé donde, la coge no sé quién y, aparte de que puedan acabar datos privados en un ordenador de una persona no autorizada, el riesgo de que le acabe entrando un malware es incontrolable. Porque por muy bien que cuides la seguridad informática en el interior de tu empresa, no puedes controlarla en todos los sitios por los que ese USB va a pasar.

Algunos dirán que se puede usar la memoria USB de manera segura, y es cierto. Pero el problema es que este tipo de ficheros está hecho precisamente para eso, para transportarlos de un sitio a otro, y su uso acaba siendo perjudicial, especialmente no tenemos cuidado con los sitios a los que lo llevamos, o tenemos una «urgencia» y no nos paramos a pensar si es seguro lo que hacemos o no.

Como empresario o director de un departamento de informática, no te quepa duda de que tienes que controlar el uso de estos dispositivos en el interior de tu organización. Si no somos conscientes de los riesgos, luego tendremos que asumir las consecuencias.

La memoria USB, poco funcionales y con muchos riesgos

Es verdad que hoy día podemos encontrar pendrives con muchos TB y con más capacidad de almacenamiento que un ordenador. Pero, generalmente, las memorias que se suelen utilizar (por coste y por conveniencia) son las memorias de menor tamaño, lo que también genera dificultad a la hora de trasladar datos.

Porque para almacenar nuevos datos, tienes que eliminar datos antiguos, que tendrás que traspasar a un ordenador, lo que dificulta más la organización de los datos y fomenta sin duda el desorden en organizaciones donde todo debería controlarse más seriamente.

Pensemos también que independientemente del tamaño de las memorias USB, igualmente pueden ser portadoras de malware, especialmente cuando no son memorias USB de la empresa, sino propiedad de algún empleado que también las utiliza para asuntos personales.

Sí, aunque no uses memorias USB ni discos duros externos en tu empresa, también puedes acabar sufriendo las consecuencias de un malware atrapado en estos dispositivos. Basta con que un empleado se lleve un portátil de la empresa a casa para adelantar trabajo, meter uno de estos dispositivos con malware en el puerto y encontrarte con un problema grave que puede afectar a tu empresa.

Por no hablar de que este tipo de dispositivos físicos se pierde y se rompe con facilidad, se puede caer fácilmente del bolsillo y que otra persona lo encuentre y vea lo que tenías ahí guardado, entre otras historias para no dormir.

En este sentido, lo que tienes que hacer al margen de usar o no estos dispositivos, es tener los datos de tu empresa a salvo y realizar las copias de seguridad pertinentes.

Cómo mantener los datos de tu empresa a salvo de toda especie de malware

La prevención es el mejor antídoto contra lo que nos podemos controlar. Por esta razón, creemos que incluso más allá de controlar el uso de dispositivos de almacenamiento en tu empresa, deberías tener claro que un software de gestión documental en la nube te puede ahorrar muchos disgustos.

Para empezar, porque los datos no se guardarán directamente en tu ordenador, sino en la nube. Si utilizas Dataprius, ya no tendrás necesidad de trasladar archivos de un sitio a otro en pendrives o discos duros externos por USB porque tus datos serán accesibles desde cualquier parte en la que tengas conexión a Internet.

Tan sencillo como conectarse a la nube, visualizar tus archivos de Word, Excel, Powerpoint o lo que quieras, hacer las modificaciones que necesites y cerrar el programa.

Y segundo, porque tus datos estarán siempre a salvo con tus copias de seguridad automatizadas, y nadie que no tenga los permisos pertinentes podrá descargar o modificar documentos con los que estés trabajando en la nube. Suena bien, ¿verdad?

Descarga Dataprius ahora mismo y descubre una forma más eficaz, cómoda y sobre todo segura de trabajar. No confíes los datos privados de tu empresa a un objeto tan pequeño y tan problemático como una memoria USB.

La entrada Cómo evitar que una memoria USB con virus te acabe perjudicando se publicó primero en Blog de Dataprius..

El teletrabajo, trabajo a distancia, la movilidad o el trabajo en casa es una realidad cada vez más común en las empresas. Se trata de empleados que realizan su jornada laboral desde casa.

Esto permite a los trabajadores conciliar mejor la jornada laboral y personal/familiar e incluso a veces es posible mejorar la productividad. Los empleados trabajan más por objetivos y podemos combatir el «presentismo», es decir, la idea de estar en el lugar de trabajo, pero en realidad no estar haciendo nada.

Gestionar el teletrabajo es sin duda mucho más fácil gracias a la nube. ¿Cómo ayuda el cloud a gestionar el trabajo a distancia?

La nube te permite gestionar la plantilla a distancia

El teletrabajo solo es posible a través de la nube. Está cambiando nuestra manera de entender también el trabajo; cada vez hacemos más trabajo online o en la nube. No hace falta estar de cuerpo presente en un sitio para trabajar.

De hecho, los empleados pueden estar en movimiento, si son comerciales, transportistas o técnicos. Pero también pueden trabajar desde una oficina en casa, ya que si no tienen que atender directamente al público en el lugar de trabajo, no necesariamente tienen por qué estar allí.

Ahora bien, para gestionar este tipo de equipos de trabajo en remoto o plantillas a distancia, hace falta utilizar la nube. Una herramienta que todos los usuarios puedan usar para que se puedan compartir archivos y tener acceso a la información que los usuarios van subiendo en tiempo real.

No es necesario esperar a que acudan todos a la oficina para poder compartir la información, ni hace falta estar enviando emails continuamente con cientos de archivos de Excel y Word con no sé cuántas modificaciones, lo que al final resulta muy confuso.

Los riesgos de teletrabajar que tienes que prevenir

Aunque que todo el mundo o al menos una parte de la plantilla pueda trabajar desde casa es muy bonito, hay algunos riesgos que hay que prevenir.

Muchas empresas no están preparadas para gestionar a los trabajadores a distancia, porque no usan las herramientas cloud correctas para gestionar el trabajo en la empresa.

• Hay que evitar que se filtre información a otros usuarios ajenos a la empresa. No queremos que la información que tienen los empleados en su casa pueda acabar en personas ajenas a la compañía.
• Lo ideal es que los datos de la empresa se queden en la empresa, no que entren y salgan de los portátiles de los empleados. En este sentido, es mejor trabajar con una herramienta a la que nos conectemos y tenga todos los archivos y documentos en la nube, sin que haga falta descargar los ficheros en los ordenadores.
• Si facilitas portátiles y móviles a los usuarios, lo ideal es que lleves un control serio de la seguridad. Además de programar copias de seguridad de los datos de la empresa, siempre es conveniente establecer medidas de seguridad informática en estos dispositivos.

Utiliza un software cloud eficiente y seguro para la gestión del teletrabajo

Uno de los riesgos sustanciales que hay que evitar cuando empezamos a aprovechar las ventajas del teletrabajo, es el uso de nubes o software cloud que no está completamente diseñado para su uso en la empresa.

Los software de almacenamiento de archivos más habituales, como Google Drive, One Drive, Dropbox y similares, tienen el problema de que son sincronizadores de archivos. El archivo se está replicando en los diferentes ordenadores de tu empresa. Pero si esto ya es de por sí un problema, el mayor riesgo está en la gestión de permisos.

En Dataprius eres tú el que controla la gestión de permisos de usuario al 100%. Nadie ajeno a tu empresa va a poder acceder a tu sistema cloud para subir o descargar archivos sin que tú sepas quién y cómo está haciendo lo que está haciendo.

Te invitamos a que puedas ver por ti mismo nuestro software de almacenamiento cloud y gestión documental. Descubre una forma más eficaz, segura y adecuada para gestionar el teletrabajo en tu empresa.

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