Para el jefe de Microsoft , Satya Nadella, “La computación en la nube es una de las tecnologías más transformadoras y disruptivas de nuestra generación.”

Cuando se llega tarde a una tecnología se suele llegar tarde y mal. Hace unos días recibí una llamada de Deutsche Bank para recomendarme que me descargase su nueva aplicación, un banco de estas dimensiones se ha visto obligado a llamar a la gente para mostrar que ellos tienen aplicaciones para móviles.

En los últimos tiempos, muchos clientes de banca se han marchado de su banco y se han ido directamente a aquellos que les ofrecían aplicaciones sencillas para sus gestiones. Se ve estúpido ir a la sucursal del banco cuando puedes tenerlo todo en la palma de la mano.

El caso contrario es el de ING que hasta hace poco ni siquiera tenía sucursales. Nació como banca online, una banca en la Nube,  ya ha hecho el camino inverso con excelentes resultados, primero en la Nube y después con sucursales físicas en la calle.

Cuando todos coinciden y pronostican que una tecnología cambiará la forma de hacer las cosas hay que prestar atención. Por ignorancia o por rigidez muchos se quedan atrás. No importa mucho el tamaño de la empresa, la realidad demuestra que la poca visión de futuro afecta a grandes y pequeños. La parte positiva de esto, es que la ceguera de algunos es la oportunidad de otros. Los cambios tecnológicos propician que el pequeño de hoy sea el grande de mañana.

Hay por supuesto empresas que nacieron en la Nube, incluso cuando nadie lo llamaba Cloud Computing. Pongamos por caso Easyjet una aerolínea que solo vendía sus billetes desde su página web, seguro que el resto de compañías la veían como una rareza que proporcionaba un localizador a sus clientes para sus vuelos.

El Cloud Computing es la rama de la industria informática más potente que existe en el planeta.

La industria más potente del planeta es la tecnología informática, tomen nota mis compatriotas españoles y tengan en cuenta que no es la construcción, de hecho en pleno apogeo de la burbuja inmobiliaria en España la tecnología y el Cloud ya era de las más pujantes del mundo. Las cinco empresas más grandes de mundo son tecnológicas. En 2017 tenemos la siguiente lista:

• Apple
• Alphabet
• Microsoft
• Amazon
• Facebook

Todas estas empresas están invirtiendo grandes cantidades de capital y esfuerzo en el Cloud Computing, sobre todo como mayoristas de servicios, se trata de servicios que otras empresas usarán a su vez para prestar servicios a sus clientes. Que los grandes de todos los sectores del mundo están haciendo ingentes esfuerzos en la Nube es un hecho.

El Cloud transforma y en esta ocasión los pequeños tienen una gran oportunidad.

El sector del Taxi se ha visto desbordado por empresas de la Nube, con los Hoteles está ocurriendo algo similar. Todos los servicios e industrias se verán  transformados tarde o temprano por la Nube.

El poder transformador es tan grande que la gente anda confusa, hablan de aplicaciones que hacen esto o lo otro pero los árboles no les dejan ver el bosque, realmente lo que subyace es la tecnología que cambia hábitos y la forma fundamental de hacer las cosas.

Lo bueno de la Nube es que coloca a los pequeños al mismo nivel que los grandes. Los servicios y aplicaciones que antes solo estaban disponibles para unos pocos, ahora lo están para todos. De hecho podemos observar como las aplicaciones más rompedoras en la actualidad no han sido concebidas por grandes empresas.

Un ejemplo claro de lo anterior es nuestro servicio de Almacenamiento y trabajo en la Nube (Dataprius). Una gestión centralizada de documentos como la nuestra, tan sólo hace una década costaba cientos de miles de euros y estaba presente tan solo en grandes empresas. Ahora gracias al Cloud las aplicaciones y los servicios están disponibles para cualquier tipo de compañía. El pago por consumo y uso es la llave para utilizar recursos cuyos costes eran antes imposibles de asumir.

Pero nada de esto acaba aquí. Los productos en la Nube son tan potentes que tomarán el mercado, el cacharro físico como ordenadores y servidores será muy poco significativo en los próximos años.

Los cacharros físicos no van desde luego a desaparecer,  pero si sabemos que tendrán la mínima relevancia, aunque tengas el dinero en un banco siempre llevas algunas monedas en el bolsillo, esto ya está ocurriendo con los dispositivos de almacenamiento, casi todo está en la Nube pero siempre tendré un pendrive con archivos en algún cajón y cosas en el disco duro del ordenador.

Los productos Cloud están en pleno desarrollo, en la fase actual ya se ha demostrado que cualquier software puede ser llevado a la Nube, ahora viene la época en que la Nube proporcionará servicios imposibles de “tener en casa”. Por poner un ejemplo de lo anterior, nosotros mismos estamos ya trabajando la posibilidad de incorporar funcionalidades de Inteligencia Artificial en nuestro sistema con el uso de Watson de IBM, sería imposible tener en nuestras oficinas una copia de Watson, esto es precisamente posible por el propio Cloud Computing.

Artículos relacionados:

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• El Cloud Computing no es tan complicado. Dos formas de ir al Cloud. 
• Los proveedores cloud en España han perdido el rumbo y la oportunidad.

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La nueva versión 6.2 de Dataprius ya está disponible para descargar desde nuestra web: https://dataprius.com/descargas

Los cambios y mejoras que incluye esta nueva versión son los siguientes:

• Eliminación de componentes de la aplicación para mantener compatibilidad con antiguos XP. Tanto en Windows 10 como en versiones anteriores, en determinadas circunstancias se  estaban produciendo errores inesperados del sistema.  Estos errores tenían como origen aquellos módulos de la aplicación que mantenían la compatibilidad con antiguos XP. Estos módulos han sido sustituidos por otros que garantizan su funcionamiento en Windows y con las últimas y extensas actualizaciones que todos hemos experimentado en los últimos meses.
• Mejoras en las Carpetas Vinculadas. Se han realizado mejoras en las Carpetas Vinculadas con el fin de acelerar los procesos de recopilación de carpetas y archivos para mantener la sincronización con el servidor.
• Edición Web Online de Word, Excel y PowerPoint. Se ha incluido la posibilidad de abrir y editar los documentos de Office con nuestro editor online OnlyOffice. Ahora los usuarios de Dataprius podrán editar los documentos de Office sin tener que tener instalada ninguna suite ofimática. Nuestros editores online están adquiriendo mucha popularidad entre nuestros clientes y han sido muchas las solicitudes para poder utilizarlos también desde nuestra aplicación de escritorio.
• Edición Concurrente de Excel. El editor online de Excel permite que hasta 20 usuarios puedan editar un archivo de Excel en tiempo real y visualizando los cambios. Esta característica está aún bajo supervisión pero hemos decidido incorporarla por la demanda de varias empresas.
• Importación de Usuarios Web desde archivos CSV. Solicitado desde hace bastante tiempo por nuestros usuarios, por fin incluimos la posibilidad de importar usuarios desde archivos CSV. Hemos implementado una solución inteligente que evita los duplicados.
• Trabajo con archivos y eliminación de residuos. Ahora Dataprius es mucho más eficiente eliminando los archivos temporales que se crean cuando se abre un documento haciendo doble click para editarlo. En versiones anteriores cuando un archivo temporal no se había podido eliminar aparecía una ventana que resultaba confusa para nuestros usuarios, esa ventana solicitaba al usuario conservar los cambios del archivo o cargar los cambios realizados por un compañero. Esa ventana ha sido eliminada y ahora es más sencillo y menos confuso que varios usuarios trabajen sobre un mismo archivo.
• Mejoras en el envío de correos. La ventana de envío de correos se ha sustituido por otra nueva. Se ha simplificado todo lo relacionado con el envío de una email y sus archivos adjuntos. Todo se ha integrado en una sola ventana que permite la visualización más rápida de los correos enviados y que incluye como novedad la posibilidad de guardar los correos como plantillas.
  

Edición Web Online de Word, Excel y PowerPoint

Ahora al hacer click con el botón derecho del ratón sobre un archivo se Office el menú muestra la opción de “Edición office Online”.

Una vez seleccionada la opción se abrirá el archivo para editarlo en nuestro navegador web.

En la imagen vemos un archivo de Word abierto en Mozilla Firefox.

Importación de Usuarios Web desde archivos CSV.

Esta opción está disponible desde la ventana de gestión de Usuarios Web.

Mejoras en el envío de correos

En envío de archivos de forma segura mediante enlaces se ha convertido en una herramienta imprescindible para todos nuestros clientes. Todas las autoridades internacionales de protección de datos y de seguridad recomiendan esta modalidad de envío de archivos.

Para facilitar el envío de emails desde Dataprius hemos decidido modificar la ventana de edición y envío. Todo queda integrado en una sola ventana tal y como podemos apreciar en la siguiente captura de pantalla:

Ahora es mucho más rápido agregar destinatarios del correo y adjuntos. También se incluye la posibilidad de guardar los correos como plantillas para ser utilizadas en envíos futuros, esto quiere decir que también funcionan como borradores. A nivel interno el envío de emails se ha mejorado en rendimiento, enviar un correo a miles de usuarios se ha convertido en una tarea sencilla y rápida.

Futuras mejoras del sistema.

Dataprius aspira a ser el mejor sistema de archivos en Cloud del mercado. Su sencillez de uso, la seguridad, la fiabilidad y el cumplimiento estricto de las normas de privacidad ya lo han elevado al nivel de ser una alternativa factible a cualquier sistema Cloud del mundo. Afortunadamente son cada vez más las grandes empresas que comienzan a usar Dataprius a diario. Nuestro sistema se encuentra en solitario en un nicho de mercado propio, al nivel más alto por precios están  Documentum y Share Point, por debajo se encuentran OneDrive, Dropbox y Drive que no son herramientas para la empresa.

Para los próximos meses tenemos ya en “el laboratorio” varias mejoras e incorporaciones importantes.

• Incorporación de reconocimiento automático de documentos utilizando Computación Cognitiva de IBM Watson. Esta es una apuesta muy ambiciosa pues no queremos limitarnos al reconocimiento automático de tan solo un formato de archivo como podrían ser las facturas, se trata de reconocer una amplia gama de documentos una vez almacenados en Dataprius.
• Aceleración de subida de archivos hasta 200x  utilizando la tecnología IBM Aspera. La tecnología que usa Netflix.
• Potenciar el uso de nuestra suite ofimática OnlyOffice que ha demostrado una acogida excelente entre nuestros usuarios frente a las más usadas del mundo como son Microsoft 365 y Google Docs.
• Incorporar la generación de aplicaciones Android personalizadas para nuestros clientes gracias a la colaboración con nuestros amigos de Appmefy. Dataprius ya personaliza la aplicación de escritorio y la web con los logotipos de nuestros clientes. El siguiente paso será generar una aplicación personalizada para nuestros clientes y que esta esté disponible en Google Play. A partir de ese momento los clientes de nuestros clientes podrán descargar una aplicación que les proporciona acceso inmediato a los archivos y carpetas compartidos.

Tenemos un acuerdo con IBM que esperamos que pronto se materialice en la incorporación de las funcionalidades descritas anteriormente. Por supuesto seguimos alerta a las solicitudes, comentarios y sugerencias de todos nuestros clientes y usuarios.

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Para los curiosos o simplemente para los que quieren saber como funcionan las cosas. Sabemos que el almacenamiento en la Nube es para algunos algo más propio de la magia o la alquimia que un proceso informático que usa Internet como red de transporte.

De forma natural, la Nube se ha convertido ya en el lugar predilecto para el almacenamiento de datos y que proporciona servicios a millones de empresas y usuarios a diario. Tanto es así que se estima que en la próxima década prácticamente no se almacenarán archivos en los dispositivos de los usuarios.

Si la seguridad, la fiabilidad aumenta y los precios de los servicios Cloud siguen disminuyendo en la medida en que estos se popularizan, llegará un momento en que todos los datos estarán en la Nube. El simple hecho de que nuestros archivos estén en un lugar disponible desde cualquiera de nuestros dispositivos,  en cualquier momento, es razón suficiente para que se usen cada vez menos los almacenamientos puramente locales de los dispositivos.

Como siempre digo el concepto no es nuevo y ya ha ocurrido con anterioridad. Ocurrió hace ya mucho tiempo con el dinero y ahora está ocurriendo con los archivos y datos digitales. Hubo un momento en que la gente comenzó a almacenar dinero en los bancos en lugar de tenerlo en casa, los motivos eran prácticamente los mismos, la seguridad, la disponibilidad y al acceso desde cualquier lugar, las redes de sucursales o las de cajeros fueron los dispositivos de acceso en ese momento.

Almacenar archivos en la Nube

Almacenar archivos en la Nube es un proceso con cierta complejidad. Un proceso que vamos a explicar en este artículo. Partimos de la base de que tenemos un documento en nuestro PC que va ser almacenado en la Nube por nuestra aplicación Dataprius de Escritorio.

Como usamos almacenamiento de calidad, el archivo viajará desde nuestro ordenador hacia un proveedor que será IBM SoftLayer o Azure. Una vez almacenado el documento en uno de estos proveedores la aplicación lo mostrará y sabrá como traerlo de nuevo a nuestro ordenador si se decide descargarlo o abrirlo.

El viaje de un archivo desde el ordenador hacia la Nube

Para simplificar vamos a poner de ejemplo en envío de un archivo llamado “Amigos.pdf”. Es tan simple que el archivo contiene solo tres líneas de texto con los nombres de Alicia, Juan y Pedro.

Primer paso. Preguntar si el archivo ya está en la Nube

Lo primero que hará el programa es preguntar al servidor en Cloud si ya tiene este archivo almacenado. ¿Como se hace esto? Pues hay que reducir el archivo a un código que es como una huella digital única. En concreto esta huella digital es  un estándar y se llama MD5. Esta es como la huella dactilar del archivo. El programa genera un código único para este archivo mirando su contenido.

Por lo tanto se calcula el código correspondiente al archivo.

El lector ya puede observar lo listos que son estos informáticos. Para comprobar si un archivo ya existe en el servidor que hay en la Nube, por supuesto no hay que enviar el propio archivo. Basta con comprobar si ya se tiene almacenado un archivo con este código.

Entonces la pregunta que hace tu ordenador la servidor en la Nube es algo como ¿Tienes 2EGHJKL18?

Una vez que el programa en tu ordenador sabe que el archivo no existe en la Nube necesita realizar unos pasos previos al envío.

Segundo Paso. Encriptar el archivo.

Un paso muy importante y que se ahorran las empresas que no cuidan de la seguridad de los archivos es el cifrado. Se trata de encriptar el archivo en prevención de que tanto en su viaje por Internet como en su posterior almacenamiento no pueda ser leído por nadie.

Tercer Paso. Trocear el archivo.

Los archivos se trocean cuando se envían al servidor en la Nube por varios motivos.

• No saturar tu conexión a Internet. Enviando un archivo en trozos se puede controlar el flujo de datos de la conexión y dejar huecos para que se pueda seguir usando la conexión para otras cosas como leer el correo o navegar por Internet.
• Velocidad de transferencia. El funcionamiento de Internet es muy peculiar y cuando se envían datos no siempre suelen tomar el mismo camino hacia el servidor. Esto se puede aprovechar para enviar trozos del archivo de forma simultánea y de esta forma acelerar la transferencia.
• Continuar tras un corte de conexión o error. Si se produce un error o un corte de conexión bastará con reenviar el trozo del archivo que no se pudo mandar y no el archivo completo.

Cuarto Paso. Subir los trozos al servidor en Cloud.

Ahora los trozos del archivo son subidos al servidor en la Nube. Hay dos factores que determinan la velocidad de la trasferencia: La velocidad de nuestra conexión a Internet y la velocidad con que el servidor en Cloud admite el flujo de datos enviados. Las empresas que no usan servicios Cloud tienen aquí un grave problema porque las conexiones de un proveedor Cloud pueden ser hasta mil veces más rápidas que las propias.

Quinto Paso. Recomponer el archivo y comprobar si es correcto.

Cuando el servidor de la Nube tiene ya todos los trozos del archivo entonces los une y compone el archivo completo. Para comprobar si la transferencia es correcta, le bastará con calcular de nuevo esa huella digital MD5 que con anterioridad nuestro ordenador le había enviado, si el código coincide es que el archivo se ha enviado correctamente y sin alteraciones.

Sexto Paso. Guardar el archivo en el proveedor de almacenamiento en la Nube.

Podemos decir que en los pasos anteriores el archivo tan solo estaba en tránsito. Ahora llega el momento en que el archivo es definitivamente almacenado en la Nube.

El lugar de almacenamiento definitivo del archivo es determinante en cuanto a la seguridad y la protección de datos. Usar un almacenamiento seguro y que cumpla con las normativas es fundamental a la hora de garantizar la seguridad y la privacidad. Dataprius solo utiliza proveedores de primer nivel certificados y en zona europea de protección de datos, lugares dónde la banca o las instituciones almacenan también los archivos. En nuestro caso los archivos podrán ser almacenados en Azure o IBM Softlayer.

La mayoría de las soluciones de almacenamiento en la Nube ocultan los lugares o los proveedores donde van a residir los archivos de forma definitiva. Suelen ocultar esto porque se deciden por aquellos proveedores más baratos sin considerar otros factores, es típico que ofrezcan gran cantidad de Gbs gratuitos.

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Una vez más insistimos en que las aplicaciones de almacenamiento en la Nube de uso particular no sirven en la empresa. Por encima de todo, las empresas necesitan herramientas que las conduzcan a un mayor nivel organizativo. Poder organizar los documentos de la empresa es mucho más importante que la necesidad de que estén disponibles en la Nube.

Equivocadamente se sigue pensando que lo útil a nivel particular lo será también en el entorno empresarial. Esto no es así y muchos lo descubren por ellos mismos con aplicaciones muy populares como Drive y Dropbox. Estas  aplicaciones son muy populares porque son de uso genérico pero no aportan nada a nivel organizativo en una empresa, incluso son la semilla para generar caos.

Dice Elon Musk que “La gente cree y confía en lo conocido sin ni siquiera reflexionar“, se refería a aquellos que calificaban los coches eléctricos como lentos y con poca autonomía. En mi tierra hay un dicho “Cuando tu única herramienta es un martillo, todo te parece un clavo“, muchos han descubierto el almacenamiento en la Nube con estas aplicaciones y piensan que son válidas para todo.

Yo tengo una impresora en casa que me funciona de maravilla pero nunca he pensado en llevarla a la oficina dónde estará en red y tendrá que funcionar con doce personas mandando archivos a imprimir. Existen impresoras para esto, son más voluminosas y tienen otras características.

La buena experiencia a nivel individual con algunas Apps de almacenamiento en la Nube no significa que sean apropiadas en la empresa.

Como hemos dicho, aunque la experiencia particular con estas aplicaciones sea satisfactoria a nivel individual, no debe concluirse que son válidas en el entorno empresarial. Analizando un poco podemos llegar a las siguientes conclusiones:

1)  Son sincronizadores, pensados para almacenar una copia de los archivos de nuestro dispositivo en la Nube.

A nivel organizativo en la empresa el concepto es justo al revés, se trata de mantener un lugar central de almacenamiento de los documentos, el antiguo archivador. Un lugar central y único dónde los empleados puedan acceder a la información. Estas aplicaciones proponen que los cajones de las mesas de cada uno de los empleados sea el lugar dónde se almacena la información, una información que de rebote se sube a la Nube para que esté disponible. Este concepto tiene sus consecuencias en el mundo real,  pues el orden en la documentación solo se obtiene asimilando que hay un lugar o “archivo central” organizado bajo ciertas normas que todo el mundo conoce, todo lo demás es dispersar la información y esto no beneficia el orden.

2)  No cumplen ningún tipo de estándar de gestión ni normas legales de privacidad ni de protección de datos.

Muchas empresas se han llevado una desagradable sorpresa cuando han descubierto que al llevar estas aplicaciones como Dropbox y Drive a la empresa dejaban de cumplirse las normas legales y sus certificaciones de gestión.

3) No son aplicaciones diseñadas para múltiples usuarios.

Los problemas comienzan con tan solo dos usuarios, con conflictos de archivos, desorden de carpetas, borrados y otro tipo de problemas. Imaginemos cuando la empresa tan solo tiene 30 usuarios manejando los documentos, el caos es irremediable.

4) No aplican criterios empresariales.

En la empresa existen unas reglas para el acceso y manipulación de la información. No todo el mundo puede tener copias de todos los documentos, acceder a ellos, manipularlos e incluso borrarlos o cambiar la propia estructura organizativa de la empresa. Ese caos es el que introducen aplicaciones como Dropbox o Drive cuando alguien piensa que:  lo que le ha sido útil a nivel individual será útil para la empresa con multitud de empleados accediendo a la información.

La nube aporta ubicuidad pero esto no debe llevar al desorden

Poder tener nuestros archivos disponibles en la Nube es una ventaja tan enorme que nos ciega y se convierte en lo más importante o lo único.

Tras los ataques de Ransomware hace unos meses pude descubrir la obstinación de muchos con Drive y Dropbox. Puede leer con gran sorpresa como algunos recomendaban que para protegerse del Ransomware se usara Dropbox o Drive y de esta manera tener una copia de los archivos en la Nube. Lo que estaban haciendo era recomendar a la gente que precisamente instalara en sus ordenadores un agente transmisor del virus. Era como decirles que para detener la gripe lo mejor es ir a un sitio concurrido y toser encima a la gente.

La información puede estar en la Nube sin que esto suponga sembrar el desorden o el caos. De hecho el lugar más seguro y apropiado para los archivos y la información de la empresa es la Nube. Piense en un banco, ¿dónde están los datos de su cuenta corriente? Resulta que esos datos están en una Nube, el lugar centralizado que tiene el banco desde hace años para almacenar la información de sus clientes. En este caso no caben dudas de que centralizar la información es la solución,  nadie piensa que se debería de sincronizar la información de las cuentas de los clientes del banco en cada ordenador de cada empleado de cada sucursal.

Centralizar en la Nube aporta orden en la empresa.

Almacenar en la Nube aporta ubicuidad para disponer de los archivos. Centralizar la información y los archivos en la Nube es otra cosa.

Hasta la aparición del almacenamiento en el a Nube las empresas han venido utilizando servidores de archivos locales o discos duros centralizados. En cualquier caso se habían establecido ciertos criterios para el acceso y preservación de la información.

Un sistema que  centraliza los datos de la empresa debe disponer de las siguientes características:

• Centralización. Es lo contrario de distribuir los archivos en multitud de ordenadores como hacen Dropbox o Drive.
• Control de acceso. La información de la empresa y en este caso los archivos solo debe estar disponible para aquellos empleados que trabajan con ella y la necesitan.
• Trabajar sin dejar huella. No debemos dejar copias de los archivos de la empresa en diferentes ordenadores o dispositivos. Las versiones centralizadas son las únicas válidas.
• Compartir archivos con control. Se ha de controlar quién maneja los archivos de la empresa. Compartir con Dropbox o Drive implica perder el control de dónde acaban los archivos.
• Seguridad. El sistema central puede ofrecer más garantías que uno distribuido, existe un único punto de acceso que vigilar. El sistema ha de haber sido diseñado para esto, recordar los 65 millones de cuentas hackeadas de Dropbox.
• Preservación. Incorporar mecanismos de copias de archivos y backup en otra localización.
• Integridad. No permitir que cualquier empleado sea dueño y señor de la estructura de carpetas y archivos que la empresa ha establecido, esto ocurre con Dropbox y Drive.

Si un sistema de almacenamiento dispone de las características anteriores, tan solo se necesita que sea fácil de manejar por todos los empleados. Entonces la empresa podrá establecer los criterios de acceso y su estructura organizativa de archivos y carpetas. Cuando todos los empleados conocen la estructura y sus parcelas de acceso comienza a establecerse un orden que agiliza de forma definitiva el trabajo con los documentos.

Dataprius es de los pocos sistemas que están orientados a organizar la empresa y no solo a que los archivos estén almacenados en la Nube.

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Gestión Documental Simple en la Nube.

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Multiplicamos por 4 el número de “Usuarios Web” de todos los clientes de Dataprius Cloud.

En los próximos días, todas las cuentas de pago de Dataprius verán multiplicado por cuatro el número de usuarios.

Las empresas tienen cada día una mayor necesidad de compartir los archivos y carpetas con sus clientes y colaboradores.  Vamos a incrementar esta capacidad con el fin de que nuestros clientes no se vean limitados en cuanto a esta necesidad.

Los avances en nuestro sistema nos han permitido reducir los costes de consumo de la gestión de los usuarios. Hemos incorporado nuevos servidores en Frankfurt encargados de gestionar todo lo referente a los Usuarios Web incluyendo los procesos para compartir archivos y el envío de correos.

Nuestra tecnología de creación propia nos ha permitido optimizar los procesos de tal forma que podemos ampliar las capacidades.

Para el que no conozca Dataprius,  decirles que los denominados Usuarios Web en son realmente los Clientes de las empresas. Los llamamos así porque son los usuarios con los que se pueden compartir archivos y carpetas, principalmente desde la Web de cada cuenta Dataprius, aunque también tienen acceso mediante sus dispositivos Android e IOS.

Como bien saben nuestros usuarios, en Dataprius no pueden quedar sin registrarse las acciones de los usuarios sobre las carpetas y los archivos. Es por ello que cuando se comparten archivos el sistema siempre registra el destinatario como un Usuario Web. La trazabilidad o Workflow es un elemento fundamental en los sistemas que mantienen un control sobre los archivos, su privacidad y su seguridad.

Un factor importante en los últimos tiempos, es que las empresas se encuentran cada vez más comprometidas con el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos la LOPD y ahora el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Compartir las carpetas y los archivos con Dataprius garantiza el cumplimento.

Las empresas están obteniendo una ventaja competitiva al demostrar reputación frente a sus clientes, se evidencia que se ocupan de mantener la privacidad de sus documentos. El correo recibido tiene una alto valor añadido: al estar personalizado con los logotipos de la empresa, provenir del sistema de archivos en Cloud de la empresa y realizar un acceso cifrado SSL sobre los archivos, se proporciona al  receptor unas garantías de privacidad y seguridad sin precedentes. A este respecto hay que añadir que Dataprius mantiene una estrecha relación con sus  clientes  y se garantiza la identidad del emisor, por ello la personalización de los correos la realiza el propio personal de Dataprius.

Son dos los motivos para el uso intensivo de los Usuarios Web por parte de las empresas.

1) Mantener un repositorio activo para los clientes.

Es una necesidad creciente. Las empresas necesitan dar acceso a sus colaboradores y clientes a una serie de documentos.

Como hemos dicho, esto proporciona un valor añadido a los servicios de la empresa y mejora la imagen tecnológica. Mantener un repositorio de archivos y documentos para los clientes también supone un gran ahorro de tiempo de envíos de correros y de resolución de errores de los documentos enviados. En muchos casos nos comentan que mantener una relación documental de esta tipo con los clientes puede proporcionar un ahorro de hasta un 80% del tiempo invertido en llamadas telefónicas, reenvíos de archivos y resolución de errores por envíos de versiones de archivos incorrectos.

Además de lo anterior, los archivos se mantienen en un entorno controlado, Outlook no es el lugar más apropiado para el almacenamiento y gestión de estos archivos.

2) Envío de correos seguro.

En el mundo real, una empresa no puede estar pendiente de si el receptor del email tiene una cuenta gratuita como Gmail que incumple las leyes de protección de datos. No puede controlar ni saber si muchas cuentas de correo son de proveedores americanos baratos. El envío de archivos por email desde Dataprius evita estos riesgos. Será el receptor el que tendrá que descargar el archivo desde la Nube Dataprius de la propia empresa, el archivo no viaja a cuentas sin privacidad como las de Gmail. El receptor descarga el archivo mediante una conexión cifrada y con acceso validado.

Este tipo de envío de correos cumple con las leyes de protección de datos (LOPD) y (RGPD). La empresa demuestra ante sus clientes y colaboradores que la información que comparte con ellos está protegida. Las empresas se garantizan al mismo tiempo cumplir con la legalidad y el deber moral de no colocar los datos de sus clientes en servidores de correo que trafican con la información.

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Los expertos en seguridad han detectado un nuevo Ransomware que se está distribuyendo en Internet, es conocido  con el nombre de Defray. Por el momento se está centrando en afectar a instituciones y empresas importantes, el número de países en los que se ha distribuido en un primer momento es bastante alto.

¿Como se activa Defray?

Como protegerse en general.

Tener un antivirus no siempre nos protege de este tipo de Ransomware. Muchas herramientas de seguridad no son capaces de detectar y detener a tiempo los scripts.

Para prevenir la infección en la empresa hay que seguir estos criterios:

• No abrir los adjuntos de un email como el que está llegando a las víctimas. Es un correo con adjuntos que son archivos de Word y que convencen al usuario diciendo que es un requerimiento judicial o una factura.
• Cerrar agentes trasmisores como DropBox o Drive. Aunque no abramos estos correos puede que alguien que sincroniza con Dropbox oDrive lo haya hecho y el virus se transmita a todos los dispositivos sincronizados.
• Vigilar la red local de la empresa. Cortar conexiones contra carpetas compartidas, el Ransomware se distribuye por la red de la empresa.

Como protegerse con Dataprius.

Empresas infectadas en apuros.

Si por cualquier circunstancia su empresa ha sido infectada, le ofrecemos nuestra ayuda sin compromiso.

Una vez verificada la infección se trata de salvar los archivos de los ordenadores individuales para ello siga los siguientes pasos:

• Desconecte sincronizadores como Dropbox o Drive que son agentes transmisores del virus.
• Desconecte las carpetas compratidas de la red local de su empresa.
• Deje sólo la conexión a Internet de ese ordenador.
• Descargue e instale Dataprius Free: Descargas Dataprius
• Póngase en contacto con nosotros para que temporalmente le asignemos espacio para salvar sus archivos: Contacto

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Tener gran cantidad de archivos almacenados a tu disposición en un espacio reducido es posible. Si, es posible y además es normal para nuestros clientes. No se trata de comprimir los archivos se trata de usar la capacidades de la Nube.

Un robo. El origen de la Idea.

Todo comenzó hace dos años con el robo de un portátil en el aeropuerto de Madrid. El robo se produjo aprovechando un despiste de un amigo nuestro que es Ingeniero especializado en proyectos de energías renovables. Por aquella época él y su equipo usaban Drive para mantener los documentos de los proyectos sincronizados en la Nube. Apenas sabía de Dataprius y ni siquiera era consciente de la falta de privacidad y de los problemas de las aplicaciones de almacenamiento masivas como esta.

En el portátil que le habían sustraído había mucha documentación sensible sobre sus proyectos. No estamos hablando solo de presupuestos, datos de contacto y confidenciales de sus clientes, en esos momentos manejaba documentación de nueva tecnología eólica y solar pendiente de patentar. Se da el caso de que la ingeniería es uno de esos sectores en que la información o los datos lo son todo.

Poco antes de que le robasen su flamante Sony Vaio, había estado realizando unas correcciones sobre un archivo Excel que realiza los cálculos sobre mediciones. Por supuesto Drive funcionó y solo tuvo que esperar unos segundos para que sus compañeros de Arizona tuviesen los datos actualizados. Hasta el momento la Nube había funcionado a la perfección. El problema vino después del robo al pensar que ahora los ladrones tenían a su disposición en el portátil todos los datos de este y de otros proyectos.

No se trataba de un problema de pérdida de la información. Realmente había que plantearse las intenciones de los ladrones y las implicaciones para este proyecto y los demás. Los ladrones tenían todos los archivos en el propio disco duro del ordenador. No solo tenían a su disposición información fundamental es que además podrían manipularla a su antojo. En esos momentos nuestro amigo nos cuenta que entró en un estado de psicosis, ¿que pasa si los ladrones manipulan los archivos y carpetas de los proyectos?, ¿hemos cometido un delito contra la privacidad de nuestros clientes?, ¿querrán aprovechar la información para algún fin? Tomó conciencia de que quizá lo más grave no fuese que tuvieran los archivos, quizá lo peor es que de alguna manera podrían sabotear las carpetas y documentos de la empresa y que Drive se encargará de transmitirlos por sincronización al resto de la empresa.

Como medida de prevención cancelaron el acceso a Drive, nuestro amigo viajó sin portátil y tuvieron que enviarle la documentos en varios emails, en Arizona compró otro portátil del que se queja continuamente por no tener la letra eñe, aunque ya se ha acostumbrado.

Planteando el problema y buscando la solución.

Un par de semanas después del incidente nos pusimos en contacto. Nos explicó lo que había pasado y nos pidió pensar en una posible una solución.

• Por un lado había un problema de capacidad o espacio. La documentación de la empresa consta de  multitud de proyectos y ocupaba 600Gb, algo imposible de mantener sincronizado con Drive, ellos se veían en la necesidad de tan solo sincronizar ciertas carpetas de ciertos proyectos.
• Por otro lado necesitaban cierto mecanismo de sincronización porque con los programas de ingeniería existía la necesidad de guardar los archivos en el disco duro local, abrir los archivos desde la ventana de Dataprius no era práctico, eso funciona perfectamente con Excel o Word y con multitud de programas pero los de ingeniería determinan la necesidad de guardar en local.

Con el simple uso de Dataprius la necesidad de almacenar los 600Gb quedaba cubierta. Bastó con subir los archivos un sábado por la tarde para que a partir de ese momento todos los documentos estuviesen disponibles en la Nube y al instante desde cualquier lugar.

La segunda parte era otra cuestión. Necesitaban guardar los archivos en sus ordenadores de tal forma que se subieran a la Nube y que ante un robo no pudieran ser accedidos. En seguida se descartó la opción cifrar y  mantener los archivos en el disco duro. El cifrado es lento y engorroso, tener que meter una clave cada vez que se abre un archivo es impracticable, al final esta solución solo era una forma de complicar la sincronización, ninguna de las variantes en que pensamos parecía práctica.

A todo esto surgieron por aquellas fechas los primeros virus Cryptolocker que cifraban los archivos del disco duro de los ordenadores y pedían un rescate. Lo único que conseguía en cifrado en local es que tuviésemos cifrado sobre cifrado.

Los enlaces. Una idea simple que merecía ser probada.

Al segundo día de darle vueltas al problema se enciende la bombilla.

¿Y si usamos enlaces? Una especie de “accesos directos” a archivos como los de Windows o Linux pero que apuntan a archivos que están en la Nube. Los accesos directos ocupan muy poco espacio y se podrían tener miles de archivos ocupando un espacio mínimo.

Teníamos que inventarnos un nuevo tipo de enlaces o “accesos directos” que tuviesen varias características básicas:

• Si te roban el portátil el ladrón podrá ver los enlaces pero no podrá abrir los archivos.
• Los enlaces han de ser únicos para cada ordenador. Si se copian a otro no podrán abrirse.
• Buscar una forma de abrir los enlaces de forma rápida localizando de forma efectiva el archivo en la Nube y trayéndolo para que el usuario lo utilice.

Nos pusimos manos a la obra y tras varias pruebas obtuvimos lo que pretendíamos. Creamos un nuevo tipo de enlace que directamente abría un archivo de la Nube, para abrir el enlace era necesario haber entrado en Dataprius habiendo accedido por claves. Si te robaban el portátil y el ladrón hacía click en un enlace tenía que meter las claves de Dataprius, ninguna acción de borrado sobre los archivos tenía efecto en las carpetas de la empresa. La empresa por otro lado podía cancelar la cuenta del usuario en cuanto fuera notificada del robo. Estos enlaces no funcionan si se copian en otro ordenador o se envían por correo.

Las primeras pruebas y el desarrollo de la idea como producto.

Hicimos la programación como se de un nuevo producto se tratase. Decidimos llamarlo “Carpetas Vinculadas” al fin y al cabo los enlaces o “accesos directos” son vínculos a carpetas o archivos que se encuentra en otro lugar.

En nuestros días esta solución se encuentra integrada dentro de nuestro sistema. Es posible activarla desde la aplicación de escritorio de Dataprius y aparece como un icono que hace honor al nombre que le dimos “Carpetas Vinculadas”. Hoy en día es una de las utilidades exclusivas de nuestro sistema y que tiene gran éxito entre nuestros clientes y usuarios.

Ha pasado algún tiempo y hemos recibido comentarios sobre esta herramienta, algunos expertos de departamentos de desarrollo la califican como “el almacenamiento infinito” o el futuro del almacenamiento en la Nube.

En definitiva es una forma de tener 600Gb en un espacio reducido de 80Mb. Los ordenadores y los dispositivos no están limitados por su capacidad ya que guardamos enlaces de acceso rápido a los archivos en un mundo hiperconectado.

Algunos se atreven a decir que esta es la forma en que almacenarán los ordenadores y los nuevos dispositivos que se pongan a la venta en los próximos años.

El concepto es simple y es que  las personas se encuentran muy a gusto viendo los archivos y sus carpetas en su ordenador, estos realmente son una representación de los archivos reales, pero no importa si al hacer click el fichero se abre la instante.

Hay quien nos anima a hacer un producto aparte que use esta idea y este mecanismo. Mientras tanto la herramienta base se encuentra integrada en nuestro sistema, se puede ver en nuestra guía en: Carpetas Vinculadas.

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Hace mucho tiempo que no tenemos dudas de que Avast es el peor antivirus que existe en el mercado.

Tras haber lanzado la nueva versión de nuestra aplicación tenemos ya más de 30 incidencias relacionadas con Avast. Ningún otro antivirus causa problemas con nuestras aplicaciones. Nuestros programas están firmados y certificados por Digicert, una de las entidades de certificación más prestigiosas del mundo,  muchas instituciones del mundo usan las firmas de Digicert, sin embargo Avast bloquea y ralentiza la aplicación como si de un elemento malicioso se tratara.

Sabemos que realmente el elemento malicioso y pernicioso para los PC es el propio Avast. Nos hemos puesto en contacto de nuevo con Digicert y nos comentan que poco se puede hacer con Avast una empresa que para ellos está más cercana al software malintencionado que a la protección de equipos.

Si el lector busca opiniones sobre Avast pronto llegará a las siguientes conclusiones:

• Escaso nivel de protección. Avast no detecta amenazas y virus que cualquier otro antivirus detecta y elimina.
• Ralentización de equipos. Vuelve lentos los equipos tanto en el arranque del sistema como en la ejecución de programas.
• Es muy invasivo. Este antivirus invade el PC,  toma el control de elementos del sistema sin que se justifique este comportamiento.
• Bloquea aplicaciones legítimas (nuestro caso).
• Daña y elimina archivos del sistema.

Vea en este enlace como Avast estuvo bloqueando software de Sage como Contaplus(Avast programas Grupo Sage)

Por si fuera poco en el año 2014 se detectó que Avast espiaba a sus usuarios: Cuando el espía que pone en riesgo tu privacidad es el antivirus

Librarse de Avast

Recomendamos a todo el mundo eliminar Avast cuanto antes.

Normalmente basta con ir al panel de control de Windows a la sección de aplicaciones instaladas y desinstalar.

En ocasiones este Antivirus es tan invasivo que no permite su desinstalación completa, para ello tendremos que descargar un programa de eliminación: Avast Uninstall

¿Que hago ahora? Necesito un antivirus.

Necesitas un antivirus y  a ser posible gratuito. Afortunadamente existen empresas que desarrollan antivirus mucho más honestas que Avast.

Nosotros recomendamos Avira. No da ni un solo problema y detecta muchísimas más amenazas que Avast. Se trata de una empresa de desarrollo cuyo objetivo no es captar suscriptores como Avast, que en esto se parece a las típicas empresas de California cuyo valor radica en el número de usuarios captados.

Avira además está en Alemania, con lo que tenemos garantizado el cumplimiento de las leyes europeas de protección de datos. Esto significa que no es un programa diseñado para comerciar o manipular los datos de los usuarios.

¿Por qué se usa tanto Avast?

Con este Antivirus pasa como con otras muchas aplicaciones, lo malo si es famoso y popular se impone sobre otras alternativas mejores. Estamos en una momento en que lo gratis y malo se difunde y se recomienda sin considerar otras alternativas, todo depende de las campañas de promoción. Es un fenómeno de muchas aplicaciones y gran parte de la culpa la tienen los medios digitales, he encontrado unos cuantos Blog que recomiendan Avast, está claro que sus autores no se han molestado en instalarlo ni probarlo ni buscar opiniones de usuarios con experiencia.

Las agresivas campañas de promoción provienen siempre de empresas que dedican más presupuesto al marketing que al producto. Conseguir millones de usuarios es su objetivo porque los inversores tan solo valoran esto. Estamos en plena burbuja de empresas de software. Ojo porque las aplicaciones más conocidas se mueven de esta forma.

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Estas son solo 6 formas en que las empresas suelen perder sus documentos de forma violenta. El artículo viene inspirado en la serie de televisión “100 maneras de morir”. Está especialmente dedicado a aquellos que todavía no ven una ventaja en tener los archivos de su empresa en la Nube ya sea mediante un Backup o usando un sistema en la Nube como el nuestro. Va pues dedicado a los viejos dinosaurios.

1) RANSOMWARE Y OTROS VIRUS

La pérdida de los documentos de la empresa por un ataque de un virus y en concreto por las últimas oleadas de Ransomware se ha convertido en una de las formas más comunes de perder la información. Un atraco a mano armada cibernético.

Hay empresas que incluso con la intención de pagar el rescate, no han podido contactar con los delincuentes. También las hay que han pagado y no han podido desencriptar los archivos con las claves que les han enviado los malhechores, no hay garantías claro.

Se han dado también casos en que teniendo copias de seguridad no se ha podido restaurar la información porque la copia residía en la misma red de la empresa y fue infectada con el virus.

Ninguna empresa está libre de este tipo de ataques, son muchos los medios por los que un virus de este tipo puede entrar en la empresa, no solo está el de un email recibido con un archivo adjunto. Hay puntos de entrada de software malintencionado en la empresa, podemos considerar las tarjetas de memoria y los pen-drives o los que entran por sincronizaciones de Drive o DropBox. Hemos descrito en otros artículos que estas aplicaciones están actuando como agentes transmisores, del mismo modo que un mosquito transmite la malaria.

La empresa ante este tipo de amenazas puede actuar de varias formas, una manera equivocada es confiando en Antivirus u otras aplicaciones, el problema es que estos Ransomware son sofisticados y se saltan esas barreras. La solución definitiva solo se obtiene cambiando el formato del almacenamiento de los archivos.

Cientos o miles de empresas han perdido ya sus archivos por estos ataques, en muchos casos esta pérdida de la documentación pone en riesgo la continuidad de la propia empresa.

2) ROTURA DE DISCOS

Los discos duros se rompen con mucha mayor facilidad que antaño. Aunque existen discos de alta gama estos tienen una calidad muy inferior. El motivo es que ya no se fabrica con la misma calidad porque los fabricantes se trasladaron en su momento a China. Antes se podía confiar en que un disco duro de calidad durase toda la vida incluso funcionando 24 horas al día, ahora no es así.

Muchos siguen confiando en los discos NAS y en espejo. Estos también se rompen y provocan pérdidas de los archivos. Recientemente tuve conocimiento de un despacho de arquitectos que habían perdido todos los proyectos por confiar en uno de estos discos. El fabricante te puede dar una garantía y reponer los discos pero nunca te devolverá los documentos perdidos.

3) INCENDIO

Al desastre de perder las dependencias de la empresa se suma el de haber perdido toda la información. Son casos que de vez en cuando vemos en las noticias. El problema es que  la empresa mantenía todos sus datos y documentos en su propia localización.

Como ejemplo de un caso que fue muy popular  podemos poner el incendio de la Torre Windsor en Madrid en el año 2005.

En este edificio de oficinas se ubicaban principalmente empresas como la Consultora Deloitte (ocupando 20 de sus 32 plantas) o el Despacho de Abogados Garrigues.

El Despacho de Abogados Garrigues guardaba sus copias de seguridad en la planta 3 de la propia torre, y aunque afortunadamente esta planta no terminó ardiendo, se perdió bastante información del bufete en el incendio.

Según el Disaster Recovery Institute International, el 90% de empresas que experimentan pérdidas significativas de datos, quiebran en un plazo de 3 años. No hablamos solo de incendios, el estudio habla de incidentes de cualquier naturaleza en los que se pierdan datos o no se pueda acceder a ellos.

Se han realizado estudios sobre la capacidad de las empresas para recuperarse tras haber perdido sus documentos y sus datos. Estos estudios son de gran interés para muchos sectores de la seguridad y las empresas aseguradoras, por tanto tienen gran validez. Según un estudio llevado a cabo por la Universidad de Texas:

• Tan sólo el 6% de empresas con pérdida catastrófica de datos sobrevivirá.
• Un 43% nunca reabrirá su negocio.
• Un 51% tendrá que cerrar en un plazo de 2 años.

4) ROBO

Los ladrones que asaltan una oficina tienen por costumbre llevarse si pueden los equipos informáticos. Lo peor es que últimamente no lo hacen con la intención de vender esos equipos. Se viene observando que los ladrones intentan acceder a la información de esos equipos con la intención de obtener datos valiosos, como claves, números de cuentas corrientes, números de tarjetas y hasta datos de clientes y contactos.

Sabiendo esto casi que se prefiere el incendio. Tener datos sensibles en las propias dependencias de la empresa y sin protección puede ser un problema aún mayor que perderlos por una catástrofe.

En un artículo anterior hablamos de cómo el robo de un portátil llevó a nuestro equipo de desarrollo a inventar una nueva forma de tener los archivos en nuestro ordenador: Tener 600Gb en un espacio de 80Mb ¿Es posible? Un robo origen de la idea

No es difícil encontrar empresas víctimas de este tipo de asaltos, sobre todo aquellas situadas en polígonos industriales sin la debida vigilancia durante los fines de semana.

5) SABOTAJES

Conversando con los compañeros, todos en nuestra trayectoria profesional hemos conocido algún caso en que un empleado enfadado con la empresa ha eliminado archivos. Esto siempre ha ocurrido en empresas que no tenían el debido control de los permisos de acceso a los documentos y que usaban discos duros en red o servidores locales.

Normalmente se dispone de medios para recuperar esta información pero es necesario estar siempre preparado para estas eventualidades. Yo mismo he visto un ocasión en que esto no fue recuperable porque la empresa usaba carpetas compartidas en un servidor y al borrar no se dispone de Papelera de Reciclaje, por supuesto las copias de seguridad no estaban al día.

6) ERRORES HUMANOS

La pérdida de datos por errores humanos es mucho más común de lo que creemos. Seguramente alguna vez habrás borrado archivos por error y te has visto en la necesidad de recuperarlos.

El problema se vuelve de mayor envergadura cuando la empresa tiene un departamento de IT. El error humano es el responsable de la mitad de las pérdidas de datos sensibles, mientras que otro 25% es consecuencia de violaciones de políticas, ya se trate de violaciones deliberadas o accidentales, según podemos leer en esta artículo de ComputerWorld.

CONCLUSIÓN

Mantener los archivos en la Nube en un proveedor de confianza y con garantías es realmente una inversión en seguridad y tranquilidad. Aquellos que aún piensan que los archivos de su empresa están más seguros en las propias dependencias de la empresa deberían considerar artículos como este. Los medios de protección y prevención de incidencias de un Datacenter son infinitamente superiores a los de cualquier empresa, eso es una realidad innegable, igual que cualquiera está expuesto a los avatares de la vida.

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El envío de correo seguro no es algo tan abstracto ni incomprensible. A diario las empresas y los profesionales mediante el correo están colocando archivos privados de la propia empresa y de sus clientes en lugares desconocidos.

Enviar un email con adjuntos a una dirección de correo es un acto cotidiano, un hecho sobre el que nadie reflexiona, simplemente se confía a ciegas en la privacidad y seguridad del receptor.

¿Recuerdas el caso de los “Papeles de Panamá”? Lo que pasó es que nadie era consciente del lugar dónde se estaban depositando los archivos cuando se enviaban por email. Tanto si se trataba de una actividad delictiva como legal y legítima, cientos de clientes de Mossack Fonseca enviaron correos con adjuntos que se depositaron en un lugar carente de seguridad.

¿Sabes dónde aterrizan los adjuntos cuando envías un email?

La mayoría nos dirá que si, que conoce dónde llegan los adjuntos de un correo. Nos dirán que llega al correo del receptor.

Pues este concepto es absolutamente falso. Quizá, esta idea preconcebida es el origen del desconocimiento sobre el correo seguro.

Mucha gente piensa que, si envía un email a “emilio@nosedonde.com”, solo el que tiene acceso a este correo, en este caso Emilio, podrá leerlo y descargar los archivos adjuntos.

La realidad es que cuando envías archivos adjuntos no tienes ni idea de dónde se almacenan. Mientras que el receptor no abra su programa de correo y lo lea, los adjuntos y el propio correo están guardados en un lugar desconocido para la inmensa mayoría de los usuarios.

Basta con saber como funciona el correo electrónico

El correo electrónico es un sistema basado en buzones igual que el correo físico.

Cuando envías un email, nunca llega directamente a la dirección del receptor, esto no ocurre jamás. El email realmente llega a un Buzón.

Es un acto cotidiano para cientos de miles de personas en todo el mundo. Desde su aplicación de correo, Microsoft Outlook en muchos casos, se envía un email con adjuntos a la dirección de alguien. Los adjuntos de un correo siempre se terminan almacenando en al menos dos lugares, el buzón del destinatario y en el dispositivo del destinatario si este descarga el adjunto.

Estos buzones son en realidad carpetas que hay en los Servidores de correos de las empresas que prestan servicio de email. En este punto es cuando muchos pueden ver la luz.

¿Entonces, los archivos se guardan en una carpeta de un ordenador desconocido para mi? Si señor, ahora empezamos a entender que la seguridad y la privacidad de los archivos depende de dónde y cómo esté ese ordenador que tiene el Buzón de recepción de los emails.

Si el receptor tiene su servicio de correo de forma gratuita en “nosedonde.com”,  entonces cuando envías un email a “emilio@nosedonde.com” los archivos adjuntos y el propio correo se almacenan en los servidores de “nosedonde.com”. Los de “nosedonde.com” son muy amables y ofrecen correo gratuito,  la contrapartida es que puede que no te garanticen la seguridad ni la privacidad de los archivos almacenados en sus servidores. Mucho ojo con enviar datos personales, números de cuenta, direcciones, etc.

No me invento nada, se han dado muchos casos en que esos servidores estaban tan abiertos como Lexnet y se podía entrar a mirar los documentos y los emails de los usuarios. En Gmail la cosa funciona de otra forma, la propia compañía Google reconoce públicamente que los correos son abiertos. ¿Es esto una vulneración de la privacidad? Claro, lo que pasa es que ellos están en California y las leyes europeas de privacidad y protección de datos son ignoradas por completo (se la repampinfla).

¿Como puedes fiarte del buzón del destinatario de un correo?

Como hemos visto, mientras el receptor no se conecte a su servicio de correo, estos mensajes y los archivos han permanecido durante un tiempo almacenados en algún lugar, ese lugar es el Buzón que usa el receptor, seguramente también sin saberlo.

Para alguien que tenga unos conceptos básicos de Internet y del funcionamiento de los emails,  puede ser fácil determinar si el Buzón que está “en medio” es fiable. Se puede rastrear, sabiendo el nombre del dominio del receptor, Se puede saber dónde reside su servicio de correo, que es justo el lugar dónde se encuentra el Buzón. Si se encuentra en Europa,  la empresa proveedora debe cumplir la ley y existen garantías de que no van a comerciar ni manipular con los correos de los clientes.

Si no estás dispuesto a comprobar dónde se encuentran los servidores de correo para cada email que envías, entonces ya sabes que estás colocando los archivos adjuntos en un lugar que desconoces y que posiblemente no sea de fiar.

A partir del momento en que se conoce el funcionamiento de los correos en Internet hay tres opciones:

• No enviar nunca más correos con adjuntos. Puedes buscar un viejo Fax y hacerlo como antiguamente, este es un medio que aporta seguridad y privacidad.
• Seguir como ahora. Tendrás que encomendarte a la divina providencia y suponer que todos los destinatarios cumplen leyes de seguridad y protección de datos. Cuidado con la Unión Europea porque las leyes preven sanciones a aquellos que envíen archivos con datos sensibles a lugares que no cumplen con la legalidad. Hay sanciones de hasta 600.00€. A parte, tendrás que dejar tu moralidad y ética sabiendo que la información andará no sabes por dónde. Los mismos clientes que te han facilitado su correo de “nosedonde.com” podrán denunciar a la empresa que les envío los adjuntos.
• Tomar medidas e implantar en la empresa algún método de envió seguro de correos.

¿Qué tiene el correo seguro que no tenga mi Outlook?

Sencillo de responder: Los archivos adjuntos no viajan a ninguna parte.

Los sistemas de correo seguro emplean un truquito muy sencillo. No envían los adjuntos sino enlaces para la descarga de esos archivos. El receptor ha de “ir a buscar” los archivos haciendo click en ese enlace, entonces los archivos pueden ser descargados desde un lugar seguro y mediante conexión cifrada.

Los archivos no se almacenan en el buzón del destinatario, por tanto usando enlaces se evita el almacenamiento de los archivos en lugares poco fiables o directamente ilegales. Esta forma de enviar los archivos se ha convertido en un estándard, cualquiera que adquiera ya un producto en Internet recibirá los documentos de esta forma. El comercio electrónico y las instituciones han adoptado este método con el fin de preservar la privacidad de sus clientes y protegerse.

Relacionado: Empresas que se niegan a abrir enlaces.

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Pago por el número de usuarios y pago por el espacio consumido. Justo por lo que se necesita.

La Nube es así de flexible, en contra del modelo tradicional de venta de software. Ahora las empresas pequeñas pueden contar con las mismas aplicaciones que los grandes. Simple, si la empresa es grande contratará licencias temporales para 200 usuarios y si es pequeña para 4, cuando quieran reducir o ampliar el Cloud se lo permite con total facilidad.

Las aplicaciones no se quedan ni grandes ni pequeñas. Las empresas pueden disponer de recursos adaptados a sus necesidades en cada momento, los picos de uso de los programas ya no son un problema, no depender de hardware es considerado una bendición por muchos empresarios.

El pago por uso es sin duda una de las mayores ventajas del Cloud Computing.

Esta filosofía está resultando tan demoledora que está cambiando los cimientos del mercado del software. Los tradicionales distribuidores de software o servidores están en plena crisis de identidad.

La realidad es que nadie tiene claro como va a evolucionar el modelo. Ni las propias empresas Cloud ni tampoco los distribuidores.

Para una empresa distribuidora es imposible continuar como hasta ahora. No se puede vender un producto de forma presencial, con la visita de comerciales que hacen demostraciones,  si nada más salir por la puerta, alguien de la propia empresa encuentra por Internet un producto similar a mucho mejor precio y que encima es flexible a la hora de contratar los recursos necesarios.

Una buena analogía pude ser la evolución de la venta de billetes de avión. Al final, las webs de viajes ganaron la partida a las agencias,  que aunque no han dejado de existir, tienen una presencia marginal en el sector. Las agencias han quedado para aquellos viajeros de cierta edad que no se manejan muy bien en la web. Además, sólo tienes que ir a una agencia y verás que el agente hace lo mismo que tú harías, buscar en un buscador.

Durante un tiempo seguirá habiendo comerciales que venden servidores y licencias.

No nos equivoquemos con el ejemplo anterior de las Agencias de Viajes. No es lo mismo adquirir un billete de avión y una reserva de Hotel que un software para la empresa.

El factor “confianza” es mucho más importante a la hora de adquirir un programa, si ese programa está en la Nube es como algo etéreo y provoca dudas y miedo inicial. ¿La nube? ¿eso qué es? Hay factores de edad y culturales que influyen en todo esto.

Una aplicación o sistema vendidos de forma presencial incrementa su precio hasta un 600%. Esa es la realidad. Eso es lo que cuesta que alguien visite la empresa y proporcione confianza al encargado de evaluar el software. Las webs de viajes no pagan locales en  las calles, ni personas que asesoran ni buscan los billetes de avión en Internet por nosotros, pueden reducir costes por el ahorro que les suponen estos gastos que no tienen. Las aplicaciones Cloud lo hacen de forma parecida a estas webs de viajes.

Existen  conflictos y conceptos enfrentados. Como dice Elon Musk la gente confía en lo conocido a pesar de existir alternativas mucho mejores.

Tenemos miles de empresas que entienden que el almacenamiento en la Nube es lo que les ofrece Dropbox o Drive, los adquieren y los usan,  a pesar de comprometer la privacidad, de incumplir la ley, y de no ser funcionales en entornos de empresa. Independientemente del prestigio las garantías que ofrezcan los productos en la Nube, se confía de forma automática en lo que se conoce. Es como si solo fuéramos al cine a ver las típicas películas bodrio americanas, esas que han anunciado hasta en las marquesinas de los autobuses.

Realmente hay alternativas y desarrolladores que se están centrando en aplicaciones profesionales, pero una vez conocido algo no se busca. El no buscar y  la desinformación crean el ambiente para que la venta presencial siga funcionando.

La forma más directa de vencer la barrera de la confianza actualmente, no lo dudemos, es la venta presencial,  que por otro lado, es realmente la única baza que les queda a los distribuidores de software para seguir colocando sus productos no Cloud.

Carecen de la ventaja del ahorro de costes que produce el pago por uso, se incita a las empresas instalar servidores que la mayoría de las veces son como un traje que les queda grande y quedará antiguo en poco tiempo. Esto ocurre ahora mismo con las instituciones públicas que están derrochando el dinero público con “hierro” osea servidores y equipos que cumplen exactamente las mismas funciones que soluciones Cloud mucho más eficientes,  económicas  y que se pagan por consumo.

El pago por uso vino para quedarse

No hay marcha atrás. El que prueba el modelo de pago por uso que proporciona la Nube, ya no quiere ni oir hablar de antiguos modelos de compra de hardware ni licencias. En este mundo, el alquiler vence a la propiedad.

Fijémonos en los grandes de la informática, todos están orientando su modelo de ventas en este sentido. Conozco de primera mano lo que se está moviendo en Microsoft, IBM u Oracle. La apuesta por el Cloud es definitiva.

En transición hacia un modelo combinado.

Todo estará en la Nube y se pagará por uso. Al final este modelo se impondrá.

Cambiará la forma en que se realiza la venta presencial y no habrá instalaciones de hardware en las dependencias de los clientes. Tener un centro de datos en un Ayuntamiento es una barbaridad y un derroche descomunal. El comercial del software tendrá que conocer en profundidad las soluciones Cloud existententes y tendrá más una labor didáctica y organizativa que de señor con traje que usa un Powerpoint. Recordemos que si las aplicaciones son realmente Cloud, están en Internet y los propios clientes pueden empezar a usarlas en minutos.

ENLACES RELACIONADOS:

Las ventajas de la Nube en la empresa. Decálogo del Cloud Computing.

El Cloud Computing no es tan complicado. Dos formas de ir al Cloud.

Los proveedores cloud en España han perdido el rumbo y la oportunidad.

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¿Qué es el cifrado de datos? ¿Qué es el SSL? Es algo a lo que actualmente ya se le da la importancia que tiene, prueba de ello es que Google ya está listando mejor aquellas webs que tienen cifrado SSL.

Para el que todavía no lo sepa, se trata de todas las páginas que muestran el candadito en la barra de direcciones del navegador.

Cuando los datos viajan por Internet

Cuando al principio Internet era usado por cuatro gatos, no tenía mucho sentido pensar en la necesidad de cifrar las comunicaciones.

Después la cosa comenzó a crecer y a crecer, llegó un momento en se inventó una cosa llamada Wifi, que permitía conectarse sin cables y los datos viajaban literalmente por el aire. Lo que vino después es el uso de dispositivos móviles, lo primero los Smartphones y después las Tablets, más datos que viajan por el aire.

Es un hecho que continuamente los datos viajan por Internet, cuando usamos la Web del banco, cuando enviamos un email, cuando vemos un vídeo en Youtube o cuando transferimos archivos.

No es difícil entender que cuando metes tus claves para acceder a cualquier servicio de la Nube, esas claves deben viajar por cable o por el aire. Viajan desde tu ordenador o dispositivo, posiblemente hacia otra parte del mundo. Se transmiten hacia a un ordenador que determina si esas claves son válidas y si corresponden a un usuario de verdad, esas claves deben llegar al servidor del servicio. Es en ese trayecto, es cuando alguien podría interceptar la comunicación y leer los datos que viajan por ella, en este caso esa clave o quizá un número de tarjeta de crédito.

Si el lector piensa que interceptar estas comunicaciones es demasiado complejo se equivoca. Esto no es como en la películas o como en el mundo de la telefonía, sabemos que para poner escuchas la policía necesita un orden judicial y estamos acostumbrados a ver como el cine representa esto poniendo un aparatito en los cables telefónicos. En el mundo de Internet existen varios mecanismos para hacer esto tanto si la información circula por el aire como si lo hace por cable.

Interceptar las comunicaciones de puertas adentro.

Aquellos que están pensando que el problema de la interceptación de las comunicaciones no les afecta porque trabajan en una red interna, con cable, dentro de la empresa, se equivocan. El 90% de las redes internas tanto particulares como de empresas son susceptibles de ser pinchadas incluso si no tienen Wifi.

Miles de empresas de todo el mundo disponen de redes basadas en cable y de servidores que tienen información o documentos sensibles propios de la actividad de la empresa.

Cuando el presidente de la empresa mete sus claves para acceder al servidor, estas claves están viajando por la red de la empresa. Espiar esos datos puede ser tan sencillo como instalar un Sniffer en la red. Se trata de un programa que lee las comunicaciones de la red. Para más información puede leer este artículo: Como funciona el Sniffing

Existen por supuesto redes internas seguras pero desgraciadamente no son la norma. Veo demasiados casos de empresas que argumentan que la Nube es insegura y que sus datos y comunicaciones están protegidos por tener instalaciones y servidores propios, lo que se llama on-premise, o sea servidores e infraestructuras en casa.

Interceptar las comunicaciones de Internet

Existen métodos más o menos sofisticados para interceptar las comunicaciones en Internet. Una vez desmontada la aparente seguridad que proporcionan las redes basadas en cable y que se usan en el interior de la empresa ahora pensemos en los datos que viajan por Internet.

El mayor problema es que nadie tiene ni idea de por dónde circulan los datos cuando hay comunicaciones por Internet. De hecho Internet se creó con objetivos militares en prevención de cortes de comunicación incluso en el escenario de guerras nucleares, esto quiere decir que los datos pueden viajar por diferentes lugares alternativos con el fin de alcanzar su destino.

Digamos que existen cables en diferentes lugares por dónde pasan los datos. En Alemania desde hace más de 20 años tuvieron la previsión de hacer canaletas junto a las autopistas para soterrar los cables de comunicaciones. Con los medios y dispositivos adecuados alguien podría recopilar los datos que pasan por ese cable, normalmente esto no ocurre pero es perfectamente posible.

En definitiva las compañías de comunicaciones o proveedores de Internet se encargan de que los datos circulen con fluidez por las redes y de que funcione, no tienen ninguna responsabilidad sobre si los datos son leídos en algún punto. Por supuesto tratan de evitarlo a toda costa, además las leyes en todos los países del mundo califican esto como delito, la cuestión es que puede ocurrir y de hecho ocurre.

El cifrado SSL al rescate.

Como hemos visto los datos viajan por el aire o por cable. De ambas formas pueden ser leídos por diversos métodos y dispositivos. Cuando los datos pasaron a circular por el aire con los Wifi y Smartphones se dotó a estos dispositivos de capacidad de cifrado para impedir las “escuchas”. El método estándar a nivel mundial de cifrado de datos es el SSL. Este cifrado es más conocido y visible cuando usamos el navegador y se muestra el candadito en la barra de direcciones.

Las siglas SSL significan Secure Socket Layer, se podría traducir como Capa de Conexión Segura. Simplemente consiste en cifrar los datos en las comunicaciones entre un punto y otro, evitando que alguien que se encuentre en medio pueda extraer la información que circula.

El cifrado es por si mismo una ciencia que se encuentra entre las matemáticas y la informática. No voy a entrar en detalles sobre su funcionamiento, lo básico es saber que si transmitimos una clave por Internet, digamos la peor clave usada por la gente “123456” cuando circula por la red cifrada, esta clave se transforma en algo ilegible:

“123456” -> “7c4a8d09ca3762af61e59520943dc26494f8941b”

Cuando usas el navegador e muy fácil saber si las comunicaciones están cifradas, miras el candadito. El problema es saber si las aplicaciones que usas en tu móvil o las que instalas en tu ordenador realizan comunicaciones cifradas. Pues aquí hay sorpresas, por ejemplo WhatsApp no ha tenido cifrado hasta hace bien poco y Dropbox estuvo años sin cifrado en las comunicaciones.

Con los bancos nunca hubo problemas porque siempre han cifrado las comunicaciones. ¿Pero el resto de las aplicaciones que se usan?

Con el resto de las aplicaciones nadie lo piensa. Millones de personas usan Outlook a diario, el email convencional no está cifrado, seguro que el lector alguna vez en su vida ha enviado claves, números de cuenta o cualquier otro dato sensible usando Outlook. Para enviar documentos sensibles está el correo seguro, de esto ya hablamos en otro artículo: El correo seguro no es una estupidez

Para tener garantías de que los datos se envían cifrados cuando usamos aplicaciones deberíamos de usar aplicaciones de confianza que cumplan las leyes de protección de datos.

El cifrado implica adquirir un Certificado

Para el cifrado SSL los propietarios de una web o las empresas que desarrollan aplicaciones han de adquirir lo que se llama un Certificado.

En el mundo de los proveedores de servicios de Internet existen multitud de empresas que nos proporcionan esos Certificados.

Veamos algunos ejemplos, basta con hacer click en el candadito de la barra de direcciones del navegador, en este caso usamos Mozilla Firefox.

El Certificado no solo proporciona cifrado SSL

Cuando las empresas adquieren un certificado no solo obtienen un medio para cifrar las comunicaciones. También es una forma de autentificar su presencia en Internet. Un certificado SSL demuestra que la empresa es real y legítima, la entidad certificadora confirma su autenticidad.

La mayoría del público en general ignora esta característica de las certificaciones o certificados SSL. Es lógico pensar que si vas a adquirir un certificado para Sony no lo consigas porque no podrás demostrar que eres el dueño de la marca Sony. Podrás intentarlo adquiriendo un dominio del tipo “sony.tv” o algo similar pero nunca te darán el certificado si la entidad certificadora es seria.

Los proveedores de certificados comprueban la autenticidad de la empresa solicitante y por eso pueden asegurar la autenticidad de la certificación.

Yo personalmente me encargo de las certificaciones de Dataprius, tanto de la web como de las aplicaciones. Nuestro proveedor principal de certificado es Digicert el mismo que usa Sony en el ejemplo anterior.

Dependiendo del tipo de certificado, se aporta a Digicert documentación y datos que demuestran la autenticidad del solicitante, estos datos suelen ser:

• Copia de las escrituras notariales de la constitución de la empresa.
• Registro mercantil de la empresa.
• Demostrar ser propietario del dominio a certificar. Por ejemplo de “dataprius.com”
• Proporcionar VAT de la empresa a nivel de la Unión Europea.
• Número de teléfono de contacto para que ellos realicen llamadas y contactar con el propietario.
• Recibo de pago del número de teléfono para demostrar que pertenece a la empresa.
• Número de registro en Dun & Bradstreet, estar registrados como empresa a nivel internacional.
• Estar registrados en páginas blancas o similares. Por ejemplo en Europages.

Con esta documentación la empresa certificadora realiza sus comprobaciones y proporciona el certificado.

Como vemos el certificado no solo sirve para cifrar las comunicaciones y hacerlas seguras, aporta garantías de autenticidad de la empresa que se encuentra tras esa web o tras esa aplicación.

Las aplicaciones en la Nube llevan cifrado de serie.

Muchas empresas escépticas de la Nube tienen como argumento la desconfianza en la seguridad de los productos Cloud. Sin tener en cuenta otros muchos factores para la seguridad, si tan solo consideramos el cifrado en la trasferencia de los datos podremos ver una enorme debilidad en sus argumentos. Por ejemplo y en nuestro caso podemos hablar del almacenamiento de archivos. Aquellas empresas con redes internas y que envían emails con Outlook no suelen tener en cuenta el cifrado de las comunicaciones, esto significa nada más y nada menos que la información viaja encomendándose a la divina providencia para que nadie intercepte esa información. Las aplicaciones de la Nube ya vienen dotadas de serie con el cifrado o encriptación de las comunicaciones. Incluso si se intentan leer los datos desde dentro de la propia empresa, los datos de la aplicación en Cloud estarán cifrados porque lo están en todo su recorrido por las redes.

A partir de ahora cuando alguien te diga que no se fía de la Nube habrá que preguntarle si en su red hay cifrado en la transferencia de datos y archivos.

ENLACES RELACIONADOS:

Las empresas, los rezagados y la evolución de la industria Cloud Computing

El correo seguro no es una estupidez. Es que no se entiende.

Organizar archivos en la empresa o tan solo almacenarlos en la Nube.

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A día de hoy, para los profesionales IT la mejor forma de copia de seguridad es en la nube. Lejos significa más seguro, no al contrario.

El almacenamiento y sistemas de backups han ido evolucionando desde cintas magnéticas lentas, disquetes, Pendrives, CDs, DVDs, NAS. El último paso es el respaldo de archivos en la nube.

No consiste en ir subiendo de vez en cuando.

Un backup en la nube no significa que tengamos que, de forma manual o automática,  ir subiendo archivos a nuestro sistema de copias. Puede ser  en realidad una copia directa de nube a nube. Un servicio en la nube tiene los archivos en Data Centers, empresas con infraestructura de almacenamiento, redundancia y seguridad. El backup en la nube implica la copia de miles de archivos a otro sitio dentro del mismo Data Center u otro diferente.

Los equipos IT de las empresas siempre tienen que definir el protocolo de backups de la empresa. Desde que existen estos mecanismos su trabajo es más fácil, rápido y seguro.

¿Cómo era/es la copia tradicional?

Multitud de empresas a día de hoy basan sus sistema de copias de seguridad en copias en discos duros externos o lo más avanzados con NAS o scripts que copian cada X tiempo a otra carpeta lo que se ha hecho en el día.

Un caso por desgracia aún muy común: Cada día un responsable se lleva un disco duro externo en su maleta y a la mañana siguiente lo trae de nuevo. Multitud de empresas usan este mecanismo de copia de seguridad.

Una empresa que tenga una intranet de repositorio común con un Windows Server y que internamente realiza en otra unidad copias regulares automatizadas. Este sistema de backup también es muy común. No evita tener que invertir en hardware, software, configuración y mantenimiento.

Este sistema no dispone de trazabilidad, si alguien borra un archivo del repositorio no se sabe quien ha sido ni cuando. Cuando alguien eche en falta algo tendrá que solicitar al administrador del sistema la copia que haya hecho el último backup.

Algo más avanzado que lo anterior es usar además del servidor un NAS que copia a otro sitio o bien, sincroniza los archivos con alguna nube.

Hay mucho software que ofrece esta solución. Que no deja considerarse también un poco arcaica y por tanto menos segura. La sincronización permite que virus de tipo Ransomware hagan estragos si logran tener acceso a ellos. Y normalmente es tan fácil como que un ordenador se infecte; el virus ataca al ordenador local y a la unidad mapeada que tiene afectando finalmente a los archivos del servidor. Para colmo si tienen un software de sincronización lo que hace es encima subir los nuevos archivos encriptados a la nube o al disco duro. La sincronización debe evitarse casi en el 99% de los casos. Sólo un trabajo centralizado con acceso a claves sería apropiado a niveles de seguridad y calidad.

¿Por qué las copias son más seguras cuando están en la nube?

Físicamente están en un Centro de Datos. Dicho Centro, por normal general, dispone de seguridad propia, sistemas de redundancia de disco, soporte en caso de fallo eléctrico, refrigeración y certificaciones de calidad. Tiene seguridad física con vigilantes. En fin, puede considerarse como un banco, que en vez de guardar dinero, guarda datos.

Por supuesto hay Data Centers de todo tipo y en el ancho mundo. Un proveedor de gestión documental transparente no debe ocultar cuáles son sus centro de datos. Aquellos que estén en Europa para cumplir con la ley de protección de datos y ofrezcan garantías de calidad, velocidad y seguridad.

El acceso de primera mano se hace por validación con contraseñas y con comunicaciones cifradas con SSL. Lo que significa que está accesible de forma ubicua y se puede restaurar y acceder desde cualquier lugar de forma segura. Si por razones protocolarias de la empresa se requiere copia física en otro sitio local ya no es necesario transportar físicamente o enviar Gigas y Gigas de datos de un sitio a otro. La copia ya está en la nube y se puede descargar total o parcialmente en el destino local.

La automatización es sencilla. Permite programar las copias de seguridad de forma regular sin dificultad. Un backup automático semanal o diario. ¿Por qué no? Nunca se sabe qué puede pasar. Lo mejor, el ahorro de capital en hardware y mantenimiento. Elimina la exposición innecesaria de los datos dando agilidad al proceso de recuperar información.

La redundancia de los archivos implica un nivel más de seguridad. Todo está doble o triple. ¿Parece raro que se almacene en Madrid o Irlanda y el backup esté en Alemania? Pues no, así funciona Dataprius por ejemplo a día de hoy. Más información.

Un buen backup es aquel que se hace automático, redundante, fácil de acceder y sobre todo seguro.

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Cuando se trabaja con Excel o con Word compartiendo los documentos en la Nube, pueden surgir pequeños problemas o inconvenientes.

Saber detectar y corregir estos problemas es necesario para evitar situaciones desconcertantes y malas interpretaciones.

¿Qué programa ofimático usa tu empresa? ¿Hay compañeros que prefieren trabajar con una determinada versión y otros con otra? Desde que los archivos Excel y Word entraron en escena hace décadas, forman parte de las empresas con miles y miles de documentos generados en el mundo cada día.

Se puede decir que es un  estándar. Lo que si ha cambiado recientemente, es que ahora estos documentos se usan para el trabajo colaborativo en el entorno profesional. Se usan, se comparten y se modifican a través de la red de la empresa o desde la Nube.

Antes lo normal es que cada trabajador manejase unos cuantos archivos en su actividad, siempre con su ordenador único, el de su oficina.

Podría tener la versión 2007 de Office durante años sin tener ningún tipo de problemas. Sin embargo, desde que existen las unidades de red, el trabajo compartido y la nube, hoy en día trabajan sobre un mismo archivo diferentes personas desde diferentes ubicaciones con diferentes dispositivos  y con versiones distintas.

Algo muy común. Errores de compatibilidad entre versiones.

Esta disparidad de versiones de Office (2007, 2010, 20XX), LibreOffice, OpenOffice, iWork, etc puede provocar que tras la modificación de un archivo, cuando lo abre otra persona ocurran errores de versión e incompatibilidades.

Es muy comprensible. Un archivo creado con el Office 2016 que luego es editado con el office 2003, ¿no es normal que salga algún error? El 2003 pierde los formatos nuevos que vienen con el 2016. Puede que si se abrió con LibreOffice alguna característica no es 100% compatible con la original. Se pueden ver errores de este tipo: “Excel no puede abrir el archivo porque el formato o la extensión de este no son válidos“?

Este error puede deberse a que simplemente la extensión es xls en vez de xlsx o viceversa. Por supuesto también si se ha editado con otro programa o versión de Office que no ha mantenido el formato original. Estos tipos de errores vienen desde muy antiguo. Hay miles de páginas en Internet hablando sobre ese problema. Ahora con la nube y el trabajo remoto, este abanico de versiones se dispara y un compañero no tiene por qué tener la misma versión que otro.

Un archivo docx por ejemplo no puede abrirse sin dar error con una versión de Office previa a 2007. Si se va a Archivo -> Información -> Comprobar si hay problemas y finalmente en Comprobar compatibilidad se obtendría un informe de posibles problemas. Habría que darle a Guardar Como … o a exportar a otro formato para que en el futuro vaya bien.

Apple iWork tampoco se libra de esta lucha con las versiones y compatibilidades. Cuando se abre un word casi siempre aparece que algunos formatos no se pueden mantener o no existen.

¿Qué hacer para solucionarlo en su empresa?

Asegurarse de que todos los compañeros usan una misma versión de editor, o bien si son diferentes, que las que usen no generen estos conflictos.

Hay que definir una política de versiones de software en la empresa para esto. Lo ideal, todos con la misma versión, o si no, más de esto:

¿Qué pasa si uso un servicio en la nube para editar documentos? Si este mensaje aparece usando Dataprius hay que recordar que es un mensaje de error estándar de Excel tras su apertura. Dataprius descarga en una carpeta temporal el archivo que acabas de abrir haciendo doble click y luego hace una llamada al sistema para que se abra el programa asociado.

Ocurre lo que hemos comentado. Se ha perdido el formato en algún momento. Puedes mirar el historial de acciones sobre ese archivo y ver quienes han modificado el archivo e indagar qué versión ha sido la utilizada y en qué momento se corrompió el formato de compatibilidad. Incluso se podrán recuperar autocopias o backups del mismo o restaurar o exportarlo a un formato de nuevo compatible. Pero para evitar que ocurra en el futuro hay que usar siempre que se pueda la misma versión.

Como decíamos antes, estos tipos de problemas existían antes de la nube, pero con ella, al ser más ágil y rápido el acceso a un archivo pueden aparecer con más frecuencia. La solución es fácil, usar todos la misma versión para que no generen incompatibilidades.

Algunos enlaces donde Microsoft habla de esto y propone soluciones:

• Usar Excel con versiones anteriores de Excel
• Comprobador de compatibilidad

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Estimados usuarios de Dataprius.

Recientemente hemos lanzado una actualización de la aplicación de escritorio que modifica el funcionamiento de la edición directa de archivos.

Durante los dos últimos meses hemos venido detectando ciertas incidencias al abrir archivos desde la aplicación. Sobre todo en la edición de archivos de Word y Excel, nos referimos al abrirlos haciendo doble click desde la aplicación de escritorio.

En algunas ciertas ocasiones se han venido produciendo efectos no deseados del tipo:

• Ralentización en la apertura de archivos en general.
• El archivo no se abre y hay que recargar la carpeta para intentarlo de nuevo.
• Se muestra una ventana de error que indica que el archivo no está disponible.
• Los archivos de Excel no terminan de abrirse, sobre todo aquellos que tienen vínculos.
• La ventanita que indica que el archivo se está guardando permanece si cerrarse y bloqueada.

El origen de estos problemas son los Antivirus y Windows Defender

Desde el mes de Agosto tanto los antivirus como Windows se han actualizando con versiones bastante agresivas. Las actualizaciones se realizan sin conocimiento de los usuarios y sin avisos. Estas actualizaciones tienen como finalidad detener la ola de nuevos virus y ataques Ransomware que han venido surgiendo en los últimos tiempos.

Si bien Dataprius ha venido funcionando a la perfección en cuanto a la edición de archivos, tras estas actualizaciones de los antivirus han empezado ha surgir pequeños problemas. El origen de todo esto está en el bloqueo que hacen estos antivirus cuando el programa descarga los archivos para su edición en una carpeta temporal del ordenador.

En ocasiones los antivirus actúan en “modo paranoico” bloqueando archivos legítimos que el programa ha de descargar para abrir en el editor del ordenador.

Solucionar el problema y agilizar la edición de archivos

Para solucionar el problema nos hemos visto obligados a estudiar detenidamente la forma de actuar de los antivirus. Hemos reconstruido internamente el programa con una nueva forma de abrir y editar los archivos.

Para evitar los bloqueos, ahora el programa crea sus propias carpetas temporales en lugar de usar las habituales carpetas temporales de Windows. Los antivirus están obsesionados con las carpetas de uso temporal estándar de Windows. Se llega al extremo de que aplicaciones muy conocidas como Photoshop experimentan este tipo de problemas. Es muy común que las aplicaciones usen las carpetas temporales de Windows.

Hemos realizado numerosas pruebas en diversos ordenadores configurados de diversas formas.

Una de las diferencias que el usuario apreciará es la carpeta que aparece cuando usando un programa se hace un “Guardar Como”. En la imagen con un archivo de Word.

El usuario apreciará que se muestra una nueva carpeta temporal codificada. Ahora el nuevo archivo creado con “Guardar Como” se crea mucho más rápido. Durante los dos últimos meses esta sencilla operación se ha visto muy afectada por la política de los antivirus de bloquear los nuevos archivos creados por las aplicaciones.

La actualización tendrá los siguientes efectos para todos nuestros usuarios:

• Una edición de archivos más dinámica y fluida, sobre todo con los archivos de Word, Excel y Powerpoint.
• Un incremento de la velocidad de hasta un 50% en la apertura de los archivos.
• Mejoras en el borrado interno de los archivos usados para no dejar huella en el ordenador.

Nota de los desarrolladores:

En los próximos días tras la actualización permaneceremos muy atentos a cualquier tipo de incidencia.

No hay dos ordenadores iguales y el comportamiento de los programas puede diferir de un equipo a otro, hay distintas versiones de Windows, con diferentes niveles de actualización interna, con diferentes antivirus y con distintas versiones de Office.

“Dataprius pretende seguir siendo el mejor sistema de trabajo con archivos en Cloud del mercado. Para las medianas y grandes empresas es imposible utilizar herramientas de consumo como Dropbox, Drive, OneDrive y similares. Esas aplicaciones son para dos o tres usuarios a lo sumo. Esas aplicaciones provocan el caos por la cantidad de conflictos que generan , por la incomodidad de su uso y por mantener copias sincronizadas de la gran cantidad de archivos que necesita la empresa. La edición directa de los archivos, tan fácil como hacer doble click y guardar, hace de Dataprius el único sistema en la Nube de uso directo y sencillo, es fundamental que esta parte funcione a la perfección“.

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La seguridad de la Pymes es precaria, no tengo dudas. Ciudad de Málaga, Agosto 2017, un amigo se pasea por el centro histórico de la ciudad, en tres horas y con su móvil Android consigue penetrar en las redes de cuatro empresas.

No emplea sofisticadas técnicas de hacker, no le requiere mucho esfuerzo, las redes de las oficinas son vulnerables. Usa un software de Android que cualquier aficionado puede descargar y utilizar cuando quiera. Ojo con los despachos  localizados en esta zona de la ciudad, no puedo dar más datos.

Ha llegado la hora de ser algo más agresivos en estos artículos. Si no se aportan mínimas pruebas entonces parece que no tienes credibilidad. Hay un montón de herramientas para hackear redes, no hay que ser un profesional o un experto, basta con descargarlas. Un ejemplo de aplicaciones Android para hackear redes Wifi: Top10 Mejores Aplicaciones de WiFi Hacking para Android 2017

Seguro que algunos de estas empresas son excépticos de la Nube

Algunas empresas consultoras a nivel mundial estiman que el retraso para al Nube en España es de unos dos años.

Los culpables son las personas que no tienen la más mínima inquietud en seguir la evolución de la tecnología digital. Estoy seguro de que los responsables de estas empresas, que no han tenido unos minutos para reflexionar sobre la seguridad de sus redes, son de aquellos que califican la Nube como peligrosa.

“A finales de 2016, la consultora tecnológica Pasiona Consulting cifraba en más de 8 de cada 10 el número de empresas españolas que no habían implantado todavía tecnología en la nube.”  Ver artículo.

Yo personalmente estimo que en cuanto a Andalucía el retraso es de al menos 5 años. Se da la circunstancia de que a nivel político se promociona un Parque Tecnológico localizado en las cercanías de la propia ciudad, el problema es que al estar basado en subvenciones no se crean aplicaciones o productos reales , cuando se tienen subvenciones el negocio no está en ser competitivo, simplemente el negocio son las subvenciones.  Son precisamente empresas que no están en ese “Parque Tecnológico”  las que mantienen la dignidad del desarrollo tecnológico en la ciudad, un par de ejemplos son: UptoDown y FreePick

Sin desviarme más del tema, creo que está claro que la precariedad en la seguridad informática se justifica por la ignorancia, y esa ignorancia es fruto de la desidia.

Como digo estoy seguro de que muchos de los que ven peligro en el uso de aplicaciones de la Nube son de aquellos que dicen que sus datos están más seguros en su propia oficina, aunque su oficina es 100% vulnerable.

La Nube aporta seguridad incluso si se ignora.

Cuando se contrata un servicio en la Nube la seguridad no es un accesorio, es una cuestión que ya viene “incluida de serie”.  Por supuesto no estoy considerando chapuzas políticas como Lexnet que es una estafa de corrupción política como todas las empresas subvencionadas. Hablo de empresas privadas dedicadas al Cloud Computing. Su prestigio, sus servicios, su desempeño y su viabilidad dependen de la seguridad. Por supuesto, supone un coste, un esfuerzo y una preocupación.

Cuando se contrata un servicio en la Nube se deja de depender de los elementos internos de la empresa. No se depende de una red interna de ordenadores más o menos podridos por virus y con versiones desfasadas de Windows u otros elementos. No se está en manos del destino de la seguridad de la red Wifi,  ni del software malintencionado, programas que sin saberlo portan los empleados en sus pendrives o que descargan desde correos dudosos. No se está a expensas de ese servidor Windows que nos vendieron y que parecía una maravilla al principio, siempre es un problema de mantenimiento y provoca pánico pensar que un día tenga problemas por ataques o por virus.

Cualquier servicio Cloud que se contrata, supone delegar el tema de la seguridad en la empresa proveedora. Igual que el que abre una cuenta en un banco y saca el dinero de debajo de un ladrillo. Las comunicaciones con el proveedor estarán cifradas,  en este sentido ya no se depende de la precaria seguridad de la empresa en cuanto a transferencia de datos, la red interna. El almacenamiento de los datos tampoco está en la empresa, si el servicio Cloud es de calidad estos datos residen en un proveedor dónde posiblemente también están los datos de gobiernos, bancos y empresas que se juegan mucho.

A pesar de que la realidad demuestra que las empresas más eficientes y más potentes del mundo son las que más uso realizan de la Nube, hay muchos que no se quieren enterar. La ignorancia puede llevarles incluso a la ridícula situación de comparar su servidor de oficina con un almacenamiento en Cloud como los de Azure, IBM u Oracle, por poner algunos.

Lo peor de todo esto, osea la política de “Juan Palomo”, “yo me lo guiso yo me lo como” pone en peligro no solo los datos de la empresa sino también los de sus clientes. La precaria seguridad de los que apuestan por tener los datos en casa, no solo compromete las directivas de protección de datos. Puede ocurrir  que en cuanto esa información sea accesible a terceros, por cualquier tipo de incidencia, habrá números de cuenta, números de tarjetas y direcciones de clientes con datos de transacciones económicas disponibles y en manos de no se sabe quién.

El prestigio de una empresa y el buen hacer con los datos de los clientes se demuestra por la calidad en la gestión digital de esos datos. No sirven de nada, absolutamente para nada, tener certificaciones y sellos cuando el problema es la mala gestión y la precariedad con que los datos digitales son gestionados de puertas adentro.

“La fuerza de la gravedad sigue existiendo incluso si se ignoran la leyes de Newton”

ENLACES RELACIONADOS

El pago por uso. Una enorme ventaja de las aplicaciones en la Nube.

6 preguntas frecuentes sobre guardar archivos en la Nube y sus respuestas.

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¿Cuando fue la última vez que usaste un papel en tu empresa? Si respondes que: en dos ocasiones  o menos, durante el último mes, es que tu empresa está ya entre las consideradas Empresas sin papel.

Cualquier empresa que usa la tecnología ha dejado de utilizar el papel hace tiempo.

Hoy en día y solo en casos muy puntuales sigue siendo necesario el uso del papel. Cualquier empresa que utilice aún el papel de forma intensiva puede ser considerada como atrasada tecnológicamente. Una curiosidad, en los formularios para solicitar un crédito para empresas en los Estados Unidos se pregunta por la tecnología usada por la empresa como factor a valorar, las tecnologías Cloud y el abandono del papel puntúan en esto.

Para las empresas adaptadas a la tecnología el proceso de dejar de usar el papel ha sido progresivo.

Con el papel en las empresas ha pasado como con aquellas agendas a modo de libro dónde se apuntaban a bolígrafo contactos y números de teléfono, hoy todo el mundo tiene su agenda de contactos en el teléfono móvil. De hecho cuando se cambia de móvil es el mayor motivo de preocupación de todo el mundo.

En las empresas, lo que ha acabado con el papel de forma definitiva, no ha sido el formato digital de los documentos por si solo.

Lo que ha acabado realmente con el uso de documentos en formato físico o impresos ha sido la Nube y la facilidad con se accede a la lectura de los archivos desde cualquier dispositivo. Tener a disposición los archivos en Cloud y que estén disponibles en cualquier lugar, en cualquier momento sobre cualquier dispositivo ha eliminado el uso del papel.

Este cambio se ha producido de forma progresiva e imparable. De hecho, el no poder disponer de un documento en nuestra tablet, móvil u ordenador es ya algo irritante para muchas personas.

Cuando hace tiempo comenzó a extenderse el uso de los documentos en formato digital, muchos se aventuraron a vender la idea de la “Oficina sin papel”. Esa idea no se podía materializar del todo porque no existían los medios para la lectura de esos documentos de forma cómoda y ubicua.

La vieja idea de la oficina sin papel que no podía llevarse a cabo.

Cuando surgió esta antigua idea, muchas empresas se lanzaron a la digitalización de documentos y a utilizar medios de almacenamiento de los archivos que hoy en día ya han quedado un tanto obsoletos. Digamos que el concepto iba ligado más al almacenamiento que a la disponibilidad.

Con esa primera fase de obligarse a tener los documentos en formato digital se obtuvieron algunos beneficios obvios:

• Un ahorro de espacio. Se eliminaba de la empresa el espacio dedicado al almacenamiento de los documentos y carpetas en formato físico.
• Agilidad en la gestión. Buscar  y disponer de un documento en papel consume una tremenda cantidad de tiempo comparado con la rapidez de los archivos digitales.
• Información actualizada. Los documentos en papel y almacenados en formato físico pueden quedarse obsoletos y han de sustituirse, la actualización de documentos en digital es inmediata.
• Seguridad de la información y capacidad de copias. A pesar de las dudas iniciales se comprobó que la permanencia y seguridad de los archivos digitales es mucho mayor que cuando se almacenan en un lugar físico. Poder hacer copias completas y mandarlas a otra localización es la característica del formato digital más determinante en esto.

A pesar de obtener estos beneficios la solución no lograba eliminar el papel tal y como prometía. La disponibilidad de los archivos y su facilidad de acceso quedaban relegadas a la localización física de la empresa.

Instalar un servidor o almacenar los archivos en un disco duro en la empresa sólo servía para aprovechar los beneficios anteriores de puertas adentro y de forma limitada. Si por ejemplo un empleado necesitaba leer un documento, necesitaba estar  sentado delante de un ordenador de la empresa conectado al sistema de almacenamiento. Además los medios empleados para el almacenamiento no permitían el uso de dispositivos móviles para la simple lectura de los archivos.

Con la Nube ya fue posible deshacerse del papel.

Tras haberse implantado el uso del formato digital llegó el uso de la Nube, esta era la tecnología que faltaba para dejar de usar los documentos en formato físico o impresos.

La Nube no solo  resolvía el problema del almacenamiento abordado en un primera etapa cuando se perseguía la idea de la “Oficina sin Papel”. La llegada de la Nube ha aportado otras ventajas necesarias en la empresa:

• Ubicuidad en el acceso a los documentos. Desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier tipo de dispositivo. Con el tiempo las personas se fueron acostumbrando a leer documentos en formato digital, al principio con los libros digitales pero ahora desde el teléfono móvil y las tablets.  Ahora la tendencia es no solo consultar sino modificar y editar esos archivos desde los propios dispositivos.
• Seguridad de los documentos.  Con el uso de la Nube las empresas delegan el tema de la seguridad en determinados  proveedores de almacenamiento. Mantener la seguridad y la integridad de los archivos ya no es un problema que deba abordar la empresa con sus propios criterios o medios.
• Legalidad de los datos almacenados. Con el uso de proveedores que cumplen las normas legales para el almacenamiento de los archivos. La empresa se libera de protocolos, auditorías y diversas acciones. Unas tareas encaminadas al cumplimiento de las leyes de protección de datos como el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la vigente Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
• Medidas de control, copias de seguridad y evitar pérdidas. Los sistemas en la Nube ya se encargan también de estas necesidades. Los antiguos sistemas de almacenamiento “en casa” no estaban dotados de estar importantes características.

Redes de acceso a documentos o Intranets de coste Reducido.

Una vez abandonado el uso del papel, antes de usar la tecnología Cloud cualquier empresa que tenía más de una sucursal o centro de trabajo se veía obligada a montar una Intranet para los documentos. El almacenamiento en Cloud también proporcionó una solución directa a esta necesidad, el mismo sistema en la Nube se usa desde cualquier lugar y de la misma forma.

Un beneficio en eficiencia y ecológico.

Las empresas que ya no usan el papel son mucho más eficientes que antes. Al usar la Nube se evitan desplazamientos innecesarios, se permite la flexibilidad de horarios y la conciliación laboral y familiar, esto antes no era posible.

El ahorro en desplazamientos por la necesidad de consulta o uso de documentos de la empresa incide directamente en la limpieza del aire de la ciudades, se consumen menos combustibles y por tanto menos carbono para el aire.

A lo anterior hay que sumar el evidente beneficio ecológico de no consumir papel. No solo por la degradación del medio ambiente producida por la tala de árboles, el propio proceso de fabricación y extracción de la celulosa es altamente contaminante y emisor de carbono.

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Almacenamiento en la Nube. Comprender su funcionamiento.

¿Conocen los gobernantes y los ciudadanos el impacto ecológico del Cloud Computing?

6 Violentas formas de perder los archivos en la empresa

Almacenamiento en la Nube. Hacia la empresa sin archivos locales.

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No tendrás que experimentar los problemas de Dropbox y  Drive para constatar que NO sirven en la empresa ni en el terreno profesional. Ofrecemos tres razonamientos.

Aquí vamos a exponer tres argumentos que tumban la idea que de que estos sincronizadores sirven para la empresa. Un sincronizador no sirve en la empresa, por mucho que hayan extendido esta idea mediante publicidad masiva y con miles de artículos en  Blogs y publicaciones de tecnología.

No hay que ser Einstein para evidenciar que: ni Dropbox, ni Drive son adecuados en la empresa.

Para descubrir por uno mismo que lo que afirmamos es cierto, no necesitarás instalar ninguno de estos sincronizadores. Simplemente proponemos unos pequeños ejercicios mentales al modo de Einstein, pero con tranquilidad, no hace falta ser un genio para verlo, ¡no se necesita ser un Einstein!

Una de las particularidades de este genio universal que era Albert Einstein, es que nunca llevaba a cabo experimentos. No necesitaba carísimos instrumentos o laboratorios de alta tecnología. Lo que solía hacer era tan solo pensar y elaborar experimentos mentales. De esta forma es como vamos a demostrar que los sincronizadores no sirven en la empresa. No necesitas experimentarlo, simplemente razonarlo.

La verdad es alcanzable con tan solo el razonamiento.

Lo primero ¿Qué es un sincronizador?

Un sincronizador de archivos es una programa o aplicación que mantiene copias de los archivos en dos o más localizaciones al mismo tiempo. Cuando se usa Dropbox el programa recopila los archivos de la carpeta sincronizada y los almacena en la Nube.

Muchos usuarios o dispositivos pueden estar conectados y se mantendrán copias de esos archivos que residen en la Nube, el programa los irá descargando para conseguir que las mismas copias estén en todos los dispositivos.

Por tanto, la sincronización es el proceso de asegurarse de que dos o más ubicaciones contengan los mismos archivos con las mismas versiones.

Si se agrega, modifica o elimina un archivo de una ubicación, el proceso de sincronización agregará, modificará o eliminará el mismo archivo en las otras ubicaciones.

La imagen ilustra el proceso de sincronización de un archivo de Word. Este archivo es creado en un ordenador, cuando el sincronizador detecta que hay un archivo nuevo, procede a subirlo a la Nube.  Entonces el archivo será sincronizado con el resto de dispositivos que se encuentran conectados, el resultado es que el archivo se copiará en las carpetas de estos dispositivos.

Las tres cuestiones que tumban la idea de usar Dropbox y Drive en la empresa.

Conflictos y pérdidas de archivos

Cuando se usan Dropbox o Drive a nivel personal ofrecen la engañosa idea de que funcionan a la perfección. Esta sensación es la culpable de que muchas personas piensen que si les ha funcionado para ellos en particular, entonces funcionará para la empresa. ¡Grave Error!.

Sabemos que Dropbox se publicita como una aplicación adecuada para su uso en las empresas, ellos lo llaman Dropbox Bussines, sepa el lector que esto no es más que una medida desesperada de una empresa casi en bancarrota que necesita vender su producto hacia un público que nunca fue su objetivo, es decir las empresas y profesionales.

Dropbox y Drive producen conflictos y pérdidas de archivos porque funciona con Sincronización.

Primer razonamiento. La sincronización produce conflictos y pérdidas.

Cuando una sola persona usa la sincronización no hay problema y todo va como la seda. Ahora piensa en lo siguiente:

1. Una sola persona usa Drive o Dropbox. Cuando agrega o modifica un archivo este se sube a la Nube de tal forma que estará disponible en otro ordenador cuando se conecte desde este. Esto funciona muy bien.
2. Una sola persona usa Drive o Dropbox. Cuando borra una carpeta, esa persona espera que sea borrada en la Nube y por tanto cuando se conecta con otro ordenador debe de sincronizarse y no debe aparecer esta carpeta. Perfecto, el usuario es amo y señor de sus archivos.
3. Dos personas usan Drive o Dropbox conectados a la misma cuenta. Los dos abren el mismo archivo, los dos ordenadores sincronizan y suben el archivo a la Nube. ¿Cuál es el archivo correcto? ¡Tenemos un conflicto de archivo!
4. Dos personas usan Drive o Dropbox conectados a la misma cuenta. Los dos trabajan editando y modificando archivos sobre una misma carpeta. Uno de ellos decide borrar la carpeta, el otro asiste atónito a que la carpeta sobre la que estaba trabajando ¡ha desaparecido! además había copiado un montón de archivos nuevos de su trabajo en esa carpeta.
5. Cuarenta personas de una empresa conectadas online intentan usar Dropbox o Drive. Muchos modifican archivos, otros borran carpetas. ¿Se intuye el caos que se genera?

El espacio de almacenamiento que se ofrece es Inviable.

No puedes comer más que la capacidad que tenga tu estómago. Los restaurantes que ofrecen Buffete Libre por un precio fijo nunca pierden. Simplemente los estómagos de los clientes tienen un límite y por término medio no superan el precio del menú.

Los sincronizadores no solo ofrecen cientos de Gigabytes de almacenamiento, algunos como Drive ya no se conformaban con ofrecer miles, estuvieron un tiempo ofreciendo infinito almacenamiento.

Segundo razonamiento. Espacio de almacenamiento impracticable.

1. Una persona usa Drive o Dropbox. Como tiene una conexión a Internet de muy buena calidad sincroniza 30 GBs de archivos en todos sus dispositivos. Por supuesto sus ordenadores, su tablet y su móvil tienen capacidad para mantener sincronizados todos esos GBs de archivos. Todo le funciona.
2. Una empresa pretende usar DropBox o Drive. La empresa genera multitud de archivos a diario. Digamos que tiene en total unos 400 GBs de espacio consumido con sus archivos. Esto significa que si un usuario se conecta con un ordenador desde otra localización ¡tendrá que sincronizar 400 GBs! para tener acceso a los archivos de la empresa. A menos que ese usuario tenga una conexión a Internet como Netflix, tendrá que estar esperando 8 días para que los archivos estén sincronizados, más vale que también todos los empleados de la empresa tengan una conexión bárbara y que tengan espacio en sus ordenadores.
3. Por otro lado ¿No saben los de Drive y Dropbox que las conexiones a Internet de la gente no son como las de la NASA? Sí que lo saben y por eso te ofrecen cientos o miles de GBs. Todo ese espacio es impracticable por las limitaciones de tu conexión y porque la propia sincronización satura la conexión. Es como el restaurante buffete libre, tu estómago no admite más comida a partir de que esté lleno.

Es imposible mantener la privacidad ni el cumplimiento legal.

La publicidad en las redes sociales y en los Blogs de tecnología que están abonados a hacer artículos de promoción de Drive, Dropbox, además de otros sincronizadores, se han encargado de difundir la engañosa idea de que estas aplicaciones pueden cumplir las leyes de protección de datos. Todos los juristas especializados en el tema insisten en que la ley obliga a firmar un contrato independientemente de que por ejemplo Dropbox , se justifique con el Escudo de Privacidad (Private Shield). Ahora entramos en una nueva normativa que de seguro tampoco cumplirán, estamos ya con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Independientemente del tema jurídico, vamos a ver cómo en la práctica es imposible disponer de privacidad y protección de datos con un sincronizador como Dropbox o Drive.

Tercer razonamiento. Es imposible la privacidad, la seguridad y la protección de datos.

1. Partimos de la suposición de que no trabajas para el FBI o la CIA.
2. En base a la primera suposición podemos deducir que tus ordenadores y dispositivos no están controlados y no tienen medidas de seguridad excepcionales y auditadas regularmente.
3. Cualquier empresa maneja archivos como facturas, datos contables, números de cuenta, informes, presupuestos y datos de clientes en general. Datos de clientes ¡Ojo!
4. Si cualquier empleado tiene acceso a su cuenta de Dropbox o Drive, por sincronización todos los archivos de la empresa pasarán a copiarse en sus ordenadores y dispositivos ¿Cierto?
5. Por tanto, cuando se sincroniza con Dropbox o Drive, estos archivos de la empresa son copiados y distribuidos en tantos dispositivos como le plazca al empleado, recordar que este tiene claves y se puede conectar  ¿Parece que no hay mucho control y seguridad verdad? ¿Los datos de la empresa repartidos por incontrolables discos de dispositivos y ordenadores? Pues sí.
6. El resultado es que para mantener las privacidad y la confidencialidad de los datos de la empresa, esta tendría que auditar todos los días todos los dispositivos y ordenadores de cada empleado, también quizá poner un chip en la piel para controlar todos sus movimientos. No bromeo, el empleado se va a casa de un amigo y sincroniza todos los archivos.
7. Todo esto va mucho más allá, también habría que controlar todos los posibles virus, infecciones y hackeos de cada dispositivo de cada empleado. Si este se conecta con su viejo portátil desde casa y tiene una infección de Ransomware, por sincronización todos los archivos de la empresa serán infectados.

¿Sigues pensando que los sincronizadores como Drive o Dropbox pueden ser usados en una empresa? Seamos serios, una empresa debe trabajar con un sistema que obligue a trabajar online con los documentos, tal y como lo hacen los bancos desde siempre, te conectas, trabajas con los archivos y cierras. ¿Te imaginas un banco sincronizando cuentas corrientes en los ordenadores de los empleados? Si dos personas acceden a la cuenta desde distintas sucursales,  una saca 100 euros y la otra ingresa 100, tendríamos un conflicto, no se sabe cuanto dinero hay en la cuenta, una cancela la cuenta y la otra hace un ingreso, otro conflicto, el caos estaría servido.

Integridad y Prestaciones VS Capacidad en el almacenamiento en la Nube

Los ataques Ransomware reafirman el concepto de almacenamiento de Dataprius

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La Nube en la actualidad constituye la tendencia más fuerte del mundo de Internet y de las aplicaciones.  Siendo así, para algunos existen reparos  en el uso y adopción de esta tecnología en las empresas.

A pesar de que la Nube o Cloud Computing ofrece tremendas ventajas  como la ubicuidad, el ahorro en costes y la escalabilidad, persisten ciertas ideas más o menos justificadas para descartar su uso. Como en todo, hay detractores con diferentes razonamientos, en nuestro caso veremos que algunos tienen más sentido que otros.

Los grandes del software se han volcado en la Nube

Las inversiones de los grandes de la informática como Micosoft, IBM, Oracle o Amazon indican ya un cambio en su modelo de negocio.

La Nube se ha convertido ya en la prioridad. Basta leer un poco e informarse, a partir de entonces se tienen dos opciones, seguir anclado en los prejuicios acerca del Cloud Computing,  considerando de paso que los grandes del mundo de Internet se están equivocando o replantearse los conceptos e ideas asumidos.

En cualquier caso la Nube nunca fue una moda aunque había muchos que argumentaban esto, la Nube vino para quedarse, los más escépticos terminaron usando herramientas en la Nube, es solo cuestión de tiempo y de mentalidad abierta a la innovación.

Pero ¿Cuales son los reparos frente a la Nube o Cloud Computing?

A continuación, hemos enumerado los principales factores que suponen una barrera para uso de la Nube. Nos referimos a planteamientos que provienen fundamentalmente de la empresa, del entorno profesional e incluso en las instituciones.

La desconfianza en la seguridad y el desempeño de las aplicaciones Cloud

Existe una desconfianza inicial generalizada respecto a las empresas que ofrecen servicios en la Nube.

Al igual que existe el miedo a volar, existe el miedo al Cloud Computing o a todo lo relacionado con la Nube. No hay que descartar el efecto del miedo a lo desconocido como un factor psicológico a tener muy en cuenta.

En esto, el Cloud Computing deberá evolucionar de la misma forma que el comercio electrónico, que se enfrentó con la reticencia inicial al pago con tarjeta por Internet, un tema que hoy en día está ampliamente superado.

Es cierto que casos como el de Snowden o el hackeo de Dropbox perjudican a todo lo que se refiere al Cloud Computing. De igual forma que con el comercio electrónico, la mentalidad colectiva evolucionará conociendo quién es fiable y quién no en este mundo. Cuando no se tienen claros los conceptos, enseguida se confía en las opciones más populares, pasa como en el cine, cuando no se sabe qué película ver, el público asiste a las películas más publicitadas aunque luego no sean las mejores.

Sin duda, un factor de confianza que se está asumiendo con rapidez es que las empresas europeas de Cloud Computing son realmente fiables en términos de legalidad y privacidad. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) potencia con mucho esta idea al establecer unas garantías sólidas y contrastables.

Una empresa de Cloud en Europa, tiene que ser una empresa convencional con un domicilio social, una tributación y estar dada de alta. En esto cumple con las reglas de cualquier empresa europea, si se usa un sistema en Cloud de los Estados Unidos no existen una garantías explícitas y reguladas que otorguen derechos a los usuarios del resto del mundo. Observe el lector que por ejemplo con Dropbox,  el usuario tendría que acudir a los tribunales de California, entonces habrá que encomendarse a una legalidad favorable a las empresas de tecnología y que no defiende los derechos de los usuarios.

En nuestros días todavía no se tiene claro el concepto de la empresa que presta servicios en la Nube. Lo importante en este caso, es que la legislación europea y la de muchos países de Latino América ofrecen garantías similares.

La dependencia de la conexión a Internet.

Parece evidente que para trabajar y usar la Nube es necesaria una buena conexión a Internet.

Muchos argumentan que el trabajo en la Nube es lento cuando resulta que su conexión es la causa directa de esta percepción o idea que se tiene de la Nube.

Hay que considerar que este argumento se emplea de forma muy subjetiva, la experiencia en la Nube depende de lo que hayas invertido en un tema básico como es la conectividad. Si alguien circula por una autopista con un coche que no pasa de 80Km no tiene sentido que posteriormente afirme que la autopista es lenta.

Es cierto que existen regiones o áreas donde no es posible disponer de una conexión a Internet decente, por ejemplo en áreas rurales de escasa población dónde las compañías de telecomunicaciones tienen escaso interés. Pero también es cierto, que existen cada día más alternativas y a muy buenos precios como la conectividad vía satélite.

Parece increíble en nuestros tiempos, pero también suele ocurrir, que aún teniendo a su disposición los medios necesarios, las empresas tienen conexiones lentísimas y de baja calidad que ralentizan el trabajo diario de todos sus empleados, ahorran en conectividad, lo que a la larga les supone unos tremendos costes por pérdidas de tiempo y fallos en el servicio.

Efectivamente, es cierto, la conexión a Internet puede irse, pero en cualquier caso no se va más que el suministro eléctrico que impide totalmente el trabajo si los archivos residen en un almacenamiento local o servidor local.

Incluso con la pérdida de la conexión en tu lugar de trabajo, el Cloud Computing te permitiría buscar una alternativa, después de todo la Nube está presente en todas partes, por ejemplo, podrías buscar un lugar donde haya conexión y continuar. Si tienes portátil, entonces ni siquiera el corte en el suministro eléctrico te impediría trabajar en Cloud, usando si es necesario el teléfono como punto de acceso a Internet.

En un mundo lleno de conexiones Wifi,  de Smartphones, de ofertas en fibra óptica, hay quién todavía  descarta el uso de la Nube por este motivo. En la actualidad ya se depende de Internet de forma permanente para cualquier tipo de trabajo, tanto como de la electricidad.

Pánico a la lejanía de los archivos.

Es común la creencia un poco irracional de que los archivos están más seguros mientras más cerca se encuentren.

Si se comenta que alguien prefiere guardar su dinero debajo del colchón en lugar de tenerlo en una cuenta bancaria, el comentario rápidamente provoca una sonrisa. Si se trata de que alguien, por cuestiones de seguridad, comenta que prefiere tener sus archivos de forma local todo el mundo calla y duda. Existe gran ignorancia sobre dónde se almacenan los archivos y datos cuando están en la Nube.

Este es otro fenómeno que tiene un origen psicológico. Se produce con mayor frecuencia entre personas de avanzada edad o poco familiarizadas con el medio. Se manifiesta en el convencimiento de que los archivos están más seguros mientras más cerca se encuentren.

Cada uno es libre de pensar como quiera, pero nadie tiene las medidas de seguridad y las infraestructuras de un proveedor de almacenamiento o servicio en Nube. Mientras los servidores de oficina son ordenadores que se parecen mucho a los habituales y están en una habitación, los proveedores de Cloud Computing tienen instalaciones que se cuentan por edificios, con controles de acceso, sistemas anti-incendios, suministro eléctrico ininterrumpido y un montón de expertos en sistemas que velan a diario por la seguridad. Es un banco, pero en vez de dinero, para la información.

La resistencia. El propio personal informático de la empresa.

Existen muchos casos en que el personal de la empresa ve peligrar su puesto de trabajo si la tecnología de la Nube llega a imponerse.

Si la empresa usa estas tecnologías en Cloud, entonces habría que reducir el número de servidores e infraestructura haciendo innecesarias las labores de mantenimiento y soporte de esos servidores.

Lo anterior es cierto porque el Cloud Computing reduce las infraestructuras al mínimo y los servicios que antes dependían de la propia empresa ahora se contratan a un tercero. Ahora bien, la realidad demuestra que cuando el personal informático se involucra en la adopción del Cloud Computing aumenta sus capacidades para el desarrollo de su profesión tanto dentro como fuera de la empresa. Basta con mirar las ofertas de empleo en el sector, para darse cuenta de que la demanda está cada día más relacionado con el dominio de la tecnología del Cloud Computing, mucho más que el personal fijo a cargo de servidores locales de una empresa.

En cualquier caso, hay que asumir el hecho de que las empresas e instituciones se ven cada vez más forzadas a ofrecer servicios en Cloud a sus clientes y usuarios porque así lo demandan.

La ubicuidad es demandada, esta circunstancia provoca que el personal de la empresa se encuentre desbordado por tener que implantar nuevos sistemas sobre los ya establecidos. El mundo avanza y las necesidades informáticas de las empresas aumentan en la misma proporción en que aumentan y mejoran los propios servicios en Nube. Llega un momento en que tarde o temprano los sistemas internos no pueden abastecer de estos servicios a la propia empresa o institución.

La tendencia a nivel global es la eliminación de las infraestructuras propias caminando hacia su sustitución por sistemas en Cloud. Hay estudios que demuestran que ante la necesidad de renovar sus infraestructuras, la mayoría de las empresas actuales de cualquier tamaño optan por una solución en Nube.

Más Resistencia. Empresas que venden software o servidores.

Está claro que: para las empresas que venden servidores o software de gestión local la Nube supone su mayor amenaza actual. Igual que la gasolina lo fue para el carbón o el automóvil para el caballo.

Cuando se produce un cambio en la tecnología siempre existe una resistencia por parte de aquellos actores que ya tenían un negocio consolidado. Estas empresas no tendrán más remedio que reciclarse ante la nueva situación.

Actualmente estas empresas siguen utilizando argumentos como los anteriormente expuestos, deben utilizar el miedo como único recurso de ventas y explotar los conceptos de la cercanía de los archivos, la inseguridad de la Nube o el de las posibles pérdidas de conexión. Si estos argumentos no surten efecto entonces se incide mucho sobre el de la seguridad de los datos.

Para tener un juicio más objetivo en cuanto a la opción de comprar un servidor o software local frente a su alternativa en Nube hay que tener en cuenta:

• Cuando se adquiere un servidor local se quedará cautivo del sistema y de la empresa proveedora,  no se podrá cambiar a otra alternativa con la misma facilidad que se hace en Cloud.
• Los servidores se rompen y se quedan pequeños. Los dispositivos no tienen la misma calidad que antes.
• Los servidores requieren labores de mantenimiento y supervisión. Actualizaciones del software, antivirus, alta de usuarios, etc.
• La mayoría de los ataques a la seguridad de las empresas se realizan sobre los servidores locales, suelen ser muy vulnerables por falta de medidas de seguridad y mantenimiento.
• El trabajo de la empresa se interrumpe ante fallos e incidencias en el servidor local.
• Hay que asumir también los costes de todo lo que rodea a esta operativa, conectividad, aire acondicionado, espacio apropiado, copias de seguridad etc.

En Resumen

Ante cualquier cambio siempre existe una resistencia inicial. Los argumentos pueden ser más o menos razonables y suelen estar basados en intereses económicos de algunos sectores o profesionales. Lo que ocurre al final, es que si el cambio supone una mejora y un ahorro acaba por imponerse.

En mi opinión el argumento más sólido de los detractores de la Nube podría ser el tema de la velocidad de la conexión a Internet. Este es un problema con fecha de caducidad porque cada vez se mejora más la calidad de la conexión y disminuyen los precios. En cuanto a las conexiones ofertadas, es la época de la fibra óptica y se están realizando increíbles avances en este terreno, ya se está trabajando en el 5G que ofrece un escenario de altas prestaciones.

Cualquiera que  disponga de una buena conexión a Internet ya dispone de todo el potencial que le ofrece la Nube.

Necesidad de la gestión documental en la empresa. Del disco duro a la Nube

Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa

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La principal razón de la demanda de aplicaciones Cloud Computing o en La Nube es la posiblidad de disponer de los archivos o los datos desde cualquier lugar. La necesidad de Ubicuidad. La mayoría de las personas están conectadas permanentemente mediante sus Smartphones y no se entiende que los datos o los archivos del trabajo no estén disponibles en sus dispositivos.

Esta es una ventaja primordial y caracteriza a la tecnología en la Nube. Miles de empresas y profesionales trabajan a diario en Cloud compartiendo datos y archivos desde las diferentes oficinas de la empresa, proporcionando a sus clientes acceso a información actualizada al instante. En definitiva, llevan la información con ellos allí dónde se encuentren. Sin duda la Nube permite una mayor libertad de horarios, la posibilidad de conciliación laboral y el trabajo sobre un entorno seguro, ordenado y centralizado.

La ubicuidad es sin duda uno de los pilares básicos del Cloud Computing.

A parte de lo obvio, que supone esta gran ventaja, hay que considerar otros dos factores de gran importancia.

• Las aplicaciones Cloud proporcionan capacidades a la medida de las necesidades de los usuarios.
• Las aplicaciones en la Nube no se quedan obsoletas.

La Nube con capacidad y recursos a demanda.

En la Nube los medios se adaptan al cliente y no el cliente a los medios. El que necesita almacenar 80.000 archivos contratará una cuenta de 40 Gbs y el que necesita trabajar con 500 archivos contratará 6 Gbs. Una empresa con 10 empleados contrata 10 usuarios para la aplicación, otra de 200 empleados contrata 200 usuarios con acceso, ¿simple verdad?

En los viejos tiempos, era necesario instalar servidores y software había que sobre-estimar los recursos necesarios con el fin de no quedarse cortos. Gracias al modelo de pago por uso que utiliza el Cloud Computing, al no requerir la instalación de infraestructuras ni mantenimiento, los costes se reducen drásticamente. Las aplicaciones no se quedan ni grandes ni pequeñas.

La Nube permite usar justo lo que se necesita y pagar lo justo,  se pueden ampliar recursos e incluso reducirlos según las necesidades de la empresa en cada momento.

Las aplicaciones en Cloud no quedan obsoletas.

Toda empresa que ya usa aplicaciones en la Nube sabe bien que están en permanente evolución porque las actualizaciones son frecuentes. Las aplicaciones Cloud se encuentran en permanente evolución por distintos motivos:

1) Los proveedores pueden recibir sugerencias de mejora sobre la aplicación y implementarlas de forma muy rápida. En antiguo modelo de servidores de oficina o de CD’s esto era muy difícil y se adaptaban muy poco a las exigencias o necesidades presentes y futuras de sus clientes.

2) Los desarrolladores pueden monitorizar continuamente la seguridad de la aplicación, esto provoca también actualizaciones y mejoras. Existe también una evolución de los peligros y huecos de cualquier software. En el antiguo modelo de servidores, una vez instalado el servicio, eran infrecuentes las actualizaciones de seguridad,  eso hacía que estos servidores fueran extremadamente vulnerables. Recordar que, estos servidores, sobre todo en las Pymes son el objetivo de la mayoría de ataques por fallas de seguridad.

3) El propio Cloud evoluciona. La misma aplicación puede evolucionar en función del desarrollo de otras aplicaciones y servicios en el Nube que se incorporan a sus funcionalidades.

4) El la Nube, es obvio que las máquinas no se quedan antiguas ni escasas de recursos.  El proveedor ha de hacer previsiones y adaptarse a un creciente tráfico y uso de sus servicios, esto provoca la incorporación de nuevos servidores y recursos con la última tecnología. Los grandes del Cloud Computing proporcionan cada vez más medios para que los que desarrollan servicios y aplicaciones puedan tener unas capacidades prácticamente ilimitadas.

5) La competencia es feroz. Mientras un antiguo software de empresa, se instalaba en servidores de la propia empresa, solo podía probarse de puertas adentro. El Cloud ofrece la posibilidad de probar nuevas aplicaciones con tan solo hacer una descarga.

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