En todo lo que se escribe sobre la seguridad en la Nube hay confusión, polémica y tergiversación. Las noticias provocan cierta alarma, los Blogs de tecnología  explican poco, las grandes empresas confunden con un mar de términos y siglas. Se provoca una cierta situación de desconfiaza generalizada en torno a la Nube, habría que tener unos criterios generales que nos permitan decidir por nosotros mismos.

Recientemente hemos conocido el hackeo de Uber que ha dejado al descubierto 57 millones de cuentas. En este caso y como en otros anteriores el reconocimiento llega tarde porque el incidente  se produjo a finales del 2016.

Terminando el 2017, podemos decir que el año 2016 pasa a la historia como el de dos vulneraciones de la seguridad de dos grandes empresas de Internet:

• El hackeo de Dropbox con 60 millones de cuentas comprometidas. (Hackeo Dropbox)
• El hackeo de Uber con 57 millones de cuentas.  (Hackeo Uber)

Hay un resumen del 2016 en este artículo: 2016: el año que nos hackearon peligrosamente (Incluye los hackeos de Dropbox, Yahoo y Gmail).

Motivos de inseguridad y falsos mitos de seguridad

Planteo una pregunta y le doy la vuelta.

¿Te están engañando con el tema de la seguridad? o más bien  ¿Te estás engañando tú mismo con tu apreciación de la seguridad?

Empezaré derribando un mito, este provoca el autoengaño con la seguridad. Las aplicaciones no son más seguras por más fama que tengan o por mas millones de dólares que tengan de valor en bolsa.

Uber  como empresa está valorada en en 62.500 millones de dólares.  Dropbox como empresa está valorada en 10.000 millones de dólares. Con estas cantidades hay para rescatar a Grecia varias veces.

Se supone que estas empresas tienen recursos y medios  como para poder disponer de medidas de seguridad excepcionales. Esta suposición es falsa del todo.

Los hechos lo demuestran y el motivo está en la base del propio concepto de estas empresas. Hay numerosos testimonios de personal involucrado en este tipo de proyectos (mil millonarios) que lo dicen a las claras, la seguridad nunca fue una prioridad ni un preocupación.

Esta es la mentalidad de las empresas de Internet tipo California, la prioridad es la expansión máxima, con el máximo numero de usuarios, cuanto más rápido mejor y para ello “máxima publicidad”, todo lo demás es secundario.

Sigamos con los mitos a derribar. La seguridad no es un proceso industrial o técnico como te lo imaginas.

No, la seguridad es artesanía pura y dura. Un pequeño equipo de unas cuantas personas, con el conocimiento adecuado, pueden ofrecer altos niveles de seguridad a cualquier tipo de empresa grande, gigante o pequeña. Por supuesto la empresa debe “hacer caso” a estos profesionales y no ignorar su trabajo como hacen las empresas antes mencionadas.

Si una empresa, sea del tamaño que sea no considera las recomendaciones, cambios o estrategias de seguridad, entonces no sirve de nada.

Aplicar criterios de seguridad entorpece mucho el funcionamiento de las aplicaciones. Pongo un ejemplo, el simple cifrado de los datos de un usuario provoca que la aplicación tenga que manejar esos cifrados en muchas partes internas, es mucho más fácil para los programadores no tener que trabajar con este fastidioso inconveniente. En nuestro caso, por poner otro ejemplo, no enviar los archivos cifrados sería mucho más rápido y sencillo, otros “no se complican” la vida de esta forma.

Las regulaciones como LOPD Y RGPD tienen su papel en la seguridad.

Imagina un país dónde se pudieran fabricar coches con un defecto en los frenos. Miles de usuarios se matan con esos vehículos y esto no tiene ninguna consecuencia para el fabricante. Por supuesto partimos de la base de que en ese país la legislación o las regulaciones no contemplan esto.

Pues eso es lo que pasa con las aplicaciones y plataformas desarrolladas por empresas norteamericanas, muchas de esas aplicaciones están en tu móvil o en tu ordenador. Este es el caso de Dropbox que además y las claras te remite a la legislación del estado de California, justo dónde sus responsabilidades son prácticamente nulas o cuando menos eludibles.

Si un sistema o un software se desarrolla en Europa o en muchos países de América Latina están sujetos a normativas de seguridad y protección de datos. No cabe duda que los desarrolladores, ante una regulación, han de tomar medidas para evitar responsabilidades penales. Seguramente se roba menos en un país dónde la leyes tengan penas por ese delito.

La seguridad es algo de lo que todo el mundo habla y nadie entiende.

Recientemente se celebró en mi ciudad natal de Málaga el Campeonato de Europa de Ciberseguridad que ganó la selección española.

• Los ‘hackers’ españoles que vencen a todos en Europa

El equipo estaba compuesto por  jóvenes, de entre 18 y 26 años, seleccionados entre unos 600 candidatos. Si alguien lee las entrevistas realizadas a miembros del equipo, descubrirá lo difícil que lo tienen para ganarse la vida con esta actividad, uno de ellos declara: “ganaría más dinero ayudando a mi tía en el bar que trabajando en esto“.

La gente se llena la boca hablando de seguridad cuando estos talentos no son capaces de sobrevivir ejerciendo esta profesión. Quizá se habla mucho pero no hay demanda real.

Cuando se produce un incidente de ciberseguridad enseguida salen a hacer declaraciones multitud de personajes ignorantes e incluso políticos. Todos se atreven a hacer declaraciones y artículos en la prensa o Blogs, después de unos días el tema se ha olvidado. Maestro liendre de todo sabe y de nada entiende.

Recordemos el fiasco en cuanto a seguridad ha sido el caso de Lexnet, miles de abogados en España lo daban por un sistema seguro. Como ya comenté en otro artículo del Blog el problema de Lexnet fue dejar en manos de becarios o aficionados la programación de la aplicación, con sus 7 millones de euros de coste, cualquiera de los 600 candidatos que se presentaron para la selección española lo hubiese detectado en minutos.

Resumiento. Algunas cosas que debes saber sobre seguridad en la Nube.

Como norma general, desconfiar siempre de la seguridad y de la privacidad de las aplicaciones Made in USA. Esas aplicaciones de empresas mil millonarias que todo el mudo utiliza y que sin pensar se dan por seguras quizá no lo sean tanto, tenemos ya un buen historial con iCloud, Gmail, Yahoo, Dropbox y Uber.

Recuerda que:  porque algo sea famoso o muy utilizado no tiene por qué ser seguro. Estas aplicaciones de uso masivo solo tienen por objetivo la máxima penetración en el mercado, con el máximo de usuarios, para obtener una fortuna por la valoración que dan los inversores al número de usuarios (en USA se valora un suscriptor a razón de 120$ anuales, pague o no por el servicio).

En general en Europa las aplicaciones son mucho más seguras. Existe un marco regulatorio que vela por los intereses de los consumidores o usuarios. Las empresas no están obsesionadas por su proliferación viral en cuanto al número de usuarios y por tanto la seguridad está como objetivo prioritario en sus desarrollos, la continuidad de la empresa y sus responsabilidades penales están en juego. Se vive del cobro por los servicios, no de la cotización de los inversores por número de usuarios (sí, es una burbuja).

Grandes del Cloud que por tradición han tenido como prioridad la seguridad son Azure, IBM u Oracle. Por otro lado, están la propia Google o Amazon para los que la seguridad ha sido siempre un estorbo, ahora parece que comienzan a cambiar.

En general puedes confiar en aplicaciones europeas y de UK, que ahora sale con el Brexit. Se puede confiar en los proveedores europeos de Cloud Computing y en los servicios que ofrecen. Añadir, que existen también empresas o servicios de Rusia con excelentes niveles de seguridad, hay un altísimo nivel en este país que supera con mucho al de estados unidos.

En cuanto al comercio electrónico. Se pueden aplicar los mismos criterios generales. Comprueba bien que la hora del pago no guarden ellos los números de tarjeta, deben enviarte a un portal de pago o directamente a la pasarela de pago del banco.

Los bancos han venido siendo seguros desde siempre y como digo el comercio electrónico tradicional también. Comprobar siempre el domicilio social de la empresa, esto suele venir en los avisos legales a pie de página.

Si te preocupa el tema de la seguridad, simplemente quieres estar al día o ampliar conocimientos tenemos la web de Incibe (https://www.incibe.es/). El Instituto Nacional de Ciberseguridad es un referente con información rigurosa.

Cifrado en la transferencia de datos o de archivos. Sencilla explicación.

La precaria seguridad en las pymes y algunas grandes empresas

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Cuando surge la necesidad de compartir archivos en la Nube enseguida se piensa que la solución es registrarse en alguno de los conocidos discos virtuales como Dropbox o Drive. Son recomendados por todas partes y existen preinstalados en tu móvil o tablet.

Si eres un profesional o estás buscando la forma de compartir los archivos para tu empresa entonces deberías de pensar un poco. Simplemente considerar si todos los ficheros que manejas a diario son compartibles, es decir, si no habrá algunos sobre los que necesitas dar acceso a tus clientes o colaboradores  y otros que son privados. Con un disco virtual puede que te la estés jugando y poniendo a disposición de los demás cosas que no deberías.

Compartir ficheros o carpetas no es sinónimo de publicar u otorgar.

A diario, veo horrorizado como en los Discos Virtuales la palabra “compartir” significa conceder absoluto control sobre los archivos a alguien.

Recibimos multitud de mensajes dónde se nos preguntan cosas que nunca pasan en nuestro sistema, como por ejemplo:  evitar  los conflictos de archivos, borrados no deseados, renombrado de carpetas o archivo, etc. El origen de estas cuestiones, que preocupan y mucho, no es otro que las malas costumbres impuestas por el uso de Discos Virtuales dónde compartir significa otorgar.

Las aplicaciones de consumo han provocado una mala interpretación de lo que significa compartir en la Nube.  A estas alturas, tras años usando redes sociales y programas de almacenamiento de consumo,  el significado de compartir ya es sinónimo de otorgar, regalar, permitir todo.

Lo peor del caso, es que ahora mismo, se entiende que compartir es conceder derechos a alguien para que use nuestros contenidos como le venga en gana e incluso que los manipule.

En un  artículo de este Blog  habíamos hablado sobre el miedo injustificado que produce la Nube a muchas empresas. El significado de la palabra compartir tiene buena parte de la culpa. No me extraña que para muchas empresas, el temor se deba al concepto tal y como se entiende, la razón es que se asume que cuando se comparten archivos, le das vía libre a cualquiera para hacer cualquier cosa con los ficheros.

Compartir no significa necesariamente “otorgar” o “dar via libre”. En muchos casos los accesos a los archivos de la Nube no deben permitir que se modifiquen.

Normalmente se comparte para que el otro visualice el archivo no para que lo modifique.

Un ejemplo simple, cuando envías una factura no es deseable que la otra parte modifique el archivo.

Cuando un particular o empresa comparte archivos, en el 99% de los casos lo que se quiere es dar un acceso para descargar o visualizar esos archivos. Normalmente no se trata de “permitir todo” a la persona con quien se comparte.

Los Discos Virtuales y su amplia difusión han pervertido el concepto de compartir,  porque permiten a cualquiera “machacar” los archivos, borrarlos e incluso crear sus propias carpetas. Por ejemplo, si comparto el archivo “contrato.docx” entonces los demás podrán machacar ese archivo con sus propias versiones de “contrato.docx”, además producirá conflictos de archivo, todas las cosas típicas de esas aplicaciones.

Un sistema de almacenamiento en la Nube que cuide de los datos, facilita el control en la forma de compartir los contenidos.

Normalmente, se comparte para dar acceso a otras personas sin que, en ningún caso, estas puedan modificar esos archivos en el repositorio original. Si lo que se quiere es que esas personas puedan hacer modificaciones, entonces se trata de otro tipo de usuario con otros permisos, existen determinadas reglas de juego.

La empresa nunca debe otorgar el control permitiendo modificaciones de sus carpetas a nadie, excepto a su personal interno. Esto es de sentido común ¿Acaso tu banco te da absoluto control sobre tu cuenta corriente? Las empresas que usan Discos Virtuales para compartir documentación con sus clientes se arriesgan a perder la información original, a que el cliente desmonte la organización de los archivos y carpetas, además de que pueda borrar, subir y reemplazar los archivos por sus propias versiones.

Creo que hay que cambiar la palabra para que cambie el concepto, en lugar de compartir, mejor sería “Conceder Acceso” porque implica que hay ciertos criterios aplicados.

Existe una especie de obsesión por compartir, debido a que hoy en día la movilidad es fundamental en el uso de los archivos. Todos queremos tener nuestros archivos a mano desde cualquier sitio y además proporcionar acceso a quién sea necesario en cualquier momento. De esta necesidad, las aplicaciones de consumo han hecho su bandera, pero han construido su mundo en torno a la idea de que todo puede y debe compartirse sin reglas ni control.

Los discos  virtuales son muy reticentes y dificultan el hecho de limitar las condiciones a la hora de compartir. Necesitan que un usuario comparta con varios y estos a su vez con otros muchos. A esto se le llama expandirse de forma exponencial, otros lo llaman de forma viral.

Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa

6 Violentas formas de perder los archivos en la empresa

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La demanda de edición de Excel online no para de crecer. Debido a la proliferación de móviles cada vez más potentes y de tabletas, muchos quieren tener disponibles sus documentos de Excel y poder editarlos desde cualquier dispositivo. En muchos casos ocurre que la edición ya se hace siempre online y sin necesidad de tener Office instalado.

Hay vida más allá de Google Docs y  Microsoft Office 365

Sin duda, las aplicaciones más conocidas para la edición de archivos de Excel online y sin necesidad de tener instalado Office son Google Sheets y Microsoft Excel 365.

En mi opinión la opción de Microsoft es muy superior a lo que ofrece Google. La aplicación es mucho más intuitiva, rápida y amigable, además está el trasfondo de la seguridad y de la protección de datos que queda cubierta con el uso de la herramienta de Microsoft. Realmente no me puedo imaginar que alguien use Google para editar documentos de Excel que contienen datos de clientes o cualquier información de este tipo.

Aparte de la versión de Office 365 existe una magnífica alternativa, esta es la que venimos ofreciendo en Dataprius desde hace ya más de ocho meses. Nuestra alternativa se basa en OnlyOffice y se encuentra integrada en nuestro sistema tanto en la aplicación de escritorio con en nuestra versión web para dispositivos móviles.

Todos los usuarios de Dataprius que están usando nuestro editor online de Excel nos han transmitido su satisfacción por la sencillez de la aplicación. Sinceramente hemos quedado gratamente sorprendidos con las opiniones de los usuarios. Existe una ventaja de nuestro editor sobre Google y Office 365 y es que el nuestro no obliga a cambiar el formato de los archivos, aquellos usuarios que tienen formatos de Libre Office y de Open Office (las alternativas software libre de los anteriores) pueden abrirlos y trabajar con ellos directamente.

Por supuesto nuestro editor está totalmente integrado en nuestro sistema, evitando conflictos y sobreescrituras, los archivos se abren desde la Nube y se guardan directamente en la Nube, no es necesario recurrir a una aplicación externa para el almacenamiento.

Editando un archivo de Excel

Nuestra aplicación de escritorio permite abrir la edición de Excel online en cualquier momento. La opción parece al hacer click con el botón derecho del ratón sobre el archivo. Por supuesto tan solo tenemos que tener instalado Dataprius en el ordenador no es necesario tener ninguna suite de Office.

Desde la aplicación web de Dataprius es igualmente de sencillo. Permite editar y crear los formatos de Office más utilizados.

Excel en este caso se presenta en dos formatos diferentes dependiendo del tamaño de la pantalla. La siguiente imagen muestra el editor de Excel usando la aplicación en el navegador de un PC.

La siguiente imagen muestra el editor de Excel usando la aplicación en el navegador de un móvil.

Edición simultánea de Excel por varios usuarios.

Permitir que varios usuarios modifiquen una hoja Excel a la vez es posible con este sistema de edición online. Esta forma de trabajar es muy común en empresas donde en la oficina varias personas acceden a una hoja Excel en la intranet de la empresa. Agendas, planes de proyectos, contabilidades. Varias personas alimentan el contenido del archivo y trabajan simultáneamente.

Por supuesto la forma tradicional de compartir una Excel entre varios está limitada al espacio físico de la intranet de la oficina. Con Dataprius se puede editar simultáneamente el fichero aunque  cada persona en una punta diferente del planeta.

Proporcionando sesiones de edición y no contabilizando usuarios.

Nuestros editores son mucho más económicos que las versiones de pago de Office 365 y que Google. Para empezar, todas las cuentas de pago de Dataprius disponen de los editores de Excel, Word y Power Point de forma gratuita, siempre que no se superen dos sesiones de edición simultáneas. Nuestro sistema contabiliza sesiones y no usuarios.

Al contrario que los demás, Dataprius no contabiliza la edición de documentos Office por cuentas de usuario. En lugar de esto, contabilizamos por “sesiones activas”. Estas son las sesiones simultáneas en las que se están editando documentos. En definitiva, se establece cuantos usuarios podrán estar editando documentos al mismo tiempo.

Por ejemplo, si una empresa tiene 40 usuarios en Dataprius podrá contratar 10 “sesiones activas”. Esto significa que podrá haber 10 usuarios editando diferentes documentos de Office al mismo tiempo. La empresa no necesitará contratar la edición de Office para sus 40 usuarios. Esto supone un ahorro considerable y un pago por consumo mucho más ajustado.

¿Como probarlo?

Tan solo hará falta descargar la versión gratuita de Dataprius desde nuestra zona de descargas: https://dataprius.com/descargas . Una vez instalada nuestra la aplicación envía un mensaje a soporte indicando que quieres probar nuestro Office Online.

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Por todas partes se habla de la Nube y del Cloud Computing. A estas alturas, nadie que se precie de estar informado de tecnología de Internet, ya sea un individuo o una empresa puede dejar de hablar del Cloud.

Puede que no te equivoques si piensas que todo esto corresponde a una inmensa campaña de marketing en la que todos los actores económicos de Internet y de la tecnología digital están de acuerdo. Eso es cierto, esa campaña mediática existe, pero hay que considerar que la base es tan sólida que ha provocado que los detractores rectifiquen y ahora se vuelvan entusiastas del Cloud, en pocas campañas de marketing ocurre esto.

Los que  llevamos años con el tema del Cloud Computing, hemos pasado por una fase inicial en la que había que argumentar el potencial de esta tendencia, después había que explicar sus ventajas, ahora debemos aclarar como se entiende, de qué se trata realmente y hacia dónde avanza.

El término es intencionadamente ambiguo, en la actualidad el público asocia la idea de la Nube con el almacenamiento de archivos. En varias series de televisión se ha popularizado esta idea, tener un documento o archivo en la Nube y compartirlo con alguien. Esto es una simplificación extrema porque el concepto abarca mucho, pero mucho más,  que el almacenamiento de ficheros.

Lo que realmente significa Cloud Computing

Cuando se habla de la Nube realmente nos referimos a todos aquellos procesos y datos almacenados en Internet. En definitiva son plataformas y aplicaciones que están en Internet y no dependen de tu ordenador o dispositivo con el que te conectas.

Ahora pensaras que no hay nada nuevo bajo el sol porque tu banco lleva muchos años ofreciendo una web para gestionar tu cuenta y no se decía que era Cloud Computing.

Eso es totalmente cierto, ya existían muchas aplicaciones que eran en Nube antes de que se conociesen como tal. Antes de hablar de Cloud o Nube.

La revolución actual no deja de tener sentido porque ya existieran anteriormente plataformas o aplicaciones en la Nube. La auténtica revolución es que, al contrario que antes, los recursos tecnológicos para esas plataformas o aplicaciones están ahora al alcance de cualquiera. Plataformas, sistemas o servicios que tan solo estaban al alcance de las grandes empresas ahora pueden ser contratadas por todo el mundo.

Como decía, el factor disruptivo del Cloud Computing no se justifica con las propias aplicaciones en la Nube. Esto va de ordenadores y recursos de Internet. En su tiempo el banco tuvo que ir montando grandes ordenadores o servidores que estaban en un lugar físico, conectados a la red y con las debidas condiciones de seguridad. Durante años el banco ha invertido millones en el mantenimiento de estas infraestructuras informáticas, no había otra solución que montar su propio centro de datos.

La revolución del Cloud Computing consiste en que los medios están ahora disponibles bajo alquiler, ajustados a la necesidades y mediante pago por consumo. Basta con contratar los servicios de algún proveedor Cloud que los proporcione.

La disponibilidad de infraestructuras provoca la revolución de la aplicaciones en la Nube.

Todo el mundo conoce Facebook, Twitter, Airbn, Dropbox o Uber. Ninguna de estas plataformas existirían si no fuera por el Cloud Computing. En la base de la increíble expansión de estas aplicaciones hay dos factores fundamentales:

• Sus creadores no se vieron limitados en su momento por el coste o disponibilidad de infraestructuras de Internet para su desarrollo.
• Se extiende de forma masiva el uso de dispositivos móviles conectados a Internet.

Personalmente te diré que llevo desde el año 1998 trabajando en todo tipo de servicios de Internet, he vivido todas las etapas. Hace tan solo unos años,  suponía una gran la dificultad disponer de los recursos necesarios para desarrollar una aplicación que no fuera una página web. Era lo que ahora la gente de la Nube llamamos la época del “hierro”.

Para hacer algo más que tener una página web estática tenías que contratar un Hosting. Esto consistía en alquilar o enviar un ordenador  a una empresa de Hosting, un lugar acondicionado dónde permanecía 24 horas conectado a Internet, algunos llamaban a esto granja de servidores. Por supuesto esto no era barato, estabas sometido a la incertidumbre de todo tipo de problemas, cortes de conexión que paralizaban tu servicio, roturas de fuentes de alimentación, roturas de discos y hasta ataques hacker que hacían que tu servidor trabajase para que otros descargasen películas. Mantener un servicio funcionando era una actividad que ocupaba la mitad del tiempo de los desarrolladores, la seguridad y el mantenimiento facturaban aparte y no eran baratas.

Hoy en día tener un servidor en la Nube es cuestión de minutos, se paga por recursos y por consumo. Esos servidores son el lugar dónde están las aplicaciones.

Las empresas se pueden centrar su actividad en el desarrollo y no en el mantenimiento, pueden  confiar en que el servicio está funcionando de forma segura y continua siempre.

Esto ocurre en todos los niveles de las aplicaciones informáticas, las empresas se liberan del mantenimiento de infraestructuras, del almacenamiento, de bases de datos y de las aplicaciones. Ahora todo se centra en el desarrollo de su actividad contando con unos servicios externos colocados en la Nube, el resultado son aplicaciones cada vez más sofisticadas, más robustas y más seguras.

El caso Dropbox como ejemplo de Cloud Computing

Para ilustrar como el hecho de disponer de infraestructuras favorece el desarrollo de aplicaciones y plataformas vamos a poner el ejemplo de Dropbox.

Quiero dejar claro que la semilla de Dataprius existía antes, la idea no fue de ellos y de hecho hay otros precedentes en el almacenamiento en la Nube. La base y concepto son los mismos, la diferencia radica en los medios usados, el concepto de trabajo con archivos, la forma de entender la seguridad y el control de los datos en la empresa.

En principio, la infraestructura que permite el desarrollo de Dropbox son los servicios de almacenamiento Amazon. Este servicio de almacenamiento llamado Amazon S3, está orientado a programadores y les permite almacenar archivos sin limitaciones, pagando por uso y a un coste reducido. A nadie se le hubiese ocurrido desarrollar un almacenamiento en la Nube sin disponer de un servicio como este.

En la época del “hierro” la capacidad del disco duro del servidor era la capacidad que podías ofrecer a los usuarios. Piense también en el cuello de botella que supondrían las descargas y subidas de archivos sobre un servidor de hierro, el propio uso provocaría una gran lentitud cuando varios usuarios estuviesen transfiriendo archivos, hoy en día tan solo dos usuarios con fibra toman posesión de la conexión de un servidor alojado en “casa”, no hay caudal de Internet para más en este caso.

Siempre ha existido la necesidad de tener archivos almacenados en la Nube, simplemente por el hecho de que estén disponibles para que los usemos desde cualquier lugar.

La expansión de los dispositivos móviles aumenta esta necesidad porque las personas no quieren estar copiando ficheros de un lugar a otro. Todo el mundo quiere llevar sus archivos consigo. Hoy en día las personas tienen varios ordenadores y dispositivos, no es tan raro alguien que use: el ordenador de la oficina, el de casa, el portátil y el teléfono móvil. Las personas quieren tener sus fotos guardadas en un lugar y no perderlas si cambian de teléfono, se lo roban o se les rompe.

Las empresas necesitan un lugar de confianza dónde guardar los documentos, ponerlos en todo momento a disposición de sus empleados, no depender de su localización física y atender a la demanda de acceso a los archivos de sus clientes.

Uniendo la necesidad existente y la posibilidad de un almacenamiento ilimitado surge la idea del almacenamiento en la Nube como servicio. Se desarrollan servicios novedosos como lo es Dropbox o el propio Dataprius. Con grandes diferencias, la idea básica es similar.

El desarrollador de Dropbox en sus inicios ve la oportunidad de crear un nuevo servicio de Cloud Computing, llegado un momento hay un servicio de Amazon que le permite que sea viable.

Personalmente y por muchas razones no me gusta Amazon pero es evidente que fueron pioneros en el tema del Cloud Computing. Hoy en día es un gigante del sector. Su principal negocio es la Nube y el comercio electrónico.

Todos los demás grandes de la informática a nivel mundial se han visto arrastrados hacia la Nube cuando comprobaron que existía un gran demanda y además se estaba creando una nueva industria. Se trata de la industria de los servicios y aplicaciones Cloud basadas en los recursos que ofrecen los grandes proveedores. Las cinco empresas más grandes y ricas del mundo se dedican a esto.

Que es Cloud Computing en nuestros días.

Pues son todas aquellas aplicaciones o servicios que están disponibles en Internet y que no dependen de la instalación de infraestructuras locales.

Si quieres almacenar archivos no necesitas comprar un disco duro ni un servidor en la empresa, los puedes guardar en la Nube, no solo guardarlos trabajar con ellos, puedes usar Dataprius. Si necesitas tener una página web que actualizas constantemente lo haces directamente en la Nube con tu WordPress. Si necesitas un programa para crear facturas te registras en Quipu. Si quieres alquilar tu vivienda lo haces con Airbn u otro similar.  Si quieres quitar los servidores de la empresa los puedes colocar en Cloud digamos en Gigas, en Azure o en IBM.

El Cloud son todas aquellas aplicaciones o servicios que están disponibles en minutos en Internet, todos esos programas cuyos datos residen en el servicio que te los proporciona, no se guarda nada en tu ordenador o dispositivo.

Como dice un buen amigo, la Nube son aquellos programas que me permiten prender fuego mi ordenador, pedir prestado un portátil y seguir trabajando en minutos.

¿Al final sabemos  por qué demonios se habla tanto del Cloud Computing?

Sinceramente, se habla tanto porque los grandes de la informática del mundo están muy interesados, no es un mercado en el que hay que estar, ¡es el mercado!

El Cloud Computing ha removido los cimientos de sus desarrollos, productos y forma de vender software. El cambio está dejando fuera de juego a aquellos que no se incorporaron en su tiempo, el mundo de las aplicaciones y del software ha cambiado para siempre.

Seguidamente decir que el Cloud Computing es un nuevo mercado y una nueva industria. Insisto en que el cambio es radical y lo que está por venir más radical aún. Aunque ahora estén de moda, los discos de vinilo dieron paso a las descargas de la música cambiando el mercado radicalmente. Eso mismo pasa con el software y con el hardware, las aplicaciones no se compran en cajas de CD’s,  se descargan y se usan, no es necesario “el hierro”, esos servidores o discos que antes se compraban y se conectaban a la red.

Hoy en día se hace cosas imposibles tan solo hace un par de años. El Cloud puede ofrecer capacidad de computación infinita pagando por consumo y por recursos, eso lo hacen por ejemplo nuestros clientes de Som Biotech, una empresa de bio-tecnología que usa servidores en la Nube de cientos de procesadores para realizar complejos cálculos de química. Imagina si hubiesen tenido que comprar un “hierro” para esto (un servidor).

Ahora los avances vienen de los nuevos servicios que se incorporan a los ya existentes. Ya no bastará con almacenar archivos, por ejemplo, ahora se querrán aplicar análisis de inteligencia artificial a dichos archivos porque existe un sistema en Cloud que lo hace como IBM Watson, sistemas de autoclasificación, seguridad pro-activa, gestión automática,  se van a querer aplicar un montón de procesos sobre los sistemas que ya están en la Nube, tantos como vayan apareciendo en el mercado y a disposición de los desarrolladores.

Hablaremos de todas estas innovaciones en otro artículo.

¿Entonces, está justificado el bombardeo mediático sobre el Cloud Computing? Envíanos un comentario.

Como se almacena un archivo en la Nube explicado de forma sencilla.

La Nube y los reparos para su adopción en la empresa

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La vinculación de otros libros o archivos de Excel es un recurso ampliamente usado. Actualmente se plantea un problema  cuando se necesita trabajar en la Nube con esos archivos que tienen vínculos.

Tradicionalmente, cuando esos archivos de Excel son usados a nivel local,  ya sea en tu propio ordenador o en la Intranet de la empresa, esas vinculaciones de Excel han  funcionando a la perfección. Años de uso lo demuestran. La cuestión es avanzar al siguiente nivel, ahora que las empresas o entidades quieren ubicuidad y trabajar desde cualquier lugar. La Nube.

¿Cómo conseguir tener Excels con vinculaciones en la Nube?

Quizás se haya pensado primero en la sincronización. Se trata de usar un Disco Virtual y mantener  sincronizada una capeta que contiene todos nuestros archivos  y sus vinculados contra la Nube.

Sí, la sincronización es maravillosa para un usuario independiente o para ciertos casos muy concretos. Por el contrario, resulta nefasta para cualquier empresa que trabaje con más personas y quieren tener ciertas garantías de eficiencia, seguridad y legalidad. Bien, es una opción. Pero no la más conveniente ni la mejor. Dataprius tiene sincronización pero aún así siempre intentamos convencer a nuestros usuarios que hay mejor alternativa.

El trabajo directo  Excel con vinculaciones en la nube es lo que desea.  En nuestro sistema,  es tan sencillo como un doble click de ratón. Transparente para el usuario (se ocultan complejidades internas). La única condición es que las vinculaciones a otras Excels o archivos estén dentro de la misma carpeta en la Nube.

El trabajo directo en la nube que usa Dataprius detecta las vinculaciones que tiene un Excel. De esta forma, en la apertura del archivo se descargan también los archivos vinculados para poder trabajar como si estuviera en local.

Al guardar se actualiza inmediatamente en la nube. Y no sólo eso, el archivo se considera en estado bloqueado por la persona que lo ha abierto. Por lo que otro compañero de trabajo que intentase abrirla no podría modificarla evitando esos temidos conflictos de archivos que provoca la sincronización.

Con este sistema se consigue trabajar directamente en la nube con Excels con vinculaciones, se evitan conflictos de archivos, la información está centralizada y no esparcida por múlitples ordenadores y se tiene un control de versiones del archivo.

¿Qué ocurre si tengo vínculos Excel hacia otras carpetas y quiero trabajar en la nube?

En este caso hay dos opciones:

Usar la sincronización. Hay veces que modificar una excel inmensa con muchos años de antiguedad da mucho respeto. Difícil de mantener o modificar pero útil aún por mucho tiempo la opción sería la sincronización. Lo ideal es poner los archivos involucrados en una carpeta y sincronizar sólo esa. Para minimizar la exposición de archivos de este tipo en la empresa.

Modificar la Excel y cambiar la ubicación de las hojas enlazadas a la misma carpeta. De esta forma podría trabajar de la manera más óptima en la nube con Excels vinculadas como describimos más arriba. Simplemente abriendo, trabajando y guardando.

¿Tienes Excels con vinculaciones y quieres trabajar desde cualquier lugar del mundo con ellas? Aquí puedes probar cómo hacerlo: Dataprius.

ENLACES RELACIONADOS:

Trabajo directo con los archivos en la Nube.

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No te preocupa la privacidad, tampoco las polémicas en cuanto a esta ni las normativas al respecto. Tu  argumento es que no tienes nada que ocultar, ya lo sabemos.

Pero quizás no estés entendiendo el problema de la privacidad, probablemente porque lo planteas pensando como un humano y no sabes bien lo que pueden hacer las máquinas con los datos.

A estas alturas todos saben que las aplicaciones y servicios gratuitos se cobran con tus datos. A sabiendas, media humanidad renuncia a la privacidad y se consuela diciendo que no tienen nada que ocultar y no les importa.

De entrada, esto ya no es correcto porque el que renuncia a la privacidad no solo lo hace consigo mismo. El que renuncia a la privacidad, también lo hace con los que le rodean, las máquinas están ahí y no se es consciente de su potencia y capacidad. Esas máquinas podrán relacionar ese archivo que has subido a la Nube (usando un servicio gratuito USA) con tus contactos de Linkedin y determinar en un instante si es un presupuesto que has enviado a un cliente.

Si sigues pensando en términos de humano, no comprenderás el problema de la privacidad. Tienes que pensar en términos de máquinas y en todas aquellas actividades que hacen mucho mejor y más rápido que un ser humano. Las máquinas son extremadamente rápidas y almacenan sin cesar el rastreo de lo que haces, tienen memoria ilimitada y no olvidan.

Esas máquinas son Servidores de Internet con potencia y recursos ilimitados, son empresas que cotizan en bolsa en miles de millones de dólares, precisamente porque el mercado valora los datos de la gente, esos datos provienen de los que les importa poco la privacidad, han creado empresas mil millonarias con valoraciones que superan a países enteros del mundo.

En nuestros días las máquinas tienen una capacidad asombrosa no solo para almacenar datos sino también para relacionarlos y hacer millones de operaciones con esos datos en menos de un segundo. A la mente humana le cuesta entender esto.

Pongamos tu mente humana a prueba

La edad del universo es de aproximadamente 15.000 millones de años. Esto es un tiempo inconmensurable para la mente humana. Los cerebros biológicos, no están preparados para asimilar estas cantidades de tiempo. Realmente es una eternidad y nos basta con comprender esto.

Tu teléfono móvil es capaz de realizar 15.000 millones de operaciones por segundo, ¡tantas operaciones como años tiene el universo!

Tan solo dividir un segundo en 100 partes provoca que el cerebro comience a echar humo, sin embargo para el procesador de tu teléfono móvil un segundo es una eternidad. Una forma un tanto metafísica de entenderlo y que no está lejos de la realidad, es que el procesador de tu móvil en cierto modo detiene el tiempo, los procesadores están en el mundo de la física cuántica. Es como si para el procesador de tu móvil un segundo pasara igual que un año para ti.

Tu cerebro humano es muy lento en cuanto a cálculos y operaciones por segundo. Las máquinas están muy limitadas para otras cosas como la intuición y entender imágenes al vuelo, pero en cuanto a velocidad de procesamiento y operaciones repetitivas ya están en otro espectro de la realidad.

El poder de las máquinas, tus datos y la privacidad.

Una vez que vamos entendiendo el poder de las máquinas para procesar datos podemos ir razonando sobre que lo pueden hacer con tu información.

Cientos de millones de personas navegan por Internet todos los días y usan servicios que graban datos de su comportamiento y acciones.

Cientos de millones de personas usan servicios y aplicaciones de Internet que están muy interesadas en grabar y almacenar los datos de los usuarios, servicios como WhatsApp, Gmail, FaceBook y hasta documentos completos subidos a Dropbox. Todas son empresas de Estados Unidos que recopilan datos de forma obsesiva porque no tienen leyes de protección de datos como en Europa, por mucho que de forma hipócrita se declaren defensores y cuidadores de la privacidad.

La mente humana no da importancia a estos datos que regalamos a diario a estas empresas que ofrecen servicios gratuitos porque son datos inconexos. Unos datos que consideramos que no sirven para nada y que están repartidos en diferentes servicios. En realidad nos estamos equivocando y se subestima el poder de las máquinas para extraer información útil de esos datos.

Esa información inconexa cobra sentido cuando las máquinas los reunen, los procesan y buscan patrones.

El tema de la privacidad sigue importando poco a la mayoría de la gente. Algunos ya estamos en el bando de la resistencia. En Estados Unidos no se para de legislar para que los grandes de Internet tengan vía libre para actuar sobre las conexiones y sobre los datos de los usuarios. Acaba de aprobarse una nueva ley para esto:

• Estados Unidos ‘mata’ Internet tal y como lo conocemos acabando con la neutralidad de la red

Esta ley se suma a otra de Marzo del 2017.

• Por qué preocupa en EE.UU. la ley que permitirá a los proveedores de internet vender los historiales de navegación y otra información de sus usuarios

¿Crees que los más valioso que existe es el oro, el platino el petroleo?

He de decir que no. Lo más valioso actualmente son los datos. Ahora mismo, cualquier aplicación que demuestre que puede obtener un gran número de usuarios puede obtener millones de dólares de inversión. Busca en Google el valor de empresas como Dropbox o Facebook, luego divide su valor por el número de usuarios y verás el resultado.

Lo anterior no ocurre en todas partes, hay que llevar esa aplicación o proyecto a un país dónde los datos de los usuarios sean “comercializables”, osea que se puedan vender y manipular, el paraíso para esto son los Estados Unidos. Por el contrario el lugar dónde no tienen cabida esas aplicaciones o plataformas es Europa, existen leyes de privacidad muy estrictas, simplemente es delito comerciar con los datos o manipularlos sin autorización previa. Agregar que recientemente incluso se ha potenciado la legislación en cuanto a la privacidad con el Reglamento General de protección de Datos (RGPD) que  entra en vigor en Mayo de 2018.

El Bigdata y las tecnologías de manipulación de datos no tienen las mismas utilidades en Europa que en USA, por eso el tema del Bigdata ha pasado por Europa sin pena ni gloria, porque son tecnologías útiles dentro de las empresas para el análisis de sus propios y legítimos datos.  En Europa no se pueden usar para otros intereses ocultos. Esas son tecnologías que aprovechan al extremo la inmensa capacidad de las máquinas, esas que procesan la información a niveles que la mente de humano no puede entender.

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¿Necesita ejecutar Windows 10 en un Mac? ¿Necesita usar Dataprius u otro programa en un Mac? Vamos a describir una manera de hacerlo sencilla. De esta forma podrá usar cualquier programa de windows, incluyendo Dataprius en su Mac sin cambiar de ordenador.

Pasos previos:

1. Descargar Virtual Box de Oracle (https://www.virtualbox.org/wiki/Downloads)
2. Descargar una imagen ISO de windows 10. https://www.microsoft.com/en-us/software-download/windows10. También si ya dispone de un CD de Windows puede usarlo.
3. Necesitará un poco de espacio en su Mac, 20 gigas por ejemplo y suficiente memoria RAM.

Instalar Virtual Box y la máquina virtual con Windows 10.

Instalar Virtual Box es abrir el archivo descargado previamente con extensión .dmg y seguir los pasos dándole a Siguiente – Siguiente.

Una vez instalado ya sólo que añadir la máquina virtual. Os decimos los pasos:

Pulsar en “Nuevo”. Elegir un nombre y seleccionar el sistema operativo windows 10.

Elegir la memoria RAM. Intentar poner 2 Gigas (2048MB) mínimo dependiendo de la capacidad de tu Mac.

Elegir la opción de “Crear un disco duro virtual ahora”:

Cuando nos pida elegir el tipo de disco duro, VDI vendrá bien.

Tras pulsar siguiente, elegir en la ventana de Almacenamiento en la unidad de disco duro física la opción “Reservado dinámicamente”.

Nos preguntará el tamaño, al haber elegido antes “Reservado dinámicamente” será el límite que podrá alcanzar, 20 Gigas o 30 Gigas sería buena opción.

Con esto ya está creada la máquina virtual.

Instalar windows 10 en la máquina virtual:

Pulsar en “Iniciar” en la máquina virtual recién instalada, nos preguntará de dónde instalar el sistema operativo. Elegimos la ISO de windows 10 que tenemos previamente descargada o el CD o DVD que tengamos.

A partir de entonces es seguir los pasos de instalación de windows 10. Que es casi todo Siguiente / Siguiente y varios reinicios. Una vez terminado ya tenéis un Windows en un Mac.

Se puede instalar Dataprius y ejecutarlo en un Mac perfectamente.

Carpeta de unión entre Windows y Mac:

Una vez instalado todo, lo normal es que desde windows quieras acceder a algunos archivos de Mac donde trabajas o descargas cosas y puedas subirlo a Dataprius. Abre la máquina virtual y ejecuta el windows. Haz clic en “Dispositivos” y luego “Instalar aplicaciones de huésped”. Si lo tienes en inglés sería Device -> Insert Guest Additions CD Image…y seguir los pasos.

Luego hay que ir a la configuración de la máquina virtual y señalar la opción de “Carpetas compartidas”. Pulsar en el más de la derecha y elegir la carpeta.

Más enlaces de ayuda:

• Ayuda para usar virtual box desde Microsoft
• Otra guía para usar windows 10 en un Mac

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Describimos las principales diferencias, ventajas e inconvenientes de usar un almacenamiento NAS en la empresa frente a una solución  en Cloud como Dataprius.

Dada la gran diversidad de términos en el mundo de la tecnología y de Internet debemos comenzar definiendo brevemente de qué estamos hablando.

Que es un NAS

Las siglas NAS provienen  de Network Area Storage, que viene a significar algo así como almacenamiento en red. Es precisamente ésta la característica que diferencia a un NAS de cualquier otro dispositivo de almacenamiento. Se trata de un dispositivo que se conecta a nuestra red, ya sea la de la empresa o en casa. Normalmente va conectado mediante cable de red al router.

La instalación de un NAS  permite compartir archivos en la red local. La instalación es muy sencilla y en pocos pasos se dispone de una unidad de red con gran capacidad de almacenamiento. Fácilmente se dispone de un pequeño servidor dónde todos los ordenadores de la red y dispositivos podrán conectarse para almacenar y compartir archivos.

Como este este dispositivo está  en la red local, la velocidad de acceso a los ficheros es bastante rápida y esta es una gran ventaja. Lo que diferencia a un NAS de un disco duro compartido es que se trata de un elemento preparado para el acceso desde la red y al que normalmente se le pueden acoplar  varios discos duros.

Los NAS suelen usarse en pequeñas oficinas dónde se utilizan como almacenamiento centralizado de la empresa. En la actualidad, vienen dotados de la capacidad para conectarnos  externamente a través de Internet, siempre mediante la propia conexión a Internet de la red local.

Que es un almacenamiento en la Nube.

Básicamente un almacenamiento en la Nube es aquel que no requiere la instalación de ningún dispositivo. Todos los datos son guardados por un proveedor que nos proporcionan aplicaciones para su uso. Los ficheros residen en un lugar remoto, en la caso de Dataprius los archivos son gestionados por su software y los archivos son finalmente almacenados en Microsoft Azure, servidores en Frankfurt y Madrid.

Existen muchos almacenamientos en la Nube muy conocidos como Dropbox, Drive o Box. Son aplicaciones que se descargan y se instalan en los ordenadores y dispositivos, una vez registrados en el servicio podemos instalar las aplicaciones y los archivos estarán allí, disponibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Capacidad de almacenamiento.

Los NAS son dispositivos con una capacidad fija que se puede ir ampliando en la medida en que se le añaden discos duros. En Cloud la capacidad necesaria se puede ajustar a las necesidades.

Debido a la bajada de precios de los dispositivos de almacenamiento se puede obtener una gran cantidad de espacio a un precio muy reducido, para muchos este es motivo suficiente para adquirir un NAS. Si se requiere una enorme cantidad de Gbs,  porque nuestros archivos son en su mayoría fotos o vídeos, el almacenamiento en la Nube puede no ser la mejor opción. Para tener los archivos en la Nube hay que subirlos y esto lleva su tiempo si los archivos son de gran tamaño.

El almacenamiento en Cloud es infinito y se ajusta a las necesidades del momento pero tiene un coste mensual.

Hay que pagar las infraestructuras de servicio del proveedor, de alguna manera es como si tuviese un NAS gigantesco con: medidas de seguridad, anti cortes de conexión, suministro eléctrico permanente, de refrigeración, prevención de catástrofes naturales, sueldos de empleados, instalaciones, etc. Dependiendo del proveedor y de su calidad de servicio el coste por GB mensual puede rondar entre los 0.02€ y los 0.09€.

Velocidad de acceso a los ficheros.

En esto un almacenamiento NAS suele ganar por goleada. Con el NAS, los archivos están en la red interna y no es necesario salir a Intenet y que la aplicación descargue el archivo desde el proveedor.

El almacenamiento en Cloud está sometido a la calidad de la conexión a Internet que tengamos y la saturación a la que la tengamos expuesta. La mayor diferencia se aprecia de nuevo con los ficheros grandes (vídeos e imágenes). Si los archivos son de tamaño medio o pequeño y la conexión es de fibra entonces el almacenamiento en la Nube ya no ofrece diferencias significativas, un segundo más o menos al descargar no es importante.

Hay que tener en cuenta que La Nube y la conectividad avanzan muy rápido. Hace unos años un  servicio como Netflix era imposible por lo enorme que son los archivos de las películas a la hora de transmitirlos por Internet. Los avances en la transmisión de datos,  junto a la mejora en los sistemas de comunicación como las redes 5G harán que pronto las velocidades de transferencia de archivos sean equiparables a las redes locales.

Acceso a la información desde Internet.

Hoy en día los NAS ofrecen la posibilidad de acceder a los contenidos desde Internet. Se tienen una serie de utilidades que vienen preinstaladas con el sistema, entre ellas por ejemplo podremos montar un servidor web y tener por ejemplo nuestro blog Worpress como este. Se ofrecen utilidades para hacer backups, firewall, etc.

Para el caso que nos ocupa, el almacenamiento de archivos, los NAS ofrecen una web mediante la que podremos conectarnos y ver los archivos almacenados. Esas web son extremadamente simples y permiten muy pocas operaciones con los ficheros. No es nada comparable con un aplicación comercial en Cloud que dispone de muchas más funcionalidades para permitir el trabajo y la gestión de los archivos.

Que la conexión para acceder a los documentos sea la propia de la empresa o la que tenemos en casa, puede plantear unos serios inconvenientes. Pensemos que de alguna forma estamos abriendo nuestros documentos al mundo de Internet y que nos estamos convirtiendo en unos mini-proveedores.

Para convertirnos en “nuestro propio proveedor” abriendo la conexión al NAS hacia Internet, tendremos que estudiar convenientemente estos factores:

• La Seguridad de la conexión. El 80% de los ataques a empresas se realizan sobre su conexión, routers, NAS y dispositivos deben estar auditados y actualizados permanentemente. La fuerza bruta de los medios que usa el atacante puede superar con creces los medios disponibles localmente. Si la conexión al NAS no se ha configurado con SSL los archivos viajarán en claro y sin cifrado por Internet.
• Cortes se suministro eléctrico, conectividad o incidentes locales. Si se produce una incidencia de este tipo dejaremos de ofrecer acceso a los archivos. Si compartimos acceso a los archivos para otros usuarios o clientes simplemente dejarán de tener acceso si el sistema ha caído.
• Cuello de botella en cuanto a múltiples conexiones externas. Dependiendo de la conexión de la red puede saturarse o resultar extremadamente lenta. Es muy sencillo de ver, si tenemos una conexión a Internet de 30Mb, basta con que tres usuarios externos se conecten a 10 Mb para que la conexión quede totalmente saturada.
• Repercusiones legales. En las empresas que manejan datos de carácter personal se tendrán que hacer auditorías sobre la seguridad y protección interna de los archivos.

Los sistemas de almacenamiento en Cloud como Dataprius no plantean este tipo de problemas. Al usar un proveedor de almacenamiento la seguridad está controlada 24 horas al día y por personal altamente cualificado, la conectividad está garantizada y el caudal de Internet es miles de veces superior al de cualquier conexión de cualquier empresa.

Trabajo con archivos, protección y seguimiento de los documentos.

El NAS no está preparado ni pensado para esto. Cumple perfectamente su función de almacenamiento y no va más allá.

Se producen todos los problemas típicos que surgen al compartir carpetas, como borrados accidentales, mover carpetas por error, cambios no deseados en la estructura de carpetas sobre-escrituras de los archivos, etc.

Un almacenamiento en Cloud como Dataprius, no solo cumple con su función de guardar la información, también incorpora mecanismos de protección y salvaguarda de los documentos.Está pensado para el trabajo diario con los archivos de la empresa por decenas o miles de usuarios, para ello incluye mecanismos que resuelven los típicos problemas del trabajo compartido. Sin entrar en muchos detalles, se tiene una papelera de reciclaje para la recuperación de los borrados, se crean copias automáticas de los archivos que están siendo editados, se dispone de informes de las acciones realizadas por los usuarios sobre los documentos, se evitan conflictos de archivos cuando dos usuarios lo quieren modificar a la vez, en definitiva son características de Gestión Documental (procesos de gestión de archivos en una empresa u organización).

Envío de emails y compartir en Internet.

Compartir documentos a través de Internet con un NAS es perfectamente posible. Un problema que puede surgir es que esos enlaces son inseguros porque el NAS no se ha configurado debidamente con cifrado SSL en la conexión.

Los sistemas Cloud llevan incorporado el compartir documentos mediante enlaces y facilitan mucho el envío de estos enlaces por email, tal y como hace Dataprius con su propio sistema de correo.

Permisos de acceso y control de los usuarios conectados.

Los NAS incorporan permisos de acceso a las carpetas y los archivos almacenados. Ha de hacerse desde un panel de administración que permite gestionar usuarios y permisos.

Un sistema en la Nube como Dataprius también está dotado de la capacidad de permisos sobre los contenidos, quizá la diferencia fundamental sea la facilidad que aporta en estas funcionalidades, no hay que ser muy avezado en informática para manejar esto.

Vulnerabilidad ante virus o ataques del tipo Ransomware o Cryptolocker

Este es el punto más débil de una almacenamiento NAS o de cualquier almacenamiento local de información. Una infección en la red puede provocar la pérdida o el cifrado de todos los archivos.

La conexión típica de un ordenador a un NAS es una unidad mapeada de red, esto permite acceder fácilmente como si fuera un pendrive. La misma facilidad tendría un virus que infecta el ordenador. Uno de tipo Ransomware buscará todos los archivos y los encriptará. Por lo tanto encriptará los archivos en el servidor NAS. Miles de empresas, tanto grandes como pequeñas se han visto afectadas. Tenemos casos como el de Telefónica.  Lo curioso de Telefónica es que ellos tienen su propia Nube, pero parece que no la usan a nivel interno, en el incidente tuvieron paralizada 1/3 de la empresa cuando ocurrió el famoso ataque Ransomware en sus instalaciones.

Un sistema en la Nube que no use la sincronización es inmune a virus y a ataques de tipo Ransomware o Cryptolocker. Las nubes basadas en sincronización no solo no se libran de estos peligros sino que los transmiten al resto de usuarios conectados al sistema, Dropbox, Drive o Box son sincronizadores muy usados.

Los ataques Ransomware reafirman el concepto de almacenamiento de Dataprius.

En definitiva, usar un NAS obliga a que cada ordenador cliente conectado tenga los niveles de protección de un servidor, cosa que en la realidad es prácticamente imposible. Cualquiera con un portátil que meta un USB infectado ya puede ocasionar un serio problema a la empresa.

Vulnerabilidad a cortes de conexión.

Está claro que el lugar de emplazamiento de un NAS determina su disponibilidad y la continuidad de servicio del  mismo. Un eventual corte de conexión impedirá el acceso a los archivos tanto desde fuera, por Internet, como desde dentro de la propia oficina si el problema es del router o de la red.

Un corte de conexión no es tan problemático en un almacenamiento en Cloud como Dataprius, aunque la oficina pierda la conectividad se podrá seguir teniendo acceso mediante dispositivos móviles o simplemente buscando el bar mas cercano con Wifi, los clientes y colaboradores de la empresa no lo notarán.

En la red interna, una desconexión física del router o un ataque que lo colapse provocaría un problema al  NAS adjunto. A nivel de Cloud, en los Data Centers donde se almacenan los archivos, la conectividad está mucho mejor asegurada (mínimo por triplicado). Estos sistemas disponen de mecanismos para que sean accesibles por Internet en todo momento, incluso en caso de caída temporal de sus canales de comunicación.

Cortes en el suministro eléctrico.

Tener un sistema de gestión documental 99,99% del tiempo activo sólo es posible para empresas que usan el Cloud.

Un NAS puede estar en una casa, en una oficina e incluso dentro de un parque tecnológico, pero indudablemente los cortes de electricidad ocurren. Ningún SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) puede durar mucho tiempo si el corte dura horas. Para una empresa esas horas sin acceso a los documentos pueden suponer un grave problema, sobre todo si comparte los archivos a través de Internet con empleados y clientes, estos desde fuera solo aprecian que no se pueden conectar al servicio.

Un sistema en Cloud, donde los servidores y datos están en centros especializados disponen de medidas de contención anti cortes, suministros eléctricos extras y redundancia para evitar estas incidencias.

Estamos hablando de que se ofrece una seguridad y continuidad del sistema igual a los sistemas de los bancos.  Siempre puedes conectarte a cualquier hora a la página del banco y realizar operaciones, los cajeros siempre funcionan, se realizan operaciones durante todos los días del año las 24 horas. Sólo hay que ver las instalaciones que tiene Azure para evitar cualquier corte de suministro eléctrico: Imagen de Azure Datacenter.

Roturas o incidentes locales.

Cualquier hadware que adquiera la empresa es susceptible de fallos, roturas o incidentes locales. Evidentemente no vamos a instalar un NAS en el cuarto de baño. Hay que destinar un lugar protegido frente al personal y el calor excesivo. Tarde o temprano, las máquinas tienen un periodo de vida y acaban rompiéndose. Eso es algo que no hay que olvidar y pensar en el plan de contigencia ante estos sucesos.

La rotura de un NAS conlleva un gasto de miles de euros en intentar rescatar la información, más el tiempo de no poder disponer de los archivos necesarios para el desempeño de cualquier empresa.

Los sistemas en Cloud no se libran de las roturas, pero tienen la ventaja de la transparencia y redundancia que ofrecen los sistemas en la Nube. Estas empresas están preparadas para las roturas sin que el usuario final se entere. Pueden cambiar bloques enteros de discos duros sin que los usuarios lo noten. Con un sistema como Dataprius en la nube, una empresa no se tiene que preocupar de la obsolecencia de su hardware.

Hace varios meses hubo un terremoto en México. Multitud de empresas que tenían sus archivos en discos duros locales o NAS experimentarion este problema. Lo sabemos de primera mano, porque hemos tenido contacto con varias de estas empresas. En la reconstrucción y vuelta a la normalidad, para estas empresas las soluciones en Cloud son más buscadas ahora.

Backups. Copias de seguridad.

Un sistema NAS almacena los archivos como hemos hablado de forma rápida y eficaz. Incluso se pueden hacer backups con ellos.

No es conveniente que una copia de seguridad que esté en el mismo lugar donde se trabaja. Las normativas inciden en que es necesario tener copias en lugares geográficos diferentes.  ¿Vamos a comprar otro NAS? ¿Lo guardamos en otra oficina o la casa de alguien?. Una copia de seguridad efectiva no puede estar en el mismo sitio. Si se ha decidido trabajar con un NAS es necesario prever un lugar alternativo para poder guardar las copias de seguridad.

De nuevo la Nube gana sin despeinarse en esta terreno. Las copias de seguridad en la nube, evidentemente están en otro lugar. Una localización remota a salvo y accesible desde cualquier lugar mediante claves. Es más, permite la posibilidad de copiar de nube a nube. Puedes tener copias en diferentes países sin mermar en seguridad. Dataprius permite hacer una copia de seguridad con un click de ratón, o de forma automática cada semana.

Cumplimiento normativo RGPD y LOPD.

Las empresa que dispone de un NAS en su centro de trabajo y que maneja datos personales previstos en LOPD y RGPD debe ser bastante rigurosa.

Recordemos que datos personales pueden ser simplemente facturas, presupuestos, nombres y direcciones de clientes, etc. Estos datos almacenados en su NAS deben cumplir la legislación, además en el nuevo RGPD (Reglamento General de protección de Datos) se deja muy claro que la empresa que almacena y trata estos datos será la responsable. Tener esos datos y ese NAS implicará que se tengan que hacer auditorías del uso de la información y de la seguridad del tratamiento de estos datos.

Si el almacenamiento se realiza en Cloud mediante un proveedor externo la responsabilidad puede ser delegada en este. La ley lo tiene previsto, en concreto en la LOPD mediante un tipo de contrato, el de prestación de servicios por parte de terceros, Dataprius  firma este contrato con todos sus clientes.

Poder probar el sistema antes de adquirirlo.

Probar un NAS antes de comprarlo podría ser complicado, hay que ir a un comercio  que te asegure que podrás devolverlo siempre y cuando sea en buen estado. Tendrás que desembolsar el dinero que cueste y arriesgarte a no romper la garantía del hardware.

La Nube puedes probarla desde tu ordenador y sin salir a la calle. Basta con instalar la aplicación, subir los archivos, probar que puedes acceder a ellos desde el ordenador, móvil o tableta. Todo a coste cero. Amazon pronto sacará un espejo para poder probarte la ropa a partir de una foto tuya con inteligencia artificial. Es otro ejemplo del uso de la nube. Tan sencillo como unos cuantos clicks de ratón.

Descargar, instalar y probar Dataprius

¿Cuando usar un NAS?

Usar un NAS es recomendable cuando se almacenan archivos de gran tamaño y se requiere un uso frecuente. Por ejemplo, archivos pesados de vídeos e imágenes.

Si necesitas almacenar un gran volumen de archivos, estos archivos son muy pesados y  se utilizan tan solo de vez en cuando, entonces un NAS es la solución ideal tanto en casa como en la empresa. En este contexto la Nube puede resultar lenta debido a la lentitud de la conexión a Internet.

Una solución basada en NAS es recomendable si se necesita máxima velocidad de carga de muchos archivos que se usan a diario, cuando además no se quiere que estén disponibles en Internet. Por ejemplo, este sería el caso de una empresa de audiovisuales o marketing que manejen multitud de videos y archivos pesados de forma continuada. Es el punto fuerte del NAS, la velocidad para archivos grandes en la red local.

¿Cuando usar una Nube como Dataprius?

Si los archivos no son de tamaño enorme disfrutaremos de un almacenamiento ubicuo con disponibilidad permanente.

En concreto, cuando se requiere alta disponibilidad tanto desde dentro como fuera de la empresa. Poder acceder a los archivos y trabajar desde cualquier lugar. No se trata solo de almacenar, se trata de disponer de mecanismos que gestionan el acceso de múltiples usuarios y preservan la integridad de los datos.

En empresas u organizaciones con varias localizaciones, que permiten flexibilidad de horarios, que permiten conciliación laboral, disponen de una Intranet como lugar central de acceso a los documentos.

Delegar la seguridad, el cumplimeinto legal, las tareas de mantenimiento, las copias de seguridad en el proveedor. Se dispone de un sistema que evita borrados accidentales, que genera versiones de los archivos con los que trabajas y controla las acciones del equipo y evita el peligro de virus tipo Ransomware o Cryptolocker.

Simplicidad en la organización de la información, los datos y permisos. No olvidemos que el acceso a los archivos es idéntico tanto desde casa como en la oficina.

Un sistema ajustado a las necesidades de almacenamiento y uso en cada momento. Se paga justo por lo que se usa y no se queda corto nunca. Tampoco se quedará obsoleto, se actualiza en cuanto a funcionalidades y necesidades de seguridad. También se dispone de soporte técnico para cualquier tipo de incidencia, existe personal técnico pendiente del sistema y a nuestra disposición todos los días.

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El sitio más seguro para almacenar tus facturas es la Nube

Tanto si realizas tu actividad como autónomo como si gestionas una empresa, usar un Programa de Facturación Online puede ser la clave para tomar el control de tus cuentas y tu actividad.

Qué es un Programa de Facturación Online

Un programa de facturación online es aquél que te permite gestionar tu facturación de una forma fácil y sencilla, operando desde la nube. Y es que el Cloud Computing es una realidad para la facturación, y ofrece ventajas para poder mejorar la gestión de tu empresa.

El uso de un programa de facturación puede ahorrarte hasta 11 horas de gestión administrativa de tu actividad mensualmente, ya que no sólo permite crear y gestionar facturas sino que va mucho más allá. Entre las funcionalidades que todo software o programa de facturación debería tener, destacan:

• Crear y enviar facturas, tickets y presupuestos
• Tener información sobre tus principales clientes y proveedores
• Cobrar antes las facturas que emites
• Registrar tus gastos (tickets y facturas) de una forma rápida y eficaz
• Hacer remesas bancarias para agilizar la gestión
• Crear las nóminas de tus trabajadores
• Mantener la información de tu facturación segura y ordenada en un mismo espacio

Programa de Facturación y Fiscalidad

Las tareas fiscales y de facturación son un dolor de cabeza para aquellos que no se dedican profesionalmente a ello. Es por ello que existen alternativas como el Programa de Facturación Online Quipu, que permite mejorar la gestión de tu facturación así como generar los modelos tributarios para que puedas pasar cuentas con Hacienda de una forma fácil y rápida.

Cloud Computing en facturación

El Cloud Computing en facturación hace posible una mejor gestión de la parte administrativa del negocio. Tener una mayor visibilidad del negocio a tiempo real, conocer el estado de pago de una factura o acceder a facturas y tickets anteriores, permite tener un mayor control de las cuentas del negocio.

Quipu es un Programa de Facturación que usa el Cloud Computing, actuando 100% desde la nube. Esto permite a los usuarios tener visibilidad a tiempo real del estado de su cuenta así como tomar el control de su facturación. Además, incluye un Período de Prueba Gratuito en el que podrás descubrir todas las funcionalidades del programa.

Ventajas de usar un Programa de Facturación Online

Dejar atrás el papel y empezar a almacenar tickets y facturas en la nube ya es una realidad para muchas empresas, que han apostado por esta alternativa más ecológica y eficiente para el negocio y que garantiza la accesibilidad a tus facturas y tickets. 

Gran cantidad de información es la clave para aquellas plataformas que garantizan el almacenamiento de archivos online, evitando ocupar espacio en un dispositivo y garantizando la accesibilidad a la información.

Información de tus clientes y proveedores

Contar con gráficos que permiten ver e identificar a golpe de vista a tus principales clientes y proveedores es clave para poder tomar mejores decisiones para tu negocio. Todo Programa de Facturación debería permitirte acceder a información actualizada a tiempo real, que te permita tomar mejores decisiones sobre tu actividad, sin que tengas que esperar a final de mes para conocer el estado de tu negocio.

Crear y enviar facturas, tickets y presupuestos

La clave de todo programa de facturación es crear presupuestos y facturas personalizadas para poder enviar a tus clientes de una forma rápida y sencilla. Quipu, con el objetivo de agilizar la gestión y facilitar el cobro de tus facturas, permite cobrar antes tus facturas así como hacer remesas bancarias tanto de cobro como de pago.

Para la gestión de los gastos derivados de tu actividad, puedes usar una herramienta como el Lector de Gastos Automático, que reconoce y registra de forma automática los caracteres de tu ticket o factura, para que no tengas que teclear los datos de las mismas uno a uno. Este tipo de herramientas, también incluídas en el Programa de Facturación Quipu, te permiten ahorrar tiempo y dinero ya que muchos de los gastos que autónomos y empresas tienen son deducibles. Puedes probar el Lector de Gastos Automático en el período de prueba gratuito que incluye el programa Quipu.

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El correo electrónico tenía los días contados, eso decían. Con la aparición de Whatsapp y otros programas de mensajería instantánea muchos vaticinaron la caída en el recuerdo del Email.

Nada más lejos de la realidad. En las empresas y negocios el correo electrónico es la forma de comunicación por excelencia tanto a nivel corporativo como con los clientes externos. En el día a día una sola persona puede recibir y mandar cientos de Emails en una empresa mediana o grande. Y aquí la gran pregunta. ¿Cómo puedo tener una copia de seguridad de mis emails? ¿Cual es la mejor forma de trabajar con el Email?

Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más usados en el mundo empresarial y empleados que lo usan durante años no llegan a entender completamente como mantener a salvo sus correos.

Hace poco vimos un virus Ransomware diseñado para encriptar los emails de los afectados. Menuda catástrofe para un usuario que en su correo tiene “su vida” por decirlo fácil. Se le llama Ramsomcloud. Porque está afectado a una nube, la nube de tu correo electrónico Outlook. Aquí puedes ver un vídeo (en inglés) de una prueba del mismo y cómo encripta todos tus emails y sus adjuntos:

Bien, ahora que sabemos que estas amenazas existen, las medidas básicas para no infectarse es no caer en la ingeniería social ni ejecutar programas de procedencia sospechosa. ¿Pero qué pasa si soy infectado? Algunos pagarán la extorsión, pero los que no usarán backups de sus emails.

¿Cómo hacer backups de los emails?

Hay muchas formas, vamos a centrarnos en el caso de una empresa media que suele usar Outlook como cliente de correo.

Copiar Emails desde Outlook a una carpeta local.

La forma más inmediata, manual y tediosa es arrastrar el email fuera a una carpeta local de tu ordenador. El correo se guardará en formato .msg, un formato Outlook que entiende Outlook. Es guardar los correos de forma individual.

Hay programas para convertir formatos .msg en otros para poder ser leídos los correos desde otros visualizadores. Esta forma es muy tediosa, también se puede dar a Archivo -> Guardar como y elegir otro formato como HTML o RTF, pero los adjuntos hay que descargarlos también manualmente. Este mecanismo sería para cosas muy puntuales o correos muy concretos.

Usar archivos PST de Outlook.

Los .pst son archivos de datos de Outlook que en un sólo archivo almacenan un montón de emails. Crearlo es muy fácil.

1. Archivo -> Nuevo seleccionar “Archivo de datos de Outlook”.
2. Elegir “Tipo de almacenamiento” -> Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y click en Aceptar.
3. Elegir  la ubicación del archivo en tu disco duro.
4. En la ventana “Crear carpetas personales de Microsoft Outlook” elegir el nombre del archivo pst. Aceptar.

Una vez creado ya se puede usar. Cuando llegue un Email, sólo hay que arrastrarlo ahí para almacenarlo en ese archivo pst. Puedes incluso crear reglas automáticas para correos entrantes se muevan o copien en determinados pst según el remitente o asunto.

No hay que olvidarse de los correos enviados. Algo que siempre se olvida es la carpeta de correos enviados. En un año puede contener miles de correos que has enviado. Moverlos a su respectivo .pst para que también estén guardados y liberar espacio de la cuenta principal.

Los archivos pst tienen un límite de tamaño en muchas versiones de Outlook. Así que lo normal es crear varios pst y tener los emails divididos para una mejor gestión. Después esos .pst se pueden guardar a salvo en la nube con Dataprius.

Programas especialidados en copiar emails.

Existen scripts o programas que copian los emails a otro sitio o en otros formatos. Hay programas de pago y gratutitos que convierten los emails en archivos y los almacenan.

Puedes incluso usar Thunderbird, que es un cliente de correo, seleccionar los emails, botón derecho del ratón, guardar como y se guardarán todos en formato .eml que es un formato abierto y más estándar para poder visualizar los emails.

Después de ver el Ransomcloud no recomendaríamos aquellos que se basan en sincronización. Ya que provocaría que el virus afectara a vuestras copias de seguridad de emails también.

Outlook no es un CRM pero a día de hoy es como si lo fuera.

Los archivos adjuntos que llegan por email tienden a guardarse en el correo. Para poder acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier lugar. Es el concepto de la nube. Los usuarios estaban usando el concepto de Nube antes incluso de que se acuñara. El correo se convierte en un gestor de contenido. No perder un correo es muy importante.

Esto tiene muchas ventajas pero se puede mejorar la forma de trabajar muchísimo. Sólo contar la gran desventaja que tiene usar el correo como gestor de contenidos, que es que se guarda información de la empresa en correos individuales, sin saber cual es la última versión actualizada, con archivos reenviados a quién sabe cuantas personas. Es común que un trabajador se va de vacaciones, otra persona tiene que acceder con las claves de otra persona a ese correo para acceder a documentación de la empresa. Esto está mal. Así de sencillo. Los archivos adjuntos se tienen que centralizar en un repositorio central para que la empresa y los empleados puedan encontrar y trabajar de forma rápida la versión correcta.

Es por eso que implementamos hace años el plugin de Outlook para guardar directamente a la nube los adjuntos recibidos. Esto facilita que las empresas que usan Dataprius tengan una mejor gestión de uno de sus activos más valiosos, sus archivos.

Integración de Outlook con la Nube

¿Qué les parece una nueva funcionalidad de Dataprius que consistirá en hacer un backup de sus emails directamente en la nube?. Que con un simple click en un botón desde Outlook podrá hacer archivar sus emails tenerlos a salvo ante pérdidas o virus. Ya estamos trabajando en ello.

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Para la organizar los archivos compartidos es necesario establecer algunos criterios básicos. Una buena organización de las carpetas y de los archivos facilitará que el resto de los usuarios con los que los compartimos encuentren rápidamente lo que buscan.

Tanto si es para el trabajo en equipo, para mantener los datos en un lugar central o para compartir documentos con los clientes, se hace necesario abandonar los hábitos de cuando los archivos se utilizaban de forma individual.

Las empresas y los grupos de trabajo son el lugar dónde la organización de carpetas y archivos influye más en la eficacia y en la prevención de errores o conflictos. Todo ese tiempo en buscar los archivos y en corregir los errores, repercute directamente en el grado de eficiencia en el desempeño diario de la actividad.

En las empresas consolidadas y que anteriormente usaban el papel no tuvieron más que trasladar su esquema organizativo al formato digital.

Las nuevas empresas, nacidas ya en el mundo digital y que además conocen la Nube se encuentran con ciertas dificultades al aplicar criterios de organización con las carpetas y los archivos, tenemos experiencia en esto. Tarde o temprano los grupos de trabajo con carpetas compartidas se encuentran con estas dificultades, ni que decir tiene que usar Dropbox o Drive como un cajón dónde cada uno va subiendo archivos solo supondrá una solución aparente y a corto plazo.

Para organizar los documentos no hay una receta para todos los casos. Hay criterios básicos.

Dependiendo de la actividad que se desarrolla en la organización o grupo de  trabajo, la gestión de los archivos y carpetas tomará una forma determinada. Normalmente esta organización se fundamenta en lo procesos que se llevan a cabo y en el reparto de las tareas.

Es necesario entender cómo la actividad determina el orden a imponer.

• Una empresa de Ingeniería trabaja con proyectos, cada proyecto puede colocarse en una carpeta determinada. Las fases del proyecto determinarán las carpetas internas. Si varios miembros del equipo deben elaborar distintas fases del proyecto habrá que dar permisos a estos usuarios sobre dichas carpetas, se trata de compartir estas carpetas de forma organizada, excluyendo si es necesario a aquellos usuarios que no tienen por qué ver algunas carpetas. Por otro lado habrá un supervisor que tendrá una visión completa del proyecto y por tanto todas las carpetas y sus contenidos serán compartidos con él.
• En una Gestoría la clientela es fija. Se tienen una serie de empresas o autónomos a los que se les gestionan sus trámites. Aquí se impone un criterio basado en esos clientes, cada uno podrá tener una carpeta fija. Dentro de cada carpeta habrá una serie de subcarpetas que determinan el tipo de documentos. En este caso cobra especial relevancia el control de las fechas y por tanto la fecha debe estar presente en la nomenclatura de algunos archivos  y carpetas. Si tenemos el cliente “Acme SL” y se gestionan las nóminas de los empleados, entonces dentro de la carpeta habrá otra llamada “Nominas”, esta a su vez contiene meses indicando el año, algo como “Enero-2018”, ese será el lugar para meter los “pdf” de la nóminas.
• Una empresa de transporte por carretera. Tienen clientes eventuales y otros fijos. Se puede crear una carpeta para cada cliente, dentro habrá carpetas compuestas por fecha y destino del porte, por ejemplo “10.01.2018-Madrid”, dentro de esa carpeta podrán ir los archivos del porte al realizar como presupuesto, albarán de entrega, factura, etc.

Mostramos unas capturas de pantalla en Dataprius con  ejemplos anteriores. Son ejemplos básicos de aplicación de los criterios.

Criterios básicos para organizar las carpetas.

1) Prestar atención a los procesos de la empresa o del equipo de trabajo.

Existe un orden inherente en todos los procesos del mundo real. Hay que tratar de imitar este orden en la estructura de carpetas para el almacenamiento de los archivos. Todo proceso está compuesto de una serie de sucesos. La construcción de un edificio comienza con los planos y termina con la facturas, para un abogado un caso comienza con los escritos para la defensa y termina con una sentencia judicial.

Vemos la secuencia de un proceso en una empresa de Catering:

1. Una empresa llamada “Vectra Airlines” se pone en contacto para la realización de un evento y solicita presupuestos según diferentes menús ofertados. Primer paso.
2.  Se elaboran una serie de presupuestos en función de cada menu y de los locales disponibles para la realización del evento. Segundo paso.
3. Una vez que se acepta uno de los presupuestos, se elabora la lista de las materias primas a comprar para elaborar el menú solicitado. Esto incluye las bebidas y los ingredientes a comprar en el mercado. Tercer paso.
4. Se asigna el personal como cocineros y camareros con sus asignaciones económicas y se comprueba su disponibilidad para el día señalado. Cuarto paso.
5. Se realiza la reserva del local para la fecha y el camión para el transporte de los materiales. Quinto paso.

En cada uno de los pasos podemos ir definiendo la estructura de carpetas:

1. Bajo la carpeta de “Clientes” creamos la carpeta “Vectra Airlines”.
2. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines” creamos “Presupuestos”. En la carpeta de presupuestos guardaremos los archivos “.pdf” de los presupuestos, estos archivos tienen el nombre la fecha, por ejemplo “menu-mediterraneo-10-02-2018.pdf”, “menu-empresa-10-02-2018.pdf”. Dentro de la carpeta “Presupuestos” también guardamos las ofertas de locales y fotos de los salones de dichos locales. Esta carpeta puede ser compatida con el cliente para que estudie detenidamente las ofertas.
3. Cuando el cliente ha aceptado un presupuesto agregamos la carpeta “Contratación” dentro de la de “Vectra Airlines”. En esta carpeta se guarda la factura “proforma” que será enviada la cliente para su aceptación y firma del parte de encargo.
4. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra que se llama “Recetas”, aquí se copian los archivos de las recetas que serán compartidos con los cocineros asignados.
5. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra que se llama “Materiales”, aquí se copian los archivos con las listas de materias primas a comprar. El encargado de compras ha de recibir estos archivos por email.
6. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra carpeta “Personal”, todos los documentos relativos a la contratación del personal, pagos y facturas irán dentro de esta carpeta, esta carpeta la compartimos con el contable de la empresa. También podremos guardar las facturas del personal que es autónomo.

En poco tiempo y atendiendo al orden temporal del proceso hemos construido una ordenación de carpetas de forma sencilla.

2) Ordenar de lo más genérico a lo más específico.

Hay que imaginar que las carpetas son cajas que contienen otras cajas.

No conviene tener cajas dónde se echa cualquier cosa. Las carpetas de orden superior nos deben indicar sin duda dónde nos encontramos. Tampoco hay que crear muchos niveles de carpetas innecesariamente. Hay que evitar la duplicidad de datos.

Una norma es pensar en cosas que contienen otras cosas. Veamos algunos ejemplos para nuestra empresa de catering:

1. La carpeta “Recetas” que está en  “Clientes\Vectra Airlines\Contratación\Recetas” contiene solo las recetas que estamos ofreciendo al cliente en ese momento eso es visible para todos los usuarios que por intuición lo consideran así. Fuera de la carpeta de Clientes tendremos “Recetas” dónde hay decenas de recetas incluyendo algunas descatalogadas y otras para el futuro. Tan solo hemos copiado algunos “.pdf” desde la carpeta de “Recetas” de nivel superior a la específica del cliente.
2. Podemos tener una carpeta “Facturas” que contiene carpetas por meses del año con las facturas generadas por motivos de contabilidad. Lo que no debemos hacer es meter más carpetas dentro, todo el mundo al ver en la factura el nombre de la empresa “Vectra Airlines” ya sabe que tiene que buscarla en “Clientes” para ver los encargos que esta empresa ha ido realizando a través del tiempo.

3) Tener en cuenta siempre el factor tiempo.

Si los documentos tienen cierta caducidad o validez en el tiempo. Esto debe estar presente en la organización de las carpetas y de los archivos. Casos típicos de esto son las facturas o los presupuestos.

En el caso de un presupuesto  tiene una validez temporal, la oferta no dura toda la vida. La contratación de un servicio también se gestiona en una fecha porque el cliente pude volver a contratar en otro momento.

En nuestro ejemplo anterior hemos obviado esto. Por ello no estaría mal que hubiésemos introducido el factor tiempo en las carpeta del cliente. Es tan sencillo como renombrar la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación\” e introducir el factor tiempo, quedaría como “Clientes\Vectra Airlines\Contratación 22.02.2018\”. Ahora todos nuestros compañeros saben cuando se contrató el servicio y si el cliente repite la mes siguiente intuimos que tendremos algo como “Clientes\Vectra Airlines\Contratación 28.03.2018\”.

¿Y que hay sobre los permisos de acceso?

Muy sencillo, cada usuario debe acceder solo a las carpetas y archivos que son estrictamente necesarios para su trabajo. Se trata de compartir carpetas de forma que solo accedan aquellos que tienen que leer, colocar o modificar archivos.

Tener mucho cuidado en compartir con los clientes, debemos hacerlo solo con aquellos documentos que ellos deben ver.

Los permisos de acceso a las carpetas han de concederse una vez montada la estructura y organización de las carpetas, nunca antes. La estructura puede ser en cierto modo dinámica pues hay casos especiales pero la estructura organizativa básica es lo primero.

Almacenamiento en la Nube. Comprender su funcionamiento.

Discos NAS VS Dataprius Cloud. Almacenamiento en disco frente al Cloud

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Desde el pasado día 31 todos las aplicaciones de escritorio Dataprius se están actualizando automáticamente. Esta actualización incluye cambios en cuanto a la conectividad del sistema además de algunas correcciones. Estamos mejorando las infraestructuras con el fin de aumentar capacidades y de ofrecer un trabajo en Cloud más fluido, los cambios introducidos preparan la aplicación de escritorio para adaptarse mejor a estas mejoras.

A continuación pasamos a describir los cambios y correcciones.

Cambios en la barra inferior de la ventanas.

Debido a un fallo gráfico de Windows,  habíamos detectado que en algunos ordenadores no se mostraba la barra inferior de la ventanas. Esto impedía a algunos usuarios tener acceso al menú de inicio del escritorio de Dataprius.

Hemos sustituido la barra inferior por otra más libiana que no debe plantear ningún problema al mostrarse en cualquier PC con Windows.

Correcciones para letras eñe, nombres de archivos con acentos y caracteres extraños.

Debido a los cambios por unas mejoras en nuestros sistemas de bases de datos,  el sistema no se ha estado comportando correctamente a la hora de distinguir nombres de archivos que contenían la letra eñe “ñ” o vocales acentuadas. Por ejemplo, el sistema estaba considerando la palabra “compañeros” igual a “companeros”. Esto estaba afectando a las subidas de archivos cuando se hacen de golpe, no por separado, el problema se producía al subir una carpeta con nombres que concordaban y se diferenciaban tan solo por una vocal acentuada o la letra eñe.

Al subir una carpeta local que contenía dos archivos que tan solo se diferenciaban  por estas letras, el resultado es que se subía solo uno de ellos de forma aleatoria. Si la carpeta contenía “companeros.pdf” y “compañeros.pdf” solo se subía uno de ellos.

En esta revisión y aplicando las correcciones oportunas, también hemos detectado que en ciertas circunstancias el caso podía producirse también con las vocales acentuadas. Al mismo tiempo hemos corregido la situación para nombres de archivos que contienen caracteres extraños invisibles en Windows. Hay personas que copian el texto de los nombres de los archivos desde Word y este copiar-pegar introduce caracteres extraños que no son visibles. En el ordenador o dispositivo de otra persona estos caracteres pueden ser visibles y provocar errores de Windows,  no es desde luego una práctica recomendable.

Correcciones para el Complemento Outlook

En algunas ocasiones al guardar los adjuntos con el complemento Outlook no se guardaban efectivamente los archivos. Esto ocurría si teníamos Dataprius cerrado o se acababa de iniciar el programa. Esta situación ha sido corregida. Normalmente los usuarios de Dataprius mantienen el programa abierto durante todo el día, siendo así el comportamiento del Complemento Outlook es el esperado y guarda los archivos rápidamente.

Estamos preparando una nueva versión del Complemento, en breve avisaremos de su disponibilidad, la nueva versión se comportará perfectamente en las versiones de Outlook 2013 y 2016, hemos detectado que hay botones de Dataprius que no aparecen en la versión 2016. Solo aparece cuando se abre un mensaje, pero muchos usuarios usan la vista previa sin abrir el mensaje. Recomendamos a todos los usuarios esperar a esta nueva versión.

Cambios de zona en conectividad contra servidores Dataprius

Dependiendo de la conexión a Internet de que se disponga, no siempre la cercanía del servicio proporciona más velocidad o rendimiento. Unas redes o puntos de acceso pueden estar más saturadas que otras o el propio proveedor encaminar el tráfico Internet de otra forma.

Para mejorar el rendimiento de las conexiones ahora Dataprius permite a sus usuarios seleccionar la zona de conexión donde residen los servidores del sistema. Inicialmente se pueden seleccionar dos zonas de acceso, Irlanda o Alemania. Esto se hace desde el menú de configuración.

En el futuro incorporaremos otras zonas de servidores Dataprius.

Recomendamos cambiar la zona si se experimenta cierta lentitud a la hora de subir o descargar archivos, en muchos casos esto puede acelerar mucho los procesos de transferencia. Si se producen situaciones de saturación, incidencias o baja disponibilidad nuestro departamento de sistemas cambia las zonas para que el rendimiento sea óptimo en todo momento.

Cambios en las ventanas de subidas y descargas de archivos

Hemos modificado los procesos de subidas y descargas de archivos. Las ventanas que muestran estos procesos han cambiado y se han simplificado. El objetivo es preparar la aplicación para realizar mejoras que aumentarán la velocidad y rendimiento de los procesos de transferencia masiva de archivos. También considerar que estamos preparando nuestro sistema para las futuras redes 5G y todos los procesos irán a una velocidad desconocida hasta ahora.

Como siempre quedamos a la espera de cualquier tipo de sugerencia sobre nuestro sistema. En breve comunicaremos la disponibilidad de un nuevo Recovery y del nuevo Complemento Outlook.

Muchas gracias a todos los usuarios que nos hacen mejorar con sus comentarios y sugerencias.

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Nuestro sistema de Backups  ha sido mejorado y ya hay una nueva versión disponible para descargas. Seguimos siendo el único sistema de trabajo con archivos en la Nube que proporciona la posibilidad de hacer copias de seguridad en la propia Nube y además en otra zona geográfica diferente al almacenamiento de archivos habitual.

La nueva web de Dataprius Recovery está separada de nuestro sistema principal al igual que el sistema que usa Recovery para la recuperación de las copias de seguridad. Hay que recordar que esta separación es clave porque hace totalmente independientes los Backups respecto al sistema principal Dataprius.

La ventaja de hacer esto es que nos proporciona una medida de contingencia extraordinaria ante posibles catástrofes, aunque el sistema principal dejase de funcionar, todas las cuentas de pago de Dataprius podrían usar Recovery para la descarga de sus copias completas o incluso carpetas presentes en el interior de dichos Backups.

Puede acceder a la nueva web de Recovery mediante este botón:

Las características de Recovery. El sistema de backups de Dataprius.

• El sistema realiza una copia de seguridad automática todas las semanas. Todos los archivos y carpetas almacenados en Dataprius son incluidos en este Backup.
• El sistema permite la creación manual de backups. Tanto desde la aplicación de escritorio Dataprius como desde el propio Recovery. Estos backups consisten en procesos en segundo plano y por tanto no es necesario permanecer conectado con la aplicación para que se realicen. A nadie le gusta esperar el backup, por eso no es necesario esperar, se cierra el programa y el backup continúa.
• Los backups están disponibles desde cualquier parte del mundo con conexión a Internet. Tan solo es necesario disponer de sus claves de acceso como administrador de la cuenta Dataprius.
• Se pueden recuperar copias completas o carpetas individuales. Se descargan los archivos y carpetas con la misma estructura que tenían en Dataprius.
• Las copias residen en otra localización geográfica diferente al sistema principal. Actualmente pueden ser: Irlanda(Dublín), Países Bajos(Amsterdam), Alemania(Frankfurt), España(Madrid)
• Cumple normas de protección de datos LOPD y RGPD. Permite cumplir con normas que imponen la existencia de copias en otras localizaciones geográficas o de retención de documentos por períodos temporales.
• Todo el almacenamiento se realiza en Europa en proveedores de máxima calidad con certificaciones de seguridad y protección de datos.

¿Por qué un backup si Dataprius ya almacena con redundancia?

Aunque Dataprius ya dispone de redundancia en el almacenamiento hay ocasiones en que se han borrado archivos de la Papelera y posteriormente se necesita recuperarlos. En este sentido las copias funcionan como “una foto” de cómo estaba el sistema en un momento determinado y permite recuperar estructura y archivos de aquel momento.

Hay empresas que por imperativo legal necesitan almacenar copias de seguridad durante períodos de tiempo. Hay sectores a los que se les impone el mantenimiento de estas copias durante varios años. Con Dataprius pueden mantener estas copias en la Nube o periódicamente descargarlas en algún lugar seguro previsto por la empresa.

Disponer de un plan de contingencia ante desastres naturales o catástrofes es un simple motivo que no necesita más justificación. Aunque un desastre de este tipo afecte a países enteros es de suponer que no afectará simultáneamente a los sistemas principales y los de copias de seguridad, no estamos poniendo en casos extremos como incidentes nucleares o desastres naturales catastróficos.

¿Y por qué no por simple excelencia? Dataprius aspira a ser el mejor sistema de almacenamiento y trabajo con archivos en la Nube por eso mejora cada día ofreciendo garantías que otros ni han llegado a plantearse.

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Muchas empresas llevan años operando con un software instalado localmente que no está pensado para la nube. Bases de datos locales tipo Access, programas de contabilidad tipo Contaplus, programas de gestión hechos a medida instalados en servidores u ordenadores propios. Fueron muy útiles en el pasado y lo siguen siendo hoy en día. Pero no se adaptan fácilmente a poder trabajar desde cualquier lugar. No consiguen la ubicuidad ni la escalabilidad ni la flexibilidad que ofrece la nube.

Para muchas tareas hay hoy en día servicios en la nube. Dataprius por ejemplo es una intranet en la nube para gestionar archivos, envíos de archivos por emails, control de flujo, backups y más funcionalidades. Está hecho desde el día 1 para la nube. Ahora bien, toda empresa lleva contabilidad. Usa una Excel, una BD propia, un contaplus, solplus, o similar. Una empresa de transportes usa otro software para gestionar rutas. Un taller de coches un programa de gestión de reparaciones. Con diferentes programas que funcionan a nivel local nada más.

¿Cómo puedo usar un programa en la nube? ¿Puedo instalarlo y usarlo desde cualquier lado?

Es una pregunta muy repetida por algunos de nuestros clientes o consultas normales. En Dataprius no permitimos instalar nada. Solo se gestionan archivos a través del software (https://dataprius.com/descargas) para que sean accesible desde cualquier lugar, sin tener que configurar ni mantener ningún hardware. Por eso se pueden subir cualquier tipo de archivos, incluso virus por ejemplo sin peligro puesto que son inocuos, es un archivo más y punto. Eso no quita que si alguien lo ejecuta su ordenador local se vea infectado, pero en nuestra nube no.

La cosa es que mucho software local no está pensado desde nunca para la nube. Sin embargo en algunas excepciones se puede hacer un punto intermedio. ¿Qué piensa un usuario? ¡Vale!, no puedo usar directamente la nube con este software, pero la BD que usa mi programa la podría guardar en la nube y en algún caso, desde otro ordenador poder usar el programa y estoy simulando la nube de modo artesalal. Y no solo eso, podría así tener una copia de seguridad o varias y tranquilidad en caso de desastre.

¿Puedo tener una copia de seguridad de mi programa en la nube?

Otra gran pregunta que nos hacen. El contaplus, facturaplus, el software X de gestión Y. Casi todos los programas que trabajan a nivel local almacenan evidentemente archivos internos, que son su base de datos interna. O la almacenan en el ordebador local o en un servidor tipo “hierro” de oficina. El trabajo del día a día está ahí. Los backups son necesarios y para el siguiente ejemplo real:

Hace unos días nos llama un cliente que ha sido víctima de un ransomware pidiendo consejo, un criptolocker que encripta los archivos y piden un rescate. ¡Un ransomware es robo con todas las letras! Por suerte los archivos que tenían en Dataprius están a salvo e inmunes a dicho ataque. Sin embargo tenía un software de gestión como los de los ejemplos anteriores y ha sido afectado por el virus. ¡Un desastre! Tiene que usar backups, una semana de trabajo perdida, un corazón en un puño.

Lo ideal es migrar a un sistema en la nube puro, pero muchas empresas por diferentes motivos no pueden ahora mismo y buscan una adaptación. Como cuando el Euro y la antigua Peseta convivían a la vez.

¿Qué puedo hacer en este caso para tener un backup del programa en la nube? ¿Cómo evito que un accidente, robo o virus me provoque un infarto? Ahí hay que jugar con la sincronización o con la carpeta vinculada. En múltiples artículos hemos hablado de que la sincronización es mala para el trabajo normal de cualquier empresa pero siempre hemos hecho hincapié que en algunos casos está justificada. Este es un ejemplo:

Ejemplo de uso de sincronización de base de datos de software local

El software, llamémosle “Contalocal” se configura o bien se investiga donde está la carpeta donde almacena su BD. Esa carpeta se puede sincronizar con Dataprius y ya tiene una copia en la nube. ¿Pero eso no protege del virus verdad? Pues sí y no. El virus encripta y renombra los archivos a lo bestia. Le pone una extensión tipo .satanxxxx con una dirección para pedir el rescate. Pero el sincronizador de Dataprius detecta que se ha borrado el archivo y se ha creado uno nuevo encriptado. Aquí está el intríngulis. La sincronización de Dataprius es especial, es de nube a local a la hora de borrar. La nube manda. Sólo se puede borrar desde Dataprius, no desde local. Por lo que Dataprius va a volver a bajar el archivo que tenía en la nube aunque el virus lo haya borrado y sustituido. Será una pelea constante, el virus borrando y dataprius volviendo a descargar.

Si se ha entendido lo anterior, se ve que es un mecanismo para tener a salvo la BD de tu software local en la nube frente a este tipo de amenazas. Un caso en que la sincronización está justificada. Cierto que llenará de archivos ….SATANxxx la nube, porque Dataprius los subirá, pero los originales seguirán estando ahí y esos simplemente molestan. Ya se podrán borrar después cuando os hayaís librado del virus.

Pero que no se olvide cuando no hay que usar la sincronización:

• Archivos en Conflicto. Conflicto de sincronización.
• Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa.
• Almacenar en Nube ¿Solución para Ransomware o Cryptolocker?

Otra forma de guardar la base de datos local de mi software en la nube.

Hemos hablado que en vez de la sincronización se puede usar la carpeta vinculada. La idea es tener un respaldo automatizado. Esta sería una forma de hacerlo usando Dataprius:

1. Primero activar la carpeta vinculada de Dataprius.

Son dos clicks de ratón: (https://manual.dataprius.com/carpeta-vinculada-dataprius.html) Esto generará en la carpeta de Mis Documentos/Dataprius MiServer la estructura de carpetas en la nube reflejada en tu local.

2. Luego en windows hay que crearse un script backupContaLocal.bat:

3. Programar el script en windows con el Programador de Tareas de Windows.

En Desencadenadores poner cuando ha de ejecutarse el script, diariamente, cada hora, etc.

En Acciones que se ejecute el script

Listo. Cuando se ejecute el proceso copiará los archivos a esa carpeta dentro de la “vinculada” y Dataprius los subirá a la nube y posteriormente los convertirá en elaces, por lo que tus copias de seguridad no ocuparán espacio en tu ordenador.

A tener encuenta que Dataprius debe estar activo para que se produzcan estos backups.

Con este proceso ya tienes un backup en la nube de ese programa que trabaja en local.

¿Puedo ahora trabajar desde cualquier lugar?

Con este mecanismo, la respuesta es sí, pero con restricciones. La sincronización es mala por el conflicto de archivos que ocasiona. Dos o más personas a la vez usando el programa “Contalocal” del ejemplo crearían conflictos de archivos. Así que esa es una restricción super importante. No se puede usar concurrentemente.

Si has pensado usar una BD Access de esta forma, se puede usar, pero hay que olvidarse de varias personas trabajando a la vez.

No ocurre igual con Excel o Word porque tenemos una alternativa. La edición online Office que permite trabajar a la vez varias personas sobre un mismo documento. Más información. https://blog.dataprius.com/index.php/2017/12/12/editar-excel-online-sin-office-365/

Es un equilibrio entre adoptar una solución en la nube pura y una solución híbrida local-nube. Muchas empresas con diferentes áreas de trabajo funcionan así de momento. Pero como ocurre cuando se comparte dos monedas a la vez, al final hay que adoptar una final y dejarse de conversiones.

¿Tienes algún software de estas características y quieres usarlo en la nube? ¿Te vale esta manera o piensas en una migración a la nube completa? Se agradecen comentarios que aporten ideas.

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Todo el mundo conoce la utilidad de la Nube para almacenar archivos. Un almacenamiento en Cloud proporciona las cuatro características que lo han convertido en un éxito de la tecnología de Internet en nuestros días:

• Seguridad. Los archivos ya no residen en nuestros ordenadores o dispositivos, ahora se guardan en un proveedor que se dedica a esto y vela por la integridad de los datos.
• Ubicuidad. Disponer de los archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Capacidad ilimitada. La capacidad ya no es un problema, la Nube proporciona toda la que se necesita y es prácticamente ilimitada.
• Pago por uso. Al contrario que el software tradicional, la Nube permite contratar lo que se necesita en cada momento y ajustar precios y recursos a la necesidades.

Todo eso está muy bien. ¿pero hay algo más?

Hay mucho más que el almacenamiento, pensemos que en realidad esto acaba de empezar.

Hay que tener en cuenta en las pequeñas utilidades que ya están presentes junto al almacenamiento. Cosas que un almacenamiento en la Nube como Dataprius y está haciendo y que pueden pasar inadvertidas cuando solo se considera el hecho de guardar archivos. Desde luego son utilidades ausentes cuando se usaba un almacenamiento en discos o en servidor local. Utilidades anexas al propio almacenamiento. Por enumerar algunas:

• Envío de documentos mediante email seguro.
• Convertir archivos a PDF.
• Que se guarden copias de los archivos mientras los editamos.
• Backups en la propia Nube.

Estas son características o herramientas incluidas con el almacenamiento. Ahora hay que seguir evolucionando y ver todo lo que se podrá hacer una vez que los archivos están en la Nube.

Lo que se podrá hacer cuando los archivos ya están almacenados en la Nube

Piensa que para esta tecnología el simple hecho de almacenar es un primer paso en el camino. Las empresas de Cloud Computing lo sabemos, por eso  ya estamos planificando la que podríamos llamar la segunda fase.

El desarrollo consiste en incorporar al almacenamiento todas la novedades que están surgiendo en la propia Nube. Recordemos que todas las empresas están creando aplicaciones para el Cloud, dentro de poco será una rareza o algo anacrónico una aplicación que no funcione conectada a la Nube.

Para descubrir lo que viene tras el almacenamiento en la Nube hay que pensar en los procesos que se podrán aplicar a los archivos almacenados.

• Interacción en tiempo real con el resto de usuarios que están conectados al sistema en la Nube. Sobretodo en entornos colaborativos.
• Utilidades como OCR y procesamientos de documentos basados en la extracción de textos e imágenes para varios fines.
• Procesos cognitivos, aplicando inteligencia artificial sobre los flujos de trabajo en los archivos de la Nube.
• Procesos de análisis y extracción de datos para obtener información relevante para la empresa.
• Análisis automático de los flujos e interacciones de los usuarios para monitorizar la seguridad en el acceso y uso del sistema.
• Automatización de procesos. Podremos automatizar tareas rutinarias sobre los archivos,  mediante módulos que se crearán fácilmente por programadores externos o la empresa proveedora.

Todo esto está por venir y no tardará mucho. Nosotros en Dataprius ya estamos investigando todas estas posibilidades y hemos comenzado a probar entornos de inteligencia artificial en la Nube como IBM Watson y Azure Cognitive Services, el resultado es que el usuario final dispondrá de herramientas novedosas y muy potentes sin salir del propio entorno en Cloud de nuestro sistema.

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Está disponible una nueva versión del Complemento Outlook para Dataprius. Esta nueva versión es compatible con todas las versiones de Outlook que van desde 2007 hasta 2016.

Para muchas empresas y profesionales Outlook sigue siendo una herramienta imprescindible y de uso diario. Ahora lanzamos esta nueva versión del Complemento Outlook para que los usuarios de Dataprius sigan manteniendo la compatibilidad con las últimas actulizaciones o versiones de Microsoft Outlook.

El Complemento incorpora las siguientes funcionalidades:

• Guardar emails en Dataprius.
• Guardar adjuntos de los emails.
• Agregar archivos de Dataprius a un email.

Para instalar el complemento

Seguir los siguientes pasos:

1. Inicio-> Configuración -> Aplicación.

2. Seleccionar Complemento Outlook-> Instalar Complemento Outlook

3. Comienza la instalación y se muestran las siguientes ventanas.

¿Usar Outlook o el envío de correo de Dataprius?

Como hemos dicho, el Complemento permite agregar archivos almacenados en Dataprius como adjuntos de un correo, esto es útil en ciertas situaciones pero lo recomendable es usar siempre el correo seguro que ya viene incluido en Dataprius.

A diferencia de Outlook, en Dataprius los documentos no viajan en el Email. Los documentos se envían mediante enlaces que el receptor ha de abrir en su navegador haciendo click.

Hay varias ventajas fundamentales en esto:

• Cualquier Email se envía al instante. No hay que esperar a que se suban los archivos como en Outlook.
• El destinatario descargará el archivo de forma segura desde tu servidor Dataprius. El archivo está en un lugar conocido y permite su control.
• Tendrás una confirmación fiable e inequívoca si el destinatario ha accedido al Email y ha descargado el archivo.
• Cuando el destinatario descarga el archivo la información viaja cifrada. Es una descarga SSL (con candado).
• Puedes eliminar el archivo e impedir su descarga en cualquier momento.

Cuando envías un Email con adjuntos nunca sabes dónde se guardará el archivo que has enviado. Inconscientemente se piensa que es una forma segura de enviar documentos, nada más lejos de la realidad. Depende mucho del correo del destinatario y del tránsito hacia el destino.

Están apareciendo empresas que prestan servicios en la Nube para el envío de email seguro. Estos servicios sólo envían correos y su coste es muy superior al de una completa cuenta de Dataprius que ya incorpora esta característica.

Explicando la diferencia entre Outlook y el correo integrado Dataprius.

El correo seguro no es una estupidez. Es que no se entiende.

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Usar la nube para acceder a los archivos desde cualquier lugar es una de sus grandes ventajas. La fama con la que cuentan servicios en la nube tipo sincronizador (Dropbox, Drive, OneDrive, etc) tiene una gran desventaja desde el punto de vista de la seguridad. Y es que permite que un ordenador tras infectarte con un virus tipo Ransomware o Cryptolocker propague los efectos del virus al resto de la empresa. Sincronizar propaga los efectos del ransomware y hace vulnerable a cualquier compañía ante estas amenazas.

Demostración de la unión sincronización/ransomware y sus efectos:

El paciente cero es un ordenador cualquiera de una empresa, en el que se le ha metido un pendrive de un usuario o cliente para entregar su Curricumlum Vitae, por ejemplo. Por supuesto hay más medios de infección, pero como ejemplo nos vale. Ese pendrive tiene la desgracia de que está infectado por un ransomware y el usuario del ordenador, ejecuta sin querer el virus pensando que era un pdf, word o una foto y ya empieza la infección sin que se entere.

El virus encripta todos los archivos Word, pdfs, Excels, etc y resulta que el paciente cero es un ordenador de una empresa donde se usa Dropbox o Drive por ejemplo. ¿El virus va a respetar la carpeta de Dropbox? Ya sabemos que no, actúa sin piedad y no hace prisioneros. Aunque en realidad sí que hace prisioneros, todos los archivos ahora son prisioneros de unos extorsionadores. Al poco, Dropbox, como buen sincronizador, empezará a borrar los archivos antiguos y a propagar los archivos nuevos encriptados. A los pocos minutos todos los de la empresa ven que los archivos con los que iban a trabajar han ido desapareciendo y se llaman ahora de otra forma. “ProyectoAlfa.docx” se llama “ProyectoAlfa.docx.satan@ransomware.com”. Han perdido sus archivos todos en la empresa que tengan el ordenador encendido, conectado a internet y sincronizando. Este escenario se ha producido en importantes compañías que usan sincronizadores como mecanismo para gestionar sus archivos.

Estadísticas de contagio:

Según un análisis de Bitglass, el malware afecta de media, una de cada tres empresas. Microsoft OneDrive registró la tasa de infecciones más alta, con un 55%, seguido de Google Drive, con un 43% de las instancias afectadas, de Dropbox y de Box, con el 33 % cada una. Fuente.

Sea el que sea el programa en la nube propagador de la infección, coinciden en que son todos sincronizadores. No hay que olvidar que no todo en la nube es sincronizar. La solución para evitar estas propagaciones sin renunciar a las ventajas de la nube es usar un sistema en la nube centralizado, que no transmita el efecto del virus, que no sincronice y reparta los archivos dañados. Dataprius es una de las soluciones aunque por supuesto hay más en el mercado como Sharepoint, Documentum, SAP entre otros.

Empresas que usan Office 365 junto con OneDrive de Microsoft tienen prohibido a sus empleados usar el sincronizador OneDrive. Obligan a usar el acceso web a los archivos y desinstalar OneDrive. Evidentemente la usabilidad del sistema se ve mermada así por el bien de la seguridad. Trabajar desde la web con archivos tiene más limitaciones que una aplicación de escritorio, que es más rápida y eficaz. Permite el trabajo con archivos más directo que usando la web como intermediario. El trabajo directo en la nube.

Años de Ransomware atacando a grandes y pequeñas empresas

Desde 2005 que se detectó el primer virus de este tipo, han pasado 13 años y siguen vivos estos virus. Multitud de variantes han evolucionado para infectar y transmitirse. Su principal objetivo hoy en día son las empresas medianas y grandes donde les exigen miles de euros en modo de Bitcoins para conseguir anonimato en sus transacciones delictivas.

Las nuevas versiones se esfuerzan en encriptar y ofuscar el propio virus y cifrarlos para que la ingienería inversa no pueda traducir el virus y liberar los archivos de las víctimas. Ya hay varias curas para muchos ransomwares pero los más modernos lo ponen difícil y el tiempo a que salga una vacuna es algo que muchas empresas no se pueden permitir. O pagan o tienen que recurrir a sus copias de seguridad.

Una forma tajante de cortar este problema es sin duda la nube sin sincronización donde los archivos no estén en local a merced de virus. Aquí lo explicamos también: https://dataprius.com/razones-para-usar-dataprius-cloud.html

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Sobre la  frecuencia de los Backups de los archivos y el lugar dónde almacenarlos hay diversidad de criterios. La realidad nos lleva a situaciones contrapuestas. Empresas que aún teniendo medios no hacen backups regularmente y otras que lo hacen todos los días en incluso realizando varias copias en una misma jornada. Como vamos a ver las circunstancias cambian mucho si los archivos se almacenan localmente o se usa la Nube.

Backups como medio de recuperación ante incidentes.

Lo primero que hay que dejar claro es que los Backups deben ser un medio de recuperación ante incidentes y no un archivado de datos antiguos. Se dan muchos casos en que las empresas utilizan los backups como un archivado de datos o documentos. Ha de considerarse que cuando una información o un documento deja de ser útil para su uso frecuente debe catalogarse de alguna forma como documento histórico o archivado.

Muchas empresas eliminan documentos que ya no se usan y si tiempo después se necesitan recurren a los Backups. Esto es un uso inapropiado, todas las empresas han de preservar esos documentos antiguos considerando que debe catalogarse como información archivada y no recurrir a los Backups para ello. El concepto es sencillo y bastará con dedicar carpetas específicamente para esto. Es conveniente que estas carpetas se doten de referencias a fechas o períodos ya sean mensuales, semestrales o anuales.

Para que las copias sean eficientes el almacenamiento de los datos ha de estar centralizado.

Por supuesto la realización de las copias de seguridad en la empresa se sustenta en el hecho de que se dispone de un repositorio centralizado de la información.

Tradicionalmente este repositorio central ha venido siendo un servidor o un disco duro compartido en la red o NAS. En nuestros días esto está siendo sustituido por sistemas de almacenamiento o gestión en la Nube como Dataprius.

Aunque resulte sorprendente existen Pymes que no disponen de un repositorio central de información. Si la información está dispersa por diferentes ordenadores o dispositivos no se puede plantear una política de backups sencilla y eficiente.

En estos casos las copias de seguridad consistirían en copias individuales de esos repositorios individuales de los ordenadores. Estos escenarios son ciertamente caóticos hasta el punto que los medios digitales se convierten más en un problema que en una solución. En estos escenarios conviene más plantearse cómo centralizar la información que pensar en las copias de seguridad. Si no se dispone de un almacenamiento centralizado se producen multitud de problemas que crean un alto grado de ineficacia como:  duplicidad de la información, errores de actualización de la información, pérdida de tiempo al buscar la información, pérdida de datos, ser más vulnerable a virus y robos, etc. En definitiva,  los empleados o colaboradores invierten más tiempo en solucionar estos problemas que en el desempeño de su trabajo.

Frecuencia de las copias, entornos locales y en la Nube

Si se usan medios locales y la empresa desarrolla su actividad basándose en aplicaciones y bases de datos, las copias han de ser frecuentes. Si dichas aplicaciones o bases de datos están en la Nube entonces la cosa cambia bastante, lo mismo ocurre con los archivos.

Si se trata de un entorno local (On-Premise) dónde los servidores o los discos duros residen en la red interna, los Backups han de ser muy frecuentes. También es muy importante que puedan almacenarse en algún lugar alejado de la propia red.

En este artículo nos centramos en las copias de los archivos. Normalmente las aplicaciones y las bases de datos usadas para el trabajo diario disponen de sus propios sistemas de backups y de recuperación. Si se trata de aplicaciones On-Premise los archivos de las copias deberán agregarse a todos los demás a la hora de almacenarlos.

Si hablamos de archivos, entendiendo que se trata de los documentos que la empresa maneja a diario en su desempeño y que dichos archivos se manejan en la red local, entonces la frecuencia de los backups debe ser como mínimo diaria y en muchos casos incluso por tramos horarios.

Si por el contrario se usa un sistema de gestión documental en la Nube como Dataprius la necesidad y la frecuencia de los backups disminuyen radicalmente. El motivo es que el almacenamiento y el sistema ya elimina muchos de los problemas que justifican la realización de copias locales.

Pensemos que una fuerte motivación para hacer frecuentes Backups en entornos locales es la posibilidad de rotura de los discos duros. Al almacenar en la Nube esta posibilidad queda eliminada.

Los almacenamientos en la Nube son inmunes a roturas. No se trata de que no se produzcan, se trata de que está perfectamente previsto y de que se activan mecanismos de recuperación instantáneos.

Por ejemplo, en Dataprius usamos Azure, el almacenamiento dispone de 3 replicaciones, esto quiere decir que la información está copiada en tres sitios diferentes al mismo tiempo, si se produce una rotura, el sistema sigue funcionando con alguna de las copias. Esta misma política es de utilidad ante desastres naturales. Este es un solo motivo por el que ya no se necesitará tanta frecuencia en las copias.

Los criterios para los backups de archivos cambian mucho de entornos locales a entornos en la Nube.

En un entorno de carpetas local basado en disco duro o servidor On-Premise,  son muchos los motivos que justifican una alta frecuencia de las copias de seguridad. Como hemos dicho lo mínimo será un backup diario.

• Los permisos de acceso dependen de configurar el servidor o disco central. Esto implica la intervención de personal informático.
• Se pueden producir pérdidas por borrados accidentales o intencionados.
• Los archivos se machacan. Otros usuarios pueden sobre-escribir archivos modificados de otras personas y perderse el trabajo de estos.
• Vulnerabilidad ante virus y especialmente a amenazas como Ransomware y Cryptolocker.
• Ausencia de medidas de preservación de los documentos como copias automáticas o recuperación desde papelera de reciclaje.
• Roturas o incidentes de tipo físico, fallos de discos duros, de servidores o de ordenadores.
• Vulnerabilidad a factores externos como robos, incendios, inundaciones, etc.

En un sistema de almacenamiento en la Nube, las condiciones cambian considerablemente. Por ello los backups no han de realizarse con tanta frecuencia.

• No es necesario personal informático para establecer permisos de acceso. El sistema proporciona accesos de administrador de sencilla gestión.
• Las pérdidas por borrados accidentales o intencionados se mitigan al disponer de mecanismos de preservación de los archivos.
• Los archivos no se machacan. En Dataprius un archivo se mantiene bloqueado mientras otro usuario lo edita.
• Inmunidad ante virus y amenazas como Ransomware y Cryptolocker. Los archivos son almacenados en la Nube y los incidentes locales no les afectan.
• Se dispone de medidas de copias automáticas que preservan los archivos modificados.
• Inmune a roturas de tipo físico porque el proveedor ya dispone de medios de recuperación automatizados y al instante.
• No hay que considerar factores externos como robos, incendios o catástrofes naturales. Un almacenamiento en la Nube de calidad cuenta con medios de replicación y contingencia a nivel geográfico y entre países.

Conclusiones

Mientras que un almacenamiento local (On-Premise) nos obliga a mantener una política de backups de alta frecuencia, un almacenamiento en la Nube nos libera de muchos de los motivos que justifican esas copias.

En nuestro caso en particular, el sistema realiza backups de forma automática y semanal sobre otra zona geográfica diferente al sistema principal.

Las copias en la Nube permiten a su vez pasarlas a otra Nube de otro lugar. También hay que considerar que si queremos recuperar una copia en local, se tratará de una operación de descarga, en Internet descargar es mucho más rápido que subir. Como las copias están en Cloud, disponiendo de claves de acceso podremos descargarlas en cualquier lugar del mundo.

Nueva versión Dataprius Recovery. Los backups en la propia nube.

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Toda empresa ante un eventual problema ya sea de índole catastrófica o un problema más simple suele tener lo que se llama un Plan de Recuperación de Desastres (DRP – Disaster Recovery Plan también conocido). Consiste en una serie de pautas a ejecutar cuando ocurra la eventualidad.

En lo referente a la parte informática, los Administradores IT son los que desarrollan y ponen en práctica dichas medidas. Lo principal a tener en mente es el modelo de negocio de la empresa y como suplir la falta de alguna de las herramientas que hacen que la empresa funcione. Sobre todo la información de la misma y el acceso a ella.

Pasos Iniciales de plan de contingencia ante desastres.

Lo primero que hace un Administrador de Sistemas de la empresa es elaborar el inventario informático del que consta la empresa. Switchs, routers, cableado, ordenadores, portátiles, servidores, licencias softwares y demás hardware. Un listado centralizado y actualizado ante cada nueva compra, actualización o pérdida por rotura.

Entre dicho listado ha de contemplar elementos de respaldo para caso de falla de los sistemas principales. Desde routers, SAIs (Sistemas de Alimentación Ininterrumpida), ratones, teclados, cableado, discos duros extraibles, NAS, etc.

Normalmente la gestión de este inventariado basta con una Excel o Base de Datos aunque en redes más complejas se usan ERP o sistemas de gestión de recursos especializados.

En la parte referente al software, el Administrador deberá guardar con cuidado la configuración establecida tanto a nivel de red, intranet y extranet, VPNs, como las contraseñas pertinentes. La configuración de acceso a las aplicaciones o recursos también deben estar contempladas tanto desde servidores on-premise como el acceso desde el exterior de las oficinas.

Ejecución del Plan de contingencia de sistemas informáticos.

Una vez con un inventario actualizado, queda definir el protocolo antes las diferentes situaciones que se pudieran dar. Y para ello se elaboran listados de verificación a grandes rasgos. Y para casos concretos o especiales medidas para dichos casos.

Plan básico ante medidas de importancia leve:

Cortes de conexiones locales de internet o electricidad. Aquí el protocolo va desde comprobar la conexión de los cables hasta solicitar soporte informático al servicio que tengan contratado la empresa si no dispusiese ya del mismo. Siempre que no sea un corte a nivel general este tipo de situaciones se solventa rápido.

Plan de recuperación de desastres (medio):

Cortes o mal funcionamiento de la red inalámbrica. La rotura o desconexión de un switch provoca que internet deje de funcionar en una oficina. La actuación es clara aquí, ir al concentrador y comprobar conexión, cableado, reinicio y sustitución de por repuesto lo antes posible. A su vez disponer de alternativas como por ejemplo otro router que sirva Wifi por ejemplo. Empresas con más necesidad de conectividad sin cortes usan router múltiples que aunan varias conexiones de internet independientes como si fueran una sola permitiendo más seguridad y estar siempre online.

Plan de recuperación ante desastres graves:

Actuación ante virus informáticos. Desde individuales y locales hasta ransomwares. De estos últimos, los más peligrosos en la actualidad para una empresa. Ejemplo hay relativamente recientes donde Telefónica se vio afectada por uno y tuvo que lanzar un protocolo de corte generado de 1/3 de sus ordenadores para evitar su propagación e infección. Eso fue un claro ejemplo de actuación DRP. Lo que vendría después sería evaluar los daños y recuperación a través de backups.

Robos de información por hackers o empleados. Implica investigar el origen de la fuga, consecuencias y cierre o paliación. Solo hay que poner en google “Miles de cuentas hackeadas” para tener noticias separadas de diferentes robos de contraseñas. Medida urgente es cambiar la contraseña. Seguidamente analizar si hay vulnerabilidad subyacente y corregirla.

Desastres físicos naturales. Cualquiera que haya trabajado en México, se habrá dado cuenta de los númerosos simulacros de terremetos que hacen periodicamente y no es valadí debido a la triste historia por la que ha pasado México por culpa de terremotos. El protocolo típico en caso de que la oficina desapareza del mapa suele ser traslado a otra sede (si la empresa dispone de otra), o trabajo remoto desde casa.

Sabotajes industriales. El enemigo en casa suele ser muy habitual, desde empleado descontento o espionaje industrial. Una buena previsión de registrar el acceso a la información y su flujo ayudan a encontrar culpables. Evitarlo es lo principal, pero si ocurre, esos informes de acceso ayudan a identificar al enemigo desleal y ayudar a la justicia para perseguir hechos delictivos.

La educación y formación de los usuarios y empleados.

Este apartado quizás debería estar en primer lugar. Puesto que estadísticas de todo tipo arrojan un resultado claro que el factor humano está detrás de muchísimos problemas y brechas de seguridad. La mayoría de las veces de los hackeos a grandes empresas suelen venir de empleados internos que por negligencia o maldad han abierto puertas que deberían estar cerradas.

Se debería definir una política recurrente de cursos a empleados sobre la protección de la información y formas de trabajar. Cultura y prevención ante ataques de ingeniería social, de metodologías de seguridad básicas en el trabajo diario:

• Políticas ante uso de redes sociales y lo que se comparte.
• El correo electrónico. Cómo usarlo correctamente para no caer en la duplicidad y compartir información sin control.
• Política ante uso de medios externos tipo USB o discos duros externos.
• Control de instalación programas ajenos a la empresa.
• Política de viajes sobre conexiones inalámbricas y como proteger las comunicaciones.
• Protección de contraseñas y renovaciones periódicas.
• Encriptación de ordenadores para casos de pérdidas. Ej. con bitlocker
• Gestión de cambios de ordenadores. Al cambiar de ordenador se debe hacer un borrado real conciencudo de discos duros para evitar fugas de información.

Copias de seguridad. Backups.

Sin duda las copias de seguridad ocupan un factor desivo en cualquier plan de contingencia. Es cuando falla la prevención actúa el respaldo.

La frecuencia de los backups implica la capacidad de recuperación en tiempo. Un backup diario es lo que se llevan haciendo en empresas críticas durante mucho tiempo. Implica mucho gasto de hardware y recursos mantener este sistema. Hoy en día, gracias a la nube, se han cambiado las reglas del juego y ya no son necesarios backups con tan poca frecuencia debido a la seguridad y control que ofrece un servicio en la nube. Ver: Con qué frecuencia hacer Backups de archivos. Locales y en Nube.

La calidad de los backups. Un backup que no se ha probado nunca no es un backup. Se puede establecer muchos mecanismos de backups y durante 30 años no haber tenido que usarlo nunca. Pero hay que probarlos como medida de seguridad restaurando cada cierto tiempo en un entorno de prueba y validando que la información está bien.

Localización de las copias de seguridad es fundamental también que en la medida de lo posible esté lo más alejado de la localización original. Es fácil de entender que ante un incendio o terromoto, la copia de seguridad debería estar en otro edificio… o país.

Plan de recuperación de desastres desde la perspectiva de la nube.

Una empresa gestionada desde la nube implica numerosas ventajas con respecto a la recuperación de desastres. De hecho es una de sus principales cualidades además de la ubicuidad y seguridad implícita de estos sistemas. Numerosos puntos descritos en este artículo quedan obsoletos o mera curiosidad cuando se trabaja desde la nube.

• Los virus. Un software en la nube como Dataprius, centralizado y sin sincronización, es inmune a virus del tipo Ransomware. No se puede encriptar algo a lo que el virus no puede acceder.
• Desastres naturales. Un terremoto que arrase una oficina no dejará la información de la empresa en nada. Los miembros de la empresa siempre podrá acceder desde cualquier otro lugar, sede, oficina, casa, bar de la esquina y podrían reperarse de tan trágico suceso enseguida.
• Los backups. Trabajar en la nube, con mecanismos que evitan pérdidas como la redundancia, la papelera de reciclaje donde solo el administrador puede borrar evitan con mucho la necesidad de backups. Pero aún así, un backup de nube a nube es algo inmediato y transparente al usuario. Un click de ratón o simplemente automático. El acceso desde otra ubicación geográfica permite que el Administrador IT accea a las copias por un camino, sino que además hay más. Todo esto de forma segura y controlada. Ver (Dataprius Recovery)
• Robos de información. Con la nube, el acceso a cada elemento almacenado queda registrado y es posible consultarlo, filtrarlo por fechas con una simple ventana y un botón. Algo que tradicionalmente requería un complejo sistema de servidor y configuración de ACL, ahora está de base en la nube. Cualquier acceso es registrado.
• La parte débil de la nube sería la conectividad en caso de corte de internet. Sin embargo, al tener la ubicuidad, el acceso a archivos desde dispositivos móviles o con conexiones de internet alternativas es inmediato. Un corte como el ejemplo de más arriba, puede paliarse con el móvil o tablet en unos segundos mientras el Administrador de IT soluciona el problema general.
• Sabotajes. Los servidores on-premise de las empresas son por regla general más vulnerables que los centros de datos con certificación donde se guardan los archivos, como Azure Microsoft, Oracle, IBM, etc.

Conclusión:

Los planes ante desastres son una constante en la vida de las empresas. La nube presenta cualidades que mejoran la respuesta y facilitan la vida ante estas situaciones. Simplifican la labor de los Administrador IT de forma asombrosa. Ahorra costes y pone la empresa más segura y menos vulnerables a los males que pueden acontencer en el mundo.

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El Cloud Computing es parte fundamental de la cuarta revolución industrial.

Es un hecho admitido por todos, la Computación en Nube ha cambiado el modelo de uso de aplicaciones y software, esto está ocurriendo a todos los niveles y  en todos los sectores industriales y comerciales, también en el terreno personal.

Irremediablemente todos iremos a la Nube igual que cuando los editores de texto sustituyeron a las máquinas de escribir. El Cloud Computing es una tecnología que vino para quedarse y cambiar el uso de la informática.

Cuando hay un cambio de paradigma hay quienes siempre se resisten a los cambios, puede que por desconocimiento o porque simplemente se ven desplazados de su zona de confort.

Hay que tener en cuenta que las ventajas con respecto a lo conocido o lo tradicional es lo que impulsa estos cambios. Seguir instalando servidores, discos duros o comprando software en discos es ya parte del pasado, siendo así veamos cuáles son las dudas que aún existen frente a la Computación en la Nube.

¿Cuales son las dudas que aún se plantean sobre el Cloud Computing?

Estas son las 6 reticencias más comunes al uso de la Nube en la empresa:

1. Pensar que la información de la empresa va a ser vista por otros.
2. Miedo respecto a la seguridad y los Ciberataques.
3. Viabilidad de la empresa que presta el servicio.
4. Dudas sobre la legalidad del almacenamiento de datos.
5. La ausencia de estandarización.
6. Temor a la falta de soporte técnico.
7. Usabilidad y ampliaciones.

Pensar que la información de la empresa var a ser vista por otros.

Hay empresas y profesionales que temen que su información sea inspeccionada por otras personas, esto  incluye a los propios profesionales que trabajan en las empresas de Cloud Computing.

En muchos casos existe la falsa sensación de que el mejor lugar para almacenar la información es la propia empresa.

Si bien es cierto que existen aplicaciones de consumo de uso masivo que no son fiables para esto, también existen empresas comprometidas con la privacidad y el control al acceso de los datos de sus clientes. Las leyes europeas y de muchos países de América Latina protegen la privacidad de los datos de los clientes bajo fuertes sanciones por su incumplimiento.

En cualquier caso, es como si nos planteamos que los empleados de un banco van a acceder a nuestras cuentas. En este sector siempre se han tenido claras las normas, en Europa se aplican estas mismas reglas en el Cloud Computing, en España está la LOPD y en breve se aplicará a nivel europeo en RGPD. Desde luego, no conviene dejarse llevar por las aplicaciones de uso masivo diseñadas para el uso particular, por más famosas y conocidas que sean.

Comprobar dónde está la empresa y qué normas ha de cumplir recordando siempre que:  en muchos lugares de los Estados Unidos, lugares dónde residen la empresas de Cloud Computing más conocidas,  no es ilegal apoderarse de los archivos y datos de los clientes.

En general hay que considerar que el personal de un proveedor de sistemas en la Nube está normalmente mucho más cualificado en redes, programación y en sistemas, que el personal que lleva el mantenimiento de los ordenadores de la oficina. Este personal no está interesado en los datos de los clientes, normalmente no tienen acceso a ellos, la empresa lo prohíbe y las leyes también. Esto también es equiparable a un banco, recordar que los bancos hacen Computación en la Nube desde siempre.

Una empresa de Cloud Computing maneja cientos de millones de archivos. Al contrario de los que la mayoría pudiera pensar, estos archivos no se manejan como en un PC. Sencillamente esto no es así. Para hacer operaciones con los archivos de los clientes se utilizan programas y códigos, de otra  forma sería inviable.

Miedo respecto a la seguridad y los Ciberataques.

Precisamente la seguridad es para otros el argumento más importante para trasladar todos sus datos a la Nube.

Existe un gran temor por parte de los empresarios a que su información sea sustraída o eliminada por un ataque cibernético. Conocidos  fallos de seguridad de aplicaciones populares como Dropbox o iCloud crearon un precedente que aumentó esta sensación. El problema es que desde sus inicios, para estas aplicaciones populares  la seguridad siempre fue más un estorbo que una prioridad.

Hay una paradoja en cuanto a la sensación de seguridad de las empresas: Se confía más en los sistemas instalados en sus dependencias que en aquellos sistemas en Cloud. Algunos están convencidos de que tener los ordenadores cerca es más seguro que cuando se usan sistemas Cloud Computing localizados en algún lugar de Internet.  Nada más lejos de la realidad, por dos motivos principales:

1) La mayoría de los ataques hoy en día van dirigidos a los ordenadores y servidores internos de las empresas porque realmente son los más vulnerables.

2) Los proveedores de Cloud Computing disponen de excelentes medidas de seguridad que en muy pocos casos están al alcance de las empresas.

Todo esto tiene también un claro componente psicológico. Está demostrado que el medio de transporte más seguro es el avión, aún así las personas tienen más miedo a volar que a ir en coche.

El mayor problema de los ciberataques hoy en día es que se utiliza el propio Cloud Computing para realizarlos. Me explico, antes el asaltante disponía de los medios que tenía en casa o en el garaje. Ahora, por relativamente poco dinero se puede alquilar un servidor en Cloud  muy potente. En muy pocos casos un servidor de empresa puede resistir la potencia de un ataque desde máquinas que son 100 veces más potentes.

Viabilidad de la empresa que presta el servicio.

En este punto la problemática está servida. Cualquiera puede tener dudas sobre el proveedor en el que vas a depositar tus datos y tu confianza.

El problema es que las empresas Cloud Computing rompedoras y de futuro son ahora mismo nuevas. Esto crea dudas que conducen a la adquisición de productos o servicios de marcas conocidas que quizá no tengan las mismas prestaciones que otros proveedores incipientes más pequeños.

El mundo de Internet no tiene nada que ver con el resto de sectores, las reglas son diferentes y con mucha frecuencia los pequeños vencen a los grandes, el buscador más usado se llama Google y no Microsoft, la red social más grande del mundo se llama Facebook y no IBM Social.

Las garantías de la estabilidad de los nuevos proveedores de la Nube ha de valorarse teniendo en cuenta la facilidad que ofrezcan para recuperación de nuestros datos si la empresa no va continuar. Prestar atención a las Startups de tipo burbuja o las empresas de tecnología surgidas en base a subvenciones, en España ha habido muchas,  son las que suelen cerrar en cuanto se acaba la subvención.

Dudas sobre la legalidad del almacenamiento de datos.

Existe una tremenda confusión respecto a la legalidad en cuanto a privacidad y protección de los datos almacenados.

Afortunadamente el público va comprendiendo que existen zonas del mundo como Europa y muchos países de América Latina con legislaciones sobre la privacidad, seguridad y protección de datos. Unas legislaciones que protegen a los clientes y proporcionan unas pautas a las empresas, todo lo contrario que en los Estados Unidos dónde priman los intereses de las empresas sobre los individuos.

No es difícil cumplir con las normas legales de protección de datos. Algunos sistemas como Dataprius lo llevan incluido,  desde sus inicios se firman los contratos previstos en la LOPD y ahora ya está al nivel que exige el RGPD, hablo de contratos de verdad firmados en PDF y enviados a los clientes.

En muchas ocasiones basta con aplicar el sentido común. Cualquiera puede entender que un sistema como Dropbox no es apto para cumplir con la legalidad. El primer motivo es la ocultación sobre el lugar dónde residen los datos y los archivos. Nunca han firmado los contratos de privacidad previstos en la ley. El motivo más importante es que  Dropbox o similares obligan a sincronizar y por tanto cada dispositivo dónde se almacenan los archivos es susceptible de incumplir con las leyes de protección de datos, se distribuye la información en multitud de lugares sin control en el acceso y de forma abierta.

La ausencia de estandarización.

De nuevo tenemos que volver al tema legal y normativo. Si la empresa proveedora cuida de la calidad de su servicio expondrá con claridad dónde se almacena la información, estos lugares de almacenamiento pueden tener certificaciones y cumplir estándares de calidad.

En la estandarización de los servicios en Cloud Europa es pionera. En Europa una empresa de Cloud Computing es considerada como otra empresa más de servicios.

Cuando se contrata un servicio es lo mismo que con cualquier otra empresa y además existen leyes específicas de seguridad y privacidad. No se puede hacer como en algunos  productos de consumo o aplicaciones que facturan desde paraísos fiscales y almacenan los datos en lugares poco fiables que les permiten manipular la información de los clientes.

Temor a la falta de soporte técnico.

La empresa suele temer que al contratar un servicio de Computación en la Nube no habrá nadie detrás que le ayude cuando tenga una dificultad o se produzca una incidencia.

Hay una falta de credibilidad por la mala experiencia con servicios conocidos como pueden ser los de las empresas de telefonía.

Todo depende de con quién se contraten los servicios. Todavía no ha dado tiempo a que las empresas de Cloud Computing se forjen una reputación respecto a esto. Todas las empresas de Cloud son jóvenes. En nuestro caso, podemos decir que se invierte mucho de nuestro tiempo en dar soporte a los clientes, esto produce un beneficio mutuo, la información directa de los usuarios nos proporciona las claves de como mejorar el producto, pulir los detalles e incorporar nuevas funcionalidades.

La falta de soporte es un problema que solo se resuelve por prueba y error. Es necesario ponerse en contacto con el proveedor para comprobar cuál es la calidad de servicio en este sentido. En muchas ocasiones parece que se tiene cierta timidez a contactar con la empresa proveedora o se da por hecho que el soporte no será bueno.

Usabilidad y ampliaciones

¿Cuánto costará a los compañeros de trabajo hacerse a la manera de trabajar en la nube? ¿Cuánto tardarán en aprender? ¿Hay algún curso de formación? Esta es otra de las grandes dudas implícitas a la hora de subirse a la nube.

Cuando se adquiere un software importante, la formación y manejo del mismo siempre han venido de la mano. Hoy en día y con la nube, la usabilidad es decisiva. El manejo debe ser autoexplicado, al igual que las aplicaciones móviles, donde prácticamente ninguna viene con manual de instrucciones.

La nube debe entenderse sola con un mínimo de ayuda. Guías rápidas, vídeos cortos o simplemente probar la aplicación debe ser suficiente para que los empleados entiendan que aprender trabajar en la nube no implica más de 5 o 10 minutos.

Las ampliaciones del servicio en la nube. Una vez contratado el servicio ¿cómo aumento o disminuyo los Gigas o usuarios o backups? A diferencia de comprar un costoso servidor y configurarlo, la nube se ajusta a la necesidad de la empresa en ese momento. Ampliar capacidad es tan rápido, fácil y transparente al usuario como solicitarlo, siendo el coste proporcional y muy reducido.

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